Registratie van organisatiedocumenten is een belangrijk onderdeel van moeizaam papierwerk. Het hoofddoel van dit proces is om documenten rechtsgeldigheid te geven. Dankzij dit worden ze ook in acht genomen, gecontroleerd en snel gezocht als er een dringende behoefte is. Het verkrijgen van de nodige informatie over documenten, ongeacht de fase van het werken met hen, kan gemakkelijk worden gedaan in een korte periode als alle vastgestelde regels voor documentcirculatie worden gevolgd.
Het concept
De registratie van documenten van een organisatie is een vaststelling van hun vorming of inkomsten door een index toe te passen en bepaalde gegevens in speciale vormen aan te geven. De index bevat een nummer op volgorde, aangevuld met andere nomenclatuurindexen, classificaties en andere componenten. De delen van de index die op elkaar volgen, worden gescheiden door een schuine streep.
Registratie van documenten van de organisatie wordt gecreëerd om certificaten van geplande, boekhoudkundige, administratieve, rapportage-, financiële en andere aard te ontvangen. Ze worden intern gebruikt en ook naar andere structuren verzonden of daarvan afkomstig. Zowel handgeschreven papieren als gedrukt met moderne technische apparaten moeten worden geregistreerd.
doelen
Bij de organisatie van papierwerk hoort de belangrijkste plaats bij het registratieproces. Alleen bij gevestigde operaties die elkaar opvolgen, kunnen de taken van operationeel beheer eenvoudig worden opgelost. Hiervoor moeten griffiers alle documenten in korte tijd verstrekken, zowel intern als die van andere bedrijven.
Bij het registreren van documenten van de organisatie in speciale vormen, worden de belangrijkste feiten aangegeven, inclusief de periode van creatie, verzending of ontvangst. Het document wordt dus legaal. Tot op dit punt wordt het beschouwd alsof het niet bestaat. Dat wil zeggen dat de organisatie niet verantwoordelijk is voor het behoud ervan, noch voor het ontvangen.
waarde
Registratie is een van de eerste fasen van het werk na de eerste verwerking na ontvangst van het document, of de voorlaatste fase als het naar een andere structuur wordt verzonden. Na deze fase worden uitgaande papieren in enveloppen verzegeld en per post of andere communicatiekanalen verzonden.
Registratie wordt beschouwd als een van de meest tijdrovende en verantwoorde handelingen in de administratie. Daarom, als de vraag rijst om de workflow te stroomlijnen, beginnen ze met dit proces.
De taken
De belangrijkste taken van registratie zijn:
- Accounting.
- Uitvoering controle.
- Naslagwerk.
Bij de boekhouding wordt kwantitatieve informatie verkregen over het werkvolume, de analyse van zowel documenten als een geheel als afzonderlijke typen, per structuur en andere elementen. In de toekomst wordt een database gevormd in de vorm van een speciale zoekmachine.
De regels
Alleen indien nodig, verder gebruik is het organiseren van werk met documenten. Registratie van documenten is niet nodig als ze alleen ter informatie worden geaccepteerd. Elk bedrijf moet een lijst met documenten hebben goedgekeurd die niet mogen worden geregistreerd. In de regel is het opgenomen in de bijlage bij de instructies voor griffiers, maar kan het ook worden samengesteld in de vorm van een op zichzelf staand papier. Het moet worden bijgewerkt als de situatie dit vereist.
Typisch zijn niet-geregistreerde effecten:
- Promotiemateriaal.
- Gefeliciteerd.
- Uitnodigingen voor seminars en conferenties.
- Boeken en andere gedrukte media.
- "Persoonlijke" pakketten ontvangen per post.
- Kopieën van overheidsdocumenten.
- Informatiebrieven.
Tijdens de registratie krijgt elk document een bijbehorend nummer. Inkomende papieren hebben hun eigen nummerensysteem, dat op de bon wordt gestempeld.
De procedure wordt slechts eenmaal uitgevoerd. Dit is een van de belangrijkste regels voor het organiseren van werk met documenten. De registratie van documenten in een groot bedrijf gebeurt op de administratieve afdeling. Als het een klein bedrijf is, behandelt de secretaris deze kwestie. In een bedrijf met divisies en andere structurele groepen kan dit proces op een gedecentraliseerde manier worden uitgevoerd. Dit geldt echter alleen voor interne documenten. Hun registratie moet worden uitgevoerd op de dag van ontvangst, goedkeuring of verzending.
