Utformingen av arkivbeholdningen i landet vårt de siste årene er spesielt relevant på grunn av de konstant forandrede endringene, reformene, omstillingene og endringene som påvirker den økonomiske sektoren. Informasjon lagret i arkiver anses som viktig og verdifull. Det lar deg forstå hvorfor situasjonen har utviklet seg på en spesifikk måte, samt forstå hva som er utsiktene for fremtiden. Arkiv er en uvurderlig kilde til informasjon, men bare da veldig nyttig når du kan navigere i den. For dette ble et system for organisering av arkiver introdusert.
Relevansen av saken
Arkivene i landet vårt er rettet mot akkumulering av pålitelig informasjon. Hovedfunksjonen til arkivbeholdningen er å forenkle søket etter nødvendig informasjon i de største informasjonslagrene. For dette gis et referansesystem, et metodologisk grunnlag som gjelder for alle arkivinstitusjoner i staten. Vi snakker faktisk om et vitenskapelig og referanseapparat, som et arkiv på nasjonalt nivå fungerer på. Effektiviteten til denne enheten avhenger av hvor effektivt og nøye katalogene blir dannet, det vil si varelageret.
De nåværende realitetene med å drive virksomhet er slik at en arkivfortegnelse over saker er en viktig referanseveiledning for å hjelpe deg med å navigere i et hav av informasjon. Inventaret er et dokument som viser de lagrede filene, samtidig som det brukes til å registrere dokumentasjon. Informasjonsbelastningen er estimert som stor, varelageret fungerer som grunnlaget for sammenstillingen av pekere og guider. Hvor bra varelageret er, avgjør på mange måter hvor enkelt og raskt informasjonen du trenger blir funnet. De snakker om to hovedfunksjoner i slik dokumentasjon: informasjon og regnskap.
Om terminologi
Arkiveringssak er den viktigste katalogen som strukturerer arbeidet med en arkivorganisasjon. Inventory er en regnskapsmessig registrering, samtidig er det et vitenskapelig og referanseobjekt, som gir en mulighet til raskt å finne det du leter etter. Inventory - det siste trinnet med papirer med dokumentasjon som må lagres i statsarkivet eller organiseres med en eller annen avdeling. For at arkivet skal være fullt utstyrt, er det nødvendig å samle varelager for alle forhold beregnet for lagring permanent eller i mer enn et tiår. Det er nødvendig å lage kataloger som beskriver hvilken personlig dokumentasjon relatert til staten som er evaluert av eksperter og anerkjent som verdifull, derfor må den også lagres.
I moderne kontorarbeid, som snakker om arkivbeholdninger og deres formål, bemerker de at dokumentasjonen tilhører referansekategorien. Det er dannet for å beskrive sammensetningen og innholdet i de lagrede enhetene, samt for å konsolidere systematiserings- og regnskapssystemet som er tatt i bruk i et bestemt fond. Objektene som blir vurdert i inventaret er enheter. Hver beholdning er ett nivå. Det skal være nok informasjon i det slik at du kan finne nødvendige data i enheten uten å bruke mye tid på den.
Hvilken og hvor
I samsvar med metodologiske anbefalinger, bør samlingen av arkivbeholdninger individualiseres for saker som er ment å oppbevares permanent, i mer enn et tiår, og om personlig informasjon om personell. Hver for seg er det nødvendig å utarbeide en oversikt over saker som er spesifikke for en juridisk enhet. Det kan for eksempel være offisielle etterforskningsdokumenter, rettsdokumenter eller vitenskapelige rapporter - det avhenger av institusjonens art.Vanligvis blir beholdningen dannet i den samme institusjonen der dokumentene som skal lagres ble samlet og overført med dem til arkivet. Statsarkivorganisasjoner har et spesialisert vitenskapelig apparat. Hvis den mottatte beskrivelsen ikke oppfyller standardene, blir inventaret samlet på nytt, under hensyntagen til lokale krav.
