Vilkår for lagring av bestillinger på personell. Regler for regnskap og lagring av personaldokumenter

Det er viktig for hver arbeidsgiver å vite hvilke perioder med lagring av ordrer for personell som finner sted. Tross alt er sikkerheten ved dokumentasjon det ansvaret som ethvert selskap påtar seg. Den skal ikke bare samle informasjon om de ansattes ansatte, men også sikre lagring av den. Og uten å mislykkes. Bare ikke alle vet hva denne dokumentasjonen innebærer. Og enda mer, mange forstår ikke prinsippene for lagring og registrering av ordrer for personell. Alle detaljer angående disse problemene blir presentert nedenfor. De vil bidra til å forstå hvor mye og hvordan nøyaktig informasjon om ansatte er lagret, samt andre dokumenter som kan tilskrives personaldokumentasjon.

Hva er dette?

Det første trinnet er å finne ut hva som står på spill. Hva er bestillinger når det gjelder personell? Når alt kommer til alt, før du begynner å lagre noe, må du forstå hvilken dokumentasjon du må jobbe med.

Personellordrer - forskriftsdokumenter arbeidsforhold mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Denne dokumentasjonen er alt som kan indikere filer og informasjon som er relatert til aktiviteten. Alle ordrer er delt inn i flere kategorier:

• Dokumenter for langsiktig lagring.
• Kortsiktige papirer.
• Midlertidige ordre.

Følgelig har hver av kategoriene sine egne egenskaper. Før du begynner å studere teorien om lagring og regnskapsdokumentasjon for personell i selskapet, må du derfor forstå hvilken type dette eller det papiret tilhører. Først etter det vil det være mulig, uten å bryte de etablerte regler, å gjennomføre de studerte prosessene. Hva er oppbevaringstidene for personalordre? Hva bør enhver arbeidsgiver vite om dette øyeblikket?

Langsiktige dokumenter

Nå er det på tide å vurdere hver type tidligere oppførte dokumenter. Det har allerede blitt sagt at dette vil bidra til å forstå hvor mye du skal beholde dokumentasjonen. Men regnskap for alle typer verdipapirer er det samme. Derfor er spørsmålet vanligvis greit. Lagringstid personaldokumenter avhenger direkte av papirtypen. Den første er bestillinger av langsiktig lagring. Det er ikke vanskelig å gjette at de blir tatt i betraktning av arbeidsgiveren og lagret i lang tid. Hvor mye nøyaktig? Mer om dette senere.

Hva kan tilskrives denne dokumentasjonen? Dette er dokumenter som beskriver arbeidsforholdet mellom arbeidsgiver og underordnede, og indikerer også viktige arbeidsfaktorer. Hva kan tilskrives dem? Dette er:

1. En arbeidsavtale med stillingsordre.
2. Oversettelsesdokumenter.
3. Bestillinger om etablering av en viss lønn i en bestemt stilling.
4. Sertifikater som bekrefter tildelingen eller bonusen til ansatte.
5. Artikler om forretningsreiser (lange, utenlandske).
6. Personlige filer.
7. Søknadsskjemaer fylt ut under ansettelse.
8. Avskjedelsesordre.

Ikke av personell

Nå er det klart hvilke dokumenter som er langsiktige. Det eneste er at bestillingen for å ansette en ansatt er et papir, som refererer til personellet. Men det er et lite unntak fra regelen. Det bør huskes.

Hva snakker du om? Ikke alle ansettelsesordrer, sammen med en arbeidsavtale, er ordre på personell. Lignende papirer har et unntak. Det er såkalte bestillinger for hovedaktiviteten. Disse inkluderer følgende:

• En arbeidsavtale med passende ordre.
• Endringer i arbeidsavtalen (for overføring til en annen stilling, for eksempel).
• Dokumenter om avskjedigelse av rammen.

Det skal bemerkes at for hovedaktiviteten vil disse verdipapirene kun bli vurdert i forhold til enkeltpersoner. Vanligvis er dette selskapsledere, så vel som regnskapsførere, sjefer, varamedlemmer. Dette personellet er ofte foreskrevet i selskapets charter. Denne regelen bør huskes hvis arbeidsgiveren vil finne ut hva som er vilkårene for lagring av bestillinger på personell. Ikke alle dokumenter faller inn under denne kategorien.