Productie methoden
Documenten kunnen op de volgende manieren worden verkregen:
- Per mail
- Via koeriersdiensten.
- Per fax.
- Per e-mail
Verschillende vormen van organisatie van registratie van documenten worden uitgevoerd met betrekking tot de volgende correspondentie:
- Inkomende.
- Uitgaand.
- De binnenkant.
Registratie-informatie
Voor een inkomend document, gegevens zoals:
- Datum ontvangen.
- Inkomend nummer.
- Datum van samenstelling van het document.
- Index.
- Registratienummer.
- De auteur van het document.
- Naam.
- Resolution.
- Uitvoeringsperiode.
- Artist.
- De voortgang van het werk.
- Het nummer van het geval waarin hij de nodige manipulaties volgt.
Informatie invoeren
Ten eerste wordt de registratie van primaire documenten uitgevoerd, die niet volledig zijn ingevuld, omdat ze nog niet aan het hoofd zijn voorgelegd en geen overeenkomstige resolutie hebben, evenals een aangewezen uitvoeringstermijn en aannemer. De resterende gegevens worden aangegeven na kennismaking met bevoegde personen. Als er een goede relatie is opgebouwd met de leider en hij de correspondentie elke ochtend doorneemt, kunt u het document eerst aan hem laten zien en na het nemen van de juiste beslissing onmiddellijk alle benodigde gegevens invoeren.
Als we het hebben over de organisatie van registratie en controle over de uitvoering van interne documenten, kunnen de gegevens in de juiste vorm worden aangegeven met de mogelijkheid van latere wijzigingen en toevoegingen. De datum van ontvangst ontbreekt uiteraard. Daarom heeft een intern document, in tegenstelling tot een binnenkomend document, één registratienummer.
Elk bedrijf heeft het recht om de gegevens op het inkomende document te wijzigen en aan te vullen, rekening houdend met de specifieke kenmerken van de activiteit. Geef bijvoorbeeld vaak het aantal vellen en toepassingen aan.
vorm
Registratieformulieren hebben de vorm van:
- Magazines.
- Cards.
- Geautomatiseerde elektronische systemen.
Laten we elke vorm afzonderlijk bekijken.
tijdschriften
Een journaalsysteem is handig wanneer een organisatie met een klein aantal documenten te maken heeft. Als het bedrijf een grote hoeveelheid workflow heeft, wordt het niet langer gebruikt, omdat het in veel opzichten inferieur is aan andere, meer geavanceerde systemen.
Informatie wordt aangegeven in de documentregistratiejournalen van de organisatie in de volgorde waarin ze zijn ontvangen. Bij dit proces is één persoon betrokken. Dus als er veel documenten binnenkomen, duurt de registratie lang. Uiteraard vertraagt dit de workflow aanzienlijk.
Bovendien moet de operatie worden gedupliceerd, omdat informatie zowel op kantoor als in afzonderlijke structurele eenheden vereist is, waar het document in de toekomst zal worden uitgevoerd. Als gevolg hiervan moeten dezelfde effecten 3-5 keer in afzonderlijke tijdschriften worden geregistreerd.
Tegelijkertijd wordt het onmogelijk om in korte tijd referentie-informatie te verkrijgen, omdat journaalboekingen in chronologische volgorde worden bewaard. Om informatie te krijgen, moet u ten minste ongeveer weten wanneer het document is geregistreerd.
Het is niet mogelijk om de deadlines te controleren, omdat ze allemaal hun eigen tijd hebben en niet afzonderlijk kunnen worden geclassificeerd.Gebruik daarom het kaartsysteem, waar de besturingsfunctie prioriteit heeft.
kaarten
Kaartregistratiesysteem lost de tekortkomingen op die bestaan bij het uitvoeren van papierwerk voor tijdschriften. Het verscheen aan het begin van de vorige eeuw en is heel gebruikelijk in Europese landen. In Rusland werd het wijdverbreid tijdens de ontwikkeling van het Unified State Record Keeping System. Dit systeem van documentregistratie in de organisatie is noodzakelijk om zonder problemen een grote hoeveelheid effecten aan te kunnen. Het heeft de volgende voordelen:
- Het registratieproces kan door meerdere medewerkers tegelijk worden afgehandeld.
- Documenten kunnen worden geproduceerd in de hoeveelheid die nodig is voor het soepel functioneren van de organisatie.
