Het opslaan van contracten gaat gepaard met enkele problemen. Het is namelijk zo dat om de aard van het document, het type, de duur en de omstandigheden van de opslag te bepalen, de vernietigingsmethode vrij moeilijk is. Alle bovengenoemde factoren zijn wettelijk geregeld, maar hetzelfde contract in verschillende situaties kan verschillende geldigheidsperioden hebben, daarom zijn er vaak problemen met het bepalen van de opslagduur. Voor een efficiënte en correcte administratie moet de procedure en vereisten van de wetgeving op dit gebied duidelijk worden begrepen om boetes of boetes te voorkomen. Hieronder beschouwen we de houdbaarheid van verkoopcontracten in de organisatie.
Doel van opslag
De beschikbaarheid van contracten met constante toegang is niet alleen vereist voor de periode waarin hun geldigheid voortduurt. Daarna zijn ze nodig om informatie uit hen te extraheren. De meeste controversiële situaties waarin de ene of de andere partij zijn verplichtingen niet nakomt, worden in de rechtbank of in een voorlopige procedure opgelost door het contract voor te leggen.
Bovendien is het mogelijk om inspecties bij de onderneming uit te voeren door regelgevende instanties van de staat. Ze kunnen documenten aanvragen voor een bepaalde periode, in dit geval met onjuiste opslag in de organisatie, schending van de voorwaarden voor hun vernietiging, sancties in de vorm van vrij indrukwekkende boetes kunnen worden opgelegd. Allereerst is het de schuld die dit proces niet beheerst.
We concluderen daarom dat de opslag van contracten en andere organisatorische en administratieve documentatie op de juiste wijze moet worden uitgevoerd gedurende een strikt afgesproken periode.
Voorwaarden en soorten opslag
De opslagperioden voor arbeidscontracten in een organisatie zijn verschillend. Volgens de volledig Russische classificeerder van documenten, worden ze geclassificeerd als organisatorische en administratieve documenten. En de geldigheidsvoorwaarden worden op dezelfde manier geclassificeerd als de houdbaarheid van alle documenten. Wijs de volgende contractopslagperioden toe in de organisatie:
- permanent;
- op lange termijn (meer dan 10 jaar);
- op korte termijn (tot en met 10 jaar).
Een dergelijk systeem, dat lijkt te volgen uit de logica van de documenten zelf, is niet erg handig om te gebruiken. Dit veroorzaakt vaak verwarring en leidt tot ernstige fouten in kantoorwerk.
Standaard opslagsysteem
Een meer algemeen opslagsysteem per type. In de meeste ondernemingen zijn contracten onderverdeeld in verschillende variëteiten: kern (direct gerelateerd aan de kernactiviteit van de onderneming), economisch en arbeid.
Wat is bijvoorbeeld de bewaartermijn voor servicecontracten in een organisatie? De eerste twee categorieën documenten zijn niet langer dan vijf jaar onschendbaar. Arbeidscontracten zijn ook maximaal vijf jaar houdbaar. Er zijn echter uitzonderingen. Als er bijvoorbeeld geen persoonlijk account is, moet dit document 75 jaar worden bewaard. De opslagtermijn van huurovereenkomsten in de organisatie is afhankelijk van de periode waarvoor deze is opgesteld.
Model- en afdelingslijsten
De standaardlijsten bevatten een lijst van documenten die in de meeste organisaties worden verspreid, terwijl afdelingsdocumenten informatie bevatten die voor dit specifieke bureau is ontwikkeld.
Er zijn verschillende soorten documenten. De lijsten zijn wettelijke documenten die worden gebruikt om de houdbaarheid en selectie van documenten voor hun daaropvolgende opslag of vernietiging te bepalen.
Bij het opstellen van nomenclaturen van gevallen en het bepalen van de opslagvoorwaarden van contracten, worden meestal typische lijsten gebruikt, goedgekeurd door overheidsinstanties, evenals door relevante ministeries en afdelingen. De houdbaarheid van leveringscontracten bij de organisatie is 5 jaar na afloop.
Transfer naar het archief
De procedure voor het overbrengen van documentatie die al is verlopen naar het archief kan kleine verschillen hebben in verschillende organisaties. In sommige gevallen is er een gebruikelijke manier waarop documenten aan elkaar worden geniet en in een metalen kast worden geplaatst, met trots het archief genoemd. Andere organisaties hebben een archief, een archivaris en een goedgekeurde nomenclatuur van zaken, en het hele proces verloopt volgens de wettelijke documentatie. Dat wil zeggen, er zijn bepaalde regels voor het archiveren van documenten, hun registratie, enzovoort.
Beide opties hebben bestaansrecht, u moet rekening houden met de specifieke kenmerken van de organisatie, het volume van de workflow en het aantal werknemers. In het geval van een grote grote organisatie met veel personeel, zonder een adequaat documentopslagsysteem te gebruiken, zal het gewoon in hen verdrinken. De algemene regel waaraan alle organisaties proberen zich te houden, ongeacht de vorm van eigendom en het aantal werknemers, is het moment om documenten naar het archief over te brengen.
Werknemers moeten documenten niet eerder dan een bepaalde periode in het archief indienen, wat niet afhangt van wanneer ze daadwerkelijk zijn verlopen. En meestal vindt dergelijke archivering aan het begin van het jaar plaats. Dat wil zeggen, zelfs als het contract in februari is afgelopen, moet u nog tot volgend jaar wachten om het naar de opslag over te dragen. Wat is de houdbaarheid van zakelijke contracten in de organisatie? De minimaal toegestane periode is 5 jaar.
