Het doel van de inventaris is om de huidige stand van zaken in de organisatie te identificeren en de overeenstemming van de werkelijke situatie met documenten vast te stellen. Omdat deze informatie cruciaal is voor het nemen van managementbeslissingen, wordt de inventaris zelf een onmisbare gebeurtenis. Het moet regelmatig worden uitgevoerd. De boekhouding moet niet alleen weten wat de inventaris is, maar ook de verschillende varianten van deze cheque begrijpen om regelmatig en efficiënt een evenement te organiseren.
Maximale aandacht
Monitoring van de activiteiten van de onderneming kan alleen worden gewaarborgd door een dergelijke manager die een idee heeft van de situatie. De informatiebasis hiervoor wordt verstrekt door een verscheidenheid aan ongeplande, geplande voorraden die regelmatig door het bedrijf worden georganiseerd.
Verschillende evenementen worden in een andere volgorde gehouden, bepaald door de taken geformuleerd door het management van het bedrijf. Tegelijkertijd zijn ze gebaseerd op het feit dat de boekhouding een register bijhoudt van alles wat er binnen de organisatie gebeurt, dat wil zeggen uit papieren bronnen kunt u een algemeen idee krijgen van de beschikbaarheid en circulatie van fondsen die het bedrijf heeft. Tegelijkertijd houden ze er rekening mee dat de werkelijke situatie kan afwijken van die uit de documenten. Daarom wordt een inventaris in 1C altijd geassocieerd met een echt hertelling van waarden die moeten worden gecontroleerd.
De medaille heeft verschillende kanten
Onderscheid heel wat van elkaars soorten inventaris in de boekhouding, maar ze hebben allemaal hetzelfde doel - om vast te stellen hoe veilig het eigendom van de organisatie is, of het overeenkomt met de databases die het managementpersoneel van het bedrijf hebben. Dat wil zeggen dat een inventaris een boekhoudmethode is die in de boekhouding wordt gebruikt en waarmee u de situatie op afdelingen kunt beheersen.
Als u door het evenement discrepanties kunt vinden met boekhoudkundige informatie, kunt u een intern onderzoek instellen om te achterhalen welke medewerkers van de organisatie zich onjuist hebben gedragen. Onder het "geweerschot" valt vooral het personeel dat officieel aansprakelijk is. Tegelijkertijd kunnen de resultaten van de inventaris dergelijke verschillen vertonen dat de autoriteiten het recht hebben om als onbeduidend te beschouwen, en dit zal geen vervolging van het personeel van de organisatie veroorzaken.
Wat vinden we
Aangezien het doel van de inventaris is om verschillen in boekhoudkundige informatie en de werkelijke situatie te detecteren, komen ze tijdens een dergelijk evenement meestal te weten welke posities ontbreken en wat er te veel is in de organisatie. Tegelijkertijd kunt u met een inventarisatie de locatie van volumes met waarden of schulden identificeren.
Als een documentaire inventaris, besturingssysteem, financiën of andere zeer grote verschillen vertoonden, is dit waarschijnlijk een opzettelijke vervalsing van informatie. In sommige organisaties ontdekken ze enorme tekortkomingen in de miljoenen, terwijl in andere ze schulden vinden voor bedragen die volledig onmogelijk zijn voor de organisatie. Dit geeft meestal aan dat een van de werknemers van het bedrijf illegale activiteiten heeft uitgevoerd. Een intern onderzoek kan de dader identificeren. Als u de resultaten van de inventaris in de boekhouding correct weergeeft, kunt u de situatie in de organisatie onder controle houden, wat betekent dat het evenement echt belangrijk en zinvol is, zodat u misdaden in het bedrijf kunt voorkomen en tijdig kunt detecteren.
Wat en waarom?
Aangezien er in de boekhouding verschillende soorten voorraden zijn, moet u in een bepaalde situatie degene kiezen die het meest geschikt is voor de omstandigheden. Bij sommige soorten domineert de boekhoudfunctie, bij andere de controle; anderen zijn gericht op het detecteren van misdaden.Afhankelijk van wat het management van het bedrijf is opgezet, kiezen ze voor het formaat van het evenement. Het is belangrijk om al vóór het begin van de audit duidelijk de nagestreefde doelstellingen te verwoorden, en hiervoor moet het managementteam op de hoogte zijn van wat de inventaris is.
Theoretische basis
Voorraad is een term die verwijst naar een audit die binnen een organisatie wordt uitgevoerd, waarbij de aanwezigheid van onroerend goed wordt onthuld en vergeleken met de gegevens die worden gepresenteerd in het boekhoudsysteem van het bedrijf. Het is belangrijk dat alle inventarisresultaten te zijner tijd worden gedocumenteerd.
