Een beroemd spreekwoord zegt: "Als je iets goed wilt doen, doe het dan zelf." Tegelijkertijd is alleen werken verre van effectief als het delen met meerdere werknemers. Delegatie van autoriteit in een organisatie is een struikelblok in het werk van veel bedrijven. Hoe plicht en verantwoordelijkheid scheiden, zonder zichzelf of werknemers te beledigen? En is er een specifieke delegatieprocedure of wordt alles geformaliseerd door mondelinge afspraken?
Waarom niet?
Waarom zijn er problemen met het delegeren van bevoegdheden in de organisatie? Meestal wil de manager een deel van zijn taken niet verplaatsen naar afgevaardigden of afdelingshoofden omdat hij bang is voor hun incompetentie in sommige zaken. De factor dat sommige leiders geneigd zijn te geloven in hun onmisbaarheid, dat wil zeggen dat zij geloven dat niemand hun werk kan doen, speelt hier een rol. Zoals we weten, zijn er geen onvervangbare. In eerste instantie zal de chef na de delegatie in elk geval de activiteiten van degene die zijn taken heeft gekregen nauwlettend moeten volgen om er zeker van te zijn dat hij de juiste keuze heeft gemaakt. Als een werknemer niet aan de verwachtingen voldoet, kan hij veilig van alle extra bevoegdheden worden beroofd en iemand anders in zijn plaats kiezen, of opnieuw alle verantwoordelijkheden op zijn leiderschap nemen. Het delegatieproces is gemakkelijk omkeerbaar. Door sommige zaken naar andere schouders te verplaatsen, zal het hoofd van het bedrijf helpen bij het lossen en aandacht schenken aan enkele problemen in de onderneming die hij eerder niet had bereikt of waar hij eenvoudigweg niet genoeg aandacht aan besteedde. Een werknemer die vereerd is om te helpen, na zulk vertrouwen, zal waarschijnlijk veel gemotiveerder worden, wat zeker een positief effect zal hebben op de kwaliteit van zijn werk.
Aan wie te delegeren?
Zelfs als ze de voordelen van de verdeling en delegatie van bevoegdheden in de organisatie beseffen, hebben sommigen geen haast om deze managementtools te gebruiken, niet wetende wie ze moeten kiezen als vervanging voor zichzelf. Er zijn verschillende voorwaarden waaronder een delegatie echt succesvol zal zijn:
- Ondanks het feit dat aandacht voor een kwestie op dit moment gewoon van vitaal belang is, kan deze hem niet alleen rechtstreeks door de leider worden gegeven. Dat wil zeggen, vragen, zeg, leveringen kunnen worden verplaatst naar het hoofd van de overeenkomstige afdeling, die vanwege minder verantwoordelijkheden een bepaald probleem beter kan aanpakken.
- Vanzelfsprekend moet de werknemer aan wie de taken worden overgedragen, bepaalde ervaring hebben op een bepaald gebied en, uiteraard, relevante kennis. Het zou niet helemaal logisch zijn om het marketingpersoneel personeel aan te nemen en de logistiek verantwoordelijk te maken voor buitenreclame. Deze voorwaarde is een van de belangrijkste voordelen van delegatie: het is onwaarschijnlijk dat het hoofd even goede kennis heeft op alle gebieden die op de een of andere manier verband houden met zijn bedrijf, dus het delegeren van een deel van zijn autoriteit aan een specialist zal helpen om veel kwesties op een heel andere manier te bekijken.
- We kunnen niet zeggen dat het mogelijk is om autoriteit te delegeren in het beheren van een organisatie of een ander deel van haar leven, als het hoofd van het bedrijf de persoon niet vertrouwt aan wie hij zijn taken gaat geven. De teugels van macht in andere handen overbrengen is verre van eenvoudig, en deze overdragen aan een volkomen vreemde die niet alleen de situatie in het bedrijf kan verbeteren, maar ook kan verslechteren, is volkomen eng.Daarom kan alleen iemand die geniet van het vertrouwen van een leider een afgevaardigde worden;
- Het is niet voldoende om verantwoordelijkheden over te dragen aan één persoon, het is ook noodzakelijk om ook de middelen over te dragen waarmee deze kunnen worden vervuld. Zelfs een deskundige accountant zal de financiële activiteiten van het bedrijf niet kunnen analyseren als hij gedurende een bepaalde periode geen relevante rapporten ontvangt. Daarom worden niet alleen functies gedelegeerd, maar ook bronnen zonder welke er functies zijn die niet kunnen worden geïmplementeerd.