Kortvarig lagring

Deretter må du forstå hva som kan tilskrives kortvarige lagringspapirer. Selvfølgelig vil det bli foretatt en slags bokføring av ordre på personell i denne situasjonen. Men etter kort tid vil slike dokumenter bli ødelagt. Hva kan tilskrives denne kategorien? Dokumenter med kortvarig lagring kalles ordrer, som umiddelbart regulerer ytelsen til en ansatt for en bestemt arbeidsaktivitet. Det vil si at dette ikke er så alvorlige dokumenter som papirer om oppsigelse eller en arbeidsavtale. Mer spesifikt kan vi skille:

1. Feriebestillinger.
2. Veibeskrivelse på korte turer.
3. Dokumenter som indikerer en rekke disiplinære tiltak.
4. Pålegg om å sende personell til kurs eller etterutdanningskurs.

Men det er ikke alt. Lagringsregler for de studerte dokumentene har mange funksjoner og nyanser. I tillegg til alternativene som allerede er vurdert, kan man skille midlertidig lagring og permanent. Disse sakene er ikke for vanlige.

Midlertidig og permanent

Midlertidige dokumenter er ordrer og instruksjoner som ikke spiller noen vesentlig rolle for arbeidet. Vanligvis er de viktige på et bestemt tidspunkt. Og etter at de ikke lenger er behov, blir de ødelagt. Det er også bestillinger på permanent lagring. Oftest er det bare personlige filer med ledere og andre tjenestemenn som er foreskrevet i selskapets charter, som kan skilles fra papirer om personell. Regnskap og lagring av slik dokumentasjon skjer fortløpende. Og det blir ødelagt først etter nedleggelsen av selskapet.

Lang tid

Hva er oppbevaringstidene for personalordre? Det har allerede blitt sagt at mye avhenger av hva slags verdipapirer det gjelder. Det er dokumentasjon for langtidslagring. Det bør systematiseres og tas i betraktning i henhold til de etablerte reglene. Og slike dokumenter er lagret i lang tid.

Gitt at bare noen selskaper er i stand til å jobbe lenge etter åpning, kan vi si at langtidslagringspapir ikke bør ødelegges fortløpende. Hvorfor? Fakta er at personalordrer i denne kategorien er lagret i 75 år. Og først etter denne perioden kan du gjøre ødeleggelsen. Bare noen selskaper klarer å jobbe mer enn den angitte perioden.

Er det kort?

Og hva er lagringsperiodene for personaldokumenter som er klassifisert som kortsiktig? Slik dokumentasjon kan fremdeles gå gjennom ødeleggelsesfasen uten å stenge eller avvikle organisasjonen. Kortsiktige dokumenter lagres vanligvis i 5 år. I noen tilfeller (hvis det er foreskrevet i charteret) - 10. Men ikke mer.

Om regnskap og lagring

Hvor mange personellordrer lagres? Svar på dette spørsmålet er ikke vanskelig. Nå kan du ta hensyn til reglene for regnskap for disse dokumentene. Dette er også et viktig poeng som enhver arbeidsgiver bør vite. Tross alt, hvis det er noen papirer som er lagret i en viss periode, må du på en eller annen måte føre journal over disse, ellers kan du miste viktige ordrer.

Nå er det flere typer dokumentlagring. I ethvert selskap må de implementeres. Nå må selskaper lage spesielle lister med regnskap for sine verdipapirer på personell i både papir og elektronisk form.For det andre kan den andre forsømmes. Men den generelt aksepterte presentasjonsformen er et must. Men hvordan gjennomføre regnskap? Prinsippene for de elektroniske og materielle versjonene er de samme. Om dem videre.

Grunnleggende regnskapsprinsipper

Så å regnskapsføre ordrer på personell er en ansvarlig sak og reguleres av godkjente standarder. Alle personaldokumenter må registreres. Hvis dette ikke er gjort, kan du ikke lagre dette eller det papiret. Ingen registrering - ingen dokumenter. Hva menes med denne prosessen?

Registrering av ordre på personell er overføring av detaljer skrevet på dokumenter til spesialiserte dokumentasjonsskjemaer med påfølgende tildeling av et nummer og datoen for godkjenning av papiret som registrert. Det vil si med en papirfortolkning, og med en elektronisk, er det nødvendig å tilordne en digital betegnelse til hver ordre. Og skriv det også i en eller annen form. Dette er en påkrevd vare.