De taak van het inventariseren is om de verschillen tussen de werkelijke situatie en de vermeende documenten te vinden. Zodra ze verschillen vinden, beginnen ze onmiddellijk te zoeken naar de reden waarom dit is gebeurd. In feite is het de inventaris die de enige operationele, effectieve en redelijke methode is om de veiligheid van de eigendommen van de organisatie te bewaken. Zoals elk concept dat van fundamenteel belang is voor de moderne economie, is een inventaris onderverdeeld in groepen, typen en ondersoorten. De classificatie is gebaseerd op zowel de doelen die de inventariscommissie nastreeft, als op welke objecten tijdens het evenement moeten worden gecontroleerd en opnieuw worden verteld. Stel, de inventaris van het besturingssysteem verschilt enigszins van de boekhouding voor financiële saldi van de organisatie of voorraden.
Inventarisatie: soorten en ondersoorten
De eenvoudigste typescheiding:
- initiatief;
- verplicht.
Het is gebaseerd op hoeveel verificatie er op dit moment nodig is. Verplichte soorten inventaris in de boekhouding zijn georganiseerd, indien wettelijk vereist. Initiatieven treden op wanneer het hoofd van het bedrijf voor verificatie kiest. Voor dergelijke evenementen kent de frequentie geen grenzen.
U kunt onderscheid maken tussen soorten inventaris in de boekhouding, waarbij de plaats van organisatie van het evenement wordt geëvalueerd:
- Kassa.
- Productie winkel.
- Warehouse.
- Handelsvloer.
De scheiding van soorten inventaris in de boekhouding is gebaseerd op de objecten waarop een cheque is georganiseerd:
- OS;
- leveringen;
- producten, goederen;
- geld;
- verplichtingen.
Ten slotte is de inventaris onderverdeeld in typen, waarbij het doel van de gebeurtenis, de hoeveelheid verificatie, de methode voor het vaststellen van nauwkeurige informatie over het geïnspecteerde object wordt beoordeeld.
Inventaris: waarom?
Waarom is een inventaris van het besturingssysteem of bijvoorbeeld geld, goederen? De hoofdtaak van het evenement is om nauwkeurige, betrouwbare conclusies te formuleren over de kwaliteit van de boekhouding binnen de organisatie. Tijdens het evenement vergelijken ze de werkelijke resultaten en het volgende uit de documentatie en nemen ze een beslissing: is het noodzakelijk of niet om het systeem te verbeteren? Om een voldoende basis voor conclusies te krijgen, selecteren ze objecten die verificatie nodig hebben, bestuderen ze: ze overwegen, meten gewicht, kwantiteit, kwaliteit. De verkregen informatie wordt vergeleken met die uit de registers.
Voorraad heeft een aantal functies. Bij het controleren wordt bijvoorbeeld vastgesteld hoeveel de organisatie voldoet aan de regels die zijn geïntroduceerd door het management van het bedrijf en wordt ook onthuld welke maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat de waarden op orde worden gehouden. Een inventaris van contant geld maakt het mogelijk om te begrijpen of het geld van het bedrijf veilig en gezond is. Ook worden tijdens de inventaris items aangetroffen die zijn verlopen of binnenkort zullen vervallen, beschadigde eigendommen.
Aanvullende effecten
Met een goed georganiseerde inventaris kunt u identificeren of het bedrijf dergelijke eigendommen heeft die niet bij het werkproces betrokken zijn. Als er een wordt gevonden, kan deze worden verkocht of in gebruik worden genomen om de productie-efficiëntie te verbeteren. Het belangrijkste is echter om die soorten eigendommen te identificeren die niet in het werk worden gebruikt, zodat informatie over hen behouden blijft en in de toekomst geen fouten herhaalt met onnodige financiële kosten voor de aankoop van nutteloze goederen.
Tijdens de inventaris van contant geld, vaste activa en andere waarden, verplichtingen, kunt u de juistheid van boekhoudkundige bewerkingen controleren, discrepanties vinden, onjuiste gegevens, de opslagorganisatie bij de onderneming beheren en de omstandigheden waarin het onroerend goed zich meestal bevindt. Het is de inventaris die het meest nauwkeurige idee geeft of de boekhouding van de organisatie goed is georganiseerd, of de boekhoudafdeling up-to-date informatie heeft en of de lopende bedrijfsactiviteiten worden weerspiegeld in een gecentraliseerd boekhoudsysteem. Er moet aan worden herinnerd dat als er fouten in de boekhouding zijn, dit een oorzaak van aanzienlijke verliezen wordt.
Waar moet je nog meer op letten?
Zoals u weet, veranderen tijdens opslag sommige posities, waarden, hun kwaliteiten, eigenschappen, functies worden aangepast. In de regel leidt dit tot verlies van goederen en voorraden. Dit proces moet worden gecontroleerd en het is een tijdige inventaris waarmee u relevante informatie kunt ontvangen over wat er gebeurt in de magazijnen van de organisatie.
