De planning van de inkoop van goederen is een van de belangrijkste fasen in de activiteiten van elke moderne instelling of onderneming. Het is bedoeld voor het opstellen van voorbereidende documentatie indien nodig om een product te kopen, werk te bestellen, diensten. Het meest relevante gebied voor gemeenten, staatsbedrijven. Er zijn verschillende planningsmethoden ontwikkeld die worden beschouwd als onderdeel van gespecialiseerde educatieve cursussen. Natuurlijk zijn theoretische berekeningen in de praktijk toepasbaar, de reikwijdte van hun toepassing is extreem breed. Dit is grotendeels te wijten aan de vereisten van de huidige wetgeving inzake de rechtvaardiging van overnames van gemeenten en overheidsinstanties.
Een start zonder fouten is de sleutel tot succes
Momenteel wordt er gewerkt aan inkoopplanning in overeenstemming met federale wet 44. Dit document heeft op federaal niveau verklaard hoe belangrijk de procedure voor het opstellen van een plan is. De vereisten voor het opstellen van acquisities verschenen voor het eerst in 2013, en sindsdien is de situatie voor individuele instellingen zeker niet eenvoudiger geworden om te implementeren. Wettelijke normen die relevant zijn voor onze dagen, vereisen dat u overnames plant in strikte overeenstemming met de wetten, waarbij u elke stap en elke operatie zorgvuldig documenteert.
Organisatie van inkoop, opstellen van een plan zijn taken die, met de onveranderbaarheid van de wet, in onze tijd worden opgelost met behulp van modernere methoden. Dit zorgt voor een verhoogde economische efficiëntie van het resultaat om te voldoen aan de vastgestelde normen. Het inkoopplanningssysteem is de sleutel tot een positief resultaat van het hele evenement. Behoeften zijn belangrijk om te analyseren, gezien het bedrag dat aan de onderneming is toegewezen. De beste optie is natuurlijk om de financiële massa's toe te wijzen in de bedragen die een bepaalde instelling nodig heeft om alle geplande transacties uit te voeren, maar budgettaire beperkingen laten zelden toe om 100% te realiseren.
Doe het goed
Overigens is de relevantie en complexiteit van de kwestie van het plannen van inkoopplannen en het opstellen van projecten al zichtbaar aan de hand van de overvloed aan gespecialiseerde publicaties die onlangs zijn vrijgegeven, waarbij verschillende subtiele aspecten en nuances van de kwestie worden onthuld. Veel is te wijten aan de moeilijke economische situatie in het land, op basis waarvan de wettelijke eisen worden aangescherpt, evenals aan het toezicht op de naleving ervan. Er is een positieve kant: het is mogelijk om misbruik, de corruptiecomponent en de inefficiënte verspilling van budgettaire besparingen effectief te voorkomen.
Jaarlijkse inkoopplanning is de meest voorkomende optie. Het is niet overbodig om plannen voor een lange periode op te stellen (vijfjarenplan), maar ze worden alleen in algemene termen gevormd. Er zijn kortetermijnplannen (bijvoorbeeld voor een maand), maar deze weerspiegelen alleen de huidige behoeften van de onderneming. Een jaarplan is niet alleen een lijst van noodzakelijke acquisities, maar ook een document dat de vooruitzichten van de instelling, haar ontwikkelingsstrategie en de verbetering van het werkproces aantoont. Vaak wordt een toelichting bij het plan gevoegd, die de noodzaak voor elk van de genoemde items rechtvaardigt. Dit helpt vermoeden van misbruik te voorkomen en de noodzaak van toewijzing van middelen te bewijzen.
Hoofddoelstellingen: voorbeelden van inkoop ontleden
Planning, inkoop kan het verantwoordelijkheidsgebied zijn dat het bedrijf verwaarloost.In een dergelijke situatie zal de kwaliteit van de dienstverlening als gevolg van het werk van de instelling van het product vrij laag zijn en zullen de voorwaarden lang zijn. Als het niet mogelijk was om de prijs van het contract correct te berekenen, de overname te plannen, is er een mogelijkheid van inefficiënte besteding van middelen, wat kan worden beschouwd als een overtreding met de daaruit voortvloeiende gevolgen.
Gemeentelijke inkoopplanning helpt onvoorziene annuleringen te voorkomen. De initiatiefnemer van het transactieblok kan de controlerende autoriteit zijn, de contractant of de instelling zelf, die plotseling een fout heeft gevonden en daarom gedwongen was om de samenwerking met een overeenkomst dringend te beëindigen. Dit leidt tot tijdelijke verliezen, financieel. Een klant die het inkoopproces niet correct heeft afgerond, kan boetes oplopen. In het bijzonder volgt uit bestaande wetten dat een ambtenaar die onverantwoordelijk de inkoopmethode verkeerd heeft gekozen, moet antwoorden: de straf bereikt 50.000 roebel.
