Som svar på spørsmålet: "Hva er EDI?" det blir gitt en kort utflukt til arbeidsflytens historie, artene og formålet med intern og ekstern sirkulasjon av dokumenter fra organisasjonen bestemmes. Faktorene for suksess med implementeringen av EDI-systemer i bedriften og rollen som elektronisk dokumenthåndtering som et middel for å optimalisere anskaffelser blir beskrevet. Elektroniske signaturer, sertifiseringssentre og operatører anses som sentrale komponenter i EDI. Organisering av arbeidsflyt med offentlige etater presenteres som et middel til å redusere tid og kostnader. EDM-systemet til Moskva-regjeringen er gitt som et eksempel på implementering av papirløs arbeidsflyt i megalopolis skala.
Hva er EDI?
Dokumentflyt - bevegelse av dokumenter fra en organisasjon fra det øyeblikket de ble opprettet eller mottatt til fullføringen av utførelsen eller sendingen; et kompleks av arbeid med dokumenter: mottak, registrering, posting, kontroll av henrettelse, saksdannelse, lagring og gjenbruk av dokumentasjon, referansearbeid. Konseptet med elektronisk dokumenthåndtering er fast i den statlige standarden. Det gir en streng, men smal definisjon:
Elektronisk dokumenthåndtering (EDF) er en enkelt mekanisme for arbeid med dokumenter sendt inn i elektronisk form, med implementering av konseptet "papirløst papirarbeid".
(GOST R 7.0.8-2013).
Arbeidsflyt: fra leirtabletter til Industri 4.0
De første dokumenthåndteringssystemene dukket opp med oppfinnelsen av å skrive, eller rettere sagt, symbolsk skriving. Familielederen bemerket med kutt på en tremerk antall poser med korn samlet og lammene ble født. Dette kan betraktes som begynnelsen på den interne arbeidsflyten til foretaket.
De assyriske prestene og tjenestemennene i de gamle kinesiske kongedømmene, etter å ha mottatt skrift fra oppfinnerne, tilpasset den umiddelbart til oppgaven med offentlig administrasjon - å samle inn skatter, kodifisere lover, sende ordre til guvernører og diplomati. Denne arbeidsflyten ble mer eller mindre formalisert.
Det var allerede en utdannelse og til og med utdannelse i dokumentflyt.
Med utviklingen av sivilisasjonen ble reglene for utveksling av informasjon registrert på et medium mer kompliserte. Den første revolusjonen i arbeidsflyten kom med oppfinnelsen av rimelig papir. De skriftlærde som skrev ned det viktigste på pergament-ruller ble multiplisert med antallet og dannet massene av lavere rangertjenestemenn - ikke beslutningstakere, men kopierte andres dokumenter, lage kopier, utstedte attester, skrive forespørsler, tok hensyn til dokumentene som strømmet inn i magasinene og leverte viktige papirer til en annen avdeling.
Og akkurat i det øyeblikket, kurerer, kurerer, kurerer ... du kan forestille deg trettifem tusen kurerer alene!
A. Griboedov
Byråkratiet har som ledelsesteknologi fått et instrument med enorm makt. Noen ganger knuste det staten, økonomien og samfunnet.
Den andre revolusjonen kom med oppfinnelsen av skrivemaskiner. Ledelsesteknologi har ikke endret seg, produktiviteten til byråkrater og deres makt har økt.
Den tredje - med bruk av datamaskiner og e-post. I det første stadiet, som slutter i dag, har teknologiene for produksjon og levering av dokumenter endret seg. Ledelsesteknologier forble praktisk talt uendret. Byråkratiet har fordøyd denne revolusjonen. Det var på dette stadiet konseptet med EDI dukket opp. Til å begynne med gjengav elektronisk dokumenthåndtering omhyggelig alle behandlingsprosesser, prosedyrer og ruter for den tradisjonelle sirkulasjonen av dokumenter.
