I enhver organisasjon må hvert dokument registreres og føres i en spesiell journal. Dette gjelder også arbeidsavtaler. Et ansettelseskontraktregister, med en prøve som vil bli analysert videre, er påkrevd i hvert selskap som fører journal over dokumenter og data fra de ansatte.
Trenger jeg et magasin
Ledere for organisasjoner bør forstå at registeret over arbeidsavtaler og tilleggsavtaler ikke er bortkastet tid, men en mulighet til å forsikre deg selv. For det første er det veldig praktisk. All informasjon om dokumentene finnes på ett sted, i stedet for å oppbevare en bunke med kontrakter til alle ansatte på skrivebordet ditt. For det andre kan et magasin være nødvendig hvis det oppstår konflikter mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. For det tredje, takket være magasinet, kan en personalsjef utlevere all informasjon til en ansatt på kort tid.
I noen organisasjoner er det vanlig å føre flere slike tidsskrifter: for evigvarende kontrakter og for presserende.
Lovens ord
For øvrig indikerer lovgivningen ingen steder at registeret over arbeidsavtaler er påkrevd. Men det hendte slik at dette er et gitt kontorarbeid og dets generelle regler. I henhold til normene må hvert dokument være fast. I tillegg er denne journalen oppført i listen over styringsdokumenter. Og dets fravær i organisasjonen kan forårsake problemer med kontrollorganer.
Erfarne ansatte i personalavdelingen hevder at tilstedeværelsen av et register over arbeidsavtaler, hvis utvalg vil bli presentert senere, betydelig letter arbeidsdager og lar deg organisere data om ansatte og føre journal over dem.
fylling
Det er ikke lovregulert hvordan akkurat et regnskapstidsskrift skal se ut. I de fleste tilfeller er formen på registeret over arbeidsavtaler en vanlig notisbok. Hovedsaken er at dekselet er tett for større utnyttelse.
Tittelsiden til journalen må angi navnet på organisasjonen, navnet på journalen, begynnelsen på vedlikeholdet. Neste, på det første arket, er personene som er ansvarlige for å vedlikeholde boken, angitt. Hvis det antas at autoriserte personer kan endre seg, er det bedre å legge inn informasjon om dem på en ordnet måte:
- Antall i rekkefølge.
- Detaljer om den ansatte.
- Innleggets tittel.
- Årsakene til at denne personen kan gjøre endringer i journalen.
- Underskrift av ansatt.
Å fylle ut registeret over arbeidsavtaler kan kalles standard. All informasjon legges inn i en tabell, hvor antall kolonner varierer avhengig av organisasjonens ønsker. I gjennomsnitt kan det være opptil ti kolonner. Tabellen er befolket som følger:
- Serienummeret til dokumentregistreringen.
- Dato for inngåelse av kontrakten.
- Kontraktsnummer.
- Detaljer om den ansatte.
- Navnet på stillingen eller spesialiteten.
- Navnet på avdelingen eller enheten.
- Gyldighetsperioden for kontrakten.
- Arbeidets natur.
- Tilstedeværelsen av tilleggsavtaler.
- Spesielle merknader.
Eventuelt kan du gå inn i en annen kolonne, der den ansatte vil signere ved siden av den oppgitte informasjonen. I tillegg vil signaturen indikere at den ansatte mottok en kopi av kontrakten.
De som ikke vet hvordan registeret over ansettelseskontrakter ser ut, kan se eksempeldokumentet på bildet nedenfor.
Papirversjon
Til tross for at tiden med datateknologi blomstrer i dag, holder nesten alle selskaper en papirversjon av registreringsjournalen.
For det første må dette dokumentet være sydd, nummerert og sertifisert av lederen av organisasjonen. For det andre forsikrer personalavdelingen at det er mye mer praktisk å føre en slik journal. Og for det tredje, i journalen skal være underskrifter fra ansatte, som indikerer deres avtale med den spesifiserte informasjonen.
Elektronisk versjon
Den elektroniske formen for registrering av arbeidsavtaler har både fordeler og ulemper. Utvilsomt er elektroniske dokumenter veldig praktisk å bruke. Hauger med mapper og papirer roter ikke opp skrivebordet og hyllene, fordi alt er lagret på en datamaskin. Men i den elektroniske versjonen kan du ikke få ansattes signatur i dokumentet, og ganske ofte hender det at datamaskiner brytes sammen og all informasjon rett og slett kan forsvinne.
