Forretningsreiser er representert av forretningsreiser hvor ansatte i bedriften løser viktige problemer for organisasjonen. Turer kan være i Russland eller i andre land. De betales av arbeidsgiveren, som den ansatte utarbeider en utgiftsrapport for en forretningsreise. Dette dokumentet inneholder informasjon om hvor mye penger som ble brukt på turen. Basert på denne rapporten, må regnskapsføreren overføre den ansatte mengden av midler for å dekke kostnadene som påløper.
Dokumentkonsept
For forretningsreiser ble forhåndsrapporten i 2017 samlet i form av AO-1. I 2018 forble formen på dette dokumentet uendret. Dette dokumentet er godkjent av statistikkmyndighetene, men hvert selskap har muligheten til å gjøre eventuelle tillegg til denne rapporten.
Du kan ikke bare legge til nye kolonner, men også ekskludere noen linjer som anses som overflødige. Utgiftsrapporten på en forretningsreise presenteres av det primære regnskapsdokumentet. Det fungerer som bekreftelse på at midlene som ble utstedt til den ansatte for turen ble sendt til et eller annet formål.
Samling nyanser
Det er ganske enkelt å lage en utgiftsrapport på forretningsreise. Denne prosessen utføres av en ansvarlig person eller en representant ansatt som mottok et visst beløp for reisen fra lederen av selskapet. For å sikre at disse midlene faktisk ble brukt under forretningsreisen, blir en rapport samlet og overført til selskapets regnskapsfører.
Rapporten blir sjekket av sjef regnskapsfører, og deretter overført til direktøren for signatur. Hvis den ansatte har brukt mer enn det han mottok før turen i form av et forskudd, kan han motta erstatning. Det utstedes kontant fra organisasjonens kassa. For dette mottar en innbygger først en kontantutgiftsordre, som indikerer til hvilket formål midlene ble brukt.
Hvilke skjemaer kan jeg bruke?
Når du utarbeider en utgiftsrapport, kan ansatte i foretakene bruke følgende dokumenter:
- AO-1 skjema godkjent av statistikere;
- et skjema som er spesielt utviklet av et bestemt selskap på grunnlag av AO-1 skjema;
- elektronisk dokument, hvis selskapet bruker elektronisk dokumenthåndtering.
Hvis selskapet bestemmer seg for å utvikle sin egen form, er det viktig å legge inn noen nødvendige detaljer i den. Hvis de er fraværende, kan dette føre til visse problemer med skatteinspektører.
Hvordan blir det laget?
Alle bedriftsansatte som drar på forretningsreiser skal forstå hvordan de skal fylle ut en utgiftsrapport på en forretningsreise. Det er ved hjelp av dette dokumentet at de vil kunne bekrefte gyldigheten og lovligheten av kostnadene som påløper. Designreglene inkluderer:
- et rapporteringsskjema utstedes til den ansatte av en ekspert i regnskapsavdelingen;
- Du kan fylle ut dokumentasjonen selv eller ved hjelp av en regnskapsfører;
- data legges inn umiddelbart etter turen;
- noe informasjon passer inn i regnskapsførerne i selskapet.
Den ansatte må legge ved andre dokumenter til en slik rapport, som fungerer som bekreftelse på visse utgifter. De blir presentert av forskjellige sjekker, kvitteringer eller andre betalingsdokumenter.
En eksempelrapport om reiseutgifter finner du nedenfor.
Hvilken informasjon er inkludert?
Fylling av dette dokumentet utføres på grunnlag av offisielle dokumenter tilgjengelig for den ansatte i selskapet, som ankom fra en forretningsreise.Hvis beregningene ble gjort kontant, er forskjellige betalingsdokumenter knyttet til rapporten. Hvis ikke-kontante utgifter ble brukt, vil et utdrag fra banken være nødvendig.
Følgende informasjon er inkludert i dokumentasjonen:
- informasjon om den reiste borgeren;
- data om regnskapsfører som fyller ut flere avsnitt i denne rapporten;
- navnet på organisasjonen som borgeren jobber i;
- personellnummer;
- formålet med forskuddet, representert ved utgifter til husholdning eller underholdning;
- informasjon om kostnadsoverskridelser eller kontantbeholdning;
- lister opp dokumenter som bekrefter kostnadene for innbyggeren mens han er på forretningsreise;
- Totalt beløp brukt av en ansatt i løpet av en forretningsreise
- innbygger signatur.
Etter å ha studert denne rapporten, legger regnskapsføreren sin signatur på den. I tillegg angir de antall og dato for rapporten. Utgiftene som skal regnskapsføres er gitt, samt antall regnskapskontoer. Et korrekt utarbeidet og bekreftet dokument overføres til direktøren for selskapet for studier og signering.
Et eksempel på å fylle ut en utgiftsrapport på en forretningsreise er nedenfor.
Hvilke dokumenter er vedlagt?
En ansatt i selskapet under en forretningsreise må lagre alle betalingsdokumenter som bekrefter visse utgifter. De er registrert i rapporten under fullføringen. Denne dokumentasjonen kan presenteres i forskjellige former. Følgende papirer er derfor knyttet til rapporten:
- kassesjekker betraktet som den vanligste dokumentasjonen;
- strenge rapporteringsskjemaer;
- kontant tegningsretter;
- kvitteringer;
- overhead;
- andre betalingsdokumenter.
Alle disse papirene bør sjekkes nøye og lagres under optimale forhold. Hvis de går tapt, vil ikke arbeidstakeren kunne bevise at han virkelig brukte midlene som ble mottatt fra arbeidsgiveren til nødvendige formål. I dette tilfellet kan regnskap nekte å betale tilbake utgifter.