Alleen van goede wil!
Uiteraard moet delegatie, net als elke andere vorm van samenwerking, vrijwillig zijn. Het is onwaarschijnlijk dat iedereen die, op straffe van ontslag, werd gedwongen het leeuwendeel van de taken van de chef op zich te nemen, echt productief kan werken. Bovendien moeten de partijen, voordat zij rechtstreeks overgaan, volledig begrijpen welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden overgedragen. De afgevaardigde moet een idee hebben van de methoden die door het hoofd worden gebruikt om bepaalde problemen op te lossen om hun eigen werk op basis daarvan te bouwen. Het belangrijkste bij de overdracht van autoriteit is dus duidelijk uit te leggen wat er nodig is van iemand die geëerd wordt om het hoofd van het bedrijf te helpen.
Wat te delegeren?
Hoewel de delegatie van autoriteit door velen als een belangrijk onderdeel van de functie van de organisatie wordt gezien, begrijpt niet iedereen wat er aan een ondergeschikte kan worden doorgegeven, ook al wordt de betekenis van deze procedure erkend. Gaat het echt om het recht om een beslissing te nemen? Nee, het is niet zo serieus meteen.
U kunt beginnen met de overdracht van specifieke verantwoordelijke taken. Het hoofd geeft bijvoorbeeld een werknemer de opdracht om een belangrijk rapport over de activiteiten van het bedrijf voor een bepaalde periode op te stellen, in plaats van het zelf te doen. Zelfs dergelijke schijnbaar kleine opdrachten maken al deel uit van het delegatieproces.
De overdracht van hele projecten is het volgende niveau dat bevoegdheidsdelegatie heeft in een organisatie. Voorbeeld: een bedrijf moet een nieuwe productverpakking ontwerpen. In plaats van hier hoofd van te worden, instrueert het hoofdstuk de verantwoordelijke medewerker om de taken van een manager op zich te nemen: de mensen selecteren die het meest geschikt zijn voor deze taak, het werk organiseren en de kwaliteit ervan bewaken. Het hoofd met een dergelijke overdracht van taken ontvangt alleen een rapport over wat er is gedaan en, als er iets niet bij hem past, zal hij bepaalde aanbevelingen doen waarmee de gedelegeerd manager rekening moet houden bij de verdere werkzaamheden aan het project. Ondanks het feit dat het managen van een specifiek project min of meer in de buurt komt van wat het hoofd van het bedrijf elke dag doet, stelt de delegatie van dergelijke verantwoordelijkheden hem in staat zich te concentreren op kwesties die zijn onmiddellijke aandacht vereisen.
Het hoogste niveau van vertrouwen is de delegatie van hele activiteiten. In grote bedrijven zijn afdelingshoofden voorbeelden van een dergelijke overdracht van bevoegdheden. Ze houden zich uitsluitend bezig met levering, communicatie, marketing, enzovoort, en verstrekken alleen rapporten over hun activiteiten. De functie van de leider met een dergelijke delegatie is minimaal: hij geeft alleen de doelen en doelstellingen aan, en het bereiken ervan is al een probleem voor afgevaardigden. Deze methode is het handigst voor grote organisaties die het zich kunnen veroorloven om de leider op deze manier te ontlasten.
Hoe delegeren?
Dus de leider vond degene aan wie de bevoegdheidsdelegatie in de organisatie zal worden uitgevoerd. Zijn de soorten bevoegdheden die kunnen worden overgedragen ook een aparte vermelding waard?
Het moet beginnen met het feit dat er, zoals in elk probleem, veel opties zijn voor het classificeren van soorten. Voor sommigen zijn er tientallen categorieën waarin de overgedragen verantwoordelijkheden kunnen worden verdeeld, voor sommigen minder. De meest voorkomende classificatie is geworden, waarbij alle bevoegdheden in slechts twee groepen zijn verdeeld: lineair en personeel.
Lineaire autoriteit is de basis van de hiërarchie van elk bedrijf.Er zijn enkele verantwoordelijkheden van het hoofd, die hij overdraagt aan het hoofd van de afdeling. Het afdelingshoofd draagt op zijn beurt een deel van deze functies over aan een downstream-medewerker. Dat wil zeggen, de taak gaat van de top van de servicehiërarchie naar de onderkant.
