Det er vanskelig å forestille seg et stort selskap, stat eller utdanningsinstitusjon, der det ikke er en slik stilling. Å planlegge møter, utarbeide dokumentasjon, jobbe med korrespondanse, motta samtaler er bare en del av ansvaret til den som innehar stillingen som vi vil studere. Siden 2016 har spekteret av kjernefunksjoner blitt skissert i den nye forskriftsbestemmelsen - sekretærens profesjonelle standard. Nå kan den brukes som grunnlag for dannelse av nødvendige serviceinstruksjoner.
Profesjonelle funksjoner
Til tross for den stadige endringen i listene over de mest populære og etterspurte yrkene i verden, er stillingen som sekretær fortsatt ganske utbredt. Offisielt i Russland har dette yrket eksistert i tre århundrer. I 1720 godkjente Peter I det, kravene til ansatte var ganske høye: literacy, kunnskap om lover, evnen til å utarbeide dokumenter.
Opprinnelig var det bare menn som sekretærer, i dag er det hovedsakelig et kvinnelig yrke. Dette skyldes delvis det faktum at utførelsen av sekretæroppgaver krever utholdenhet, aktsomhet, evnen til å utføre det samme og ensformige arbeidet.
Hva er kravene fra moderne ledere til ansatte som har en slik stilling? Sekretæren skal være en selvsikker bruker av grunnleggende kontordataprogrammer, kunne håndtere kontorutstyr, jobbe med dokumentasjon, ha gode kommunikasjonsevner (god tale, dialogferdigheter, høflighet, etikette). I tillegg, vær oppmerksom, organisert, disiplinert, følelsesmessig stabil.
Når det gjelder nødvendig utdanning, er det ingen strenge krav i denne forbindelse i den profesjonelle standarden for sekretæren. Hvis du har en generell utdanning, er yrkeserfaring eller spesialkurs nok. Tilstedeværelsen av et vitnemål om høyere utdanning gir imidlertid som regel en fordel ved ansettelser.
Profesjonell standard
Krav til sekretærarbeid skaffet seg formen av en reguleringslov i 2016. En generalisert profesjonell standard ble vedtatt for en spesialist i dokumentar og organisasjonsstøtte for organisasjonsledelse. Hovedmålet med standarden er å optimalisere personalpolitikken. Lederen kan fokusere på ham når de ansatte vurderer de profesjonelle egenskapene. Dokumentet brukes også i utarbeidelse av opplæringsprogrammer for opplæring av sekretærer.
Profesjonell standard inneholder:
- liste over grunnleggende arbeidsfunksjoner;
- liste over ferdigheter, kunnskap, kunnskap som er nødvendig for å implementere dem;
- krav til utdanningsnivå og arbeidserfaring.
Dokumentet viser også mulige stillinger og krav til dem. Det inkluderer for eksempel faglige standarder "Secretary of the head", kontorist og andre.
Strukturen inneholder flere semantiske blokker:
- generell informasjon (betegnelse på formålet med aktiviteten, kodifiserer);
- funksjonelt kart (liste over arbeidsfunksjoner og kvalifikasjonskategorier);
- beskrivelse av arbeidsfunksjoner (spesifikasjon av listen over plikter, ferdigheter foreskrevet til den ansatte);
- informasjon om standardutviklere.
Den tredje delen begynner med den profesjonelle standarden for sekretær-administrator, for det kvalifikasjonen, utdanningsnivået og erfaringen som de mest skånsomme kravene stilles.
Hovedfunksjonene til den ansatte som innehar den studerte stillingen er formulert som følger:
- organisert samling av profesjonell informasjon;
- informasjonsstøtte om aktuelle spørsmål;
- systematisering, dokumentasjon og lagring av innkommende informasjon;
- akkompagnement av forretningsarrangementer;
- skape nødvendige forutsetninger for arbeidet til lederen av organisasjonen og administrativ støtte.
Jobbbeskrivelse
I sitt arbeid blir sekretæren styrt av gjeldende lovverk, organisasjonens charter, ordrer og ordrer av lederen, hans egen stillingsbeskrivelse. Det er i det siste dokumentet som tilordnes faglige oppgaver som blir tildelt tjenestemannen. Begynner å utføre offisielle oppgaver, skal den ansatte være kjent med hovedbestemmelsene i instruksjonene. Bestemmelsene kan tjene som bevis i tilfelle arbeidskonflikt. Derfor bør innholdet i instruksjonene være spesifikt. Og utelukk muligheten for dobbel tolkning.
Stillingsbeskrivelsen til sekretæren for profesjonelle standarder er utarbeidet under hensyntagen til spesifikasjonene til en bestemt organisasjon og inkluderer følgende seksjoner:
- generelle bestemmelser;
- ansattes funksjoner
- jobbansvar;
- ansattes rettigheter;
- andre forhold og krav.
De generelle bestemmelsene indikerer til hvilken kategori den ansatte tilhører og hvem som er underordnet, prosedyren for ansettelse og oppsigelse, krav til kvalifikasjoner, kunnskap og ferdigheter. Følgende beskriver i detalj hva den ansattes funksjonelle funksjon er og hvilke rettigheter han har. Avsnittet om offisielt ansvar indikerer de bruddene i arbeidet som den ansatte kan bli straffet for.
