Nesten hver ansatt bør ha et eksempel memo for hånden. Dette er et veldig viktig dokument for intern kommunikasjon, uten hvilken normal funksjon av de fleste store institusjoner er umulig.
Rapport Merk Definisjon
Et notat er et dokument som er designet for å overføre informasjon langs tjenestens vertikale fra bunn til topp. Det er ment å informere den nærmeste sjefen om fakta og hendelser som skjer i løpet av prosessen med å utføre arbeid.
I tillegg til å informere den rapporterende ansatte, tilbyr kompilatoren, tiltak som må brukes etter å ha analysert situasjonen.
Nesten hver avdelingsleder vet hvordan man stave memo. prøve det er alltid på skrivebordet. Rapporten har nesten samme struktur, men et litt annet fokus.
memorandum sendes horisontalt, fra leder til leder på ett nivå. Rapportering skrives fra underordnet til nærmeste veileder vertikalt.
Tema for notater
Årsaken til å skrive et notat kan være enhver hendelse hos bedriften. Nå for tiden er for eksempel et utvalg av et memorandum om ansattes uhøflighet ikke så vanlig, men selv for 30-35 år siden var det et utbredt fenomen.
I dag er det hyppigere rapporter om manglende utførelse av offisielle oppgaver, om å være for sent. De kan også samles for å svare på forespørsel fra en bestemt ansatt eller hele personalet på enheten.
Ansatte skriver også rapporter som informerer om utførelsen av instruksjoner mottatt fra høyere myndigheter, spesielt hvis de ble gitt skriftlig.
Produksjonshendelser, uforutsette situasjoner eller planlagte handlinger blir også regelmessig en informativ anledning til å skrive en rapport. Derfor er emnet for dette dokumentet ganske omfattende og kan dekke absolutt alle aspekter av produksjonsprosessen, som bør rapporteres til de høyere myndigheter.
Rapporteringsfokus
Hvert selskap vet at det er to typer memoer: interne og eksterne. Mer ofte brukt internt. De går ikke utenfor grensene for en strukturell enhet og blir sendt fra den ansatte til den nærmeste veilederen. Alle som har et slikt behov, kan skrive det. Et eksempel på dette er et notat om manglende utførelse av offisielle oppgaver, hvorav et utvalg er i hver personalavdeling.
Den eksterne rapporteringen går over grensen for strukturenheten og sendes på vegne av hodet til sin øverste leder. Hvis det indre kan utgjøres på et vanlig ark i A4-størrelse, sendes det eksterne bare på brevhode og er sertifisert med en eventuell tetning i enheten. Men begge disse typene må utarbeides strengt i henhold til GOST, ellers kan de ikke knyttes til den generelle dokumentasjonen til foretaket.
forutsetninger
I følge GOST må hver prøve av notatet inneholde visse detaljer, uten at dokumentet slutter å være det.
Rapporten begynner med detaljene som angir navnet på bedriften eller dens strukturelle enhet. Videre, som i uttalelsen, er det en overskrift som indikerer adressaten og forfatteren av notatet. Det er veldig viktig å oppgi fullt navn på innleggene deres.Navnet på dokumentet er skrevet på en ny linje og rett under er det tittelen, som begynner med ordene "Angående ..." eller "Å ...". Dette forbereder leseren umiddelbart på hva slags informasjon som presenteres i hoveddelen av dokumentet. Hoveddelen består av to betingede seksjoner. Den første redegjør for hele essensen i hendelsen, og den andre gir anbefalinger eller utarbeider en begjæring om å iverksette tiltak av ovennevnte grunn. Rapporten er lukket av datoen og signaturen til tegneren med tolkningen.
Personer som har rett til å utarbeide rapporter
Alle i bedriften skal vite hvordan de skal skrive en rapport om den ansatte eller om hendelsen. Det avhenger av om det er lovlig og om alle påfølgende handlinger vil overskride lovens virkeområde.
Alle som har et lignende behov kan utarbeide et dokument av denne typen. Ansatte på lavt nivå sender oftere informative merknader om fremdriften i utførelsen av oppdrag, forretningsreiser og inspeksjoner. Sjeldnere skriver de rapporter til kollegene om at de ikke har utført arbeid.
