På grunn av det faktum at vi i hverdagen stadig møter dokumenter på jobben og hjemme, ønsker vi å vie ytterligere samtale til dem. La oss finne ut hva et dokument er og hvilke typer som finnes.
Hva er et dokument?
Et dokument er informasjon registrert på et konkret medium som har detaljer som gjør det mulig å identifisere det. Det er andre definisjoner av dette konseptet. Så vi kan si at et dokument er informasjon som er lagret av enkeltpersoner og organisasjoner som bevis på aktiviteter eller forpliktelser.
Dokument essens
I utgangspunktet understreker alle tilgjengelige definisjoner av et dokument dets informasjonsmessige karakter (essens).
Loven om "Informasjon, informasjonsteknologi" sier at informasjon er informasjonen som gis, uavhengig av skjemaer og metoder for innlevering. Og det betyr at når vi har vist i dokumentet, kan vi lagre og overføre tilgjengelig informasjon til andre personer, og også bruke den gjentatte ganger.
En transportør med dokumentert informasjon er et objekt som brukes til å lagre og sikre den i lyd, tale og visuell form.
Fra det foregående kan vi konkludere med at dokumentet også er et uunnværlig element i det interne arbeidet til enhver organisasjon, institusjon, selskap, som sikrer samspill mellom individuelle enheter. Det er faktisk informasjon som er grunnen til å ta alle ledelsesbeslutninger, samt bevis på implementering og materiale for videre aktiviteter.
I ledelsesfæren er et dokument en arbeidsgjenstand, siden enhver avgjørelse som tas blir registrert skriftlig.
Eksterne tegn på dokumenter er karakteristiske trekk som gjenspeiler størrelse og form, registreringsmetoder og designelementer. Forfatteren kan være både et individ og en juridisk enhet. Ethvert arbeidsdokument, hvis det er korrekt utført, har rettskraft.
Detaljer om dokumenter
Papirarbeid er assosiert med overholdelse av alle obligatoriske elementer, som kalles rekvisitter. Disse inkluderer:
- navn,
- adressat;
- forfatteren;
- dato;
- tekst;
- signatur;
- oppløsning;
- godkjenning og godkjenning.
Det skal bemerkes at forskjellige dokumenter har helt forskjellige detaljer. Antallet avhenger av dets mål og formål. Mange har for eksempel et begrenset antall detaljer. For øvrig, hvis minst en av dem er angitt feil, blir dokumentet ansett som ugyldig.
Dokumentregnskap
Hvilke dokumenter er nødvendig i arbeidet? Innen organisasjonsledelse brukes en rekke former. Det kommer an på hvor og til hvilket formål du trenger for å sende inn dokumenter.
Alle av dem eksisterer ikke av seg selv, men er underlagt streng systematisering. Med andre ord, ethvert selskap fører journal over dokumentasjon. Dette er først og fremst nødvendig, slik at all informasjon alltid kan være lett og til rett tid å finne.
Personlige og offisielle dokumenter
Dokumenter har sin egen klassifisering av forskjellige grunner. Så fra opprinnelse er de personlige og offisielle.
- Personlig skapes utenfor arbeidsplassen. Det kan være korrespondanse, dagbok, notater.
- Men offisielle dokumenter er dokumenter fra organisasjonen, utarbeidet på en viss måte og i den etablerte formen.
Men i gruppen av offisielle dokumenter skilles personlige dokumenter, for eksempel: pass, vitnemål, attest, oppholdstillatelse, arbeidsbok.
Det er tydelig at offisielle papirer hovedsakelig deltar i geistlige arbeider, de fleste av dem er styringsdokumenter.Med deres hjelp blir organisasjonsledelsesfunksjonene realisert: planlegging, finansiering, kontroll, forsyning og regnskap. 
Dokumentasjon Klassifisering
I henhold til metoden for å dokumentere informasjon kan være av en annen karakter:
- skriving;
- tekst;
- håndskrevet;
- maskinskrevet;
- elektronisk;
- billedlig.
Dette kan være et video, lyd, et fotodokument, så vel som hvitt og utkast. Som du kan se, det er et stort utvalg av dem.
Hvilke dokumenter er nødvendig i ledelsesregnskap? Absolutt alt. Mange av dem er til stede i enhver organisasjon. Det er umulig å få tak i bare en art. Avhengig av situasjonen er alle nødvendige.
Inngående, utgående og interne dokumenter
Innkommende, utgående dokumenter og interne - vi hørte alle om en slik klassifisering. Så utgjør helheten av slike papirer dokumentflyten for hele organisasjonen. Inngående og utgående verdipapirer er underlagt streng regnskapsføring. De er spilt inn i de respektive tidsskriftene for innkommende og utgående korrespondanse.
Etter antall spørsmål som er reist, er dokumentene delt inn i enkle og sammensatte. I det første reises det bare ett spørsmål, og i det andre noen.
Typer begrensninger for tilgang til verdipapirer
Etter tilgjengelighet er papir definert som hemmelig, uklassifisert og for generell offisiell bruk. Hemmeligheter er merket med et spesielt signaturstempel. Bruken av dem krever spesiell tillatelse. Og for arbeid med andre dokumenter kreves ingen toleranser. De er beregnet på ansatte i organisasjonen.
Slik teksten til dokumentet
Etter presentasjonsmetoden er dokumentene delt inn som følger:
- prøve;
- silketrykk;
- individ.
I individuelle artikler går presentasjonen i sin egen stil, som fra seg selv. Skjermdokumenter utstedes i henhold til et bestemt skjema ved bruk av et sett med standardfraser. Den vanligste typen slike artikler er et spørreskjema eller sertifikat. Som regel skrives de ut på ferdige skjemaer, som deretter legger inn noen data.
Hvilke dokumenter er nødvendig i det daglige arbeidet? Selvfølgelig, typisk. De er utarbeidet på grunnlag av en spesifikk prøve, og brukes i lignende situasjoner. Maler lages som om nødvendig tas som grunnlag og bare setter inn tilleggsinformasjon. Svært ofte er det nødvendig å utarbeide noen dokumenter for å få tak i andre, for eksempel i skattetjenesten eller i andre tilfeller.
Typer autentisitetsdokumenter
Av autentisitet er dokumenter delt inn i originaler, kopier og duplikater. Det er tydelig at originalen er den første enkeltforekomsten. Det er sertifisert av en våt forsegling og signatur.
Duplikatet er en duplikat av originalen, det blir ofte utstedt ved tap av originaldokumentet og har også rettskraft. Men når det gjelder kopiene, selv om de helt sammenfaller med originalen, har de ingen rettskraft.
Deler dokumenter etter lagringsperiode og overføringsmetode
I henhold til holdbarheten er dokumentene delt inn i papirer om permanent, midlertidig (lagringsperiode opp til ti år) og langtidslagring (mer enn ti år).
Og ved hjelp av overføringsmetoden, til telegram, brev, faks og meldinger (elektronisk).
Uansett hva du sier, så har dokumentene tett inn i livene våre. Hver dag har vi å gjøre med alle slags papirer. Og uansett på hvilket område vi jobber, bruker vi alltid dokumenter for å motta og overføre denne eller den informasjonen.