In het geval van personeelsmachten krijgt de werknemer het recht om iemand te helpen die lineaire bevoegdheden uitvoert. Dat wil zeggen, de tweede medewerker kan de benodigde informatie selecteren voor degene die de opdracht kreeg om voor een specifieke periode een verkooprapport voor een bepaald product op te stellen.
Hoe zit het met wettelijke registratie?
Het hoofd kent de principes van delegatie van autoriteit in de organisatie al en op basis daarvan heeft hij de kandidatuur bepaald waaraan hij een deel van zijn zorgen zal overdragen, hij heeft zelfs gekozen wat hij aan de nieuwe werknemer zou toevertrouwen. Maar hoe vindt delegatie zelf plaats? Wordt het oraal uitgevoerd, eenvoudig in opdracht, of wordt het op een of andere manier wettelijk geformaliseerd?
Om te beginnen dat elke werknemer de aan hem gedelegeerde functies kan weigeren, dit is voorgeschreven in de Arbeidswet, die de basis vormt voor de relatie tussen de werkgever en zijn ondergeschikte. Het is vermeldenswaard dat verdere delegatie (zoals in lineaire bevoegdheden) ook alleen mogelijk is met toestemming van het hoofd: ondanks het feit dat hij al zijn taken aan een andere persoon heeft overgedragen, is hij nog steeds verantwoordelijk voor hen. Dat wil zeggen, als de delegatie naar de lagere niveaus van de hiërarchie gaat, zal het hoofd van het bedrijf verantwoordelijk zijn voor andere werknemers die zijn taak zullen worden gedelegeerd.
Is het mondeling mogelijk?
De organisatie van de bevoegdheidsdelegatie gebeurt, zoals reeds vermeld, op basis van de arbeidswetgeving. Volgens hem moet u, om de delegatie volgens alle regels te formaliseren, een volmacht ondertekenen om bepaalde bevoegdheden over te dragen. Natuurlijk zijn de initiële functies van de werknemer voorgeschreven in de arbeidsovereenkomst, dus de volmacht zal nodig zijn als het hoofd besluit om het gebied van zijn activiteit uit te breiden (zelfs tijdelijk). Maar in de meeste gevallen kan alles zonder extra papierwerk.
Tegelijkertijd moeten sommige andere werknemers op de hoogte worden gebracht van de overdracht van nieuwe taken om de bekwaamheid van de gedelegeerde te beoordelen en hem mogelijk te helpen bij het vervullen van de nieuwe taken, zodat managers de voorkeur geven aan bestellingen waarmee alle geïnteresseerde partijen kennis maken. Aan de andere kant kunnen alle betrokkenen bij deze afspraak eenvoudig worden uitgenodigd voor een vergadering waar iedereen meer te weten komt over de nieuwe inloggegevens van de gedelegeerde.
Maar als de delegatie van taken en bevoegdheden in de organisatie voor een lange periode is gepland, en het geheel van nieuwe verantwoordelijkheden misschien als een andere baan wordt gezien, is het beter om de overdracht van een werknemer naar een nieuwe functie juridisch te formaliseren, in plaats van constant nieuwe volmachten te schrijven.
Wat is het delegatieproces?
Alle noodzakelijke formaliteiten zijn geregeld, het blijft alleen om erachter te komen wat de organisatie van het delegatie van autoriteitsproces is. Natuurlijk zal niemand de nieuwkomer zijn taken één op één achterlaten in de eerste dagen van hun implementatie, dus welke principes moet de leider volgen om de delegatie te laten slagen?
De allereerste dagen laat het hoofdstuk de afgevaardigde absoluut alles zien en vertelt hij gedetailleerd over alle aspecten van de nieuwe machten. In het kort: "Kijk hoe het te doen." Wanneer de chef een rapport schrijft, observeert de afgevaardigde zijn activiteiten en herinnert hij de volgorde van acties, kenmerken van werkprogramma's, enzovoort; wanneer het hoofd verantwoordelijkheden in een nieuw project verdeelt, probeert de beginner de keuze van leider te analyseren. Het is in dit stadium dat de afgevaardigde de meeste kritiek krijgt, met een constructieve. In de toekomst zal al het advies dat het hoofd in deze vroege dagen gaf zeer nuttig zijn.