Nauwkeurige en actuele controle over het eigendom van het bedrijf is een van de meest nauwkeurige methoden om de competentie te identificeren van werknemers die verantwoordelijk zijn voor gecontroleerde posities. Dat wil zeggen dat we door inventarisatie niet alleen conclusies kunnen trekken over de kwaliteit van de boekhouding, maar ook over de conformiteit van de werknemers van de organisatie met hun posities. Regelmatige geplande en ongeplande inspecties stellen u dus in staat om het personeel van de organisatie aan te passen zodat het alleen uit specialisten in hun vakgebied bestaat die eerlijk werk verrichten. En dit is de sleutel tot het succes van het bedrijf in het heden en in de toekomst.
Waar kijken we naar terug?
Volgens de regels moet een inventarisatie worden uitgevoerd, rekening houdend met de huidige normen, en niet hoe God het op de ziel legt. Om het verificatieproces te standaardiseren, werden op federaal niveau verschillende normen geïntroduceerd, en daarnaast kunnen lokale voorschriften binnen de organisatie worden aangenomen.
Het belangrijkste document is het bevel van het ministerie van Financiën over de inventaris. Het werd vrijgegeven in 1995, vanaf dat moment wordt het regelmatig aangevuld, gecorrigeerd om te corresponderen met de realiteit van het economische leven van het land vandaag. Naast de bestelling werden richtlijnen uitgegeven waarin het inventarisatieproces in stappen wordt beschreven, rekening houdend met de werking van organisaties van verschillende formaten.
En hoe doe je dat?
In sommige ondernemingen wordt jaarlijks een inventarisatie uitgevoerd, in andere om de zes maanden of zelfs vier. In de regel lost het hoofd van de organisatie dit probleem op. Uit de wetgeving van het land volgt dat vóór het indienen van de jaarrekening voor het jaar, een inventariscontrole een verplichte maatregel is en niet kan worden vermeden. Als een dergelijke audit niet binnen de onderneming wordt georganiseerd, vanuit het oogpunt van inspectie-instellingen, oprichters en andere personen, is er geen boekhouding binnen de onderneming.
Waar kan dergelijke nalatigheid toe leiden? Administratieve sancties kunnen worden opgelegd aan ambtshalve verantwoordelijke personen. Ze kunnen ook aansprakelijk worden gesteld als de inventaris was georganiseerd, maar de resultaten ervan niet correct waren opgesteld, wat de waarschijnlijkheid van vervormde boekhoudrapporten met zich meebrengt.
Stap verificatie
Een inventaris is een volgorde waarin:
- bepalen in feite wat het bedrijf heeft;
- waarden bepalen die in strijd zijn met de eisen van TU, kwaliteit;
- controleren of de informatie over de werkelijke stand van zaken overeenkomt met de account;
- analyseer de waarde van de gevonden waarden, geld;
- bepalen of er ongebruikte posities zijn;
- toezicht houden op de naleving van de normen voor inhoud, gebruik, opslag van apparatuur, besturingssystemen, waarden, geld.
Alles of niet alles?
Indien nodig kan het bedrijf een volledige inventarisatie uitvoeren. Hier bestuderen ze absoluut al het onroerend goed, zonder uitzonderingen.Het is zo'n controle die aan het einde van de rapportageperiode moet worden georganiseerd wanneer de boekhoudafdeling documenten voor het jaar voorbereidt. Als deze schaal niet nodig is, wordt een gedeeltelijke controle gestart. Voor de uitvoering ervan wordt een order uitgegeven binnen de organisatie, benoemd op naam en op positie van de verantwoordelijke leden van de voorraadcommissie, zij geven officieel aan welke categorieën waarden moeten worden gecontroleerd en vergeleken met boekhoudkundige informatie. U kunt slechts één categorie invoeren, u kunt er enkele noemen. Een gedeeltelijke inventaris kan slechts op één opslagplaats worden uitgevoerd, het is in meerdere tegelijk mogelijk.
Laten we een verrassing maken!
Zoals reeds vermeld, moet aan het einde van het jaar een inventarisatie worden uitgevoerd. Alle verantwoordelijke personen zijn hiervan op elk moment op de hoogte in het bedrijf. Ze zijn vooraf voorbereid op verificatie. Dit is een geplande inventaris. Maar de leiders van het bedrijf, die de belangen van de organisatie in acht nemen, kunnen hun werknemers verrassen door een ongeplande inventaris aan te kondigen wanneer zij het nodig achten om een dergelijk evenement te organiseren.
Om de discrepantie tussen de geloofsbrieven en de echte weer te geven, moet u het overschot kapitaliseren, de financiële score crediteren naar de rekeningen van financiële resultaten. Als de onderneming budgettair is, is de gevonden gericht op het verhogen van de financiering. Als wordt onthuld dat sommige eigenschappen ontbreken, is deze verslechterd en beoordeelt u of deze binnen het natuurlijke verlies valt of deze overschrijdt. In het eerste geval wordt het verschil afgeschreven in de productiekosten, in het tweede geval zoeken ze naar de schuldige, van wie het verlies is verhaald. Als ze niet konden worden gevonden of als uit de proef bleek dat het onmogelijk is om deze te verhalen, worden de verliezen ook naar de kolom met financiële resultaten gestuurd.