Dataene blir registrert i ordreregistrene for personell. Inngang skjer også i elektroniske databaser og arkiver. Dette er den eneste måten å registrere og lagre dokumenter fullt ut. Selskapene sørger for fritt valg av skjema for lagring av dokumentasjon. Charteret skal inneholde regler for at alle bestillinger (eller spesifikke) lagres både i papir- og elektroniske versjoner. Det er verdt å merke seg at første ledd vanligvis er obligatorisk. Det er et materielt dokument som er i stand til å bekrefte en bestemt ordre.

Bestill journal

Den vanligste praksisen med å registrere og lagre dokumentasjon er en bedriftsutstedt ordrebok for personell. Dette dokumentet er en liten notisbok. Den inneholder antall bestillinger, samt hoveddata (detaljer). For eksempel navn og dato for godkjenning. Ordrejournalen registrerer papir med permanent lagring, langtid og kort tid. Men hvis vi snakker om midlertidig dokumentasjon, bør den ikke legges inn i en slik notatbok. Med mindre selskapet leverer et charter for en egen journal, utelukkende beregnet på midlertidige bestillinger. Den er fylt helt til slutt. Så snart de tomme arkene slutter, må du legge inn et nytt regnskapsdokument i drift. Den gamle blir arkivert og sendt for lagring. Forresten, dette er et papir med konstant regnskap.

poster

Uansett hvilke ordrer personalet snakker om, sørger hvert selskap for arkivlagring av dokumenter. Dette er den vanligste formen for papirregnskap. Og alle sammen. Ikke nødvendigvis i personell. All data blir sendt til arkiver etter at de ikke lenger er nødvendig. Eller de som allerede er utført. For eksempel personlige filer av ansatte. Så snart signert oppsigelsesordre i tillegg til at saken er avsluttet, må den sendes til arkivet for lagring i en spesifisert periode. Det er flere typer datasortering, men mer om det senere.

Til å begynne med skal det bemerkes at arkiver kan presenteres i papirform (påkrevd), så vel som elektronisk. Uavhengig av dette velger selskapet prinsippene for organisering av den lagrede informasjonen. Arkiveringsdata har en beholdning. Den gir en kort liste over all lagret dokumentasjon. Arkivering av dokumenter er den mest praktiske formen for dataregistrering. Det brukes både i papir og i elektronisk form. Det skal bemerkes at midlertidige dokumenter ikke arkiveres. De er knyttet til de viktigste verdipapirene, og deretter ødelagt. Det anbefales å sende alle midlertidige lagringsordrer til et eget sted og ikke å kombinere dem med langsiktige eller kortsiktige.

Tips om systematisering

Oppbevaringstidene for personaldokumenter er forståelige. Vanligvis er den 5 og 75 år gammel. Men det er ikke alt. Spesiell oppmerksomhet er nødvendig for arkiver.Etter å ha registrert ordren, samt plassert den i arkivet, er det påkrevd å på en måte systematisere alle tilgjengelige data. For dette formålet bruker selskaper flere prinsipper:

• Dokumentasjonslagring i separate mapper med inndeling i kortsiktige og langsiktige dokumenter. Det anbefales at du ikke stabler alle papirene sammen.
• Systematisering etter år, måned og dato. Hver mappe med dokumenter er bestillinger fra en viss tidsperiode. På innsiden legges alle papirer ut under hensyntagen til deres registrering i regnskapsjournalen (i måneder og dager). Dermed blir oppgaven med å finne et bestemt dokument lagt til rette.
• Bruke plassering etter ordrenumre under hensyntagen til den alfabetiske rekkefølgen. Allerede inne i hver mappe anbefales det å systematisere etter ordrenumre, så vel som med store bokstaver.

Slutt på regnskap

Hva skal jeg gjøre etter utløpet av lagring av et dokument i arkivene? En spesiell tjeneste i selskapet sjekker papirene. Så systematiserer han dem og gir visse ordre om ødeleggelse. Vanligvis blir dokumenter enten brent eller ført gjennom en makuleringsmaskin. Uansett kan ikke ordre kastes. Det er nettopp å ødelegge dem. For å tildele dokumenter til en eller annen type, er en spesiell kommisjon involvert. Hun setter pris på viktigheten av ordrer, tildeler dem holdbarhet. Og først da blir de plassert i arkiver i en eller annen form.