Stillingsbeskrivelsen er godkjent av lederen av organisasjonen og bringes til medarbeiderens oppmerksomhet (under signatur).
Profesjonell standard "Secretary of the head"
I samsvar med bestemmelsene er det ønskelig å godta ansatte med høyere utdanning (på lavere nivå) eller videregående profesjonell utdanning for denne stillingen. I tillegg blir arbeidserfaring (minst to år) verdsatt.
Den profesjonelle standarden viser de viktigste arbeidshandlingene til en ansatt:
- koordinering av midlertidige planer med sjefen;
- valget av planleggingsskjema og ledelsen av arrangøren av sjefen;
- koordinering av møter, forhandlinger med partnere, kunder, ansatte;
- informere lederen om tid og plan for kommende arrangementer.
Sekretæren til en leder må ha en rekke ferdigheter for å utføre handlingene ovenfor. Sett deg mål, bestemme rekkefølge og prioritering av implementeringen, hjelpe lederen i distribusjonen av arbeidstiden, sikre informasjonssikkerhet og velg de mest praktiske måtene å varsle om kommende arrangementer. Ved bruk av disse tesene blir stillingsbeskrivelsen til sekretæren for sjefen for profesjonell standard vanligvis utarbeidet.
Han bør også være kjent med detaljene i organisasjonens kjernevirksomhet, bestemmelsene i arbeidsretten og reglene for å gjennomføre forretningsforhandlinger.
Den oppgitte arbeidsvirksomheten til sjefssekretæren inkluderer en rekke forskjellige ansvarsområder:
- arbeidsdag planlegging;
- organisering av telefonsamtaler og forretningsreiser;
- arbeide med besøkende i resepsjonen;
- organisering av arbeidsbegivenheter og møter;
- opprettholde den nødvendige arbeidsorden på kontoret til hodet;
- kontroll over utførelsen av ordrer og instruksjoner;
- utarbeidelse av arbeidsdokumentasjon;
- utvikling av lokale akter om nødvendig;
- lagring av dokumentasjon;
- organisering av informasjonssamhandling mellom organisasjonens ansatte og ledelse.
Hovedansvaret for sjefssekretæren
Stillingen som sekretær for lederen av organisasjonen innebærer konstant samhandling med mennesker og vilje til å gi råd til klienter og besøkende om grunnleggende spørsmål. Selvfølgelig avhenger mye av detaljene i hovedaktiviteten til institusjonen og ledelsens stilling.De har en betydelig innvirkning på utarbeidelsen av stillingsbeskrivelsen til sekretæren i henhold til den profesjonelle standarden.
De generelle bestemmelsene indikerer at stillingen tilhører kategorien tekniske utførere, kravene til utdanning og tjenestetid til den ansatte bestemmes. Avtalen gjøres direkte av lederen. For å formulere nødvendig kunnskap og ferdigheter, kan en profesjonell standard for sekretæren brukes. Disse inkluderer: kunnskap om det grunnleggende i kontorarbeid; kunnskap om metodene for registrering og behandling av informasjonsdata; PC-eierskap kjent med reglene for forretningskorrespondanse og kommunikasjon; kunnskap om interne regler og sikkerhetsprosedyrer og mye mer.
Den andre delen av instruksjonene beskriver de ansattes plikter. I den tredje delen - hans rettigheter. For eksempel har lederens sekretær rett til å bli kjent med utkast til beslutninger relatert til hans aktiviteter, komme med forslag til optimalisering av arbeidet hans, be om informasjon og dokumenter som er nødvendige for å utføre oppdrag, etc.
Den siste delen av instruksjonen uttaler ansvarsforholdstiltak i tilfelle feil utførelse av offisielle verv og forårsaker vesentlig skade.
Sekretær-kontorist
Kontoristens hovedoppgave er å kontrollere arbeidsflyten til enheten eller hele organisasjonen (ofte er det flere ansatte i staben som utfører denne funksjonen). Listen over nøkkeloppgaver er angitt i den profesjonelle standarden for sekretær-kontorist:
- arkivering og korrekt lagring av dokumenter;
- organisering av arbeid med dokumenter;
- saksdannelse i samsvar med nomenklaturkravene til organisasjonen.
For å søke på denne stillingen trenger søkeren videregående yrkesutdanning.
Under organiseringen av arbeidet med dokumenter kan sekretærombudet motta og behandle innkommende materiale, sortere dem og registrere dem om nødvendig, forberede dem til behandling av lederen, omdirigere dem til de direkte eksekutørene og opprettholde en database.
For å sikre korrekt lagring av dokumenter, må kontorist være i stand til å utvikle en nomenklatur av saker, verifisere papirarbeidets riktighet, lage saker og bestemme tidspunktet for lagring, distribusjon og arkivering av dokumenter.
Før dokumentene sendes til arkivene for lagring, kontrollerer kontorist vilkårene for lagring av dem (permanent eller langsiktig), utarbeider et internt inventar, utarbeider filtrekkene.