Eén voor één
Bij moderne ondernemingen wordt inkoopplanning uitgevoerd door een systematische aanpak van het probleem met behulp van effectieve elektronische, computer- en softwaresystemen. Dit minimaliseert de kans op menselijke fouten. De volgorde van operaties is de opstelling van het plan, de coördinatie ervan met hogere autoriteiten, de uitvoering van het plan. Al in de voorbereidende fase is het noodzakelijk om alle geplande operaties te rechtvaardigen, de naleving van de voor de instelling gestelde doelen te verifiëren en de inkoop te normaliseren. Dit laatste omvat kwaliteitscontrole van het gekochte product, de bestelde service met betrekking tot de huidige vereisten, verwachte consumentenkwaliteiten. In de fase van het plan worden de vereiste hoeveelheid van het product en de marginale prijs waartegen het kan worden gekocht, geanalyseerd.
Beheer van inkoopplanning omvat het organiseren van een openbare discussie over het evenement. Dit geldt met name voor een aantal transacties waarvoor publiciteit is voorgeschreven in de wetgeving. Er zijn dergelijke gebeurtenissen dat het eenvoudigweg onmogelijk is om zonder voorafgaand openbaar onderzoek met een beoordeling van de resultaten te implementeren. Momenteel worden de meest moderne communicatiemiddelen, technische oplossingen en informatietechnologieën actief gebruikt om een dergelijke stap te organiseren.
Er komt geen einde aan papieren!
Planning voor overheids- en gemeentelijke inkoop omvat de opstelling van een schema, een inkoopplan. Het tweede type documentatie werd in 2016 geïntroduceerd. De eerste werd eerder beoefend, de vorm is al enkele jaren ongewijzigd. Het schema wordt opgesteld voor het jaar. Het inkoopplan is opgesteld voor een gemiddelde looptijd en bevat alle namen van producten die de instelling nodig heeft en die bij de leverancier is gekocht. Normaal gesproken bestrijkt een dergelijk document een periode van drie jaar, omdat voor deze periode een budget wordt gevormd.
Planning van openbare aanbestedingen is een bijzonder moeilijke kwestie. Het is noodzakelijk om te focussen op de federale wet die in 2011 onder nummer 223 werd aangenomen. Hij verklaarde de mogelijkheden om een flexibel plan op te stellen voor een periode van twaalf maanden. Sommige aankopen hoeven niet te worden gerechtvaardigd. Dit is van toepassing op de lijst die valt onder de normen van het tweede deel van het vijftiende artikel van de eerder genoemde 44e federale wet. Medewerkers van de publieke sector hebben het recht om plannen aan te passen aan de behoefte. Er is geen tijdslimiet of reden.
Alles volgens plan
Aanbesteding bij budgetplanning in een grafiekformaat omvat het gebruik van documentatie die over een periode van drie jaar is ontwikkeld en waarin de basisbehoeften van de instelling als basis worden beschreven.Niet elke juridische entiteit kan vanaf het begin met succes een dergelijk inkoopplan vormen dat kan worden vertaald in realiteit, daarom voorziet de wet in de mogelijkheid om aanpassingen aan te brengen in die documenten die al zijn gepubliceerd via een gespecialiseerd informatiesysteem.
Vaak moeten er wijzigingen worden aangebracht wanneer de behoeften aan goederen worden ontdekt die niet eerder konden worden geïdentificeerd. Door het elektronische budget is inkoopplanning een vrij flexibel proces, u kunt nieuwe items toevoegen, vooral als de financiële mogelijkheden voor de implementatie ervan te wijten zijn aan besparingen in aanbestedingen die al zijn verstreken op het moment van aanpassing. Wijzigingen kunnen worden aangebracht wanneer dit wordt gestimuleerd door de resultaten van openbare discussies, als het zodanig wordt georganiseerd dat het voldoet aan de wettelijke vereisten.
Inkooplogistiek
Om ervoor te zorgen dat inkoopplanning (het elektronische budget, uitgevoerd via moderne softwareproducten, belangrijke ondersteuning biedt aan specialisten) zo effectief mogelijk is, organiseert u evenementen, rekening houdend met de logistieke vereisten. Bij het opstellen van het plan moet u zich laten leiden door de behoeften van de onderneming, de kosten in verband met werkprocessen, beschikbare opslagruimten. De rol en hoeveelheid materiaal die nodig is voor het productieproces, de timing waarin het moet worden afgeleverd spelen een rol. Om te slagen, moet u rekening houden met de middelen van leveranciers, de mogelijkheid om uw eigen productie van sommige verbruiksgoederen die van toepassing zijn op de vervaardiging van het eindproduct, de levering van diensten te organiseren.
