Ansattes personlige fil: eksempeldesign

Ansatte i personalavdelingen må ha nøyaktig, fullstendig og objektiv informasjon om alle ansatte i bedriften som er i staben. Dokumentasjonen av individuelle poster, som inneholder informasjon om den faglige virksomheten til hver enkelt arbeider, er samlet i en slags dossier. Deretter vurderer vi hvordan dannelsen av personlige filer til ansatte ved bedriften utføres.

Generell informasjon

Dokumentasjonen til den ansatte er nødvendig for å systematisere tilgjengelig informasjon, oppsummere dem på ett sted. Den personlige filen til den ansatte, hvor eksemplet vil bli presentert nedenfor, er et sett med papirer knyttet til:

• Sysselsetting.
• Kampanjeprosess.
• Overholdelse av arbeidsdisiplinets regler.
• Oppsigelse av forholdet til arbeidsgiveren og andre.

Hovedkategorier av ansatte

Det skal bemerkes at håndtering av personlige filer til ansatte ikke er obligatorisk i forhold til alle ansatte. Et eksempel er føderal lov nr. 79. Den sørger for obligatorisk registrering av personlige filer til ansatte som er i embetsverket. For andre arbeidstakere kan prosedyren for å sammenstille dossieren bestemmes av lokale forskriftsregler. Personlige filer kan oppbevares av følgende ansatte:

1. Ledere (bedriftssjefer, varamedlemmer, assistenter).
2. Leder for strukturelle divisjoner og deres stedfortredere.
3. Ledende (hoved) spesialister.
4. Arbeidstakere ansvarlig.
5. Ansatte som er inkludert i personalreserven for overføring til stillinger av særlig betydning.
6. Spesialister som leverer aktiviteten til bedriftsstyringsapparatet.

Fordeler med å lage en dossier

Det skal bemerkes at den personlige filen til en ansatt er en veldig praktisk datakilde om hver enkelt arbeider. I en mappe samles alle kopier av den ansattes personlige papirer, ordrer tatt i forhold til ham og så videre. Dette lar deg gjøre det mest komplette karakteristisk for den ansatte, å notere seg om hans fordeler eller omvendt brudd og overgrep begått av ham under hans profesjonelle virksomhet.

Foretakets interne handlinger: den ansattes personlige fil

Dokumenter blir samlet og sammenstilt av forskjellige ansatte etter ledelsens skjønn. Hvis mapper med personlige papirer er ment for alle ansatte, anbefales det å lage en passende lokal handling. I tillegg bør en del inkluderes som gir behovet for å åpne en ansattes personlige fil for hver ansatt på heltid, inkludert teknisk personell. Hos noen foretak foretrekker ledere å utvikle en egen lov som fester alle detaljene i dossiersamling.

De viktigste nyansene

Uavhengig av reguleringsform for utarbeidelse av dossierer for ansatte, bør du bestemme når du arbeider med dem:

1. Kategorier av ansatte som det legges inn personlige filer på. Vil det være alle ansatte eller bare separate grupper av dem. For eksempel kan det bare være ledere for alle ledelsesavdelinger.
2. Måten den personlige filen til den ansatte blir sammenstilt på. Utvalget skal inneholde alle nødvendige seksjoner og kolonner der informasjon om spesialist legges inn.
3. Sammensetningen av papirene som er samlet i saken. Samtidig er det indikert hvilke dokumenter som arkiveres i form av kopier og hvilke som er i originalen.
4. I hvilken rekkefølge dossierer blir samlet.
5. Regler for å gjøre den ansatte kjent med papirer om ham.
6. Fremgangsmåten for lagring av personlige filer til ansatte.

Kreves en dossier for en deltidsjobb?

Dette vil avhenge av om den ansatte inntar en stilling der den personlige filen til den ansatte er nødvendig. Samtidig startes vanligvis en ny dossier for eksterne deltidere, og for interne mapper arkiveres de tilsvarende dokumentene i eksisterende mapper. Hvis foretaket sørger for obligatorisk gjennomføring av personlige forhold i lovfestede vedtak, vil de også bli plassert på deltidsjobb i samsvar med den etablerte prosedyren.

For deltidsansatte er dossierene utarbeidet i henhold til de generelle regler som er definert for hvert enkelt foretak. I følge art. 283 i arbeidskodekoden presenterer en borger, når han utnevnes til stillingen samtidig, et pass eller et annet dokument som bekrefter hans identitet. Hvis stillingen krever spesiell kunnskap, har arbeidsgiveren rett til å be den fremtidige spesialisten presentere et vitnemål eller annet dokument om utdanning eller opplæring (eller en kopi av dette, behørig bekreftet). Når du søker på et foretak med vanskelige eller farlige (skadelige) arbeidsforhold, kan arbeidsgiveren kreve et sertifikat om arten og aktivitetsvilkårene på arbeidstakerens hovedsted. Kopier av innsendte dokumenter må arkiveres i den personlige filen.