Begin van contractopslagperiode
Dit is een zeer moeilijke vraag, omdat in verband met deze datum de meeste fouten optreden. De opslag van contracten bij de meeste ondernemingen is hetzelfde en begint met het begin van het kalenderjaar waarin dit document niet langer geldig is. Er is bijvoorbeeld een contract waarvan de geldigheidsperiode is verstreken op 15 juli 2010. Het moet vijf jaar worden bewaard, maar het kan niet worden vernietigd op 15 juli 2015, maar alleen met het begin van 2016. Dat wil zeggen dat de deadline begint op 01.01.2011 en niet vanaf juli van het voorgaande jaar. In de regel wordt, om het aantal fouten te minimaliseren, een jaar toegevoegd aan de eerdere deadline. En pas nadat het contract in de organisatie is verlopen, kan het document worden vernietigd.
Bijzonderheden van contractopslag
Zoals we al hebben gezegd, zijn er speciale begeleidingsdocumenten die de regels en voorwaarden bepalen voor de overdracht naar het archief en de opslag. We herinneren ons er nogmaals aan dat de documentatie moet worden opgeslagen in een droge, geventileerde ruimte met een bepaald temperatuurregime. Mappen met documenten moeten zich op gesloten of open rekken bevinden. Indien nodig moet het archief speciale kluizen hebben voor het opslaan van documenten die zijn gemarkeerd als "handelsgeheim". Hoewel niemand het proces van het opslaan van documenten controleert, wordt de afwezigheid van bepaalde bestanden gemakkelijk gedetecteerd tijdens de verificatie, dus het opzetten van een spaarsysteem is in het belang van de onderneming. De contractopslagperiode in de organisatie is dus verlopen en het document moet worden vernietigd. Hoe het goed te doen?
vernietiging
Het is onmogelijk om zomaar documenten te vernietigen. Eerst moet u ervoor zorgen dat hun geldigheidsperiode is verstreken. Pas daarna is vernietiging mogelijk, maar er zijn valkuilen waar rekening mee moet worden gehouden om niet onder de straffen van inspecteurs te vallen. De procedure ziet er ongeveer als volgt uit. Werknemers maken een selectie van alle documenten waarvan de deadline al is verstreken, vervolgens wordt een inventarisatie gemaakt, wordt een rapport naar het hoofd gestuurd, wordt een vernietigingshandeling opgesteld, het document wordt ondertekend door de chef en de verantwoordelijke personen. Vervolgens worden mappen toegewezen voor vernietiging.Het permanent bewaren van contracten en andere documentatie in het archief is zinloos, daarom is het noodzakelijk om deze procedure regelmatig uit te voeren om niet in de documenten vast te komen te zitten.
Verantwoordelijkheid en uitvoerders
De hoofdverantwoordelijkheid voor alles wat de veiligheid van alle soorten contracten en andere documenten van de organisatie betreft, ligt natuurlijk bij het hoofd. Hij is het die wordt gestraft met de roebel wanneer overtredingen worden ontdekt tijdens inspecties. De volgende op de lijst zijn de hoofdaccountant, de advocaat en de medewerker die verantwoordelijk is voor de veiligheid van de documentatie. Maar deze personen, naar beste weten begaan, worden door de leider zelf gestraft; hij is de eerste die het krijgt. In de praktijk wordt in kleine bedrijven het controle- en opslagsysteem van contracten toegewezen aan de boekhoudafdeling en wijst de accountant op zijn beurt een specifieke verantwoordelijke aan. Soms wordt de juridisch adviseur van de organisatie aangesteld als de persoon die verantwoordelijk is voor de veiligheid van de documentatie. Maar dit is niet erg handig, omdat een advocaat alleen verantwoordelijk kan zijn voor contracten en hij meestal oppervlakkig vertrouwd is met andere papieren. Dit proces is het gemakkelijkst vast te stellen als er een specifieke persoon is die de verantwoordelijkheid en autoriteit heeft. Dit zorgt voor maximale nauwkeurigheid en nauwkeurigheid bij het verwerken van documenten.
Voorbeeld van een boekhoud- en opslagsysteem
Om de functies en houdbaarheid van contracten in de organisatie beter te begrijpen, kunt u de belangrijkste punten in een klein voorbeeld analyseren. Er is een medewerker (meestal een medewerker uit de boekhouding) die verantwoordelijk is voor het houden van contracten met aannemers. Hij slaat ze op in een aparte map waar ze zich tijdens de geldigheidsperiode bevinden. Bij het sluiten van het contract wordt het overgebracht naar een andere map. In dit geval wordt in de regel een inventaris of register samengesteld, dat een lijst met documenten bevat en u in staat stelt om hun bewegingen te volgen. Bovendien wordt de opslagperiode daar genoteerd, waarna ze worden vernietigd. Aan het einde van de reguleringsperiode worden documenten vernietigd volgens de reeds beschreven procedure.
De veiligheid van organisatorische en administratieve documentatie van het bedrijf als geheel en contracten in het bijzonder vereist een doordachte, attente en nauwkeurige houding om problemen te voorkomen. Gemeenschappelijk voor alle ondernemingen en organisaties is het principe van opslag organiseren in overeenstemming met de wet. Dit elimineert het gebruik van boetes in het geval van inspecties. Interne documenten (handelingen, inventarissen, registers, verschillende soorten contracten) kunnen qua vorm verschillen in verschillende organisaties, maar dit is niet van fundamenteel belang.