De praktische toepassing van informatie is de basis voor de unificatie van alle vormen van presentatie en formalisering van brongegevens voor hun fixatie, verzending en nauwkeurige perceptie door de geadresseerde.
Wanneer informatie in een document wordt gepresenteerd, is dit specifiek, het is op het gebied van algemeen aanvaarde en uniforme normen, wettelijke bepalingen en vereisten van een sociaal of productieproces. Dit zijn altijd precieze formuleringen en een bepaalde vorm van betekenisuiting om een duidelijk omschreven doel te bereiken.
Aanmaak en inhoud van een document
Uniforme documentatiesystemen spelen geen rol, het is zo gebruikelijk om elke dag op eigen initiatief en kennis documenten te maken of deze volgens bepaalde regels in te vullen.
Het leven op zichzelf is een draaikolk van informatie, maar op elk moment van de tijd is het de menselijke natuur om op de een of andere manier iets samen te stellen en duidelijk te repareren. Volgens ongeschreven gewoonten worden uniforme documentatiesystemen gevormd in de hoofden van elke persoon op school, zo niet eerder. Maar in het beginstadium van zijn ontwikkeling hecht een persoon niet de essentiële waarde die hij verdient.
Een document kan van twee fundamenteel verschillende typen zijn:
- vorm;
- structuur en inhoud.
Formeel zijn blanco documenten gewone formulieren waarin strikt gedefinieerde informatie wordt vastgelegd. Dergelijke documenten worden constant behandeld (kleuterschool, school, kliniek, werk, paspoortkantoor, ...).
Echte documenten houden rekening met de bestaande vereisten voor hun ontwerp. Anders worden ze verkeerd begrepen door de geadresseerde en wordt het gewenste resultaat niet verkregen.
Elk document moet in vorm worden uitgevoerd, een duidelijke structuur en verwachte inhoud hebben, uitgedrukt in een bepaalde stijl.
Formeel kan men naar documenten verwijzen als kunstwerken, artikelen, diploma's, proefschriften, boeken en andere geschreven en grafische werken, maar dit is een veel meer vervaagde structuur en inhoud van het omzetten van informatie in een strikte vorm voor waarneming door een bepaalde kring van consumenten (ontvangers).
De essentie van unificatie-systemen
De informatie is uitgebreid, maar zelfs als u geen rekening houdt met externe bronnen, bevindt elke staatsstructuur, onderneming, individuele ondernemer en gewone persoon zich in voorwaarden (vereisten) om een specifieke norm te kiezen uit de omringende verscheidenheid van verenigde normen.
De bestaande door de staat verenigde documentatiesystemen hebben in bijna alle gevallen een adviserend karakter. In het bijzonder in overeenstemming met de toepasselijke voorschriften.
- De datum van het document is opgesteld in Arabische cijfers in de volgorde: dag van de maand, maand, jaar.
- Dag van de maand en maand - twee paar Arabische cijfers, door een punt; jaar - vier cijfers (4 december 2017 = 4 december 2017 volgens GOST R 6.30-2003).
- Tegelijkertijd maakt deze GOST verbale indicatie van de naam van de maand mogelijk.
- Dezelfde GOST "staat" de omgekeerde volgorde toe: jaar, maand en dag.
Een aanzienlijk deel van de documenten 'dient' de managementsfeer. Werksituaties worden herhaald, ondernomen acties zijn vergelijkbaar, maar er zijn altijd functies. GOST R 6.30-2003 vereenvoudigt de creatie van documenten aanzienlijk, en niet alleen voor de managementsfeer.
Volgens een algemene mening is eenwording een vermindering van het aantal en de verscheidenheid aan documenten, ontwerpvereisten, de logica van de inhoud en de structuur. De unificatie omvat ook de processen van creatie, verwerking en uitvoering van documenten.De grootte van de media is belangrijk als het een papieren document is, of de gegevensindeling als het een elektronisch document is.
Werkstroomgebieden en document semantiek
Organisatiebeheer is een belangrijk, maar niet het enige gebied waarop de uniforme documentatiesystemen direct betrekking hebben. De boekhoudafdeling van elke onderneming gebruikt niet alleen blanco formulieren, inclusief strikte rapportageformulieren, maar ook een breed scala aan "gratis" redactionele documenten in overeenstemming met geaccepteerde wettelijke en lokale normen, GOST-bepalingen.