Innledende samling

Opprettelse av personlige filer utføres for en ordnet gruppering av dokumentert informasjon om ansatte direkte i ferd med å fikse arbeidsforhold til dem. Samling gjøres som regel i en egen mappe for hver enkelt ansatt. Denne formen for å drive personlige forhold anses som den mest praktiske måten å organisere informasjon på. Samtidig må det huskes at det er forbudt å motta, behandle og legge ved dokumentasjonen informasjon som indikerer hans politiske, religiøse og andre livssyn, privatliv, medlemskap i offentlige organisasjoner, inkludert fagforeninger.

Grunnleggende krav

Når du sammenstiller personlige filer, plasseres dokumenter i praksis i en mappe. På forsiden påsatt serienummeret som er tilordnet dossieret. Under den blir den personlige filen til den ansatte registrert i den tilhørende regnskapsbok (bok). Dette kravet er inneholdt i art. 695, avsnitt b i listen over arkivmodellpapirer som er opprettet i prosessen med å fungere av statlige organer, lokale myndigheter med en indikasjon på lagringsperioden. Etter at arbeidstakeren forlater foretaket, blir dossierene hans fjernet fra mappen. Deretter kjøres den personlige filen for overføring til arkivet og deponeres.

Regnskapsbok (bok) informasjon

Dette dokumentet kan inneholde følgende data:

1. Dossiernummer.
2. Fullt navn spesialist.
3. Antall innledende saksdokumenter.
4. Dato for overføring av papirer til arkivet.
5. Annen informasjon gitt innenrikspolitikk bedriften.

Innledende behandling innebærer en gruppering av papirer som vitner om en innbygger som blir ansatt, og deretter all informasjon knyttet til den profesjonelle virksomheten til en ansatt i organisasjonen.

Master Data List

I lovgivning er listen over dokumenter som skal inkluderes i personlige filer ikke definert. For embetsmenn er det gitt at dossierene deres inneholder personlige og andre opplysninger om opptak til tjenesten, bestått og avskjed. Personlig informasjon inkluderer også den informasjonen som er nødvendig for å sikre aktivitetene til et statlig byrå. Dokumentasjonen inneholder også:

1. Intern liste over papirer.
2. Personlig påmeldingsblad eller søknadsskjema.
3. Selvbiografi.
4. kopier:

• identitetsdokument;
• forsikringssertifikat;
• TIN (hvis levert av en ansatt);
• militære registreringsbevis for vernepliktige og borgere som er underlagt utkast;
• verdipapirer som bekrefter spesialistens rett til skattefradrag, som er fastsatt i art. 218 skattekode;
• attester for å fastsette nivået av begrensninger for funksjonshemming, funksjonshemming (når levert av en spesialist);
• ordre (ordre) ved opptak til staten;
• stillingsbeskrivelse;
• en avtale om aksept av ansvar (hvis stillingen sørger for det);
• arbeidskontrakt (hvis originalen er lagret i en egen mappe).

5. Papirer om tilgang til informasjon som utgjør en hemmelighet beskyttet av loven (hvis utførelsen av en spesialists oppgaver innebærer bruk av slik informasjon).

6. Resultatene av den foreløpige medisinske undersøkelsen (undersøkelsen), som gjennomføres for å fastslå faglig egnethet (i tilfeller som er fastsatt i lov).

Ekstra papirer

I løpet av spesialistarbeidet kan følgende legges inn i hans personlige fil:

1. Kopier av avtaler til hovedkontrakten (eller deres kopier).
2. Varsler om endringer i vilkårene i arbeidskontrakten på initiativ fra arbeidsgiveren.
3. kopier:

• rapporter og forklarende merknader, uttalelser og begjæringer fra den ansatte om forskjellige spørsmål;
• ordrer (ordrer) om overføring av en ansatt til en annen aktivitet (stilling), om fjerning av disiplinære sanksjoner, insentiver, avslutning av aktivitet hos bedriften;
• arbeidsbok.

4. Resultatene av periodiske (obligatoriske) medisinske undersøkelser.

5. Sertifiseringsmateriell (hvis stillingen krever disse tiltakene).

6. Andre dokumenter knyttet til aktivitetene til spesialisten i bedriften.

Spesialistfoto

Hun er også til stede i den personlige filen. Vanligvis brukes et 4x6-fotografi. På baksiden står det hele navnet ansatt. Det anbefales å endre bildet minst en gang hvert 5. år eller når en viss alder er nådd. Dette problemet er regulert etter myndigheters skjønn.

Endre detaljer

Personalarbeidere som er ansvarlige for forberedelsene og gjennomføringen av virksomheten, bør overvåke statusen og oppdatere informasjonen i tide. Det er ikke nødvendig å endre spørreskjemaet eller registreringsarket, samt kreve at en spesialist fyller ut papiret på nytt. Alle justeringer gjøres ved å utarbeide individuelle akter. De kalles tillegg til en bestemt seksjon (tillegg til spørreskjemaet, for eksempel). Som regel presenteres de i tabellform. Utviklingen av passende skjemaer er etter arbeidsgivers skjønn.