Fjerde - kommer og banker på døra. Essensen er at programmer og enheter begynner å utveksle data og ta beslutninger uten menneskelig innblanding. Kjøleskapet bestiller levering av produkter, RTE-klassesystemet (sanntidsbedrift) mottar ordre, kjøper råvarer, rekonfigurerer produksjonslinjen og sender produktene til kunden. På dette stadiet får menneskeheten en sjanse til å kvitte seg med hærene til funksjonærer som ikke tar beslutninger og ikke gir merverdi. Avanserte foretak og stater gjør allerede dette.
Sted for EDI-systemer blant informasjonssystemer
Avhengig av modningsgraden til informasjonssystemet i foretaket eller institusjonen, kan EDI-systemet være:
- Et separat implementert programvareprodukt utveksler tidvis data med andre delsystemer via grensesnitt eller manuelt.
- Separat programvare, dypt integrert med bedriftsstyringssystemet, er datautveksling organisert online eller etter forekomsten av en gitt hendelse.
- Modulen til et stort bedriftsstyringssystem (klasse ERP eller PLM).
Blant systemene som presenteres på verdensmarkedet, inntar EDI-systemer en plass mellom arbeidsflytsystemer og Record Management-systemer.
Direkte implementering av elektronisk dokumenthåndtering basert på vestlige systemer hos en russisk bedrift (organisasjon) er sjelden vellykket. Verdensbildet og etiske forskjeller mellom forretningsmodeller og tjenestemodeller er for store. Et rørende hinder er også den rørende russiske kjærligheten til byråkratiet, ikke som teknologi og et middel, men som et selvforsynt mål av en kontorist eller funksjonær.
Elektronisk dokumenthåndtering: typer og formål
Sirkulasjonen av dokumenter fra en bedrift eller organisasjon er delt inn i to hovedtyper - ekstern og intern. Historisk utviklet automatiseringen av den interne arbeidsflyten først.
I et godt bygget informasjonsmiljø hos en bedrift eller organisasjon er alle dokumentstyringssubsystemer koblet sammen, utveksler data med hverandre og er utstyrt med et kryssreferansesystem. Så for eksempel er den endelige avtalte teksten til kontrakten tilgjengelig for logistikk for dannelse av søknader om betaling, til finansmenn for kontroll, til teknologer og designere - når det gjelder referansevilkår osv.
Hovedhensikten med det interne EDI-systemet er å gi systemdeltakerne den informasjonen som er nødvendig for deres arbeid og vedtakelse av ledelsesmessige, tekniske, økonomiske og personalbeslutninger. Organisering av kontrollen over gjennomføringen av beslutninger er også en av de viktigste funksjonene til EDI. Elektronisk dokumenthåndtering er også et middel til å organisere et elektronisk arkiv.
Den eksterne EDI har tilleggsfunksjoner - den lar organisasjoner utveksle juridisk og økonomisk betydningsfulle dokumenter gjennom kommunikasjonskanaler. En viktig rolle her spilles av elektronisk signatur, som gjør det mulig å identifisere avsenderen enda mer pålitelig enn de vanlige signaturene og frimerkene på tradisjonelle dokumenter.
Automatisering av arbeidsflyt i bedriften
På tidspunktet for beslutningen om automatisering har selskapet et papirflytsystem. Ansatte lager dokumenter i forskjellige programmer, sender dem til hverandre via e-post. Det har et visst modningsnivå og gjenspeiles i forskriftsdokumenter: forskrifter, instruksjoner og forskrifter.
Teamet som vil være involvert i automatisering, bør absolutt studere settet med disse dokumentene, forstå hvor mye de gjenspeiler forretningsprosessene som faktisk har utviklet seg i organisasjonen. I det elektroniske dokumenthåndteringssystemet skal hver informasjonsflyt gjenspeile den virkelige flyten:
- materiale;
- økonomisk;
- arbeidskraft.
Og server en spesifikk forretningsprosess.
Forretningsmodellen opprettet på grunnlag av en slik analyse bør ikke bare implementeres i informasjonssystemet, men bør også gjenspeiles i den oppdaterte forskriftsdokumentasjonen.