Volgens de All-Russian classifier werken verschillende thematische systemen:
- banksector;
- financieel, boekhoudkundig en rapporterend gebied van budgettaire instellingen en organisaties;
- rapportage en statistische sfeer;
- arbeidsdocumentatiesysteem;
- buitenlandse handel sfeer, etc.
De uniforme documentatiesystemen van de Russische Federatie over onderwerpen bestrijken de gehele sociaal-economische infrastructuur van het land. Ze kunnen specifieke kenmerken hebben per regio, per branche, per competentiegebied van het bedrijf.
Als u zich houdt aan de All-Russian Classifier, kunt u een code van acht cijfers toewijzen aan elk type document en een afzonderlijk record bijhouden. De meeste organisaties gebruiken de bestaande vereisten voor papierwerk en keuren hun eigen voorschriften op basis daarvan goed.
Sleutelposities
Het doel van het document vereist bepaalde details. Het ontbreken van de nodige vereiste kan leiden tot ongeldigheid van het document of de onmogelijkheid van uitvoering. In dit geval doet de loyaliteit van GOST R 6.30-2003 er niet toe.
De opdrachtorder bevat een specifiek aantal posities. De opdracht om de afdeling te maken is een andere. De functiebeschrijving is compleet anders samengesteld dan het kwartaalrapport van de financiële afdeling.
Tegelijkertijd hebben veel details applicatiefuncties. De datum kan bijvoorbeeld verschillende betekenissen hebben: het moment van ondertekening van de bestelling, het moment van ontslag van de werknemer, het moment van start van de productie, de multilaterale overeenkomst. In het laatste geval kan niet alleen de datum van ondertekening van de overeenkomst door elke partij worden verstrekt, die altijd juridisch van belang is, maar ook de algemene datum, bijvoorbeeld het begin van de geldigheid van de overeengekomen bepalingen.
Keuze van woorden en frasering
De workflow van elke onderneming, zoals een computerprogramma, is in het algemeen een strikt geformaliseerd proces. In tegenstelling tot een programma, is het geen computer die hier werkt, maar een persoon. Onjuiste formulering is mogelijk. Maar de algemene schets bij het maken van documenten wordt bepaald in overeenstemming met GOST 6.30-2003 zo dicht mogelijk bij de vereisten.
Afwijking van de algemeen aanvaarde praktijk en de vereisten van GOST zijn hier ongepast: een order, bepaling, verklaring, order, etc. zijn geen kunstwerken en er is geen reden om naar een vorm van gedachte-uitdrukking te zoeken.
Niet alleen de woordenschat is welkom, maar ook de delen van de spraak die nodig zijn in elk specifiek geval en het juiste geval. Volgens de gevestigde praktijk worden absurditeiten, ontbrekende woorden en zinnen vaak aangetroffen in documenten, er zijn inconsistenties die niet kenmerkend zijn voor spreektaal. Maar het is gebruikelijk en het op zijn eigen manier doen is onpraktisch.
Met betrekking tot tekeningen, hun handtekeningen en benamingen is het gebruikelijk om de ervaring met het ontwikkelen van ontwerpdocumentatie te gebruiken wanneer dit duidelijk noodzakelijk is. Niets verhindert echter het ontwerp van een reguliere tekening op dezelfde intieme manier.
Wat de tabellen betreft, zijn de bepalingen van GOST ook zinvol om te overwegen. Dit is een gevestigde praktijk en elke tabel in een werkdocument is in de eerste plaats een gids voor actie of informatie voor het nemen van een beslissing.
Woordenschat, structuur en presentatielogica
De tekst moet altijd verbonden zijn. De zinnen bepalen elkaar wederzijds of maken verfijningen. Specifieke woorden en zinnen worden gebruikt. Om een persoon te werven, schrijft de directeur een korte resolutie over een correct geschreven verklaring.
Een sollicitatie voor werk, geschreven door een medewerker in de voorgeschreven vorm, wordt goedgekeurd in de eenheden van de onderneming en doorloopt een voorlopig goedkeuringsproces. Dit is nog geen document, maar al de basis voor de definitieve beslissing van het hoofd van de onderneming in de vorm van een specifieke zin "in volgorde".
