Tijdens de activiteiten van een onderneming verschijnen er een groot aantal documenten die gedurende een bepaalde periode moeten worden opgeslagen. In ons artikel willen we het hebben over hoe de operationele opslag van documenten en hun vernietiging wordt uitgevoerd.
Wat is online opslag?
Absoluut alle papieren die in de loop van de onderneming zijn gemaakt of ontvangen, zijn onderworpen aan duidelijke systematisering en grondige verwerking. Zodat u ze in de toekomst opnieuw kunt gebruiken, moet u hun veiligheid goed organiseren, zodat u snel toegang hebt tot een van hen. De operationele opslag van documenten is in feite het bewaren van papieren in een organisatie of structurele eenheid totdat ze worden vernietigd of overgedragen naar het archief van de organisatie.
Bewaartermijnen van documenten
In elke organisatie is er een variëteit aan papers volgens de mate van hun waarde. Sommige hebben een grote economische of wetenschappelijke waarde, andere bevatten informatie die nodig is om specifieke problemen op te lossen, waarna ze hun betekenis verliezen. Daarom moeten sommige papieren op de juiste manier worden gesystematiseerd en opgeslagen, terwijl andere eenvoudig volgens bepaalde regels worden vernietigd.
De operationele opslag van documenten van wetenschappelijke of praktische waarde heeft zijn eigen tijdsbestek. Ze zijn afhankelijk van de mate van belangrijkheid van hun inhoud.
Houdbaarheid kan als volgt zijn:
- Constant.
- Tijdelijk (meer dan tien jaar).
- Tijdelijk (niet meer dan tien jaar).
Opgemerkt moet worden dat de vorm van de papieren op geen enkele manier de bewaartermijnen van documenten beïnvloedt (de opslagtabel wordt door ons in het artikel gegeven). Het is geen geheim dat de meeste informatie momenteel elektronisch wordt verwerkt. Voorwaarden zijn in de eerste plaats afhankelijk van de inhoud van het document zelf.
Opslagvereisten
Er zijn bepaalde vereisten voor de operationele opslag van documenten. Zo moeten voltooide gevallen van tijdelijk of permanent behoud nog enkele jaren in de organisatie-eenheden blijven. Na deze periode worden ze in het archief van de onderneming geplaatst.
Zolang de papieren actief worden gebruikt, hebben ze een goed ontwerp en onderhoud nodig. Operationele opslag van documenten impliceert hun vorming volgens bepaalde specifieke groepen, evenals de specifieke nomenclatuur die door de organisatie is aangenomen.
Om snel alle papieren te kunnen doorzoeken, moeten de namen van mappen zo informatief mogelijk worden ingevuld. In de regel worden in de regel mappen gebruikt, op de cover waarvan er een vak moet zijn voor vervangbare namen van nomenclaturen.
Tijdens online opslag wordt de volgende informatie op de covers aangegeven:
- De tijdelijke periode van begin en einde van gebruik.
- Totaal schone vellen in een map.
- Indicatie van de houdbaarheid van dergelijke effecten.
- Volledige naam kunstenaar, zijn telefoonnummer.
- Aanvullende inscripties kunnen ook aanwezig zijn ("voor goedkeuring", "voor handtekening", enz.)
Huidige opslag vindt plaats in speciaal uitgeruste kasten (metaal) of in een aparte ruimte, die afgesloten is voor toegang. Tijdelijke uitgifte van effecten mag alleen worden uitgevoerd op bevel van het management van de afdeling waarop de documenten betrekking hebben. Aan het einde van de dag moet de map weer op zijn plaats staan - een veilige kast.
Aan het einde van de operationele opslagperiode krijgen documenten de status "voltooid". En pas nadat dit is begonnen, begint de procedure voor de voorbereiding op overdracht naar het archief.
Data van opslag van inkomende documenten
In elke organisatie stapelen binnenkomende documenten zich op tijdens het activiteitenproces. Ze zijn ook houdbaar. Over het algemeen verwijst inkomende correspondentie naar alle documentatie die bij de onderneming binnenkomt. De bewaartermijnen van dergelijke papieren worden bepaald door de inhoud. Inkomende documenten worden aanbevolen om minimaal drie jaar te worden bewaard. Belangrijkere letters kunnen echter langer duren (bijvoorbeeld meer dan vijf jaar). Duur wordt bepaald door de mate van belangrijkheid van de informatie in de kranten. Daarom moet bij de classificatie van dergelijke documenten rekening worden gehouden met het belang van informatie. Brieven van autoriteiten moeten bijvoorbeeld in de ene map worden gemarkeerd en correspondentie met zakenpartners in een andere. Dergelijke papieren moeten ten minste vijf jaar worden bewaard.