Men avdelingslederne overvåker ofte arbeidsdisiplin. Overtredelsen blir årsaken til økonomiske straffer. Men for deres utnevnelse er det nødvendig å komme med sterke argumenter.
Som hovedregel, sammen med et notat, blir det sendt et forklarende brev til lederen, som indikerer gode eller ikke veldig gode grunner for hendelsen. Basert på disse to dokumentene blir det utarbeidet en passende ordre for foretaket.
Bevis på gjennomførbarhet
I hver personalavdeling, i hvilken som helst regnskapsavdeling, er det et utvalg av et notat. Dette dokumentet fungerer som en tung bekreftelse på at visse handlinger ble utført med rimelighet.
Hos statseide foretak forekommer ofte inspeksjoner av tjenester i forskjellige tilfeller. Alle av dem er designet for å bekrefte legitimiteten til kontantstrømmen til budsjettmidler. Urimelig periodisering av premie eller trekk i lønn er en alvorlig overtredelse, som medfører straff.
Men tilstedeværelsen av et memorandum, om hvilke rettslige handlinger ble tatt, fungerer som en alvorlig begrunnelse for dette eller det faktum. Et notat kan være et argument selv i en rettssak hvis det er utarbeidet i form og godkjent av adressaten som har mottatt og kjent med innholdet.
Utbredelse av notater
Det skjedde historisk sett at formen for notatet, hvis eksempler er gitt i denne artikkelen, slett ikke slo rot i privat virksomhet. Hos firmaer og bedrifter som eies av privatpersoner, er det mer vanlig å løse produksjonsproblemer muntlig eller gjennom ordreutkast. Dette skyldes det faktum at virksomheten har betydelig færre eksterne organer som kontrollerer den, og det er ikke nødvendig å rapportere om legitimiteten til visse handlinger. Men her er det et sted for rapporter som knytter seg til økonomisk omsetning, siden kontroll av skattemyndighetene fremdeles er til stede.
I offentlige institusjoner er notater en vanlig forekomst. De lar hver underordnet være forsikret på nytt, og overfører sammen med dokumentet ansvaret for å løse problemet til sin nærmeste overordnede.
Eksempel på medarbeidersamtale
Den enkleste rapporten er utarbeidet om manglende oppfyllelse av offisielle plikter eller brudd på arbeidsdisiplin av en ansatt.
Vi starter dokumentet med navnet på enheten: "Informasjonsavdeling for instituttet for landbruksforskning". Deretter skriver vi en hatt: "Til sjefen for informasjonsavdelingen, Ivanov I. I., fra tredje-nivå programmerer Petrov P. P."
I rapporten oppgir vi essensen i notatet: ”Jeg gjør oppmerksom på at den unge programmereren Sidorov Ivan Ivanovich kom på jobb 02.06.2011 sent klokken 2 og i en tilstand av ekstrem rus.Krenkeren ga ikke gyldige grunner og deres bevis, men reagerte på forespørselen med åpen uhøflighet adressert til meg. Med tanke på regelmessigheten av slike brudd på arbeidsdisiplin foreslår jeg å ta passende straffer med irettesettelse og fradrag for en bot som tilsvarer utbetalingen av hans arbeidskraft i 2 timer fra lønnen, der I. Sidorov ikke var på jobb. ”
Rapporten er stengt etter dato og signatur med dekryptering.
Sammendragsanbefalinger
Hvis du nøye undersøker hver eksemplarrapport, blir det lagt merke til at de alle er utformet i en streng offisiell-forretningsmessig stil. Det gir ingen mening å vike fra den og gå inn på detaljer med beskrivelsen i en samtale-stil. Jo tydeligere og mer kortfattet teksten er, jo nærmere er den nåværende rapport.
Sørg for å analysere den beskrevne hendelsen og gi dine anbefalinger om denne saken. Dette betyr ikke at det vil være slik. Lederen har rett til å bestemme hvilke sanksjoner som skal tas, men oftere er han enig i forslagene fra rapporten-kompilatoren, siden han ikke har tid til å fordype seg i alle detaljene.
Husk at notatet er et fullverdig juridisk dokument for nøyaktigheten som du garanterer for din egen signatur.
