Bedrijven moeten rekening houden met hoeveel tijd alle werknemers van de onderneming overdag of in ploegendienst werken. Dit vereist het bijhouden van een urenstaat voor werknemers. Dit document is opgesteld in een speciale vorm. Elk bedrijf en elke individuele ondernemer moet deze documentatie invullen. Om dit te doen, moet men T-12- en T-13-registratieformulieren gebruiken die zijn ontwikkeld door het Staatsstatistiekcomité. Het invullen van de urenstaat is vrij eenvoudig, maar hiervoor moeten enkele regels en vereisten in acht worden genomen, zodat het rapport correct is. Van de inhoud ervan hangt af van de juiste berekening van het salaris van werknemers.
Document concept
De speciale vorm van de rapportkaart werd in 2004 goedgekeurd door de Goskomstat. Het beheer van urenstaten in organisaties wordt uitgevoerd door medewerkers van de personeelsdienst of de boekhoudafdeling.
Op basis van dit formulier kan het enterprise management verschillende acties uitvoeren:
- rekening houden met alle uren die elke werknemer van de onderneming heeft gewerkt;
- discipline op de werkplek bewaken;
- weerspiegelen alle aanwezigheid en verzuim van werknemers;
- noteer het feit dat elke specialist te laat is;
- beschikken over informatie waarmee u kunt bepalen hoe volledig het werk is uitgevoerd door een specialist in het bedrijf;
- gebruik deze informatie voor competente payroll;
- gegevens invoeren in statistische formulieren.
Dit document wordt meestal gebruikt door werknemers van de boekhoudafdeling wanneer zij het optimale salaris, bonussen en vergoedingen aan andere werknemers van de onderneming berekenen. Door het bijhouden van een urenregistratie voor werknemers voor de personeelsservice kunt u de aanwezigheid en latentie regelen. Als overtredingen worden ontdekt, worden de relevante werknemers van de onderneming aansprakelijk gesteld en kunnen verschillende soorten disciplinaire sancties worden opgelegd.
De nuances van het gebruik van het document
Het belastingwetboek bevat informatie dat elke persoon die officieel in een bedrijf werkt, bij ontslag een urenstaat kan aanvragen samen met andere documenten, waaronder het werkboek. Deze informatie wordt vermeld in art. 84.1 Belastingcode.
Sinds 2013 mogen ondernemingsmanagers geen uniforme formulieren gebruiken bij het bijhouden van een urenstaat voor werknemers, aangezien ze zijn geannuleerd. Maar meestal gebruiken de specialisten van het bedrijf deze documenten. Een voorbeeld van een urenstaat is hieronder.
Het is toegestaan dat de specialisten van de boekhoudafdeling of personeelsafdeling zelfstandig verschillende wijzigingen in dit document aanbrengen. Ze zijn afhankelijk van de specifieke kenmerken van de hele onderneming en het aantal werknemers in de staat.
Het door Goskomstat geïntroduceerde formulier wordt als handig beschouwd, zodat het gemakkelijk kan worden verwerkt en gewijzigd. Vaak wordt het zonder wijzigingen gebruikt.
Welke vormen zijn handig?
Er zijn drie documentvormen die als gebruiksvriendelijk worden beschouwd. Je kunt er eenvoudig verschillende aanpassingen aan maken. De keuze hangt af van de richting van de onderneming en het aantal posities in de onderneming.
Het bijhouden van een urenstaat kan op basis van drie formulieren worden uitgevoerd:
- T-13. Deze vorm wordt meestal gebruikt door bedrijven waarin een tourniquet of andere apparatuur bij de ingang wordt geïnstalleerd, op basis waarvan deze automatisch wordt geregistreerd wanneer een bepaalde specialist aan het werk komt.De documentatie wordt zowel handmatig ingevuld als met behulp van verschillende computerprogramma's.
- T-12. Deze optie is een universele vorm. Het wordt meestal handmatig ingevuld door specialisten van de onderneming. Het heeft een extra gedeelte waarin informatie over het bedrag van de betaling voor de verrichte werkzaamheden kan worden ingevoerd.
- 0504421. Dit formulier wordt als specifiek beschouwd, omdat het alleen door budgetorganisaties wordt gebruikt. De meest relevante onder leraren of leraren die in verschillende onderwijsinstellingen werken.
