I noen organisasjoner lagres dokumentasjonen i et spesifikt tidspunkt, hvoretter den må overføres til kommune- eller statsarkivet. Prosessen med å overføre offisielle papirer for lagring har visse egenskaper, som kan variere i forskjellige deler av landet.
Papirarbeid er det arbeidsområdet som er ansvarlig for prosessen med å dokumentere, samt utførelsen av offisielle papirer.
Arkivalt geistlig arbeid er en spesiell aktivitet for statlige strukturer, organisasjoner og innbyggere i regnskap, lagring og bruk av arkivdokumenter.
Dokumenttyper
Arkivering og papirarbeid inkluderer mange betegnelser for å betegne papirer av forskjellige slag. Dokumenter er:
- Fin (inneholder data i form av et bilde av noe slag).
- Fotodokument (opprettet ved hjelp av fotografering eller ikonografi. Et slikt dokument inneholder vanligvis bilder av forskjellige kunstgjenstander).
- Grafisk (de bruker linjer, chiaroscuros og streker).
- Et fonografisk dokument (en transportør med lyddata som er installert av ethvert lydopptakssystem).
- Audiovisuelt (inneholder bilder og lyder).
- Filmdokument (oftere er det et audiovisuelt eller billedlig dokument; kinematografimetoden brukes til å samle det).
- Et skriftlig dokument (dette er data som kan identifiseres ved bruk av alle typer brev).
- Tekst (den inneholder stemmedata ved hjelp av lydopptak).
- Maskintekst (innspilling er involvert i utviklingen på en av de mulige måtene, på grunn av hvilken informasjon som behandles ved hjelp av en elektronisk datamaskin).
- Belova (den endelige formen for dokumentet som er kopiert for hånd eller ved hjelp av tekniske midler uten rettelser og feil).
- Håndskrevet (tegn i et slikt dokument brukes bare for hånd).
- Videogram (bilde som viser informasjon på skjermen).
- Typewritten document: innebærer tegn på brevet, brukt på teknisk måte.
- Utkast til dokument - gjenspeiler forfatterens aktiviteter med alle blots og rettelser.
standarder
I samsvar med russisk lov er prosedyren for overføring av offisielle papirer til arkivet regulert av GOST R 7.0.8-2013. 12 måneder etter slutten av papirene er dokumentene obligatoriske overført til arkivet i samsvar med alle regler og krav. Forberedelsene til overføringen kan gjøres av produksjonsstaben eller et tredjepartsfirma.
GOST 2013 arkivering og papirarbeid inneholder definisjoner av de grunnleggende, vanligste begrepene som brukes på dette området. I dokumentet kan du se både de mest generelle begrepene - et skjema eller en inventar, samt høyspesialiserte, for eksempel linjen for tilgangsrestriksjoner.
I tillegg inneholder GOST for kontoradministrasjon og arkivering en definisjon (tolkning) av vilkår som angår feltet organisering av arbeid med dokumenter, dokumentasjon og andre kontorprosesser.
Forberedelsesstadier
Trinnvis forberedelse av materiale for overføring til arkivet:
- sørg for at papirene oppfyller alle kravene som er fastsatt av dette arkivet;
- utføre hefte dokumentasjon;
- nummer alle ark;
- å utvikle en sakssertifiserer;
- spesifiser omslagsdetaljer;
- utvikle en intern saksfil;
- lage et inventar.
Hvis det kan forventes overføring av papirer som skal lagres i mindre enn 10 år, er fravær av hefte, systematisering, nummerering, sertifiseringselementer tillatt.Her er det først og fremst nødvendig å fokusere på kravene til et bestemt arkiv, siden standardene til forskjellige institusjoner kan inneholde ett eller alle de ovennevnte problemene.
Loven om arkivsaker og journalføring lister opp hovedbegrepene og definisjonene på dette området. Nedenfor ser vi på noen av dem.
Registrering og arkivering: Vilkår og definisjoner
- Dokumentasjon - fikse informasjon i hvilken som helst form, i samsvar med de gitte regler.
- Unified Documentation System (DCL) - et system som inneholder informasjon som er nødvendig for styring i et spesifikt arbeidsområde.
- Dokumentasjonsregler - en liste over regler og forskrifter for prosessen med å jobbe med dokumenter.
- Unified Document Form (UFD) - mange detaljer som er satt i en bestemt rekkefølge på forskjellige databærere for å løse eventuelle problemer innen aktivitetsfeltet.
- Dokumentasjonssystem - mange papirer som er enhetlige i type, type og formål, samt kravene til utarbeidelse av dem.
- Navn på dokumentet - det spesifikke navnet på dokumentet i brevet.
- Organisasjons- og administrasjonsdokument - har løsningen på ulike organisatoriske og administrative oppgaver, spørsmål om ledelse, regulering av arbeidet til produksjonsavdelinger, organisasjoner, så vel som statlige strukturer og myndigheter.
- Rekvisitter - alle nødvendige elementer i det offisielle dokumentet. Rekvisitter består ofte av variable og konstante deler.
- Skjema - en prøve papir. Den angir bruksomfanget, spørsmål for konstruksjon og hoveddetaljene.
