Lagring av dokumenter i organisasjonen. Varighet av lagring av dokumenter fra organisasjoner

Den viktige aktiviteten til ikke en eneste organisasjon, selskap, bedrift og til og med staten er umulig uten strømlinjeformet arbeidsflyt. Dokumenter, så vel som behovet for deres bevegelse, opprettelse eller mottakelse før retur, utløp eller tilknytning til saken, har kommet godt inn i en persons liv fra skrivende stund. De er bevart fra eldgamle tider og bekrefter dokumentasjonen for forskjellige livssfærer for enkeltpersoner eller offentlige anliggender.

Historie om kontorarbeid i Russland

De første dokumentene som registrerte livet til den gamle russiske staten var annaliene. De forteller om avtalene som ble inngått mellom Russland og Byzantium, gjenspeilte historiske hendelser. Også diplomatiske forhold ble notert i brev. I tillegg snakket de også om forskjellige avtaler, hovedsakelig mellom kjøpmenn. Brev, avhengig av formålet, kan være rettslige og veiledende.

Alle dokumenter ble skrevet på pergament, som på den tiden ble ansett som et veldig kostbart materiale. Fram til slutten av perioden med føydal fragmentering av Russland, var det for tidlig å snakke om begrepet kontorarbeid som et system.

Historien med kontorarbeid i den russiske staten består av perioder: pre-revolusjonær, sovjetisk og post-sovjetisk.

pre-revolusjonær

Pre-revolusjonerende papirarbeid utviklet i XVI - tidlig XX århundre. Denne fasen er på sin side delt inn i flere perioder:

1. Ordenens geistlige arbeider begynte å ta form etter dannelsen av en sentralisert russisk stat. Det ble gjennomført i hytter (bestilte, labial, zemstvo) funksjonærer. Selve systemet har utviklet seg i ordre - sentrale institusjoner. Derav navnet på perioden. Et særtrekk ved administrativt geistlig arbeid er fremveksten av en egen "stab" av mennesker som var med på å forberede prosjekter, lage forespørsler, organisere lagring av papirer, kopiere utkast.
2. Arbeidsflyt fra høyskolen utviklet seg etter reformen av den sentrale administrasjonen. Høgskolene begynte å bruke registreringsbøker og organiserte arkiver. Lagring av dokumenter på den foreskrevne måten ble først organisert nøyaktig i perioden med college-kontorarbeid.
3. Executive (på XIX - begynnelsen av XX århundre.) Ble utviklet under reformen. Det nye administrative systemet er basert på prinsippene om kommandoenhet - den eksakte utførelsen av ordrer fra ledere, så vel som hierarki - en streng fordeling av ansvaret mellom tjenestemenn i forskjellige rekker og stillinger.

Sovjetisk geistlig arbeid

Sovjetiske kontorarbeid begynte å ta form fra oktober 1917 og fortsatte til 1991. I løpet av denne perioden søkte myndighetene å gjøre dette systemet så rasjonelt som mulig. Det er gjort forsøk på å innføre standarder i arbeidet med offisielle dokumenter. Det er utarbeidet en liste over typiske styringsdokumenter hos bedriften, som har satt lagringsperioden for slik dokumentasjon. På syttitallet ble et enhetlig statlig system for kontorarbeid spesielt opprettet, som etablerte enhetlige former og metoder for å jobbe med dokumenter.

Den post-sovjetiske

Kontorarbeidet fra den post-sovjetiske perioden har utviklet seg siden 1991, og utvikler seg til i dag. På 90-tallet av det tjuende århundre i den russiske føderasjonen begynte å forbedre lovgivnings- og forskriftsrammen for å etablere kravene til dokumentasjon.