Utarbeidelsen av et arkivbeholdning lar deg avsløre sammensetningen av dokumentasjonen, beskrive innholdet, forenkle regnskapsføringen av det totale antallet lagrede filer og bidrar til å stabilisere den interne systematiseringen av styringen av dokumentarsirkulasjonen. Hver sak er beskrevet på et spesielt kort. Tittelen må angis, hvorfra det er klart hvilken type dokumenter som er lagret inni, og innholdet på en slik enhet. Et korrekt utfylt varelager beskriver tydelig innholdet i hele dokumentasjonsfondet.
Funksjonalitet og kompilering: en rekke nyanser
Sammenstillingen av et arkivbeholdning lar deg bestemme hvor mange enheter som er i fondet. Gjennom dette implementeres sikkerheten for dokumentasjon og kontroll over justering av volum. Siden tilfeller er tildelt serienummer, kan du raskt finne nyttig informasjon. Samtidig er inventaret med på å etablere og sette en rasjonell ordning av dokumentasjon som tilsvarer klar logikk. Klassifiseringen av dokumentasjon innenfor rammen av arkivet er en gruppering basert på noen vitenskapelige beregninger. I dette tilfellet blir de strukturelle trekk som er historisk akseptert i en bestemt institusjon, samt detaljene i fondets arbeid tatt i betraktning.
Klassifisering, som er et integrert element i arkivbeholdningen, innebærer først å utarbeide et system for å dele opp alle saker i grupper, og deretter distribuere det direkte. Når du har klassifisert alle kortene, kan du lage et inventar for dem. Noen ganger blir det laget en inventar som gjenspeiler alle stiftelsens forhold. Dette er vanligvis nødvendig hvis bedriften ikke lenger eksisterer. Hvis en del av den juridiske enheten opphører å eksistere, dannes en oversikt over alle saker i alle årene hvor denne enheten eksisterer.
Varebeholdninger: hva er de for?
Dokumentasjon som forklarer hvilke saker arkivbeholdninger er samlet, eksisterer på føderalt nivå - dette er lovgivning. Lokale lover som regulerer dette problemet kan også bli vedtatt hos foretaket. Som regel gjøres varelager om et år, men de kan også utarbeides for en annen tidsperiode. Slik klassifiserer de forholdene som dukket opp i selskapet i denne perioden. Varelager kan ha forskjellige funksjoner, være tematiske, emner. Du kan legge igjen en oversikt over alle forholdene til et fond, du kan lage et eget uavhengig dokument for forskjellige deler av dette fondet.
Faktisk er et arkivbeholdning en liste over lagrede filer, det endelige resultatet, et sertifiseringsark, en katalog. Beskrivelsen indikerer hvilke enheter som er lagret i filen. For å gjøre dette, bruk tall, indekser, overskrifter, tidsfrister, antall ark og notater. Vanligvis blir beholdningen samlet i en tabell, og hver oppførte parameter har sin egen kolonne. Den primære dokumentasjonen for den som er ansvarlig for dannelsen av varelageret er nomenklaturen som ble vedtatt i virksomhetens geistlige arbeid. Før du begynner å jobbe i arkiver, bør du sjekke om titlene på dokumentasjonen samsvarer med sakens navn, hvor riktig den er formatert, om dokumentasjonen er riktig inni. For at inventaret skal anses som korrekt sammensatt, må alle lagringsenheter nummereres under hensyntagen til de interne systematiseringsreglene. Et enhetlig normsystem brukes både til forhold og til gjenstander i dem. For å fylle ut en beskrivende artikkel på riktig måte, må du overføre alle overskriftene med den største presisjon. Når du introduserer elementer der overskriftene stemmer, må du skrive "Samme". Hvis overskriftene er forskjellige, overføres informasjonen fullstendig.
Grunnleggende regler
Listen over arkivdokumenter kan bestå av flere ark.På hver nye skal alle overskrifter være til stede i full ordlyd, nøyaktig tilsvarende originaldokumentasjonen, selv om det forrige arket hadde samme navn. I merknadene er det nødvendig å beskrive dokumentets fysiske tilstand, samt å sette et merke i tilfelle saken faller bort. Hvis en sak inneholder dokumentasjon i flere år, er det nødvendig å sortere den, med fokus på startdato for vedlikeholdet. Ved nummerering må verdien "9999" ikke overskrides. Fem-sifrede numre gjelder ikke for dette. Hvis det er mulig, bør alt systematiseres og beskrives under hensyntagen til kronologien. Den andre sorteringsregelen er den interne strukturen i foretaket.