Ansatte i organisasjonen lager de fleste dokumentene i elektronisk form i forskjellige programmer, sender dem til hverandre på e-post. Dokumentformen er regulert, reglene for slike utsendelser, tidspunktet og innholdet i reaksjonen er imidlertid ikke veldig formaliserte. Dette kan allerede kalles et EDI-system på embryonisk utviklingsnivå. Nå kan vi snakke om automatisering av elektronisk dokumenthåndtering - å bygge et system for å opprette, fylle, behandle, dirigere elektroniske dokumenter. Et viktig tillegg til systemet vil være et undersystem for overvåking av ytelse og rapportering.
Hvis løpetiden til prosessene i bedriften er tilstrekkelig, er det enhver sjanse for at overgangen til elektronisk dokumenthåndtering vil lykkes. Den viktigste suksessfaktoren i implementeringen er de ansatte i bedriften. De utgjør også hovedrisikoen.
Under organisering av elektroniske dokumentstyringssystemer må implementeringsteamet ikke bare justere dokumentformene og standardgodkjenningsrutene, men ofte - den grunnleggende logikken i systemet. Ellers er det umulig å tilfredsstille kravene fra en kunde som er overbevist om at forretningsprosessene som historisk har utviklet seg i sin organisasjon ikke kan forbedres og ikke kan berøres i alle fall.
Et slikt kompromiss fører til en prisøkning på både implementeringen og støtten av systemet - hver installasjon av oppdateringer fra leverandøren blir til en implementering i miniatyr. Kvaliteten på systemet reduseres.
Som vist av Gartner-gruppen, er virkelig unike forretningsprosesser, for eksempel de som gir selskapet et konkurransefortrinn, enda mindre enn 1-5% hos ledende bedrifter. De resterende prosessene, uten at det berører organisasjonen, kan (og bør) erstattes med standardprosesser fra den grunnleggende systemkonfigurasjonen.
Faktisk er den grunnleggende konfigurasjonen den generelle opplevelsen til de mest suksessrike virksomhetene i bransjen. Overgangen til standard forretningsprosesser fører til lavere transaksjonskostnader og en økning i den samlede forretningseffektiviteten. Elektronisk dokumenthåndtering vil være enkel og praktisk. Dette vil fullt ut betale for engangsinnsatsen for organisatorisk endring, regulering av reguleringer og opplæring av ansatte. Under opplæringen er det nødvendig å tålmodig og konsekvent forklare brukerne hva EDI er, hvordan det vil endre deres liv og hele bedriften til det bedre.
EDI mellom foretak. Økosystemer for arbeidsflyt
EDI-systemer (Electronic Data Interchange) dukket opp i Vesten på 70-tallet av XX-tallet.
De gjennomførte elektronisk dokumentsirkulasjon mellom organisasjoner, tillot bedrifter å plassere og motta ordre på markedet, ordne forsendelse av produserte produkter til kunden og generere passende logistiske og økonomiske dokumenter i elektronisk form.
Om nødvendig ble papirdokumenter utarbeidet i slutten av måneden eller kvartalet, deres dannelse, levering, aksept, levering tilbake bremset ikke kommersiell og produksjonsprosess. Samtidig ble EDI datautvekslingsstandard dannet, som overlevde til implementeringen av XML.
Tilkobling til elektronisk dokumenthåndteringssystem EDI har i stor grad akselerert bedrifts kommersielle og produksjonsaktiviteter.
EDI med regjeringen
Oppstod også i Vesten. Fagene av økonomisk og økonomisk aktivitet var i stand til å inngi en inntektserklæring i elektronisk form på slutten av forrige århundre. På det tjuende århundre fikk også russiske skuespillere denne muligheten. De siste årene har innsending av informasjon til skatteinspektoratet, pensjonsfond (pensjonsfond), arbeidskontroll i elektronisk form blitt obligatorisk, først for store, deretter for mellomstore og på de siste stadiene - for små bedrifter og organisasjoner.