De volgende stap is het begin van onafhankelijke activiteit.Desondanks schrijft de afgevaardigde zichzelf al onder waakzaam toezicht van de chef, die hem blijft bekritiseren en op fouten wijst. De beginner zelf probeert de rollen in het nieuwe project te verdelen, zonder tips en advies van het belangrijkste. Deze fase is veel moeilijker dan de vorige, omdat het verre van eenvoudig is om verantwoordelijkheid te nemen nadat je net hebt gekeken hoe je je huidige taken goed kunt uitvoeren. Maar na het overwinnen van de eerste moeilijkheden, zal alles veel gemakkelijker gaan.
De derde fase, die de bevoegdheidsdelegatie in de organisatie heeft, is relatieve onafhankelijkheid. Het is in veel opzichten vergelijkbaar met het vorige, alleen is er hier veel minder controle. In dit stadium heeft de werknemer de steun van de chef nodig, die zijn inspanningen waardeert en het probleem zelfs veel zachter uitlegt dan voorheen als hij het deed. Deze tijd wordt gegeven zodat de afgevaardigde maximale autonomie kan ontwikkelen bij het nemen van zijn beslissingen, waarbij hij zijn toevlucht neemt tot het advies van het hoofd alleen in zeer crisissituaties. Daarna begint de gemakkelijkste fase voor de hoofdpersoon en de meest aangename fase voor de afgevaardigde - volledige vrijheid.
Is het gelukt?
Hoe weet ik of een organisatie met succes is gedelegeerd? Verantwoordelijkheid, autoriteit is volledig aanvaard door werknemers aan wie de manager heeft vertrouwd? Iedereen die het hele proces van overdracht van bevoegdheden al heeft doorgemaakt, moet absolute autonomie hebben, uiteraard binnen het kader van zijn taken. Daarom, als een persoon er de voorkeur aan geeft alleen verantwoordelijk te zijn voor een bepaald deel van het werk of nog steeds het advies van hogere personen nodig heeft, kan veilig worden gezegd dat de delegatie volledig is mislukt.
Aan de andere kant, als het hoofd de persoon die hij heeft gekozen als zijn afgevaardigde instrueert, de minimale hoeveelheid werk, zijn activiteiten veel zorgvuldiger controleert, zijn werknemer voortdurend begeleidt, dan kunnen we opnieuw praten over het falen van een dergelijk proces als de verdeling en delegatie van autoriteit in de organisatie. Van de kant van de opdrachtgever is vertrouwen nodig, van de ondergeschikte, de bereidheid om dit vertrouwen te rechtvaardigen. Dit is het belangrijkste delegatiebeginsel.
conclusie
Delegatie van autoriteit in een organisatie is een voorbeeld van hoe een leider zijn eigen leven gemakkelijker kan maken door het voor anderen te compliceren, en compliceren zal een vreugde zijn voor andere werknemers. De voordelen van de overdracht van bevoegdheden, zoals hierboven vermeld, omvatten het vermogen van de leidinggevende om zich op ernstigere problemen te concentreren en iets om te draaien dat zijn directe aandacht niet op anderen vereist. Een ander voordeel is de identificatie van de meest getalenteerde medewerkers die zich in een nieuwe functie in alle glorie kunnen tonen. Het constante contact van de leider en de werknemer zal hen leren elkaar beter te begrijpen, wat dan nuttig zal zijn in de toekomstige activiteiten van beide. De bevoegdheidsdelegatie in de organisatie zorgt voor extra motivatie: welke werknemer wil niet opgemerkt en verheven worden? En gezien de constante verwachting van deze toename, blijft de werknemer veel langer op zijn werkplek zonder over te schakelen naar een bedrijf waar overdracht van taken van een hogere persoon onmogelijk is.
Daarom zullen bedrijven die verre van eenvoudige stappen doorlopen voor zowel de manager als de werknemers om bevoegdheden over te dragen, voordelen behalen ten opzichte van hun concurrenten die geen macht binnen het bedrijf willen delen. Het is dus duidelijk: de delegatie van bevoegdheden in de organisatie is noodzakelijk voor zowel haar leiders als gewone werknemers. Dit moet altijd worden onthouden.