Uitgaande bewaartermijnen
Uitgaande documenten, net als alle andere in de onderneming, kunnen worden opgeslagen. Bovendien hebben ze, net als inkomende papieren, bepaalde voorwaarden, die afhangen van de mate van belangrijkheid.
Het is raadzaam om de documenten te systematiseren en de opslagperioden voor elke map aan te geven. Logischerwijs moeten uitgaande documenten worden verdeeld in afzonderlijke reeksen: correspondentie met leveranciers, met klanten, klanten, overheidsorganisaties, nutsbedrijven, enz. De belangrijkste papieren moeten minimaal vijf jaar in operationele opslag worden bewaard, en eenvoudiger - maximaal drie jaar. Vooral belangrijke letters kunnen tien jaar worden bewaard. De gronden voor een dergelijk lang gebruik moeten worden vastgelegd in een speciale instructie over het administratieve werk van de onderneming.
Documentlogboeken
Een documentregistratiejournaal is beschikbaar bij elke onderneming. Bovendien worden in de regel afzonderlijke registratiejournaals voor inkomende en uitgaande effecten toegewezen als de organisatie actief is. Veel handiger om alle correspondentie te systematiseren. Tijdschriften worden elk jaar gekocht en gewijzigd. Op dit moment geven velen er natuurlijk de voorkeur aan een soortgelijk tijdschrift in elektronische vorm bij te houden. Er moet echter een papieren kopie zijn.
De vereisten voor documenten worden vastgelegd in de tijdschriften, er worden nummers aan toegewezen en datums worden ook aangegeven. Een dergelijke registratie van effecten maakt het, indien nodig, mogelijk om het juiste document te vinden. Tijdschriften worden drie jaar bewaard. Aan het einde van deze periode wordt alle documentatie met betrekking tot inkomende en uitgaande correspondentie vernietigd, terwijl een handeling wordt opgesteld.
Document onderzoek
Zoals we eerder zeiden, hangt de duur van het gebruik en de opslag van papieren in geen geval af van de vorm (papier of elektronisch), alleen de inhoud van de documenten is van belang. Om het belang ervan te bepalen, wordt een onderzoek ingesteld. Het is zijn taak om uit te zoeken welke documenten van belang zijn voor productie, wetenschap, de staat, enz. Voor documenten die zijn geselecteerd voor operationele opslag, moet de periode worden gespecificeerd waarin ze nodig kunnen zijn. Daarom is de bepaling van de opslagtijd een andere taak die vóór het onderzoek wordt ingesteld. Alle papieren voordat ze worden verzonden voor expertevaluatie ter voorbereiding op de overdracht naar het archief worden door bepaalde structurele afdelingen of de dienst voor kantoorbeheer tot nomenclatuurzaken gevormd.
Waardeonderzoek kan worden uitgevoerd bij de ondernemingen zelf, bij de archieven van organisaties en bij de staatsarchieven.
In het algemeen, als we het hebben over serieuze managementdocumenten, zijn de data van hun opslag vooraf bepaald op het moment van hun creatie. De belangrijkste referentie- en regelgevingshulpmiddelen die van invloed zijn op opslagperioden zijn lijsten van documenten die opslagperioden aangeven. Ze worden gebruikt bij de expertbeoordeling van effecten in gemeentelijke archieven, staatsarchieven en bij bedrijven. En waarde, zoals gezegd, komt tot uitdrukking in de houdbaarheid.
De lijst met documenten met bewaartermijnen is een systematische lijst van categorieën en soorten effecten met wettelijke informatie over het tijdstip van hun bewaring.
De lijsten bevatten de opslagperioden van standaarddocumenten die in elke organisatie beschikbaar zijn. Maar specifieke artikelen die bepaalde functies van de onderneming weergeven, kunnen betrekking hebben op afdelingslijsten.