Elk document heeft zijn eigen kenmerken, daarom wordt het op een specifieke manier ingevuld.
Wie vult de urenstaat in?
In het bijzonder moet het bedrijf een specifieke persoon aanwijzen die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de urenstaat. Meestal wordt hiervoor een personeelsfunctionaris of accountant geselecteerd. Om dit te doen, moet in eerste instantie een order worden uitgegeven, op basis waarvan de overeenkomstige bevoegdheden worden overgedragen aan de specialist.
Op de urenstaat moet worden ondertekend door de persoon die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de urenstaat en het hoofd van de personeelsafdeling. Het is niet nodig voor het bedrijf om een positie voor een dergelijke werknemer afzonderlijk toe te wijzen, omdat elke persoon die het management van de onderneming met de juiste autoriteit bezit, de taak aankan. De verplichting om een urenstaat bij te houden wordt overgedragen op basis van een bestelling. Het geeft aan welke medewerker van de onderneming verantwoordelijk is voor het bijhouden van dit document.
Aan de arbeidsovereenkomst van de geselecteerde specialist moet een afzonderlijke clausule worden toegevoegd. Het geeft aan dat een burger specifieke bevoegdheden heeft. Als dit proces niet is voltooid, kan de specialist extra werk weigeren.
De persoon die is geselecteerd om de urenstaat bij te houden, moet de hele maand informatie invoeren, waarna de documentatie wordt overgedragen aan het hoofd van de personeelsafdeling. De directeur van de afdeling controleert de informatie met andere bronnen en ondertekent vervolgens het formulier. Het wordt vervolgens overgedragen aan de boekhoudafdeling om het salaris van elke werknemer van de onderneming te berekenen.
Vullingsregels
Een werknemer van de onderneming die bevoegd is om dit document in te vullen, moet de nuances van het proces van het invoeren van informatie begrijpen. De regels voor het bijhouden van een urenstaat worden als eenvoudig en begrijpelijk beschouwd. Het is raadzaam om ze eerst goed te begrijpen, wat het gemakkelijk en gemakkelijk maakt om met het rapport te werken. De productiviteit van niet alleen de personeelsdienst, maar ook de boekhoudafdeling is hiervan afhankelijk. Op basis van correct ingevoerde gegevens kunnen medewerkers van de boekhoudafdeling de beloning van elke medewerker van de onderneming correct berekenen.
De basisregels voor het invullen van een document omvatten het volgende:
- vanaf het begin is de huidige vorm van het bijhouden van een urenstaat correct geselecteerd;
- het document is slechts in één exemplaar ingevuld;
- het is toegestaan om dit handmatig gegevens in te voeren of een computer te gebruiken;
- de bij dit proces betrokken werknemer moet de juiste autoriteit hebben, waarvoor de werkgever eerst een bestelling plaatst;
- stel de urenstaat op aan het begin van de nieuwe maand;
- informatie over de naam van het bedrijf en bestaande divisies worden ingevoerd op de titelpagina;
- de datum van het begin van de boekhouding
- aan het einde van de maand wordt de rapportagedatum vastgesteld;
- het hoofdblad van de urenstaat wordt weergegeven door een tabel waarin gegevens over elke medewerker van de organisatie worden ingevoerd en het is belangrijk om alle namen correct in te voeren om verwarring of fouten te voorkomen;
- er moet zeker betrouwbare informatie beschikbaar zijn over elke werknemer, en het nummer dat aan de specialist is toegewezen en dat in een persoonlijk dossier kan worden opgenomen, wordt ook vastgelegd;
- kolommen met urenstaten worden weergegeven door specifieke dagen van de maand;
- tegenovergestelde achternamen zijn er cellen waarin informatie over alle gewerkte uren of diensten wordt ingevoerd;
- als er weekends of feestdagen zijn, moet deze informatie worden aangegeven met speciale tekens;
- informatie door de verantwoordelijke persoon moet dagelijks worden ingevoerd, waarvoor de specialist wordt geleid door officiële documenten, waaronder verschillende bestellingen, verklaringen, ziekteverlof of instructies van de bedrijfsleiding;
- als latentie of verzuim wordt geregistreerd, worden ze vastgelegd met speciale codes bestaande uit cijfers en letters.