- Skjemaet er et sett med detaljer som hjelper deg med å identifisere forfatteren av et offisielt dokument.
- Det standardiserte rapportarket er en liste over godkjente UVD-er.
- Registrering - inngå et dokument alle nødvendige elementer som er fastsatt av kravene til kontorarbeid.
- Tjenestefeltet av en enhetlig form - UVD-sonen, er festet i de tekniske lagringskomponentene og brukes til å bruke spesialiserte bilder.
Dette er de grunnleggende vilkårene og definisjonene av den eksisterende tilstandsstandarden for arkivering og papirarbeid.
Typer detaljer
Hver for seg er det verdt å dvele ved detaljene som brukes i utarbeidelsen av offisielle dokumenter:
- Signatur - et skriftlig tegn på en autorisert person.
- Godkjenningsstempel - uttrykker en positiv vurdering av organisasjonen eller en person som ikke er forfatter av offisielle papirer.
- Dato - indikerer dagen papiret ble utarbeidet, samt når det ble akseptert, avtalt eller publisert.
- Begrensningsstempel - et tegn som indikerer at informasjon er tilgjengelig for et visst, begrenset antall mennesker.
- Tittel - oppsummerer essensen i dokumentet.
- Godkjenningsstempel - snakker om normativiteten og lovligheten av informasjonen i dokumentet.
- Visa - uttrykker samtykke eller uenighet fra den autoriserte personen med informasjonen det er referert til i dokumentet.
- Tekst - data registrert av alle typer brev- eller lydopptakssystem. Inkluderer hoveddelen av taleinformasjonen til dokumentet.
Bruksanvisning
Regler, lister, instruksjoner for arkivkontorarbeid og andre forskriftsdokumenter er med på å implementere grunnloven. Det er grunnleggende krav for drift av arkivstrukturer som ble opprettet i 2002.
Det er verdt å merke seg at slike regler ikke ble registrert hos Russlands justisdepartement. I denne forbindelse er fortsatt "Grunnregler for avdelingsarkiver" fra 1986 gjeldende.
Tilstedeværelsen av disse kravene innen papirarbeid og arkivering skyldes behovet for konsistens i regnskap, bruk, fullføring og lagring av dokumenter i arkiver, i organisering av alle disse prosessene. Hovedfokuset for kravene er på nomenklatur.
Så handlingsalgoritmen er som følger:
- organisere en undersøkelse av verdien av verdipapirer;
- utarbeide dokumenter for sending til arkivet;
- å danne en virksomhet;
- utarbeide en prosedyre for tildeling av dokumenter for ødeleggelse;
- sende saken til arkivet.
Det er verdt å merke seg at disse kravene ikke gjelder dokumentasjon, der arbeidet ikke er regulert av loven fra Den Russiske Føderasjon 21. juli 1993 “On State Secret”.
organisasjonen
Arkivering av dokumenter og papirer er med på å tydelig kontrollere arbeidet med dokumenter, samtidig som de sikrer deres sikkerhet og tilgjengelighet. Det er visse typer dokumenter som har en spesifikk betegnelse og til og med en lagringsmetode.
Når organiseringen av geografisk arbeid organiseres, overfører statlige avdelinger og organer uten mislykkede offisielle dokumenter til arkivfondene i Den Russiske Føderasjon (AF RF). Kommersielle strukturer har på sin side et bredere utvalg av metoder for lagring av dokumentasjon.
Hver gruppe av offisielle papirer har sin egen spesifikke lagringsperiode, som er regulert i samsvar med det russiske føderasjons regelverk. Det opprettes også et inventar der datoen for beslagleggelse av dokumenter i arkivet noteres med utløpsdato for lagring og en henvisning til relevant lovbestemmelse.
Krav til lagringssted for dokumenter
Inne i selskapet er arkivlagring av dokumenter organisert i spesialiserte bygninger eller i separate, isolerte rom. Samtidig er overdreven oppvarming og høy luftfuktighet strengt forbudt. Dette er de viktigste kriteriene for lagring av arkivdokumenter. Samtidig trenger forskjellige databærere sin egen modus. nemlig:
- Papir: 18-20 ° С, luftfuktighet - 52-57%.
- Film: svart og hvitt - 16 ° С, farge - 3-6 ° С. Fuktigheten er 41–44%.
- Magnetbånd og disker: 16-19 ° С, luftfuktighet - 52-64%.
Det er umulig å ordne dokumenter i nærheten av lager med mat og kjemikalier, samt gatekjøkken, kantiner. I tillegg skal det være et eget rom for mottak av papirer, der akklimatiseringen av dokumentasjonen vil finne sted. Noen ganger blir disse rommene brukt til kortvarig lagring av forskjellige lagringsmedier.
Rommet skal inneholde nødvendige kataloghyller, stativer og arkivmapper, spesialbokser. Spesielt nødvendige og økonomisk verdifulle dokumenter legges i metallskap med sikker låser. I tillegg til de grunnleggende kravene, er det andre, ikke mindre viktige forhold:
- Sikkerhet. Arkiveringsrom må være brannsikre, beskyttet mot flom, det er nødutgang. Avstanden til dokumenter fra varmekilden (inkludert vinduer) er minst 0,6 m. Det er strengt forbudt å plassere papir i nærheten av dem.