Lagring av dokumenter hos bedriften

I prosessen med virksomheter, institusjoner, bedrifter, er det en stor flyt av dokumenter, papirer mottas og opprettes. Når behovet for bruk i daglige aktiviteter for å løse aktuelle problemer og problemer forsvinner, er det behov for akkumulering og bevaring av informasjon. I tillegg er det ekstremt viktig å sikre enkel og rask tilgang til nødvendige data når som helst, selv etter noen dager, måneder eller år etter at papiret er gått ut av sirkulasjonen. Hvis arkivene ikke er ordentlig organisert og fristene ikke blir overholdt, kan det oppstå ytterligere problemer med å finne riktig papir. Et raskt søk og anvendelse av dokumenter til deres tiltenkte formål er bare mulig med en tydelig fordeling av dem i grupper, segregering, for eksempel i virksomheten.

En spesiell systematiserende referansebok, som bestemmer prosedyren for distribusjon av verdipapirer i saker, er nomenklaturen til saker.

Begrepene “nomenklatur av saker” og “virksomhet”

Sakens nomenklatur kalles den enkleste klassifiseringen av saksnavn, som lar deg raskt sortere papirer for raskt søk om nødvendig, noe som indikerer holdbarheten i den foreskrevne formen. En slik klassifiserer er av stor betydning for å organisere en jevn drift av et selskap eller en kommunal institusjon.

En sak er et dokument som er plassert under ett omslag eller en kombinasjon av det som angår et spesifikt spørsmål eller type aktivitet. I tilfeller er det forbudt å duplisere utkast til versjoner av verdipapirer som gjentas eller har mistet viktigheten, med en utløpt standard holdbarhet.

Nomenclature of Affairs - et flerbruksdokument som:

• Det er grunnlaget for å plassere dokumenter i mapper, søke etter nødvendige papirer.
• Indikerer indeksering av dokumenter og saker.
• Definerer dokumentets holdbarhet.
• Det er en slags manual for det første stadiet av eksamen.
• Det er et dokument som tar hensyn til midlertidig lagring (opptil ti år).
• Det er grunnlaget for dannelse av varelager av dokumenter som vil bli lagret permanent og midlertidig.
• Det er et sted for lagring av handlinger for ødeleggelse av forholdene til et foretak med utgåtte lagringsperioder (papirødeleggelse).

Typer varer i foretak

Det er tre typer nomenklaturer. En standard nomenklatur er et forskriftsdokument som fastsetter sammensetningen av saker som er innstiftet i det geistlige arbeidet til organisasjoner av samme type.

Den omtrentlige nomenklaturen har rådgivende karakter, den oppretter et visst sett saker (med angivelse av indeksene deres) som blir igangsatt under fungering av organisasjoner som nomenklaturen gjelder.

En egen nomenklatur over forholdene til en bestemt virksomhet dannes av personalet for dokumentstøtte og dokumenthåndtering av organisasjonen. Prosessen involverer lederne for strukturelle avdelinger, ettersom de har en ide om den planlagte utviklingen av bedriften, som lar deg effektivt sørge for hvilke typer verdipapirer som kan vises i organisasjonen i løpet av en nær fremtid.

Grunnleggende regler for lagring av dokumentasjon

Et stort antall papirer, forskjellige når det gjelder representert verdi og betydning, dannes i prosessen med enhver bedrift. De typer verdipapirer som lagring av dokumenter i organisasjonen skal organiseres for, prosedyren og lagringsperioder gjenspeiles i forskjellige lovgivningsmessige lovgivningsmessige handlinger, som kan ha sammenheng med både selskapslovgivningen i en individuell organisasjon, lovgivningen om arkivering og regnskapslovgivningen. Lover om regnskap og arkivering er like gyldige med forskrifter gitt av det konstituerende rådet eller ledelsen i en bestemt organisasjon.

Den grunnleggende lovgivningen på dette området er loven "Om arkivsaker i Den Russiske Føderasjon", som trådte i kraft på datoen for publiseringen - 25. oktober 2004.Det er denne lovgivningsmessige handlingen som regulerer ulike typer relasjoner innen arkivstyring av hensyn til den sivile befolkningen i landet, samfunnet og statlige myndigheter, samt forhold til organisering av lagring av papirer, uavhengig av eierform for foretak.

