Administrativ aktivitet - hva er det?

Hva er dette - administrativ aktivitet? Hva er det for? Hvordan ser denne type aktivitet ut? Er det mulig å møte "fallgruver" her? Disse og en rekke andre spørsmål vil bli besvart i rammen av dagens artikkel.

Generell informasjon

Om ethvert selskap kan vi si at det er flere funksjoner som er umulige å gjøre uten. Dette er uavhengig av hva strukturen gjør. Disse inkluderer administrativt arbeid. Dette er et aksiom uten at vellykket aktivitet nå er umulig. Derfor, med tanke på det, er det nødvendig å snakke om de viktigste funksjonene som utføres, om stillinger, om stedet og rollen i strukturen til selskapet. Generelt er administrativ aktivitet en veldig typisk virksomhet. Selv om det spesifikke innholdet er forskjellig, avhengig av målene som selskapet nå møter, på dets størrelse og tilgjengelige ressurser. Men du bør starte med definisjonen. Administrativ virksomhet er arbeidet som er forbundet med organisering av arbeidene til ansatte, avdelinger og tjenester i en bedrift for å oppnå høy organisatorisk ytelse. Dekker alle nivåer.

klassifisering

Administrativ og økonomisk støttevirksomhet kan deles inn i:

1. Løpende tilbud av aktiviteter. Dette er kjøp av skrivesaker, rekvisita, kontorutstyr, apparater og møbler i fungerende stand, reparasjon og forebyggende vedlikehold om nødvendig, kommunikasjon og store engangskjøp.
2. Dokumentflyt. Med dette menes utvikling av et papirutvekslingssystem, vedlikehold av arkiver, biblioteker og databaser.
3. Drift av bygningen, lokalene og territoriet. Med dette mener vi rengjøring, strømforsyning, rørleggerarbeid, mindre husholdningsreparasjoner, design av utseende, arrangement av området rundt, landskapsarkitektur.
4. Organisasjonsarbeid. Det inkluderer arrangementer, arrangement av arbeidsplasser, møterom, catering for ansatte, transporttjenester, ansattes og firmaforsikring, flytting.
5. Gi forhold til tredjepart. Et eksempel er samhandling med offentlige etater, utleiere og leverandører.
6. Intern informasjonsmedarbeidere. Dette inkluderer organisering av varsler om nye dokumenter, overvåking av utførelsen av instruksjoner, organisering og vedlikehold av oppdaterte oppslagstavler, utstedelse av interne bedriftspublikasjoner (brosjyrer, nyhetsbrev, aviser), utsendelse av meldinger, organisering av interne utstillinger og museer.

Som du ser, sitter ikke administrativ og økonomisk aktivitet stille og banker inn bakdøren.

Nyansene ved å fullføre oppgaver

Leseren bør ta hensyn til at noen av funksjonene er permanente, mens andre blir presentert som engangsoppgaver. Men til tross for dette, bør alt dette huskes og om nødvendig diskuteres med ansatte. Tross alt kan det være slik at det vil være behov for å utføre, om enn en engangs, men global oppgave, som å organisere et trekk. Og i dette tilfellet skal det ikke være noen spørsmål med spørsmålet "hvem som skal gjennomføre alt dette". Spesialisten i administrative og økonomiske aktiviteter bør forstå godt at hovedformålet hans er å sikre komfortabel og uavbrutt drift av alle selskapets tjenester.Hovedoppgaven er å hjelpe resten av enhetene til å oppfylle produksjonsplanen, uansett hva. Derfor kan listen over funksjoner både reduseres og utvides. Det hele avhenger av den spesifikke situasjonen.

På påvirkning fra forskjellige faktorer

Følgende faktorer påvirker den spesifikke listen over utførte funksjoner:

1. Bedriftsstørrelse.
2. Spesifikasjonene til aktiviteten.
3. Selskapets mål.
4. Bruk av egne / lånte midler og ressurser.

Det som er bra for en liten bedrift, kan være ekstremt ineffektivt for en mellomstor struktur. Det er bra hvis ledelsen kan erkjenne at det er problemer og en viss omorganisering av selskapet er nødvendig.

Hvordan definere funksjoner og oppgaver?

Så kom vi gradvis til at den administrative støtten til organisasjonen skulle gjennomføres i samsvar med behovene. Men hvordan kan du bestemme de spesifikke funksjonene og oppgavene som må utføres? Her er en kort guide til handling:

1. Analysen av selskapets nåværende stilling utføres og de manglende funksjonene blir bestemt.
2. Bevegelsesretningen dannes basert på aksepterte mål for selskapet.
3. Spesifikasjonene til bedriften og hvordan det påvirker implementeringen av oppgavene er indikert.
4. Muligheten for å utføre visse arbeider på egen hånd eller ved å tiltrekke seg tredjepartsentreprenører beregnes.
5. Underordningsspørsmål blir behandlet.
6. Det beste formatet for implementering av nødvendig funksjon bestemmes (tildeling av en ansatt, avdeling eller hele tjenesten).

Artikkelsformat vil dessverre ikke tillate å vurdere alt og alt fullt ut. Derfor vil organiseringen av jobber for ansatte bli tatt som ett studieobjekt. De må faktisk ofte utføre tverrfunksjonelle oppgaver, og på grunn av inkonsekvensen av handlingene til forskjellige enheter oppstår det forskjellige problemer.