- Bruk av rørledninger isolert med verneutstyr.
- Skjulte tette stikkontakter og elektriske ledninger.
- Strengt forbud mot drift av alle varmeapparater. Mat og andre ting som ikke er relatert til lagring av dokumentasjon er ikke tillatt.
- I nærvær av må være mobile eller stasjonære stativer av metall. Papirer på dem er best plassert i esker eller bunter. På samme tid vil avstanden i hovedgangen være minst 1,3 m, og mellom stativene - 0,7 m. Avstanden fra den nedre skuffen - minst 0,1 m, og fra stativet til veggen - ikke mer enn 0,5 m.
Også et obligatorisk lagringskrav: plasseringen av skapene er vinkelrett på vegger, vinduer og batterier.
I arkivpapirlagringsbygningen er kunstig og naturlig lys akseptabelt. Samtidig er det viktig å forhindre at direkte sollys kommer inn i dokumentasjonen. Hvis glødelamper brukes, må det monteres et beskyttelsesdeksel på hver av dem. Fluorescerende enheter bør velges med et lite UV-spektrum.
Lagringstid
For arkivlagring av offisielle papirer brukes en spesifikk metode for systematisering av dokumentasjon i produksjonen. Det hjelper å overholde gjeldende lover og regler. Hensikten med dette er å eliminere tap av viktig informasjon.
Etter utløpet av det fastsatte tidspunktet for lagring av verdipapirer i arkivet, skal den ansvarlige ødelegge offisielle papirer og deretter opprette en likvidasjonshandling.
I tillegg er det dokumenter med en ubegrenset periode av lagringstid. En finansieringsprosedyre blir gjennomført for dem. Dette er en inndeling av artikler i arkivkontorarbeid for forskjellige fond og samlinger.
Forskriftsdokumenter
Lovgivning innen arkivkontorarbeid inneholder mange metodologiske anbefalinger og juridiske handlinger. Dette er en kompleks, men logisk korrekt reguleringsmekanisme.
Hovedpilaren i regulering av forhold er loven 22. oktober 2004 nr. 125-ФЗ “Om arkivsaker i Den Russiske Føderasjon”. På grunnlag av dette ble det vedtatt lover på nivå med konstituerende enheter i Den Russiske Føderasjon om regler for arbeid med dokumentasjon, lister over papirer med lagringsperioder. Det inkluderer også andre forskriftsdokumenter for styring av arkivregister, avtalt med arkivenheter.
Disse lovene og forskriftene er med på å implementere lovlig regulering. Obligatorisk for alle organisasjoner og institusjoner for alle former for eierskap.
GOST om arkivering og papirarbeid gjelder dokumentasjon av statlig, kommunalt og privat eie. Han identifiserte hovedtyper av dokumentasjon som overføres til statlig lagring og er inkludert i arkivfondet til den russiske føderasjonen. Inkludering av dokumenter som er privateid skjer i samsvar med loven.
Tiden for overføring av offisielle papirer til kommunale og statlige arkiver er også strengt definert. Dette gjelder for kommunale og statlige, samt ikke-statlige virksomheter som inngår en avtale om permanent lagring.
Statlige og kommunale arkiver oppretter lister over organisasjoner og overfører dem papirer (plukklister) for lagring og overføres videre til arkivfondet i Den Russiske Føderasjon. Inkludering av ikke-statlige foretak i slike lister er på deres anmodning og i samsvar med den eksisterende avtalen. I tillegg kan arkivet opprettholde bemanningslister for organisasjoner som bare planlegges samarbeid med.
Hva skjer med arkivdokumenter når en organisasjon slår seg av?
Ved avvikling, omorganisering eller konkurs av et foretak skal all arkivdokumentasjon overføres til etterfølgerne som har lovlig rett til dette, til grunnlegger, statlig eller kommunalt arkiv.
Privatisering av kommunale eller statlige organisasjoner lar deg legge igjen alle arkivene som ble utstedt i arkivet deres som et resultat av deres aktiviteter (for eksempel ordre på personell).
Tilgangsordre og begrensninger
De er også regulert av lov. Begrensninger påvirker prioriteringen av tilgang til dokumentasjon som inneholder statlige (eller statlige beskyttede) hemmeligheter eller informasjon om personlige eller familiehemmeligheter (i dette tilfellet vil lagringsperioden være 75 år fra dokumentet ble samlet).
Det skal bemerkes at arkiver må utlevere juridiske papirer (kopier eller attester av arkivdokumenter) til juridiske personer og enkeltpersoner gratis innen de frister som er fastsatt for dette ved lov. Slike dokumenter er nødvendige for sosial beskyttelse, pensjoner, ytelser og erstatning.
Arkiverte dokumenter som er beslaglagt som bevis (i samsvar med lovene i Russland) må returneres.
Unnlatelse av å overholde reglene, brudd på lovgivningen i Den Russiske Føderasjon i arkivsaker innebærer administrativt, straffbart og juridisk ansvar.