Når en oversikt over arkivdokumenter er samlet, er det siste trinnet i dannelsen et unikt nummer. For å bestemme det blir de guidet av et varelagerregister. Hvis organisasjonen mottar varelager fra strukturenheten og bruker dem i sitt arbeid, for å generere en beskrivelse av hele arkivet til foretaket, er det nødvendig at avdelingen overfører alle dokumenter i duplikat. Årets inventar er laget i fire eksemplarer, for personalets anliggender er tre identiske varelager nødvendige. For saker som er beregnet på lagring i mer enn to tiår, bør det gjøres en inventar i mengden to eksemplarer. Når du utarbeider en oversikt over dokumentasjon relatert til personell, må du først legge opp alle ordrene, deretter lister, kort. Først da blir personlige filer sortert, deretter regninger og lønnsark. Neste for å være arbeidsbøker, den siste delen er handlinger som er utarbeidet i rammen av industriulykker. For å systematisere personlige forhold, ta til alfabetisk rekkefølge. Det er nødvendig å lage saker i inventaret, med fokus på året personen ble sparket.
Struktur og innhold: finesser i design
For dannelse av forskjellige typer arkivbeholdninger er ansvarlige for forskjellige strukturer i bedriften. Så i et år bør et slikt strukturdokument bestå av avdelinger, og ansvaret for dannelse av et konsolidert inventar hviler på avdelingsarkivet. Et slikt dokument vil være grunnlaget for arbeidet til spesialister i statsarkivet som mottar dokumenter fra foretaket. De bruker et sammendragsfortegnelse for å danne sin interne arkivdokumentasjon på en slik måte at personlige filer og dokumenter beregnet for permanent lagring er i forskjellige rom i arkivet.
Enhver form for arkivbeholdning begynner med en tittelside. Tittelen blir fulgt av en innholdsfortegnelse, deretter et forord, hvoretter varebeholdningen begynner direkte. Sørg for å liste opp alle forkortelser som brukes i dokumentet, dechiffrere dem, sett pekere og oversettelsesbord for maling. Et nødvendig element i inventaret er en bibliografi. Deretter følger en ordliste med vilkår, og et sertifiseringsark lukker dokumentet. Tittelen må angi navnet på arkivet og selskapet som opprettet dokumentene, navnet på fondet og lisensplater, navn på varelager og datoer.
Hva skriver de om?
Innholdsfortegnelsen for arkivbeholdningen er ment å indikere hvilke seksjoner som er inni, på hvilke sider de starter. Forordet samler informasjon om foretaket som dannet dokumentasjonsfondet, om selve fondet. Her skriver de en merknad, beskriver hva slags dokumentasjon som er lagret inni. Forordet er også en liste over referanseapparatet.
Hovedteksten er en beskrivelse. Angi serienummeret, tittelen og ektheten for hver enhet. Hvis før selskapet brukte lagernummer, må de registreres i hoveddelen av varelageret. Den nevner også hva regnskapsenheter er, hvor mange ark som er i en bestemt enhet, på hvilket språk det er sammensatt og i hvilken versjon det er gjengitt. I inventaret kan indikere noen visuelle funksjoner i den lagrede saken. Hvis det er ment å lagre spesielt viktig og verdifull dokumentasjon, kan beskrivelsen gi merknader til slike objekter.
En liste over forkortelser som er brukt i arkivbeholdningen er nødvendig hvis noen spesifikke forkortelser som ble brukt i et bestemt foretak ble brukt i arbeidet. Gjennom pekere reflekterer fagbegrep. Noen ganger er pekere assosiert med geografi, navn, datoer. Merkede er tillatt. Hvis det ble brukt spesialiserte termer i arbeidet, må de dekrypteres i ordboken som fulgte med inventaret. Sertifiseringsarket er ment å indikere den totale informasjonen om dokumentet. Den sier hvor mange ark som er nummerert inne, hvor mange enheter som er lagret, om sammensetningen endret seg under lagring. Kompilatoren av varelageret kreves for å signere et sertifiseringsark. Hvis det er nødvendig med endringer, blir disse registrert på sertifiseringsarket av opphavsmannen eller en annen person som er ansvarlig for prosedyren.