Foretak er pålagt å inngå en avtale med FIU om elektronisk dokumenthåndtering. Innbyggere fikk også muligheten til å oversette sin kommunikasjon med skattekontoret i elektronisk format. Hvert år øker populariteten til slike tjenester blant befolkningen.
Elementer av eksterne EDI-systemer
Klient - en organisasjon eller individ som deltar i en EDI og har en elektronisk signatur. EDI-operatøren gir sine kunder en plattform for dokumentutveksling.
Elektronisk signatur (ES) - et spesielt dannet datasett som lar deg identifisere deltakeren EDI på en unik måte. Dette settet er knyttet til et elektronisk dokument og bekrefter dets ekthet.
En elektronisk signatur er informasjon i elektronisk form som er knyttet til annen informasjon i elektronisk form (signert informasjon) eller på annen måte er assosiert med slik informasjon og brukes til å bestemme signatøren av informasjon. (Federal Law of April 6, 2011 No. 63-FZ "On electronic signature ")
Tre klasser med elektronisk signatur aksepteres i Russland. De skiller seg i beskyttelsesnivå og formål.
- Enkel signatur - bekrefter at dokumentet er sendt av en spesifikk person - eieren av denne signaturen. Den brukes til å bekrefte identiteten til avsenderen av e-posten til adressen til offisielle institusjoner på forskjellige nivåer eller bestemte tjenestemenn.
- Forbedret ukvalifisert signatur - bekrefter både sending av et elektronisk dokument av en spesifikk person og det faktum at det ikke ble gjort noen endringer i dokumentet fra undertegningsøyeblikket. Det brukes når du sertifiserer dokumenter som utskrift er valgfritt. Denne signaturen genereres ved hjelp av krypteringsverktøy, sertifikater utstedt av en ikke-godkjent sertifiseringsinstans er tillatt.
- Enhanced Qualified Electronic Signature (CEP) - genereres ved hjelp av krypteringsprogramvare som er sertifisert av FSB. CEP bruker et sertifikat fra en akkreditert sertifiseringsinstans som fungerer som garantist for ektheten av signaturen. ED signert av CEP har like rettigheter med et dokument på papir som er sertifisert ved personlig signatur. Protest CEP er bare mulig ved domstol. CEP brukes til samhandling mellom offentlige etater som bruker statlige informasjonssystemer
Certification Authority (CA) - en statlig eller offentlig organisasjon som utsteder elektroniske signaturer (sertifikater).
CAs omdømme aksepteres av alle parter som er involvert i sirkulasjonen av elektroniske dokumenter. CA utsteder sertifikater for organisasjoner og enkeltpersoner - deltakere i omsetningen. Under transaksjoner bekrefter CA CA ektheten av en bestemt elektronisk signatur.
Det akkrediterte sertifiseringssenteret er i et kontraktsforhold med roten CA og er pålagt å oppfylle alle krav i lovgivningen i hjemlandet.
EDI-operatør - kommersiell organisasjon som gir deltakerne en teknologisk plattform for implementering av EDI. Bestemmelsen gjennomføres på kommersiell basis med inngåelse av en kontrakt. Operatøren EDI er underlagt obligatorisk sertifisering i statlige organer
Elektronisk handelsplattform (ETP) er et kompleks av kommunikasjonskanaler, programvare og maskinvare, designet for å organisere handel mellom kommersielle og statlige organisasjoner, så vel som privatpersoner.
Den elektroniske handelsplattformen forener selgere og kjøpere av forskjellige produkter og tjenester i et enkelt informasjonsmiljø, og gir dem en rekke relaterte tjenester. Mange ressurser i det globale nettverket tilbyr tjenester for å samle leverandører og forbrukere, hjelpe dem med å inngå en avtale og handle i større eller mindre grad som garantisten for en slik avtale.
For å minimere kostnadene kan kjøpere organisere elektronisk budgivning i form av direkte og omvendte auksjoner, konkurrerende anskaffelser, forespørsler om tilbud og tilbud, optimalisere kostnadene.Selgere får enkel, rask og praktisk tilgang til markedet og en praktisk plattform for å markedsføre sine produkter.