- Kaarten kunnen worden gesystematiseerd, evenals kaartbestanden maken. Dit maakt de helpfunctie beschikbaar.
- Een specifiek exemplaar kan worden overgedragen om controle uit te oefenen op de uitvoering van documenten.
- De vorm en indicatie van details worden rechtstreeks in de organisatie bepaald en worden voorgeschreven in de instructies voor papierwerk.
- De geselecteerde kaartvorm kan worden gepropageerd met behulp van een fotokopieerapparaat. Om gegevens bij te houden, moet u voldoende circulatie hebben voor minimaal 1 jaar.
Een organisatie kan zoveel kopieën van kaarten hebben als nodig is. Meestal moet u er minimaal twee invullen. Daarna wordt het ene exemplaar opgeslagen in een tijdelijke archiefkast en het andere op de informatie- en referentieafdeling. Het document zelf wordt voor werk naar de aannemer verzonden. Maar vaak gebruiken ze drie kaarten om deze laatste ook over te dragen aan de uitvoerder.
Een dergelijk systeem is zowel geschikt voor documenten voor het registreren van een openbare organisatie als voor het uitvoeren van kantoorwerk in een openbare instelling. Referentiekaartbestanden worden aangemaakt over verschillende kwesties, bijvoorbeeld per regio. Dan neemt hun aantal automatisch toe. Natuurlijk is dit systeem arbeidsintensief en kan het alleen effectief worden gevormd in organisaties waar de office management service zijn functies vlekkeloos uitvoert. Een moderner systeem hielp om de noodzaak om een groot aantal kaarten te vullen kwijt te raken. Het werd mogelijk dankzij de introductie van computertechnologie.
Geautomatiseerde elektronische systemen
Deze vorm van documentatie wordt uitgevoerd via software (of software). Het wordt geïnstalleerd op een pc, server of meerdere geïntegreerde pc's. Bij gebruik van een geautomatiseerd systeem wordt informatie ingevoerd in een elektronische kaart, die wordt opgeslagen in de bijbehorende database. Om de veiligheid te waarborgen, wordt informatie parallel opgeslagen in een extra (back-up) database.
Het is deze vorm die op dit moment de grootste aanvraag heeft ontvangen, omdat deze aanzienlijke voordelen heeft ten opzichte van de vorige twee opties. Dit zijn met name:
- Snel zoeken op elke basis, bijvoorbeeld datum.
- Genereren van rapporten en analytische informatie in automatische modus.
- De mogelijkheid om tegelijkertijd vanuit verschillende werkplekken te registreren.
- De mogelijkheid van documentbeheer op een gedecentraliseerde manier in afzonderlijke eenheden met de integratie van informatie in een enkele database.
- Overige functies
Een programma voor het registreren van documenten kan door de organisatie zelf worden ontwikkeld. In de overgrote meerderheid van de gevallen worden echter kant-en-klare oplossingen gebruikt die het gemakkelijk maken om met een grote hoeveelheid documenten te werken, beginnend bij de aanmaakfase en eindigend met de uitvoering of verzending naar een ander bedrijf.
In een geautomatiseerd systeem kan de meest volledige informatie over alle documenten worden verzameld en opgeslagen. Dankzij dit wordt effectieve controle geïmplementeerd en worden referentiewerk uitgevoerd en, indien nodig, een interne inventaris.
conclusie
Momenteel wordt bij elke onderneming en instelling een grote hoeveelheid documenten gegenereerd. Kantoorwerk, goed vastgesteld in overeenstemming met de wet en het vervullen van alle ingestelde taken, verhoogt de managementefficiëntie vele malen. Personal computers, programma's en nieuwe technologieën hebben dit proces beter georganiseerd. Een geautomatiseerd systeem versnelt en vergemakkelijkt het werk als geheel, evenals de registratie en boekhouding van documenten in de organisatie, in het bijzonder.
Dit proces is belangrijk gedurende de administratieve cyclus. Dankzij georganiseerd werk vindt u gemakkelijk de nodige informatie en een specifiek document in korte tijd. En dit biedt op zijn beurt een operationele oplossing voor problemen.
Kaarten, die tot voor kort overal werden verspreid, worden geleidelijk vervangen door een geautomatiseerd systeem, zelfs voor registratie bij een non-profit organisatie van documenten. Het hele proces wordt uitgevoerd in een versnelde modus, inclusief effectieve controle over de documentstroom.