Basert på h. 1 artikkel. 17 i lov nr. 125-ФЗ, er gründere, private og statlige organisasjoner forpliktet til å bevare arkivdokumenter i løpet av lagringstidene, inkludert papir om personell. Avhengig av statusen til det kommersielle foretaket, etableres prosedyren for å oppfylle forpliktelsen til å oppbevare verdipapirer og perioden for lagring av dokumenter i organisasjonen. Kommersielle institusjoner har rett til å avslutte lagring av dokumenter ved utløp av tid.

Regnskapsdokumenter

Artikkel 17 i lov nr. 129-ФЗ fastsetter de generelle lagringsperioder for dokumenter, regnskapspapirer og regnskapsrapporter. I henhold til loven er foretaket forpliktet til å sikre lagring av regnskapsdokumenter i minst fem kalenderår fra den første januar året etter det som papiret er datert til.

For å bestemme vilkårene for spesifikke typer dokumenter, må du referere til en slik handling som en standard liste over dokumentlagringsperioder godkjent av Forbundsarkivet 6. oktober 2000. Det som er viktig, datoene som er angitt på listen, starter ikke fra datoen for den endelige versjonen av papiret eller den offisielle publiseringen av dokumentet, men fra den første januar det neste kalenderåret. Imidlertid, hvis lederen av selskapet ga en ordre som tar hensyn til dets spesifikasjoner for aktiviteten, kan papirets holdbarhet økes sammenlignet med perioden som setter listen.

Selvangivelse og andre skatteberegningsdokumenter

Tidsperioden hvor et foretak eller en kommunal institusjon er pålagt å opprettholde rapportering om skattefradrag er fastsatt i punkt 170 i listen over. Så perioden med lagring av dokumenter i organisasjonen, når det gjelder selvangivelse for det siste kalenderåret, er minst et tiår, kvartalsvis blir lagret i minst fem påfølgende kalenderår, månedlige perioder må lagres i minst ett kalenderår - denne informasjonen er indikert av listen over dokumentlagringsperioder. I mangel av rapportering for kalenderåret, skal andre typer erklæringer oppbevares i minst ti år. Så andre typer rapportering bør beskyttes i minst fem kalenderår. Rapporter for en kalendermåned i mangel av kvartalsrapporter lagres etter de samme prinsippene.

Dokumenter som skyldes skatter og avgifter som ikke er definert i loven. Imidlertid indikerer avsnittet i åttende ledd i den første artikkelen 23 i skatteloven i Den russiske føderasjon at skattytere må oppbevare dokumenter i fire år: regnskap og skatteregister, alle andre dokumenter som beviser overskudd, utgifter, betaling og tilbakeholdelse av skatt og andre gebyrer. Det samme setter listen over dokumenter som indikerer lagringsperioden. Det er lagt ut på de offisielle nettstedene til regjeringen i den russiske føderasjonen og rosarkivet.

Varighet av lagring av dokumentasjon hos bedriften

Dokumentets holdbarhet er den tidsrammen som er definert av lovgivningen i Den Russiske Føderasjon og verdiene som er valgt av undersøkelsen, hvor de må lagres til de blir ødelagt.

Som et resultat av virksomheten til virksomheter og institusjoner, opprettes papirer av forskjellig betydning. En standard liste over dokumentlagring tillater ødeleggelse av dokumenter som allerede har fullført oppgaven. Men det er de som ikke mister viktigheten i en årrekke. Og den tredje typen, den inneholder vitenskapelig eller praktisk betydningsfull informasjon. Denne typen har konstant holdbarhet.

Så typiske lagringsperioder for dokumenter kan være:

• midlertidig opptil ti år;
• midlertidig over ti år;
• konstant.

