Hvert selskap i prosessen med å fungere blir tvunget til å utarbeide et stort antall dokumenter. De forholder seg til valgt skatteregime, ansatte eller samarbeid med større entreprenører. For at enhver ansatt i bedriften kunne finne nødvendig dokumentasjon, krever det kompetent og strukturert lagring. Mange dokumenter må være i selskapet i mer enn 75 år, siden de inneholder informasjon om ansatte i bedriften. Derfor kreves det kompetent arkivering av dokumenter i organisasjonen. Hvis selskapet er stort, er det lurt å lage ditt eget fulle arkiv. Men i små organisasjoner lagres papirer ganske enkelt i et eget skap.
Arkiveringsregler
Arkivering av dokumenter er en obligatorisk prosess for hvert selskap, som er angitt i bestemmelsene i føderal lov nr. 125. I små selskaper utføres alle nødvendige handlinger av sekretæren, men i store organisasjoner er en egen ansatt engasjert i arkivering.
Den utnevnte arbeidstakeren må kjenne til lovens krav til arkivering av personaldokumenter i organisasjonen, og må også forstå oppbevaringsperioder for forskjellige dokumenter. For dette startes separate papirer for forskjellige papirer. Dokumentasjonen relatert til personell i selskapet skal lagres i minst 50 år hvis papirene ble opprettet etter 2003, og hvis organisasjonen har dokumenter dannet før 2003, må de oppbevares i 75 år.
Nyansene ved å lage et arkiv
I store selskaper genereres et stort antall dokumenter i løpet av virksomheten, så de lagres i et eget rom kalt arkivet. Det er representert av en egen strukturell enhet, og under opprettelsen utstedes en spesiell forskrift av ledelsen, som er den lokale lovgivningsmessige handlingen for selskapet.
Det er i denne forskriften de grunnleggende reglene for arkivering av dokumenter i organisasjonen er gitt, samt ansvaret til tjenestemennene som er involvert i denne prosessen for forskjellige påviste overtredelser.
Prosessregler
Under arkivering av dokumenter i organisasjonen, bør følgende regler ta hensyn til av den utpekte ansvarlige ansatte:
- dokumentasjon overføres til arkivet bare ved inventar;
- hvis papirer legges inn i arbeidene til en ansatt, er det viktig å ta hensyn til kravene i spesielle retningslinjer slik at det i fremtiden er lett å finne riktig dokument;
- hver avdeling i selskapet må overføre dokumentene for lagring til den ansvarlige personen innen de frister som er fastsatt ved lov;
- Hvis planen av forskjellige årsaker blir brutt, på grunnlag av hvilken annen dokumentasjon blir overført til arkivet, må tjenestemannen informere sjefen for selskapet om dette.
Leseferdigheten til å samle arkivet avhenger av riktigheten i denne prosessen.
Prosessmål
Arkivering av dokumenter i organisasjonen er nødvendig for å optimalisere all dokumentasjon, så vel som for den kompetente lagringen. Hvis det er et godt strukturert arkiv, vil enhver ansatt i selskapet om nødvendig kunne finne forskjellige dokumenter relatert til personalet, forskjellige ordrer eller motparter.
I økende grad bytter selskaper til elektronisk dokumenthåndtering, så alle dokumenter blir lagret på en datamaskin, som det dannes en elektronisk versjon av arkivet for.Men dette tar høyde for at dokumenter kun har rettskraft dersom det er papirformat, og derfor fungerer elektronisk lagring av dokumenter bare som et tillegg til standardarkivet.
Arkiveringsprosedyre
Prosedyren for arkivering av dokumenter er den samme for alle selskaper, men hver organisasjon kan gjøre sine egne justeringer. Standard prosedyre er delt inn i følgende trinn:
- Opprinnelig blir funksjonene i dokumenter som er forberedt for overføring til arkivet fremhevet;
- om nødvendig utføres ytterligere handlinger, som inkluderer stifting av papirer eller utførelse av forskjellige tillegg;
- dokumenter justeres, noe som gjør det mulig i fremtiden enkelt å finne de nødvendige papirene i den totale dokumentasjonsmassen;
- unødvendige dokumenter blir ødelagt lovlig, siden de ikke representerer noen verdi for driften av foretaket;
- dokumenter blir systematisert, hvoretter de blir sydd basert på deres type;
- papirer er delt inn i følgende typer: regnskap, personell eller ledelse;
- hvis det er umulig å klassifisere noen papirer som de ovennevnte typene, blir de kombinert og inngått i en egen sak;
- hver segl er festet med organisasjonsforseglingen, så vel som signatur fra den autoriserte ansatte;
- det dannes en inventar for hvert tilfelle som inneholder informasjon om hvilke dokumenter som er plassert i en bestemt mappe;
- kataloger over saker sortert etter type er laget;
- alle korrekt forberedte saker blir sendt til lagring til arkivet, som vanligvis presenteres som et eget rom, der det er et stort antall praktiske stativer.
Prosedyren utføres bare av en autorisert person, utstyrt med nødvendig autoritet av organisasjonssjefen. Hvis noen regler for arkivering av dokumenter blir brutt eller dokumentasjon er fullstendig tapt, er denne ansatte i bedriften ansvarlig for de identifiserte bruddene.
Funksjoner ved samlingen av nomenklaturen
Hvis selskapet virkelig har mange papirer, blir det en nomenklatur av saker samlet når du arkiverer dokumenter i organisasjonen. Med sin hjelp i fremtiden vil det være mulig å enkelt finne den rette tingen blant de mange mappene.
