Registrering av organisasjonsdokumenter er en viktig del av arbeidskrevende papirarbeid. Hovedmålet med denne prosessen er å gi dokumenter rettskraft. Takket være dette blir de også tatt i betraktning, overvåket og raskt oppsøkt hvis det oppstår et presserende behov. Innhenting av nødvendig informasjon om dokumenter, uavhengig av trinn i arbeidet med dem, kan enkelt gjøres på kort tid hvis alle de etablerte reglene for sirkulasjon av dokumenter følges.
Konseptet
Registrering av dokumenter fra en organisasjon er en fiksering av deres dannelse eller inntekt ved å bruke en indeks og indikere visse data i spesielle former. Indeksen inneholder et nummer i rekkefølge, supplert med andre nomenklaturindekser, klassifiseringsmidler og andre komponenter. Delene av indeksen som følger hverandre skilles med en skråstrek.
Registrering av dokumenter fra organisasjonen opprettes for å motta sertifikater av planlagt, regnskapsmessig, administrativ, rapporterende, økonomisk og annen karakter. De brukes internt, og sendes også til andre strukturer eller kommer fra dem. Både håndskrevne papirer og trykt ved bruk av moderne tekniske enheter er underlagt registrering.
mål
I organisering av papirarbeid hører hovedplassen til registreringsprosessen. Bare med veletablerte operasjoner, etter hverandre, løses oppgavene til operativ ledelse lett. For dette må funksjonærer gi alle dokumenter på kort tid, både interne og de som er mottatt fra andre selskaper.
Når du registrerer dokumenter fra organisasjonen i spesielle former, indikeres de viktigste fakta, inkludert perioden for oppretting, sending eller mottak. Dermed blir dokumentet lovlig. Fram til dette blir det sett på som om det ikke eksisterer. Det vil si at organisasjonen ikke er ansvarlig for bevaring, så vel som for mottak.
verdi
Registrering er et av de første trinnene i arbeidet etter den første behandlingen etter mottak av dokumentet, eller den nest siste om det sendes til en annen struktur. Etter dette stadiet blir utgående papirer forseglet i konvolutter og sendt med post eller andre kommunikasjonskanaler.
Registrering regnes som en av de mest tidkrevende og ansvarlige operasjonene innen papirarbeid. Derfor, hvis spørsmålet oppstår om å effektivisere arbeidsflyten, begynner de med denne prosessen.
Oppgavene
Hovedoppgavene for registrering inkluderer:
- Regnskap.
- Utførelse kontroll.
- Referansearbeid.
Ved bokføring innhentes kvantitativ informasjon om arbeidsomfanget, analysen av både dokumenter som en helhet og individuelle typer, etter struktur og andre elementer. I fremtiden dannes en database i form av en spesiell søkemotor.
Reglene
Bare om nødvendig, videre bruk er organisering av arbeid med dokumenter. Registrering av dokumenter er ikke nødvendig hvis de bare aksepteres for informasjon. Hvert selskap må ha godkjent en liste over dokumenter som ikke skal registreres. Som regel er det inneholdt i vedlegget til instruksjonene for funksjonærer, men kan også være sammensatt i form av et frittstående papir. Det må oppdateres hvis situasjonen krever det.
Uregistrerte verdipapirer inkluderer vanligvis:
- Reklamemateriell.
- Gratulerer.
- Invitasjoner til seminarer og konferanser.
- Bøker og andre trykte medier.
- "Personlige" pakker mottatt per post.
- Kopier av regjeringsdokumenter.
- Informasjonsbrev.
Under registreringen tildeles hvert dokument et tilsvarende nummer. Innkommende papirer har sitt eget nummersystem, som er stemplet på kvitteringen.
Prosedyren utføres bare en gang. Dette er en av hovedreglene for organisering av arbeid med dokumenter. Registrering av dokumenter i et stort selskap gjennomføres i den geografiske avdelingen. Hvis det er et lite selskap, håndterer sekretæren dette problemet. I et selskap med divisjoner og andre strukturelle grupper kan denne prosessen utføres på en desentralisert måte. Dette gjelder imidlertid bare interne papirer. Registreringen av dem skal utføres på dagen for mottak, godkjenning eller utsendelse.
Produksjonsmetoder
Dokumenter kan fås på følgende måter:
- På mail.
- Gjennom budtjenester.
- Ved faks.
- Per e-post.
Ulike former for organisering av registrering av dokumenter blir utført i forhold til følgende korrespondanse:
- Innkommende.
- Utgående.
- Innsiden.
Registreringsinformasjon
For et innkommende dokument, data som:
- Mottatt dato.
- Innkommende nummer.
- Dato for dokumentet.
- Index.