Referent eller sekretær-administrator?
Noen ganger kan det være vanskelig å sortere opp hierarkiet til sekretariatsstillinger og deres ansvar. Hva er for eksempel den grunnleggende forskjellen mellom assisterende sekretær og administrator? Tross alt er funksjonene de utfører ganske like.
Stillingsbeskrivelsen til sekretær-administrator i henhold til den profesjonelle standarden inneholder:
- mottak og distribusjon av innkommende telefonsamtaler;
- organisering av arbeid med besøkende;
- implementering av koordinerende funksjoner.
Han skal være kjent med reglene for forretningsetikette, telefonsamtaler (med kunder, partnere, medieres representanter og andre), være i stand til å føre en samtale og jevne ut en konfliktsituasjon. De koordinerende funksjonene til administratoren er vanligvis å føre en logg over ansattes bevegelser, budruter og førerruter.
Det er ingen egen faglig standard for sekretærreferansen ennå, men hans oppgaver ligner på mange måter assistentlederen. I likhet med administratoren jobber han med korrespondanse, svarer samtaler, møter og følger med besøkende, utarbeider reiseplaner. Alt dette er imidlertid direkte relatert til figuren som leder av organisasjonen. I noen tilfeller kan ansvaret utvides, noe som gjenspeiles i arbeidsplanen (kan være uregelmessig).
Faglige standarder for sekretæren for den akademiske avdelingen
Slike ansatte kan finnes i personalet på en skole, høyskole eller universitet. Innlegget tilhører kategorien lærerstøttestab. For å bestemme den grunnleggende funksjonaliteten, kan arbeidsgiveren bruke den generelle standarden til en spesialist i dokumentasjonsstøtte. Arbeidsdepartementet har foreløpig ikke godkjent en egen faglig standard for sekretæren for utdanningsenheten til utdanningsinstitusjonen. For arbeid er det nødvendig med profesjonsutdanning (videregående) innen kontorarbeid eller yrkesopplæring på grunnlag av generell utdanning. Det er ingen strenge krav for tilgjengeligheten av arbeidserfaring.
Mens han er i denne stillingen:
- aksepterer korrespondanse, overfører den til sjefen for utdanningsorganisasjonen og utøvere;
- utfører papirarbeid (inkludert elektronisk);
- utarbeider utkast til ordre for kontingenten av studenter;
- utarbeider personlige filer av studenter;
- holder oversikt over undervisningstimer for lærere;
- fremsetter forespørsler, brev;
- utøver kontroll over utførelsen av ordrer og instruksjoner fra hodet.
Vitenskapelig sekretær og hans oppgaver
Dette innlegget tilhører fagområdet vitenskap. Vitenskapelige sekretærer er etterspurt i universiteter, forskningsinstitutter, akademier, vitenskapelige organisasjoner. Som regel gir de arbeidet til forskere og avhandlingsråd. Den faglige standarden for den vitenskapelige sekretæren involverer planlegging av vitenskapelige begivenheter (møter, konferanser, runde bord), organisering og oppførsel av dem, utarbeidelse av relevant dokumentasjon og overvåking av gjennomføringen av beslutninger som tas.
Ansatte med vitenskapelig grad, erfaring i organisasjons- og vitenskapelig arbeid (minst 5 år) og publikasjoner i fagfellevurderte publikasjoner kan utnevnes til denne stillingen.
Vitenskapelig sekretær:
- samler forslag inn i den årlige planen for vitenskapelig utvikling og forskning;
- kontrollerer rettidig implementering av etablerte tematiske planer for vitenskapelig arbeid og utarbeidelse av relevante rapporter;
- utarbeider utkast til arbeidsplaner for det vitenskapelige (vitenskapelige og tekniske) rådet, overvåker gjennomføringen av beslutningene;
- vurderer materialet som kreves for å gi akademisk rang og forsvare en avhandling;
- utarbeider forslag til en plan for publisering av vitenskapelige artikler;
- utvikler kriterier for å evaluere ytelsen til ansatte for sertifisering;
- formulerer forslag til avansert opplæring og praksisplasser for forskere.
Talsperson funksjonalitet
Ganske "ungt" yrke. I Russland begynte det å øke populariteten rundt midten av 90-tallet av forrige århundre. I den profesjonelle standarden for sekretæren tildeles ikke navnet på dette innlegget separat. Men for mange organisasjoner er det et presserende behov å ha en slik ansatt. Det er han som danner opinionen om selskapet. Hovedansvaret inkluderer: organisering av pressekonferanser; innholdet på organisasjonens nettsted; utarbeidelse av pressemeldinger; planlegge informasjonskampanjer (i pressen, nettverk, på TV) med sikte på å skape et positivt image av selskapet.
Pressesekretærens profesjonelle standard fastsetter at søkeren må ha universitetsgrad i journalistikk, reklame, filologi eller PR. Erfaring med arbeid (fra 3 år) på det aktuelle feltet, kompetent muntlig og skriftlig tale, kunnskap om et fremmedspråk er også ønskelig.