- En ETP for å gjøre en statlig ordre er en ETP valgt av RF Ministry of Economic Development og FAS for åpne auksjoner i elektronisk form.
- ETP for salg av eiendom til skyldnere (konkurs). De ble alle elektroniske nettsteder som utførte offentlige anskaffelser.
- ETP for bestilling under 223-ФЗ.
- ETP for kommersielle kunder - kommersielle bedrifter byr her i henhold til mer fleksible regler.
- Kommersielle spesialiserte ETPer opprettet for et spesifikt selskap. For eksempel: en Gazprom-side for salg av petroleumsprodukter.
- Kommersielle tverrfaglige elektroniske handelsplattformer med et universelt sett med produkter og tjenester.
ETP-er som Aliexpress og E-bay er viden kjent.
For dem er forbrukerrettighetene beskyttet av både reglene for plattformene og rangeringssystemet - hver kjøper evaluerer selgeren.
Offentlige tjenester
Nettstedet for statlige tjenester integrerer internettportalene til mange offentlige etater og tjenester i en enkelt konsolidert portal. Det ble opprettet i utviklingen av det statlige konseptet "Enkelt vindu" for å forenkle kommunikasjonen med statlige myndigheter for innbyggerne. Etter å ha vært logget på en gang med en kvalifisert elektronisk signatur, kan en statsborger i Russland motta informasjon om hans:
- Eiendommen.
- Skatter.
- Education.
- Pensjonsytelser.
- Å transportere.
- Til dokumentene.
Og mange andre viktige punkter.
Du kan sjekke og betale skatt, bøter og offentlige avgifter. En borger har også muligheten til å be om utstedelse av offisielt dokument, attest, pass, visum, attest, etc. For dette trenger han ikke å gå til institusjonen selv, eller til og med til multifunksjonssenteret - søknaden sendes inn elektronisk, i samme form er gitt kopier av nødvendige dokumenter.
Etter utarbeidelse av det forespurte dokumentet, er ett besøk i MFC tilstrekkelig, der dokumentene vil bli verifisert, en oversikt over biometriske parametere (om nødvendig) og utstedelse av det nødvendige dokumentet. Denne typen elektronisk dokumenthåndtering sparer mye tid for både borgere og ansatte ved institusjoner - de trenger ikke bruke tid på den første mottakelsen av innbyggere og dokumenter, og for personlige tillegg og rettelser trenger de heller ikke en personlig tilstedeværelse.
Det elektroniske dokumenthåndteringssystemet til Moskva-regjeringen
I hovedstaden er MosEDO-systemet blitt dannet og har vært i drift siden 2011. Elektronisk dokumentsirkulasjon med sin hjelp blir utført imellom av myndigheter, tjenester, kommersielle og offentlige organisasjoner. Systemet er godt etablert og nyter velfortjent anerkjennelse blant muskovitter.
Systemet er implementert og vedlikeholdt av Electronic Moscow OJSC og forener mer enn 78 000 brukere fra 3000 organisasjoner. Kontorarbeid, organisatorisk og administrativ og ledelsesflyt for Moskva-regjeringen overføres i sin helhet til MosEDO-systemet. Den elektroniske dokumentsirkulasjonen til myndighetene i den største byen er et utmerket bevis på utsiktene og levedyktigheten til EDI-systemer i myndighetene.
Med utvikling av teknologi vil elektronisk dokumenthåndtering erstatte den tradisjonelle i de kommende årene. De viktigste grunnene til fordel for EDI er de som gir:
- Speed.
- Lav pris.
- Komfort for alle deltakere.
- Høy sikkerhet.
- Effektiv kontroll.
Allerede gjennomføres mesteparten av anskaffelsene i landet ved hjelp av EDI. Tradisjonell dokumentasjon blir utarbeidet etter gjennomførte transaksjoner. Snart utstedes papirdokumenter bare i de viktigste unntakstilfellene, og spørsmålet "Hva er EDI?" til slutt mister sin relevans.