Hvis det brukes midler i organisasjoner og butikker der en kassesjekk ikke er utstedt, må du be om varekontroller.
Hva er vanskene?
I prosessen med å fylle ut en utgiftsrapport på en forretningsreise, kan det oppstå forskjellige vanskeligheter. Disse inkluderer:
- Hvis en person blir sendt til et annet land, må han bekrefte utgiftene med betalingsdokumenter mottatt fra utlendinger, men hvis han ikke har et fremmedspråk, kan det hende at han ikke har andre kvitteringer og sjekker;
- ofte, rett etter en slik tur, drar en borger på ferie, slik at han ikke har tid til å utarbeide en rapport umiddelbart etter ankomst, men du kan også måtte formulere dokumentasjon umiddelbart etter en hvileperiode;
- alle dokumenter mottatt fra utlendinger må oversettes til russisk.
Det avhenger av riktigheten av å fylle ut rapporten og utarbeide andre dokumenter om utgiftene vil bli godtgjort til innbyggeren.
Funksjoner når du reiser utenlands
Forretningsreiser kan ikke bare gjennomføres i Russland, siden det ofte er påkrevd å besøke utenlandske partnere, derfor er en forretningsreise utenlands nødvendig. Hvordan utstede en utgiftsrapport i dette tilfellet? For dette blir funksjonene tatt i betraktning:
- tilbake fra en tur, må den ansatte utarbeide en rapport innen tre virkedager;
- hvis pengene ble utstedt i utenlandsk valuta, er dette absolutt angitt i dokumentasjonen;
- informasjon om utgifter i utenlandsk valuta må legges inn uten overføring til rubelkursen;
- Hvis dokumenter som bekrefter visse utgifter er utarbeidet på et fremmedspråk, må du håndtere deres oversettelse til russisk linje for linje.
- oversettelsesprosessen kan utføres av en direkte ansatt i selskapet eller av ansatte i spesialiserte selskaper;
- Hvis billetter til forskjellige kjøretøy opprettes på et fremmedspråk, er det absolutt nødvendig å overføre detaljer, som det fulle navnet refererer til.passasjer, ankomststed, fly, dato for avreise og ankomst, samt billettpris;
- det er ikke nødvendig å oversette informasjon som ikke har noen betydning, for eksempel inkluderer dette flyregler eller funksjoner i bagasjetransport;
- det er ikke behov for en overføring hvis en borger har en elektronisk billett, siden all informasjonen fylles ut på grunnlag av kravene til Unified International Codifier;
- en overføring er nødvendig for alle andre bilag, som inkluderer hotellregning eller sjekk for leiebil.
Først når alle de ovennevnte kravene tas i betraktning, vil en ansatt i selskapet kunne bekrefte målutgiftene på penger mottatt fra arbeidsgiveren. Hvis ansatte i spesialiserte selskaper er involvert i overføringen, er kostnadene for slike tjenester inkludert i andre utgifter til selskapet.
Kan en ansatt dra på ferie etter en tur?
Ofte varer forretningsreiser lenge nok, så umiddelbart etter en slik tur trenger den ansatte hvile. Det er lov å ta ferie umiddelbart etter en slik tur. For dette er det ikke påkrevd å komme på jobb og raskt overføre en forhåndsrapport på en forretningsreise.
Det er lov å utarbeide dokumentasjon umiddelbart etter at jeg har forlatt ferien, og ikke innen tre dager etter hjemkomst fra turen.
Leveringsfrister
Dokumentet er til leie i løpet av tre dager. Nedtellingen begynner med følgende punkter:
- retur fra en forretningsreise;
- avgang fra ferie;
- retur fra sykefravær.
Derfor begynner nedtellingen på tre dager fra det øyeblikket innbyggeren kommer tilbake på jobb for å fortsette karrieren. Hvis fristene for overføring av forhåndsrapporten på en forretningsreise blir brutt, fører dette til at den ansatte ikke mottar penger fra selskapet for å dekke utgiftene han har pådratt seg. I tillegg kan denne situasjonen bli grunnlaget for å holde selskapet ansvarlig hvis overtredelser blir identifisert av skatteinspektører.
Hvilke ledninger brukes?
For å godkjenne en korrekt utfylt form av en forhåndsrapport på en forretningsreise, er det påkrevd å legge inn relevante data i regnskapspostene. For å gjøre dette bruker regnskapsføreren posteringer for å reflektere inntekt eller utgiftstransaksjoner. Utgifter føres til konto 71.
Hvis en borger brukte mer på en reise enn han fikk fra arbeidsgiveren, kan han stole på erstatning for slike utgifter. For å gjøre dette, må han bekrefte dem med offisielle dokumenter. Bare i dette tilfellet blir nødvendig informasjon lagt inn av regnskapsfører i regnskapsføringen av selskapet.
konklusjon
Forretningsreiser kan være nødvendig av ethvert selskap av forskjellige årsaker. De kan utføres i Russland eller i andre land. Arbeidere på forretningsreiser kan forvente å få kompensasjon for utgiftene sine. For å gjøre dette, må de lagre betalingsdokumenter som bekrefter utgiftene.
Etter en forretningsreise utarbeides en forhåndsrapport av selskapets ansatte. Den inneholder informasjon om alle utgifter i løpet av turen. Andre dokumenter som er knyttet til den blir studert av regnskapsfører og direktør i selskapet. Basert på denne rapporten føres nødvendige data inn i regnskapet til selskapet.