Detaljert og nøyaktig
Som du kan konkludere med prøvene fra arkivregister over saker, skal det ferdige objektet utformes i samsvar med standardene for kontorarbeid. Det er nødvendig å danne en helpdesk, takket være hvilken innhenting av data som blir raskere og mer effektiv. Gjennom en slik enhet kan du raskt få ytterligere data om dokumentasjonsfondet. Referanseapparatet som følger med inventaret, skal inneholde en tittelside og innholdet i dokumentet, et forord, en liste over forkortelser og forkortelser som er brukt, samt indekser. I noen tilfeller kan det være flere elementer - tabeller, ordbøker.
Tittelen må angi navnet på arkivet som dokumentasjonen er lagret i, hva som er navnet på fondet, inkludert forkortelsen, samt nummeret. Angi nummeret på inventaret og navnet. Innholdsfortegnelsen skal inneholde en fullstendig liste over alle seksjoner og referanseapparat, inkludert forord, listen over forkortelser som er brukt og navnene på delene. Hver tittel er ledsaget av et sidetall som er tildelt det når du lager en inventar. Det anses rettferdiggjort at for forespørselstaben en av de viktigste delene er forordet, som beskriver historien til institusjonen som dannet fondet. De skriver det historiske miljøet, forholdene der selskapet var aktivt, datoen for utseendet og den hierarkiske underordnede strukturen. Forordet indikerer hvordan papirene var organisert, hvor stor institusjonen var og hvilke funksjoner den utførte, hvorfor det ble omorganisert eller likvidert, og når det skjedde.
Om forkortelser
En slik liste er satt sammen under hensyntagen til alfabetet. Den skal inneholde alle forkortelser som brukes i samlingen av varelageret. Dokumentet må inneholde hele navnet på hvert ord som er redusert minst en gang. Vanligvis brukes forkortelser for å spare plass, bare ofte brukte ord endres. I tillegg dekrypterer helpdesk alle forkortelser. Riktig sammenstilling av dette elementet er med på å lage en enhetlig varebeholdning, der hvert element er så informativt som mulig og formidler tydelig den informasjonen som er nødvendig for leseren.
Det er noen forkortelser som er generelt akseptert og aktivt brukt i skriftlig tale - symboler som koder for lengde og masse, andre måleenheter, så vel som forkortelser "t. d. "," t. e. ”og lignende. De trenger ikke å males. Det er ikke nødvendig å gi en avkoding til de forkortelsene som faktisk brukes ord. For eksempel viser "fagforeningsutvalget" nettopp til denne kategorien forkortelser, som er mye brukt i tale.
Hvordan det hele startet
Fra menneskehetens historie er det kjent at arkivinventar kanskje er den eldste typen referansehåndbok som ble introdusert for arkiver. Bruken av varelager i det trettende århundre ble offisielt bekreftet.I de dager ble de brukt til å ta hensyn til viktige dokumenter og sikre sikkerhet. Takket være inventarene ble det lettere å søke etter dokumenter, så det var mulig å ty til dem som kilder til verdifull informasjon.I perioden fra 13-15 århundrer var inventarene korte, samlet uten spesiell systematisering, bare kort beskrevet bøker, manuskripter. Dette var faktisk uformelle lister.
På det sekstende århundre ble lagertilnærmingen mer ansvarlig. Listene inkluderte en liste over de forskjellige dokumentasjonsalternativene. Det var varelager hvor objektene ble gruppert i henhold til noen attributt, selv om de samtidig fortsatt ble brukt, der informasjonen ble registrert uten systematikk. På det syttende århundre gikk fremdriften for dannelsen av varelager videre, detaljerte guider begynte å bli opprettet, som skilte seg fra hverandre i format. De var veldig nyttige, og til og med moderne forskere, som bruker slike inventar, får fra seg viktig informasjon om tidligere utførte saker og deretter utarbeidet dokumenter. På det syttende århundre befester inventar endelig en systematisk beskrivende karakter.