I løpet av sin virksomhet tar juridiske enheter ofte avgjørelser i saker som er forelagt en generalforsamling, der stiftere, aksjonærer, enhetssjefer samt representanter for parter som er forretningspartnere kan delta. I en slik situasjon blir oppgaver som skal løses på møtet utarbeidet ved bruk av et slikt skjema som protokollen fra generalforsamlingen. Dette er et ganske spesifikt dokument, som i en kort form gjenspeiler løpet av hele hendelsen, og kan også inneholde en kort oppsummering av informasjonen som presenteres.
Saker ble løst på bakgrunn av protokollen fra generalforsamlingen
Protokollen fra generalforsamlingen er nødvendig for å løse ulike problemer som er en integrert del av organisasjonen eller foretaket. Ved hjelp av dette dokumentet kan det gjøres endringer i sammensetningen av stiftere eller aksjonærer, utstedelse av aksjer, omorganisering eller avvikling av et foretak.
I saker som et kollektivt vedtak er nødvendig for, må protokollen fra generalforsamlingen brukes. Samlingsmodellen er den samme for alle slike hendelser i samme organisasjon. Dermed har dette dokumentet en refleksjon av den økonomiske aktiviteten til foretaket, viktig juridisk betydning.
Protokollen fra generalforsamlingen, et utvalg av dets sammenstilling og reglene som gjelder dets innhold, er etablert ved forskjellige lovgivningsakter fra Den Russiske Føderasjon. Derfor er det nødvendig å overholde de etablerte kravene for dens utførelse strengt tatt, siden regulerende myndigheter under inspeksjoner har rett til å ugyldiggjøre vedtak fra en juridisk enhet på grunnlag av eksisterende brudd og manglende overholdelse av de grunnleggende kravene til protokollen.
Lovkrav for registrering
Protokollen fra generalforsamlingen for medlemmer som deltar i den økonomiske virksomheten i organisasjonen, skal utarbeides senest 15 dager fra datoen for dens avholdelse. Dokumentet er utarbeidet i duplikat og må inneholde et spesifikt datasett:
- Dato og sted for møte.
- Antall stemmer eid av deltakerne.
- Det totale antall stemmer gitt fraværende deltakere.
- Etternavn og navn på møteleder.
- Sammensetningen av presidiet.
- Dagsordenen.
Som regel angir referatet i form av sammendrag hovedspørsmålene som er lagt fram for diskusjon og avstemning, og resultatene som er godkjent.
Protokollformål
Protokoll fra generalforsamlingen - dette er et dokument som skisserer løpet av å ta eventuelle avgjørelser som bestemmer retningen til den juridiske enheten, samlet. Alle former og typer protokoller er rettet mot å dokumentere beslutninger som tas av kollegiale instanser. Protokollen er også utarbeidet under forretningsmøter, kommisjonsmøter, forhandlinger, diskuterende møter. Formålet med protokollen er å dokumentere kollegiale beslutninger og avtaler som er oppnådd.
Enhver bedrift eller organisasjon bør bruke metodene for kollegial beslutningstaking og kunne korrekt utarbeide referatet fra møtene. Viktigheten av å registrere kollegialt vedtatte avgjørelser er en god hjelp for korrekt utøvelse av sine aktiviteter av en juridisk enhet.
Hvis grunnleggeren eller direktøren av selskapet tar en eneste beslutning om utøvelse av forretningsvirksomhet, grupperes nødvendigvis et bevisst møte for å ta viktige beslutninger om selskapet.Dermed blir behandlingen av slike beslutninger og nye spørsmål nedtegnet i protokollen fra generalforsamlingen.
Viktig prosedyre
Prosessen med å utarbeide protokollen består av flere trinn:
- Definere og utarbeide agendaen.
- Utarbeide og utarbeide nødvendig dokumentasjon.
- Varsling av alle deltakere om stedet for generalforsamlingen.
- Distribusjon av nødvendig informasjon for deltakerne for å forberede seg til møte agendaen, og dekker noen av problemstillingene.
Før du starter forhandlinger, er det nødvendig å registrere registreringsdataene til møtedeltakerne i protokollen. For dette formålet blir en liste over alle deltakere utarbeidet, hvis antall kreves for å tilsvare antall stemmer som kreves for å treffe en juridisk lovlig avgjørelse.
For ytterligere å dokumentere informasjon om beslutningene og forløpet av generalforsamlingen, brukes moderne tekniske virkemidler for lyd- eller videoopptak, som brukes til stenografi og behandling av alle taler og beslutninger som tas. Samtidig som innspillingen er det nødvendig å utarbeide utkast til protokoll skriftlig gjennom hele møtet. Sørg for å angi listen over dokumenter som deltok i innsending av spørsmål for stemmegivning eller diskusjon. Dette er rapporter, prosjekter, referanser brukt på generalforsamlingen.
Regler for registrering
Protokollen fra generalforsamlingen for eiere eller deltakere må være kompetent utarbeidet og fullt ut oppfylle myndighetskravene i lovgivningen i Den russiske føderasjon.
I henhold til innholdet kan dokumentet være både en detaljert og et sammendrag av møtet. Alle taler som fant sted på generalforsamlingen for det overordnede organet vises i full form. Det korte skjemaet inneholder bare informasjon om foredragsholderne, temaet for den foredragne talen. Den korte formen kalles en protokollordning. Protokollutformingsskjema bestemmes av møtelederen eller under det kollegiale vedtaket. Et eksempel på referat fra deltakermøtet presenteres nedenfor.
