Hver tjenestemann har visse rettigheter og plikter knyttet til sin offisielle virksomhet. De er direkte stavet i stillingsbeskrivelsen hans, er angitt i arbeidsavtalen. I artikkelen vil vi analysere rettighetene og pliktene til dokumentansvarlig i denne vene. Tenk på hvilke krav som stilles til denne ansatte, for at han skal vite hvilket ansvar som stilles for ham.
kategori
Hva betyr "stillingsansvar for en dokumentansvarlig i kategori 1"? Denne stillingen er representert av flere kategorier - når det gjelder opplæring, yrkeserfaring fra arbeidstakeren:
- Den første. Tilstedeværelsen av profesjonell høyere utdanning innen dokumenthåndtering, erfaring i stillingen som dokumentansvarlig for 2. kategori - minst 3 år.
- Den andre. Tilstedeværelsen av høyere profesjonell utdanning innen det aktuelle feltet, arbeidserfaring som dokumentspesialist - minst 3 år.
- Dokumentansvarlig. Denne ansatte må ha en høyere profesjonsutdanning innen dokumenthåndtering. Arbeidsgiveren har ikke krav til sin arbeidserfaring.
Når det gjelder oppgavene til en dokumentansvarlig, er deres maksimale sett gitt for spesialister i den første kategorien. Minimum - for arbeidere som ennå ikke har en kategori.
Profesjonell kunnskap
Dokumentansvarets ansvarsområder begynner med at en spesialist må ha en viss mengde kunnskap som er nødvendig for å delta i offisielle aktiviteter.
Følgende standardsett er foreskrevet i stillingsbeskrivelsene:
- Normative, lovgivende, rettslige handlinger, pålegg, pålegg, andre beslutninger i høyere strukturer knyttet til dokumentasjon av arbeidsgivers virksomhet.
- De viktigste bestemmelsene i Unified State Records Management System.
- Standarder for en enhetlig struktur av organisatoriske og administrative dokumenter.
- Metoder for planlegging, design og videreutvikling av dokumentasjonssystemer.
- Teknikker for design, planlegging, gjennomføring av dokumentasjonsstøtte ved bruk av databehandling og datautstyr.
- Prosedyrene for registrering, klassifisering, lagring, undersøkelse av arbeidsdokumentasjon.
- Fremgangsmåten for å utøve kontroll over utførelsen av dokumentasjon.
- Krav til håndtering av forskjellige dokumenter - innkommende, interne, utgående.
- Krav til planlegging og rapportering av dokumentasjon om aktivitetsvektorene til strukturelle enheter i en organisasjon.
- Organisering av arkivering.
- Reguleringsdokumenter og metodologisk utvikling for design og bruk av automatiserte styringsinformasjonssystemer.
- Grunnleggende om dokumentasjon.
- Grunnleggende om programmering.
- Innenlandsk og utenlandsk erfaring innen dokumentasjonsstøtte for arbeidsgiverens aktiviteter.
Generell kunnskap
Dokumentsjefens ansvar vil også være besittelse av kunnskapen som er nødvendig for ethvert medlem av teamet, en ansatt i servicesektoren, som jobber på kontoret:
- Prosedyren for å betjene en datamaskin, annet kontor, datautstyr.
- Grunnleggende om sosiologi, ergonomi, sosialpsykologi.
- Grunnleggende om økonomi, så vel som personalledelse, ledelse, arbeidsorganisasjon.
- Russisk arbeidslovgivning.
- Reglene i den interne arbeidsplanen til det ansettende selskapet.
- Charter, tariffavtale for den arbeidsgiverorganisasjonen.
- Bestemmelsene i den russiske grunnloven.
- Eksisterende normer og regler for arbeidsbeskyttelse.
- Kontoretikk.
- Kommunikasjonskulturen.
- Grunnleggende om forvaltningsrett.
- Brannsikkerhetsforskrifter.
Ledelse i aktiviteter
Arbeidet med en dokumentansvarlig på skolen, i en bedrift, i et kommersielt selskap er også styring av følgende handlinger i deres aktiviteter:
- Russlands forfatning.
- Faktisk russisk lovgivning.
- Charter for den ansettende organisasjonen.
- Arbeidsgiverens tariffavtale.
- Det interne arbeidsreglementet i arbeidsgiverorganisasjonen.
- Bestillinger, forordninger, direkte bestillinger fra den ansatte.
- Jobbbeskrivelse.
Funksjonsansvar for en dokumentansvarlig
Dette er et essensielt element i alle stillingsbeskrivelser. Ansvaret til en dokumentansvarlig i en organisasjon avhenger selvfølgelig av vektoren for dens aktivitet, antall dokumentbehandlere og andre faktorer.
Standardsettet er som følger:
- Utvikling og implementering av teknologiske prosesser for å jobbe med dokumentasjon (dokumentar) basert på bruk av data og kontorutstyr. Dette inkluderer regnskap, kontroll, utførelse, utstedelse av sertifikater, operativ lagring.