Het is toegestaan om iets anders in de resolutie te schrijven, het is niet verboden, maar moet in elke situatie een redelijke waarde hebben. Bijvoorbeeld een universitair diploma. Een zin kan worden verstrekt in de tekst van de verklaring of in overeenstemming met de logica van de onderneming - dit wordt aan de directeur overgelaten om te beslissen.
Een essentieel en traditioneel kenmerk van veel documenten zijn twee delen:
- reden (stichting, doel);
- conclusie (besluit, conclusie, verzoek).
Dit is niet belangrijk, maar waar het logisch is, is het noodzakelijk om alle benodigde zinnen duidelijk in twee componenten te verdelen. Gosstandart, uniforme documentatiesystemen en lokale bepalingen van de onderneming zelf zouden als basis moeten dienen voor het construeren van structuren waarin het onderwerp van het document bepaalt hoe de reden en de conclusie kunnen worden gevormd.
In de praktijk versnelt deze aanpak het maken van belangrijke documenten, zodat u zich niet op de hele tekst kunt concentreren, maar alleen op het variabele gedeelte.
Lokale documenten van de onderneming
De unificatie en standaardisatie van documenten is kenmerkend voor elke onderneming. Sommigen doen dit schriftelijk, anderen houden zich aan de mondelinge praktijk. Het hangt allemaal af van de grootte van het bedrijf en de mate van verantwoordelijkheid.
De meeste lokale bepalingen zijn opgesteld tijdens de oprichting van een onderneming op basis van de huidige wetgeving, GOST, wettelijke gegevens die van toepassing zijn in de industrie of een specifiek bedrijfsgebied.
Dergelijke uniforme documentatiesystemen zijn uniek en vaak de knowhow van een bepaald bedrijf, zijn gebaseerd op de gebruikte software en vormen een handelsgeheim. Ze veranderen zelden, en veranderingen hangen samen met de stadia van de groei van het bedrijf, uitbreiding van zijn competentiegebied of bedrijfsniveau.
Belangrijke lokale documenten zijn productieplannen, technische specificaties, werkschema's. Hier zijn de unificatie en standaardisatie van documenten analoog. Elk nieuw, bijvoorbeeld, kalenderplan wordt gemaakt in de gelijkenis met het vorige, en een nieuw boekhoudplan in de boekhoudpolitiek wordt geformuleerd op basis van het vorige rekening houdend met veranderingen in externe vereisten (wetgeving, belastingen, overheidscontroles, ...)
Informatiestromen
Een goed debuggedocumentstroom van de onderneming, vooral wanneer de logica, structuur en woordenschat van het uniforme documentatiesysteem is geïmplementeerd in de vorm van een software-technisch managementsysteem, maakt het niet alleen mogelijk om de activiteiten en functionaliteit van werknemers te vereenvoudigen, maar ook om hun activiteiten in de juiste richting te beheren, automatisering van het creëren van documenten, controle over hun verwerking en uitvoering.
Met de bedrijfsinfrastructuur, geïmplementeerd in de vorm van interne en externe informatiestromen, getimed en inhoud, kunt u het management van de onderneming naar een hoger niveau overbrengen.
Veel moderne informatiesystemen werken al lang op taakniveau en bieden de formulering van de vereiste invoergegevens en de voorbereiding van rapporten. De rol van werknemers in een dergelijk systeem ligt op het gebied van creativiteit en doelen van het bedrijf, en niet in de context van het opstellen van een bepaald document.
Bedrijfs- en werknemersgedrag
GOST R 6.30-2003 en andere wettelijke documenten bepalen de vorm van documenten, details, woorden en zinnen, specificeren de uitdrukkingslogica en formaten van papieren media, inspringing, marges, grenzen van cijfers, tabellen en andere technische details - dit alles is belangrijk en gepast om te overwegen.
Het normale werk van het bedrijf is de gebruikelijke workflow waarin de rol van elke medewerker wordt gereguleerd en verwacht.
In deze context en in verband met de kenmerken van het moderne ontwikkelingsniveau van informatietechnologie is het probleem van het gedrag van werknemers relevant geworden. Tegen de achtergrond van de verwachte variant van de ontwikkeling van bepaalde evenementen, werken, documenten, kunnen afwijkingen worden gedetecteerd.
Dit aspect is niet minder belangrijk voor het bouwen van de infrastructuur van het bedrijf. Het is niet alleen belangrijk om het juiste werk met documenten te organiseren, maar ook om controle over het proces van werken met documenten te waarborgen.