Dette dokumentet er utarbeidet i samsvar med alle normer og krav til kontorarbeid for å lage detaljene i samsvar med GOST.
Innholdet i protokollen. Organisasjonsdata
Protokollen fra generalforsamlingen, hvis utvalg er under utvikling, må nødvendigvis inneholde data om organisasjonens fulle navn, samt aksepterte forkortelser angående den juridiske formen (LLC, JSC, etc.). I dette tilfellet må navnet tilsvare det som er spesifisert i selskapets charter og føres i Unified State Register, samt ha en fullstendig avkoding uten bruk av forkortelser.
Hvis dette er protokollen fra generalforsamlingen i LLC, blir utvalget utarbeidet i henhold til de samme regler og standarder som for organisasjoner som har en annen juridisk eierform. Den fikser den juridiske enhetens beliggenhet, gjenspeilet i form av en registrering av organisasjonens juridiske adresse, og må tilsvare den som er oppført i de konstituerende dokumentene, samt registrering i Unified State Register.
Møtedata
I den neste delen, etter å ha spesifisert juridiske data som gjenspeiler det faktiske navnet på virksomhetens beliggenhet, er det nødvendig å angi informasjon relatert til tidspunktet og formen for møtet. Først av alt er typen generalforsamling indikert, som kan være årlig, ekstraordinær, planlagt osv. Protokollen til generalforsamlingen for deltakere i LLC i henhold til gjeldende lovverk bestemmes med en frekvens på minst en gang i året.
Møteformer
Formen for møtet kan defineres som:
- Personlig tilstedeværelse av autoriserte representanter eller aksjonærmedlemmer.
- Korrespondanseskjema ved å samle inn dokumentasjon sendt tidligere for å avklare meninger om stemmegivning.
Dato og sted for møtet i rådgivende styre er også markert, den faktiske adressen som deltakerne var samlet på ble angitt.
Hoveddelen av protokollen
Emnet, spørsmålene som møtet ble holdt på, er indikert. Når det gjelder årsmøter definerer loven en rekke spørsmål som må vurderes. I resten av møtet står deltakerne fritt til å velge hvilke temaer som er nødvendige for å løse.
Start- og sluttidspunkt for registrering av personer med rett til å delta og delta i diskusjonen må angis. I dette tilfellet gjennomfører arrangøren eller sekretæren registreringsprosedyren for alle ankomne ved å fastslå identiteten til de tilstedeværende og legge inn disse dataene i delen "Present" i protokollen. Sørg for å indikere deltakeren, så vel som stillingen og antall stemmer som han har. For aksjeselskaper kan data på identitetskort eller utstedt fullmakt også legges inn.
Også i denne delen er tidspunktet for åpningen og avslutningen av det kollegiale møtet indikert avstemmingsresultatene, som er fastsatt ved tidspunktet for stemmetelling.
Når vi vurderer hver dagsorden, skal følgende angis:
- Antall stemmer som er berettiget til å delta i møtet.
- Antall avgitte stemmer.
- Antall avgitte stemmer for forskjellige valgmuligheter.
- Ordlyden i beslutningene som er tatt.
Dette blir fulgt av et avsnitt der alle hovedbestemmelsene i de hørte talene er registrert, samt navnene på personer som snakket om hver sak. Informasjonen presenteres i form av sammendrag som utgjør et sammendrag av talene.
Avsluttende del
Etter å ha utarbeidet protokollen fra generalforsamlingen for stiftere, aksjonærer eller andre deltakere, skal den påføres signaturene fra styrelederen samt møtets sekretær. Datoen for forberedelsen er også satt, noe som kanskje ikke faller sammen med datoen for møtet.
Spesielle protokoller og møter
Et annet interessant eksempel på slik dokumentasjon er referatet fra generalforsamlingen til eierne av huset eller gartnerisk partnerskap. Slike møter og innspillingen deres utmerker seg ved at deltakerne har like rettigheter, og i tilfelle et stort antall mennesker ikke dukker opp, kan beslutninger fortsatt tas på grunnlag av meningene fra de som ankom og deltok i løsningen av saker som ble lagt fram til diskusjon. På bakgrunn av en slik protokoll plikter de gjenværende medlemmene i boligmassen eller hagebruk-partnerskapet å underlegge seg de beslutninger som er tatt, uavhengig av om de deltok i dette møtet eller ikke.
Når det utarbeides et slikt dokument, indikerer det vanligvis sammensetningen av gjenfortellerkomiteen. Både de autoriserte personene og de som er valgt ut ved å stemme fra deltakerne som er til stede, kan fungere som møteleder. måte ledelse av bygninger eller et hagebruk-partnerskap velges av generalforsamlingen for eiere av boliglokaler eller tomter. Avgjørelser som tas om disse spørsmålene er bindende for alle eiere.
Gjennomføringen av protokollen fra generalforsamlingen krever spesiell oppmerksomhet og visse dokumentarfaglige ferdigheter. Forsømmelse av reglene for utførelse av dette dokumentet bør ikke tillates, ettersom det er den eneste dokumentariske refleksjonen av lovligheten av beslutningene fra det kollegiale møtet, som er viktige, og som også har stor rettskraft og er gitt under revisjoner regulerende myndigheter.