Jobborganisasjon

Denne hendelsen skjer ikke hver dag. Derfor er det vanligvis ingen forskrifter i dette tilfellet. Oppgaver løses i henhold til situasjonen, veldig ofte i nødmodus. I dette tilfellet kreves spesielle bestillinger for administrative aktiviteter. For eksempel vil innføringen av reglene for organisering av en ny arbeidsplass gjøre det mulig for oss å planlegge hele prosessen på papir, å forstå hvordan den kan optimaliseres, hva og i hvilken sekvens som skal utføres. Dette gjelder spesielt for de selskapene som har satt seg som mål å oppnå aktiv utvikling. Dette er ofte forbundet med utvidelse av personalet, og det er nødvendig å ha en velutviklet anskaffelse for denne saken.

Første trinn

Til å begynne med bør det lages en beskrivelse av arbeidsplassen. Den skal inneholde en liste over nødvendig utstyr og møbler. Men ikke bare noe tilfeldig og først dukket opp av armen, men noe som brukes på en typisk arbeidsplass. Det er mulig å utføre gradering avhengig av stillingsnivået og tildele den høyeste ledelseslenken, mellomnivåledere og utøvere. Eller du kan bygge videre på detaljene i aktiviteten. Dette er tilstedeværelsen av besøkende, bruk av tilleggsutstyr, inventar, spesielle krav til romtemperatur, strømbelysning og lignende. Helst bør det skrives en beskrivelse for hvert innlegg. Men dette er også en veldig arbeidskrevende jobb. Derfor kan vi i det første stadiet begrense oss til utarbeidelse av en standardbeskrivelse. For laboratoriearbeidere er det for eksempel nødvendig å sørge for tilstrekkelig belysning og et visst temperaturregime. Ansatte i kundeservice må ha ventearealer. For regnskapsførere må det gis en safe.

Hvilke hensyn må du huske på?

Den administrative planen skal fungere med en rekke spørsmål.For eksempel hva som er bedre å ha konstant på lager eller bør skaffes etter å ha mottatt informasjon om en ny person som skal på jobb. For eksempel, når det gjelder varelager, er det ønskelig å ha en liten reserve. Tross alt kan til og med arbeidende ansatte trenge det. Du kan også delta på bord med stoler. Mens en ekstra datamaskin allerede er overkill. Det er dyrt og raskt foreldet, og det er ikke effektivt å oppbevare det uten arbeid. Generelt vil en veldig god løsning være å sammenstille en matrise av hele forretningsprosessen, og angi i den alle avdelingene som er involvert i prosessen. I dette tilfellet kan du enkelt og tydelig merke hvor og i hvilken tidsramme du trenger å gjøre noe. Dette er ikke minst viktig på grunn av at utelatelser ofte oppstår på grunn av feil i dataoverføringen. Tross alt, hvis det ikke er tilstrekkelig innledende informasjon, vil ikke de beste ordrene på administrative og økonomiske aktiviteter fullt ut kunne tilfredsstille eksisterende forespørsler.

Andre tilnærminger

Men du skal ikke være begrenset bare til dette. Når du for eksempel samhandler med ansatte, kan du opprette en forespørseljournal. Deretter blir innkommende forklaringer registrert i den og deretter overført til en spesifikk utøver for utførelse. I dette tilfellet er det nødvendig å gjennomgå og overvåke implementeringsstatusen med jevne mellomrom. Det kan også være aktuelt å stimulere ansatte til kvaliteten og hastigheten på behandlingen av applikasjoner. Hvis det foreligger en berettiget klage på at en av de ansatte utfører sine oppgaver dårlig, bør dette ende med utøverens straff. For å sikre rettferdighet anbefales det å sette normer. I dette tilfellet er det nødvendig å sette sammen en fullstendig liste over mulige applikasjoner med påfyll i tilfelle av presedens. Og så utvikles det for hver vare sin egen norm. Selv om det ofte ikke er modellstandarder. Derfor setter bedrifter sine egne verdier basert på detaljene i deres aktiviteter og nåværende oppgaver. Hvis du for eksempel mottar en melding om at en lyspære har brent ut, tildeles en arbeidsdag for å løse dette problemet.

Oppsummering av ovenstående

Som du ser har organiseringen av administrative og økonomiske aktiviteter sine "fallgruver", som ved første øyekast ikke er synlige. Ved utvikling av regelverk og innlegg må en ganske stor mengde informasjon tas med i betraktningen. Dette gjelder selskapets mål, dets detaljer og størrelse. Detaljert planlegging og klar forskrivning av forretningsprosesser vil gjøre det mulig for oss å løse problemer takket være etablering av en tilstrekkelig prosedyre for å utføre arbeid. Styring av administrative og forretningsaktiviteter sørger for at alle som er involvert i utførelse og kontroll av prosessen, skal være kjent med den teoretiske begrunnelsen for implementering. Det må alltid huskes at kompetent ledelse dramatisk kan forbedre effektiviteten i prosessen. Det spiller ingen rolle hva det er - om den administrative og økonomiske virksomheten ved etablering av statlige organer, en ideell struktur eller et privat foretak - god styring har en enorm utviklingsreserve. Og den må brukes.

konklusjon

Så det ble vurdert hva som utgjør administrative aktiviteter. Informasjonen som gis bare i denne artikkelen er selvfølgelig ikke nok til å umiddelbart bli en god leder. Selv en enkel introduksjon til smarte bøker vil ikke være nok. I denne saken må man faktisk også forstå det praktiske aspektet ved gjennomføring av aktiviteter. Bøker vil ikke fortelle om eksistensen av absolutt alle "fallgruver", det er nødvendig å fylle ut humper og få erfaring på egen hånd.