Het document wordt bevestigd met de handtekening van het hoofd van de onderneming. Zonder deze handtekening wordt deze niet als geldig beschouwd. De procedure voor het bijhouden van een urenstaat wordt als eenvoudig beschouwd en daarom kan elke medewerker van de personeelsdienst dit proces aan. Als fouten of schendingen worden ontdekt, is het de aangewezen specialist die verantwoordelijk is voor deze informatie.
De nuances van het invoeren van verschillende informatie
Het invullen van dit document is eigenlijk vrij eenvoudig. Om dit te doen, hoeft u alleen het doel van elke cel te begrijpen. Verantwoordelijke personen die bevoegd zijn om de documentatie in te vullen, moeten een goed begrip hebben van de samenstelling van het document. Kenmerken van het vulproces zijn onder meer:
- toegestaan om het aantal kolommen te verhogen;
- de kostencodes van het uur worden bovenaan weergegeven en onderaan wordt aangegeven hoeveel de specialist daadwerkelijk op een bepaalde dag heeft gewerkt;
- elke medewerker van de organisatie moet een persoonlijk nummer in de urenstaat hebben, dat wordt gebruikt om salarissen te berekenen en andere acties uit te voeren;
- twee nummers worden toegewezen aan deeltijdwerkers;
- het is verplicht om zowel de gewerkte dagen als het aantal uren aan te geven dat elke dag daadwerkelijk door een specialist werd gewerkt;
- aan het einde van elke maand wordt het rapport overhandigd aan de personeelsafdeling en controleren de specialisten van deze afdeling de juistheid van het document en zorgen ervoor dat de door de werknemers gemiste werkuren niet afwezig zijn;
- als een specialist vertrekt, wordt zijn nummer vanaf de volgende maand niet gebruikt bij het invullen van de urenstaat;
- Vermeld gegevens over verzuim, vrije dagen, en ook over verzuim, vakanties, zakenreizen of andere redenen waarvoor er geen specialist op de werkplek is.
Als de lengte van de werkdag in uren wordt aangegeven, is het niet nodig om onvolledige uren te corrigeren.
Specifiek voor budgetorganisaties
Ondernemingen die budgettair zijn, gebruiken tijdens bedrijf een andere vorm. Het wordt nr. 0504421 genoemd. Deze vorm heeft enkele verschillen met de standaardvorm T-12 of T-13. Dit komt omdat het alle nuances van het werk van een budgetorganisatie weerspiegelt. In de tabel kunt u verschillende codes invoeren die een weekend tijdens trainings- of studievakanties aangeven.
De belangrijkste nuances van het bijhouden van een urenstaat voor werknemers in de publieke sector zijn onder meer:
- het is belangrijk om op de titelpagina niet alleen de naam van de instelling op te nemen, maar ook de toegewezen digitale code;
- als u bepaalde wijzigingen in het document moet aanbrengen, wordt de correctiecode voorgeschreven;
- er zijn grafieken waarin u informatie over de subtotalen moet invoeren.
Wanneer u dit formulier gebruikt, is het niet verplicht om extra berekeningen te registreren. Bij het invullen van een document worden standaardregels gebruikt.
Welke codes worden gebruikt?
Bij het invullen van dit document moet u informatie hebben over welke codes moeten worden ingevoerd. Ze bestaan uit cijfers en letters. Op het voorblad van dit rapport staat een transcriptie van alle codes. Vaak is het nodig om aanvullende codes in te voeren, waarvoor een speciale bepaling wordt uitgegeven door het hoofd van de onderneming over het bijhouden van een urenstaat.
De belangrijkste codes die worden gebruikt om deze urenstaat in te vullen, zijn onder meer:
- de duur van de dagdienst - Я01;
- nachtwerk - Н02;
- de activiteiten die werknemers moeten uitvoeren in het weekend of op feestdagen - PB03;
- overwerkopdrachten - С04;
- een specialist op zakenreis sturen - K06;
- registratie van verplicht betaald verlof - OT9;
- de specialist voorzien van extra betaald verlof - OD10;
- iemand met ziekteverlof zoeken - B19;
- registratie van tijdelijke invaliditeit zonder betaling - T20.