- Deltakelse i planlegging, organisering, forbedring av dokumentadministrasjonsavdelingen i den arbeidsgiverorganisasjonen. Overvåke den generelle tilstanden til kontorarbeid.
- Utarbeidelse av forslag for å sikre et sett med tiltak for ergonomiske arbeidsforhold, rasjonalisering av arbeidsplasser til arbeidere på dokumentasjonsstøtte til organisasjonen.
- Utvikling av enhetlige dokumentasjonssystemer, ark med forretningsdokumenter for forskjellige formål, styringsnivå, dokumentdataklassifiserere.
- Organisering og implementering av et dokumentstyringssystem.
- Tiltak for å effektivisere sammensetningen av dokumentasjon, forskjellige informasjonsindikatorer, redusere antallet, organisere søk etter forretningsdokumenter.
- Deltakelse i valg av dokumenter sendt til statlig lagring, i undersøkelsen av verdien av forretningsdokumenter.
- Å ta del i å sette mål, planlegge, designe, drifte og forbedre informasjonsautosystemer, informasjonsstyringssystemer.
- Å ta del i utviklingen av innovative informasjonsteknologier, som er basert på bruk av mikroprosessor- og datateknologi, design og videre oppdatering av databaser.
- Studie og syntese av avansert russisk og utenlandsk erfaring innen dokumentasjonsstøtteaktiviteter.
- Utvikling av normativ og metodologisk dokumentasjon innen deres kompetanse.
- Deltar i valg, plassering, opplæring og avansert opplæring av personell fra dokumentasjonsavdelingen.
Selvfølgelig kan ansvaret til en dokumentansvarlig i barnehagen være noe annerledes. Retningen for organisasjonens aktiviteter påvirker direkte utfyllingen av denne delen av stillingsbeskrivelsen.
Andre variant
Hvis vi snakker om jobbansvaret til en dokumentansvarlig på skolen, kan følgende sett presenteres her:
- Registrering i samsvar med administrativ dokumentasjon.
- Sikre full, høy kvalitet og moderne utførelse av offisielle oppgaver.
- Rasjonell bruk av materiale, tekniske ressurser som en del av utførelsen av arbeidsoppgaver.
- Bevaring av betrodd dokumentasjon fra avsløring av kommersielle, offisielle hemmeligheter.
- Registrering av innkommende korrespondanse.
- Overvåke rettidig utførelse av dokumentasjon.
- Forberedelse og levering til arkivet av utførte dokumenter.
- Sikkerhetsovervåking av pålitelige forretningsdokumenter.
- Utarbeidelse av rapportering, planlegging av dokumentasjon.
- Utskrift og duplisering av kontordokumenter.
- Utarbeidelse av utkast til ordre for pedagogisk virksomhet.
- Utstedelse av attester til ansatte og studenter.
- Opprettholde og levere regnskapsmessige (månedlige) timelister
- Utførelse av andre instrukser fra deres direkte ledelse.
Spesialistrettigheter
Vi bestemte stillingsansvaret til en dokumentansvarlig ved institusjonen. Nå nevner vi rettighetene til denne arbeideren:
- Komme med forslag til forbedring av organisasjonen av dokumentasjonsstøtte, dens rasjonalisering innenfor rammen av eksisterende standarder.
- Kravet fra tjenestene, avdelingene, enkeltansatte som utarbeider dokumentasjonen i organisasjonen for å følge visse standarder og normer.
- Utvikling og implementering av enhetlige, enhetlige dokumentasjonssystemer, timelister med forretningsdokumenter, overholdelse av krav og retningslinjer innen dokumenthåndtering.
Utvidede rettigheter
En arbeidsgiver kan supplere listen over rettigheter til en dokumentansvarlig med følgende bestemmelser:
- Retten til å be om ledere, ansatte i bedriften dokumentasjon som er nødvendig for å sikre ytelse.
- Retten til å bruke et felles bibliotek, informasjonsfond, tjenester til sosiale, medisinske, husholdningsenheter i det ansettende selskapet.
- Retten på foreskrevet måte til å anke ordrene fra både leder for avdelingen og ledelsen i selskapet.
ansvar
Ansvarene til en ledende dokumentansvarlig vil selvfølgelig være bredere enn det vanlige spesialistens funksjonelle ansvarsområder. Men de er begge ansvarlige for sine aktiviteter. Som standard er det som følger:
- For manglende utførelse av funksjonelle oppgaver (angitt i stillingsbeskrivelsene).
- For inkonsekvente virkelighetsdata om status for utførelse av instruksjoner og oppgaver.
- For brudd på reglene i den interne arbeidsplanen i arbeidsgiverorganisasjonen.
- For brudd på sikkerhetsforskrifter hos foretaket, brannsikkerhetsstandarder.
Vi undersøkte de grunnleggende rettighetene og pliktene til en dokumentansvarlig. Som det fremgår av artikkelen, må den ansatte også ha en viss kunnskap når han søker på denne jobben. For feil utførelse av oppgaver er han ansvarlig.