De formatie, rekening houdend met het volledige gespecificeerde inkoopplan in budgetplanning met betrekking tot staats- en privébedrijven, stelt u in staat om een werkproces op te zetten zonder downtime en financiële verliezen als gevolg van overtollige acquisitie, schade aan verbruiksgoederen. Om te bepalen hoeveel materiaal nodig is (deze indicator is namelijk de basis voor het berekenen van de meeste andere), is het noodzakelijk om verschillende standaardberekeningsmethoden te beheersen. Om ze op een specifiek bedrijf toe te passen, moet u eerst de meest complete informatiebank verzamelen over het gebruik van soortgelijke grondstoffen in de industrie eerder.
Hoeveel is er nodig?
Een van de methoden voor inkoopplanning is de beoordeling van het volume producten dat moet worden geproduceerd, op basis van de behoefte van de klant. Wetende hoe belangrijk de vraag naar het product op dit moment is, kan redelijkerwijs worden berekend hoeveel grondstof nodig zal zijn. Om de berekeningenformulierlijsten met producten, materialen te vereenvoudigen, moet u rekening houden met de tijd die nodig is om verschillende items te leveren, de duur van de opslag. Als sommige verbruiksartikelen zelf kunnen worden gemaakt, moet u vooraf berekenen hoe groot de tijdskosten zijn.
Ze kennen de tijdsintervallen en schatten de bruto behoefte van de posities die ze van de leverancier hebben ontvangen en die ze zelf hebben vervaardigd. Op basis hiervan wordt de netto-vraag bepaald door het analyseren van bestaande voorraden, geplaatste orders en geplande productievolumes. Onder de bestellingen kunnen die zijn die eerder zijn gemaakt voor de vorige reeks goederen. Bij het plannen van een nieuwe productiecyclus hoeft hiermee geen rekening te worden gehouden.
Schommelingen in de vraag
Deze methode om aankopen te plannen is relevant wanneer het belang van de consument kan worden beschreven aan de hand van een golfgrafiek met herhalende elementen. Om afvlakking te bereiken, moet worden beoordeeld hoe groot het werkelijke verbruik van het product in de afgelopen periode is, om de verhouding met de eerder berekende indicatoren ervoor te identificeren. Voor een nieuwe periode is de prognose een indicator die is berekend voor de vorige periode, waaraan de correctiewaarde is toegevoegd - de hoeveelheid goederen vermenigvuldigd met de significantiecoëfficiënt.
Alternatieve optie
Een andere methode voor inkoopplanning is deterministisch.Ze nemen hun toevlucht tot dit wanneer bekend is hoe lang het duurt om een bestelling uit te voeren, hoeveel materiaal daarvoor nodig is, in welke tijd verbruiksartikelen worden geleverd.
Soms is de stochastische benadering in de praktijk het meest toepasbaar. De basis voor de berekeningen zijn de methoden van statistiek, wiskunde. Met behulp van gespecialiseerde formules kunt u evalueren wat de behoefte aan een product wordt verwacht, en op basis van dit plan de aankoop van verbruiksartikelen.
Met de opgebouwde ervaring van het personeel kunt u een heuristische benadering van inkoopplanning implementeren.
Er is een tijd voor alles
Bij de planning voor openbare aanbestedingen houdt privé de beschikbaarheid in van de meest complete informatiebasis over het productieproces en het resultaat van de toepassing ervan. Het is noodzakelijk om analisten toegang te geven tot nauwkeurige informatie over de verplaatsing van verbruiksgoederen, componenten en reserveonderdelen. Er moeten gegevens zijn over alle fasen vanaf het moment van onderzoek van de inkoopmarkt tot de ontvangst van de gekochte producten in het magazijn.
Om het logistieke inkoopsysteem goed te laten werken, moet u weten welke materialen in het productieproces worden gebruikt. De vorming van het inkoopplan omvat de gecoördineerde interactie van verschillende mensen die in de onderneming werkzaam zijn. Planning van openbare aanbestedingen (en evenzeer in particuliere bedrijven) dwingt om onderlinge relaties tussen verschillende afdelingen, divisies, afdelingen van een juridische entiteit tot stand te brengen. Alleen met zorgvuldig georganiseerde interactie kunnen we de juistheid van berekeningen, analyses en de keuze voor de optimale methode voor inkoopvorming garanderen. Gezamenlijk werk stelt u in staat om te kiezen voor het beste prijsbeleid, een winstgevend contract met de leverancier te sluiten en de hoeveelheid inkomende, beschikbare, verbruikte grondstoffen te volgen. Logistiek omvat controle over de timing van leveringen, de plaatsing van grondstoffen binnen de magazijngebieden.