Ved utarbeidelse av sakslisten skal følgende informasjon angis:
- indeksen for den spesifikke saken, representert med det tildelte betingede nummeret, den første delen av dette nummeret er avdelingskoden der dokumentene ble mottatt;
- sakens navn;
- antall papirer som er lagret i mappen;
- perioden hvor disse dokumentene skal lagres på grunnlag av lovkrav;
- forskjellige notater som er igjen av den ansvarlige, for eksempel kan du indikere at en spesiell sak har en ekstra elektronisk versjon.
I små organisasjoner, hvor det ikke blir overført mange dokumenter til arkivet årlig, er det mulig at nomenklaturen til saken ikke blir samlet.
Regler for publisering av "Forordningen om arkivet"
I store selskaper blir arkivet presentert i et eget rom, hvor det i en lengre periode er lagret et enormt antall filer og dokumenter. Samtidig sysselsetter organisasjonen en spesialist som utelukkende driver med arkivering av dokumenter. For at hans arbeid skal være tydelig regulert, publiserer og konsoliderer selskapsledere ofte en spesiell "Forordning om arkivet". Reglene for bruk inkluderer:
- det er indikert hva slags arbeid som skal utføres av den ansvarlige personen;
- regler for overføring av dokumenter fra forskjellige avdelinger til arkivet er gitt;
- lister opp reglene for registrering av varelager og nomenklatur av saker;
- informasjon om riktig utarbeidelse av papirer som blir overført til arkivet legges inn;
- det indikeres at den utnevnte ansatte skal være med på å forene sammensetningen av dokumentene, samt utførelsen av dem.
Hvis arkivmedarbeideren bestemmer at det er noen brudd i dokumentasjonen, blir papirene sendt til revisjon til den aktuelle avdelingen i selskapet. Hvis det ikke er noen feil eller mangler, godtas papirene for søm. Hvis informasjonen er vanskelig å lese, blir det laget en kopi av dokumentet.
Arkivkrav
Hvert selskap bør ta hensyn til de grunnleggende kravene for riktig arkivering av dokumenter i organisasjonen. Registrering bør være underlagt de grunnleggende vilkårene i loven. I store selskaper er arkivet representert av et eget rom, som må beskyttes mot selskapets ansatte eller av uautoriserte personer. Derfor blir følgende krav under opprettelsen av denne enheten tatt i betraktning:
- lokalene må isoleres fra andre avdelinger og kontorer;
- den oppretter en brann- og innbruddsalarm;
- størrelsen på dette rommet avhenger av hvor mange dokumenter som blir overført til arkivet hvert år;
- spesielle lange stativer er installert i rommet, og det anbefales å velge metallkonstruksjoner;
- mellom stativene er det en avstand som ikke kan være mindre enn 75 cm;
- lengden på hyllene kan være forskjellig og avhenger av takhøyden;
- I tillegg er det installert spesielle safer i rommet, der de mest verdifulle og viktige dokumentene er plassert.
I hvert selskap kan området til de valgte lokalene være helt forskjellig, siden det tas hensyn til forskjellige faktorer.
Hvordan er ting forberedt ordentlig?
Arkivering av regnskapsdokumenter er kun tillatt etter kompetent foreløpig utarbeidelse av denne dokumentasjonen. Før du sender dette eller det papiret til arkivet, må du derfor utføre følgende trinn:
- til å begynne med, må den ansvarlige sørge for at den virkelig overførte dokumentasjonen ikke er nødvendig i prosessen med å utføre den nåværende virksomheten til selskapet;
- En beskrivelse av dokumentene og den direkte filen er laget
- det gjennomføres en undersøkelse for å sikre at dokumentasjonen og sakene er virkelig verdifulle, derfor må de lagres i selskapet i en viss periode;
- om nødvendig arkiveres, kopieres eller justeres dokumenter, og overføres først til arkivet.
Bestillinger knyttet til innleide ansatte og som har forskjellige lagringsperioder, må legges ut for forskjellige saker, fordi hvis de er blandede, kan det være forvirring under ødeleggelsen av visse papirer.
Nyansene ved å jobbe med spørsmål
Arkivering av personaldokumenter og andre papirer som blir dannet under organisasjonens arbeid, utføres av en ansvarlig ansatt som mottar en viss lønn for sine aktiviteter. Hvis sjefen eller andre ansatte i selskapet trenger å studere eventuelle dokumenter som er tilgjengelige i arkivet, må de søke med en spesiell anmodning til den utnevnte personen.
Informasjon fra arkivet utstedes i form av et arkivbevis, kopi eller utdrag. Sertifikatet blir presentert av et dokument, som inkluderer arkivinformasjon om det forespurte emnet.
En arkivert kopi er representert ved å reprodusere tekst eller et bilde fra et dokument som er lagret i arkivet. I tillegg gir den søkedata.
Et utdrag ordrett reproduserer bare en viss del av dokumentasjonen. For å gjøre dette må den ansatte som sender forespørselen angi hvilken spesiell probleminformasjon som er nødvendig.
konklusjon
Mange dokumenter som er opprettet under arbeidet med selskapet, må lagres i lang tid. For å skape optimale forhold opprettes et arkiv i selskapet, presentert av en egen strukturell enhet. I tillegg oppnevnes en ansvarlig person som er ansvarlig for å godta dokumentasjon i arkivet. Den samme spesialisten svarer på forespørsler fra andre ansatte og ledere.
Når du arkiverer dokumentasjonen, må visse regler og krav tas i betraktning som lar deg strukturere papiret riktig, samt gi dem ideelle lagringsforhold.