I avdelinger som driver med referansearbeid forblir saker i to år, uavhengig av status for virksomheten: permanent og midlertidig (over ti år) lagring. I arkivet til organisasjonen blir de overgitt etter denne tiden.

Uansett skjema som dokumentasjonen er laget i (papir eller elektronisk), endres ikke lagringstidene for dokumenter. Den avgjørende verdien for varigheten av bruken avhenger av informasjonen i dem. Dette problemet er undersøkelsen av verdi.

En undersøkelse av verdien av dokumenter er å fastslå hvilken betydning bestemmelsen av perioden for sparing avhenger av. Det gjennomføres en undersøkelse for å bestemme hvilke spesifikke artikler som best kan gi staten, samfunnet, vitenskapen og enkeltpersoner de nødvendige dataene. For dokumenter som er valgt for midlertidig lagring, bør du bestemme hvor lenge i fremtiden de kan trenge. En viktig oppgave for undersøkelsen av verdipapirer er også vurdert å bestemme perioden for lagring av dokumentasjon.

Følgende oppgaver for undersøkelsen av verdi skilte seg således ut:

• Overføring for permanent lagring til statsarkivene i Den russiske føderasjon av dokumentasjon som er viktig for politikk, økonomi, økonomi, vitenskap, landets kultur, foreløpig utvalg for dette.
• Dokumenter som har praktisk verdi, men som ikke representerer vitenskapelig og historisk verdi, er valgt for midlertidig lagring.
• De som har mistet verdien og ikke har noen vitenskapelig verdi, blir valgt ut til ødeleggelse.
• Etablering av lagringsperioder for dokumenter, endring av dem.

Under undersøkelsen kontrolleres også kvaliteten på organiseringen av nomenklaturen til filer, arkiver og etablering av dokumentets holdbarhet.

Måter å organisere lagring av verdipapirer på foretaket

Med bruk av elektronisk teknologi er det ikke nødvendig å bruke hele bygningen til arkiver; flere rom vil være nok hvis det kommer til en stor organisasjon med en ti år gammel historie. Men i alle fall er det behov for å organisere lagring av dokumenter i organisasjonen.

Det er flere alternativer for hvordan du kan organisere et elektronisk arkiv:

1. Lokalt - en rimelig måte å lagre på, som består i å samle dokumenter i en mappe på en datamaskin, eller hvis selskapet har et lokalt nettverk, opprette en spesiell nettverksmappe og angi tilgangsrettigheter til den. Ulempene med denne lagringsmetoden er mangelen på sikkerhetsgarantier, behovet for å uavhengig kontrollere lagringstiden, tilby visningsverktøy (vi snakker om programmer for visning av dokumenter, bilder, videoer, tegninger og andre papirer) og bekreftelse av elektroniske signaturer.
2. Spesielt elektronisk arkiv - spesialiserte elektroniske dokumentstyringssystemer eller elektroniske arkiver. Slike lagringssystemer gjentar ikke ovennevnte ulemper ved det lokale arkivet. Det vil si at EDMS gir visning, kontrollerer tidspunktet for lagring av verdipapirer, lar deg få informasjon om den elektroniske signaturen. Minus - tjenesten er betalt.
3. I skyen - en lovende måte å lagre dokumenter på, kan de lagres direkte i online-tjenesten og tar ikke plass på datamaskinene til organisasjonen. Ansatte har alltid muligheten til å henvende seg til nødvendig dokumentasjon, tjenesten vil gi visning passende verktøy og gi data på et sikkerhetssertifikat - det vil bare være tilgang til nettverket.

Lovgivningen regulerer ikke hvilken lagringsmetode som skal brukes. Listen over dokumenter med datoene indikerer bare regulatorisk tidsramme. Det er bare viktig å overholde reglene for overføring av dokumenter, riktig utførelsesform og et sertifikat for signatur.