Niets meer
Door inkooplogistiek te organiseren, kunt u een minimale voorraad in het magazijn bereiken met een ononderbroken levering van verbruiksartikelen voor het productieproces. Om planning effectief te laten zijn, is het noodzakelijk om precies te formuleren welke specifieke posities vereist zijn en in welke mate, in welke tijdsperiode deze precies ter beschikking van de workshops moeten staan, en hoe groot de mogelijkheden van bekende leveranciers zijn. Logistici evalueren de huidige mogelijkheden van het magazijn, werken manieren uit om het productieproces van verbruiksgoederen met hun eigen capaciteiten te organiseren.
Wij kopen verstandig
In veel opzichten hangt inkoopplanning nauw samen met de keuze van een specifiek formaat voor samenwerking met leveranciers. Onlangs is de meest voorkomende optie het uitvoeren van een aanbesteding. Het is ook van toepassing op staatsbedrijven, instellingen en bij het zoeken naar een leverancier door een particuliere handelaar. Het concept van aanbesteding kwam lange tijd in de economie. De organisatie van het bieden is de verantwoordelijkheid van de klant en kondigt de concurrentievoorwaarden aan voor de levering van het product, de levering van diensten. Als onderdeel van de veiling kunnen zij die willen concurreren om het recht om een overeenkomst met de klant te sluiten onder vooraf aangekondigde voorwaarden. De regels waaraan samenwerking ondergeschikt wordt gemaakt, moeten worden geformuleerd en vooraf worden gepubliceerd. Hiervoor wordt een volledig pakket van aanbestedingsdocumentatie ingevuld, waarin de voorwaarden van alle fasen van wederzijds werk worden aangegeven. De namen van producten, diensten, prijzen die bij de klant passen worden vermeld.
De klassieke aanbesteding is een procedure met een overvloed aan concurrenten. Het recht winnen om een contract te sluiten is niet eenvoudig, maar het proces zelf is kosteneffectief, eerlijk. De organisatie is toegewezen aan de hoofden van de onderneming en treedt op als klant. Het bedrijf verzamelt een inkoopcommissie, waarvan de samenstelling wordt goedgekeurd door de commandanten.Deze specialisten bereiden een pakket documenten voor, stellen alles op wat nodig is om de voorwaarden voor het publiek te bepalen. Het is noodzakelijk om de huidige regelgevende en rechtshandelingen betreffende aanbestedingen en veilingen te onthouden.
Voorzichtig en grondig
Alle biedingen die binnen de beperkte termijn worden ingediend, moeten worden geanalyseerd door de deelnemers van de aanbestedingscommissie. Voor elk van de opties wordt een algemene beslissing geformuleerd: accepteer het voorstel, benoem een potentiële persoon als aannemer of wijs de optie af. Bepalend ten gunste van een specifieke uitkomst, moet u de concurrentievoorwaarden controleren en de kenmerken van alle ontvangen voorstellen analyseren. Het ideale resultaat van de procedure is een overeenkomst tegen de laagst mogelijke prijs, onder voorbehoud van alle eisen en voorwaarden van de klant. Onpartijdigheid, openheid, transparantie zijn de belangrijkste voordelen van een dergelijke procedure.
Bij het formuleren van vereisten voor uitvoerende kunstenaars moet men zich niet alleen laten leiden door de eigen belangen, maar ook door gemiddelde marktaanbiedingen. Als de klant opzettelijk ongunstige voorwaarden stelt, zijn er nauwelijks mensen die zich willen aanmelden voor een dergelijke samenwerking; als gevolg van de aanbesteding zal er geen enkele aanvraag verschijnen. Om niet in een dergelijke onaangename situatie te verkeren, wat leidt tot een verstoring van de levertijd, moeten passende voorstellen worden geformuleerd. Een van de manieren waarop meer en meer recentelijk gebruik is gemaakt, is het instellen van de voorwaarden die maximaal mogelijk zijn voor de klant. Elke potentiële aannemer biedt zijn eigen opties, die overeenkomen met de prijs of goedkoper zijn, en op basis van een analyse van alle ontvangen aanvragen, kunt u de meest succesvolle manier van samenwerking kiezen.
Hoe uitgeven?
Bij het plannen van aankopen in de vorm van een aanbesteding, is het eerst noodzakelijk om de prijsaanbiedingen van de markt te analyseren, een beknopte offertebasis op te stellen, verschillende leveranciers te vergelijken en vervolgens direct over te gaan tot de organisatie van de aanbesteding. Vermeld in de bijgevoegde documentatie de vereisten voor de prijs van het contract, het tijdstip van uitvoering, het kwalificatieniveau en de kwaliteit van het product. Elk van de deelnemers ontvangt volgens de resultaten van de inschrijving een individueel nummer, het eerste is bedoeld voor de winnaar. Als iemand weigert een overeenkomst te sluiten, heeft de tweede op de lijst enzovoort voorrang. Tijdens de aanbesteding is contact met de commissieleden en vertegenwoordigers van geïnteresseerde potentiële contractanten verboden.