Gewoonlijk zijn standaardcodes die wettelijk zijn ingevoerd voldoende om een document correct in te vullen.
Welke fouten worden vaak gemaakt?
Er zijn enkele veel voorkomende onregelmatigheden die aanzienlijke fouten in het document veroorzaken. Deze omvatten:
- alleen de initialen van de werknemers worden aangegeven en tegelijkertijd is er geen informatie over de functie die zij bekleden;
- Vakanties worden geregistreerd als werkdagen;
- op de pre-vakantiedag wordt niet opgemerkt dat de ploegendienst met één uur wordt verminderd.
Als een burger een deeltijdbaan bij het bedrijf heeft, moet er veel aandacht worden besteed aan de exacte duur van zijn werkdag. Vaak gaan specialisten op zakenreis, en onder dergelijke omstandigheden wordt de K06-code eenvoudig gebruikt, dus het is niet nodig om aan te geven hoeveel uren een werknemer per dag werkt.
Hoe wordt het gevuld met stukwerk?
Vaak gebruiken bedrijven stukloon, wat leidt tot problemen bij het invullen van de urenstaat. Instructies voor het bijhouden van een urenstaat voor werknemers zijn als volgt:
- de beloning is afhankelijk van de hoeveelheid werk die door een specialist is uitgevoerd;
- het document moet rekening houden met de output voor elke werknemer van de onderneming;
- het is toegestaan om arbeid in uren te meten, het is bijvoorbeeld vereist in scholen of andere onderwijsinstellingen, daarom moet de urenstaat in de urenstaat worden vermeld;
- in andere situaties wordt code I01 gebruikt, dus het is niet nodig om de laatste regel van deze documentatie in te vullen;
- werk op vakantie wordt apart betaald en het bedrag van de betaling is afhankelijk van de informatie in de collectieve overeenkomst.
Dus, zelfs met een stukloon, is het invullen van een urenstaat vrij eenvoudig.
Verantwoordelijkheid voor fouten
Een specifieke bedrijfsspecialist is bevoegd om een urenstaat bij te houden, waarvoor de werkgever een passende opdracht geeft. Hij moet goed begrijpen hoe de tabel correct moet worden ingevuld. Om het proces te vereenvoudigen, wordt vaak een speciaal programma gebruikt om een urenstaat bij te houden. Het volstaat om relevante gegevens in de nodige regels in te voeren, waarna het document wordt afgedrukt en ondertekend. Breng indien nodig verschillende wijzigingen aan.
Als fouten in dit document worden vastgesteld door regelgevende instanties, zal het bedrijf verantwoordelijk worden gehouden. Meestal onthult de inspecteur dat er verschillen zijn in de informatie die wordt aangegeven in de urenstaat met de gegevens in de primaire documenten. Vaak verschilt salarisinformatie van de gegevens in de schikkingsdocumentatie.
Als wordt vastgesteld dat er overtredingen zijn, wordt het bedrijf administratief aansprakelijk gesteld en betaalt het een boete van 5000 roebel. Als een volledige afwezigheid van dit document wordt onthuld, wordt de boete verhoogd tot 50 duizend roebel en wordt deze aan het hoofd van de onderneming in rekening gebracht op basis van de bepalingen van 5.27 van het Wetboek van administratieve inbreuken. Om deze situatie te voorkomen, moet het management van het bedrijf de juistheid en tijdigheid bewaken van het opstellen van een urenstaat.
conclusie
Het bijhouden van een urenstaat voor werknemers is dus verplicht voor elke organisatie. Dit proces wordt uitgevoerd door een verantwoordelijke specialist, die de juiste autoriteit heeft gekregen door een speciale opdracht te geven door het hoofd van de onderneming.
Het is belangrijk om de regels te begrijpen voor het invullen van alle cellen in dit document. Als het fouten bevat of volledig afwezig is bij de onderneming, kunnen toezichthouders de onderneming administratief aansprakelijk stellen.Op basis van de informatie uit de urenstaat wordt de berekening van de beloning van specialisten gemaakt. Het is optimaal voor documentbeheer om speciale computerprogramma's te gebruiken die dit proces vereenvoudigen.