Document archieven
Een archief van documenten in een organisatie kan niet op zichzelf bestaan. De papieren worden er een bepaalde tijd in bewaard, waarna ze moeten worden overgedragen aan gemeentelijke archieven of staatsarchieven. De federale wet definieert duidelijk de opslagperiode voor veel effecten. Dus bijvoorbeeld documenten over personeel, notariële papieren, zakelijke boeken moeten 75 jaar worden bewaard, wetenschappelijke documentatie - vijftien jaar.
In het geval dat de organisatie om welke reden dan ook wordt geliquideerd, moet het archief van documenten met een vaste houdbaarheid, evenals personeelspapieren, worden overgedragen aan het gemeentelijk (rijks) archief. Niet-overheidsbedrijven om documenten over te dragen, moeten eerst een overeenkomst sluiten met het archieffonds van de Russische Federatie. Als het niet op tijd werd afgesloten, zou het archief alleen papier moeten opslaan voor het personeel van de onderneming. De plaats van opslag van de resterende documenten moet worden gekozen door de voorzitter van de liquidatiecommissie.
Hoe documenten te vernietigen?
Archiveringsdocumenten die bij de onderneming zijn opgeslagen, kunnen worden geëlimineerd als de opslagperiode is verstreken. Vernietiging van documenten kan worden toevertrouwd aan een externe organisatie, of u kunt het zelf uitvoeren. Er zijn uniforme regels waarmee dit proces wordt uitgevoerd. Het is de moeite waard eraan te denken dat u alleen die documenten kunt vernietigen waarvan de opslagperiode is verstreken en die hun praktische betekenis hebben verloren. Het is mogelijk om elke actie met betrekking tot effecten alleen met deskundig oordeel te ondernemen.
Vernietiging van documenten gaat gepaard met de uitvoering van de handeling.
Een act opstellen
Documenten kunnen worden opgenomen in de handeling van vernietiging in het geval dat de opslagperiode is verstreken op 1 januari van het jaar waarin het document is opgesteld. Dat wil zeggen, als het geval van 2014 en de opslagperiode vijf jaar is, kan het alleen in 2020 in de wet worden opgenomen.
Om verdere misverstanden te voorkomen, moeten alle gevallen volledig worden beoordeeld, waarbij moet worden gecontroleerd of alle papieren erin waarde hebben verloren. In de praktijk doen ze dat echter vaak anders. Als documenten vijf jaar op een plank hebben gelegen en er nooit door zijn aangeraakt, worden de regels verwaarloosd. Ze bladeren eenvoudig door selectief hoesjes om ervoor te zorgen dat ze echt niet langer nodig zijn.
De wet moet informatie bevatten die beschikbaar is op de omslag van zaken. Zulk nauwgezet werk lijkt onnodig voor mensen die de complexiteit van archiefwerk niet begrijpen. Maar in werkelijkheid is dit niet zo.
Een handeling moet zeker worden ondertekend door de persoon die de expertbeoordeling heeft uitgevoerd. Verder wordt in het document opgemerkt dat de acties zijn overeengekomen met het deskundigencomité van de organisatie. Uiteindelijk moet de handeling worden goedgekeurd door het hoofd van de onderneming.
Pas na het volgen van alle procedures kan de organisatie de in de wet genoemde gevallen vernietigen.
Hoe handelspapieren vernietigen?
Er zijn verschillende manieren om documenten te vernietigen. Als het grondgebied van de onderneming dit toelaat, kunt u het papier zelf verbranden en de brandveiligheid in acht nemen. Bovendien kunt u de shredderdocumenten gebruiken. Maar dit is een vrij lang proces, deze methode is geschikt voor kleine volumes. In deze gevallen wordt een handeling opgesteld in een willekeurige vorm, waarin het feit van vernietiging wordt vastgelegd.
Grote hoeveelheden gevallen bestemd voor vernietiging, meestal bedrijven brengen voor verwijdering of recycling over aan gespecialiseerde organisaties die hiermee omgaan.
Het feit van de overdracht moet worden vastgelegd in het acceptatiecertificaat. Het document geeft de datum, het gewicht en het aantal gevallen aan. Deskundigen bevelen aan dat een medewerker van het bedrijf aanwezig is bij de vernietiging van papieren om de vertrouwelijkheid te bewaren.