Derfor er mange personalsjefer, hvis de fører en elektronisk journal, det bare som en sikkerhetskopi av papirmedia.
De lager vanligvis en elektronisk versjon i Excel-format. Denne tabellen har mange funksjoner og er enkel å fylle ut. Det elektroniske formatet til magasinet er:
- kontroll over lagring av informasjon;
- hemmelighold av informasjon;
- øyeblikkelig dannelse av kopier av ordrer og attester;
- Øyeblikkelig søk etter nødvendige dokumenter.
I tillegg kan du separat føre en logg over tillegg. avtaler om arbeidsavtaler. Men noen ganger er det upraktisk å lete etter informasjon om en ansatt i forskjellige dokumenter. Det er bedre hvis denne informasjonen fremheves som en egen kolonne i et felles dokument.
funksjoner
Det er noen funksjoner som er best bevart når du logger. Dette kan omfatte:
- Registeret over avtaler om arbeidsavtaler og selve kontraktene kan startes på nytt hvert år. Dette gjelder spesielt for store bedrifter, der det er mange dokumenter.
- Hvis den autoriserte personen har gjort en feil ved å legge inn informasjonen, antas det ikke bøter for dette.
- Et slikt dokument bør lagres i minst 75 år.
- Etter at loggboken er avsluttet, må den bli blinket og nummerert. Deretter legger du forseglingen og sender den til arkivet med dokumenter, der det faktisk er lagret.
- Hvis en tidsbegrenset kontrakt går i kategorien ubegrenset, må dette faktum registreres. Deretter blir kontrakten registrert på nytt eller gjort en tilsvarende merknad i journalen.
- Lederen må bekrefte registreringsjournalen ved å sette signaturen på baksiden av den bærbare PC-en.
Som holder et magasin
Som vi allerede har funnet ut, er kontraktsbokføringsdokumentet et dokument som bekrefter tilstedeværelsen av viktige dokumenter i en organisasjon.
I henhold til reglene blir slike dokumenter fylt ut og vedlikeholdt av autoriserte personer. I kjernen er dette HR-ansatte eller HR-ledere. De er ansvarlige for forskjellige kontroller, det vil si full informasjon om ansatte.
De samme ansatte bærer også ansvar for originalene til alle kontrakter og tilleggsavtaler til dem. Start disse dokumentene i henhold til bestilling fra arbeidsgiveren.
En ordre bestemmer:
- type logging (papir eller elektronisk);
- medarbeider som er ansvarlig for logging;
- registreringsskjema.
Tidligere ble det sendt inn et register over arbeidsavtaler (eksempeldokument). Nå kan du se på bildet under hvordan journal for registrering av tilleggsavtaler til kontraktene ser ut.
endringer
Tidligere ble det sagt at med en liten tilsyn ikke har den ansatte særlig ansvar eller straff. Men fortsatt må du fylle ut journalen nøye.
Det er strengt forbudt å gjøre endringer, uavhengig av type dokument. Hvis en autorisert ansatt gjør en alvorlig feil, bør journalen være lukket. Dette betyr at på bokens siste side er årsaken til at den ble lukket indikert. Videre bør problemet rapporteres til sjefen for selskapet. For å starte en ny regnskapsjournal, må du utgi en ordre.
Når det gjelder tilleggsendringene som angår en bestemt ansatt, inkluderer de:
- oppsigelse fra kontoret;
- endring i arbeidsforhold;
- overføring av en ansatt til en annen avdeling, oppdeling eller endring av stilling til en ansatt.
For slik informasjon opprettes enten en egen bok for tilleggsavtaler, eller en egen kolonne i kontraktsregistreringsjournalen.
Det er viktig å huske at en slik journal først og fremst er viktig for en ansatt som opprettholder informasjon om ansatte.
Takket være dette dokumentet kan du enkelt finne informasjon i tidsskriftene som lenge har blitt overført til arkivet. Og også bladet anses som juridisk bekreftelse på at det eksisterer alle arbeidskontraktene som er inngått med ansatte som utfører sine aktiviteter på bedriften.