- Registreringsnummer.
- Forfatteren av dokumentet.
- Navn.
- Oppløsning.
- Utførelsesperiode.
- Artist.
- Fremdriften i arbeidet.
- Nummeret på saken hvor han går etter nødvendige manipulasjoner.
Oppgi informasjon
For det første utføres organisering av registrering av primære dokumenter, som ikke er fullstendig utfylt, ettersom de ennå ikke er forelagt sjefen, og ikke har en passende oppløsning, samt en utpekt utførelsesperiode og entreprenør. De resterende dataene indikeres etter å ha blitt kjent med autoriserte personer. Hvis det er opprettet et godt forhold til lederen, og han ser gjennom korrespondansen hver morgen, kan du først vise dokumentet til ham, og umiddelbart etter å ha tatt den riktige avgjørelsen, umiddelbart legge inn alle nødvendige data.
Hvis vi snakker om organisering av registrering og kontroll over utførelsen av interne dokumenter, kan dataene angis i passende form med mulighet for påfølgende endringer og tillegg. Datoen for mottakelse i dem er selvfølgelig fraværende. Derfor, i motsetning til et innkommende dokument, har et internt dokument et enkelt registreringsnummer.
Ethvert selskap har rett til å endre og supplere dataene på det innkommende dokumentet, under hensyntagen til aktivitetene. Angi for eksempel ofte antall ark og applikasjoner.
form
Registreringsskjemaer er i form av:
- Magasiner.
- Kort.
- Automatiserte elektroniske systemer.
La oss vurdere hver form hver for seg.
tidsskrifter
Et journalsystem er nyttig når en organisasjon har å gjøre med et lite antall dokumenter. Hvis selskapet har et stort arbeidsflytvolum, brukes den ikke lenger, siden den i mange henseender er dårligere enn andre, mer avanserte systemer.
Informasjon er angitt i organisasjonens dokumentregistreringsjournaler i den rekkefølgen de blir mottatt. Denne prosessen involverer en person. Når det kommer mange dokumenter, tar registreringen lang tid. Dette bremser naturlig nok arbeidsflyten.
I tillegg må operasjonen dupliseres, siden det kreves informasjon både på kontoret og i individuelle strukturelle enheter, der dokumentet vil bli utført i fremtiden. Som et resultat, i samme selskap bør de samme verdipapirene registreres 3-5 ganger i separate tidsskrifter.
Samtidig blir det umulig å skaffe referanseinformasjon på kort tid, siden journalposter holdes i kronologisk rekkefølge. For å få informasjon, må du vite minst omtrent når dokumentet ble registrert.
Det vil ikke være mulig å kontrollere fristene, siden de alle har sine egne og ikke kan klassifiseres separat.Der kontrollfunksjonen har prioritet, bruk derfor kortsystemet.
kort
Kortregistreringssystem løser manglene som foreligger når du utfører papirer for magasiner. Den dukket opp på begynnelsen av forrige århundre og er veldig vanlig i europeiske land. I Russland ble det utbredt under utviklingen av Unified State Recordinging System. Dette systemet med dokumentregistrering i organisasjonen er nødvendig for å kunne takle et stort volum av verdipapirer uten problemer. Det har følgende fordeler:
- Registreringsprosessen kan håndteres av flere ansatte samtidig.
- Dokumenter kan produseres i den mengden som er nødvendig for at organisasjonen skal fungere smidig.
- Kort kan systematiseres, samt lage kortfiler. Dette gjør hjelpefunksjonen tilgjengelig.
- En spesifikk instans kan overføres til utøvelse av kontroll over utførelsen av dokumenter.
- Formen og indikasjonen av detaljer bestemmes direkte i organisasjonen, og er foreskrevet i instruksjonene for papirarbeid.
- Den valgte kortformen kan forplantes ved hjelp av en kopimaskin. For å føre journal må du ha et opplag som er tilstrekkelig i minst 1 år.
En organisasjon kan ha så mange kopier av kort som nødvendig. Vanligvis må du fylle ut minst to. Etter det blir den ene kopien lagret i et midlertidig filskap, og den andre i informasjons- og referanseavdelingen. Selve dokumentet sendes entreprenøren for arbeid. Men ofte bruker de tre kort for å overføre sistnevnte også til utøveren.
Et slikt system er egnet både for dokumenter for registrering av en offentlig organisasjon, og for å utføre kontorarbeid i en statlig institusjon. Referansekortfiler opprettes i forskjellige problemer, for eksempel etter region. Da øker antallet deres automatisk. Selvfølgelig er dette systemet arbeidsintensivt og kan bare formes effektivt i organisasjoner der kontorledertjenesten utfører sine funksjoner feilfritt. Et mer moderne system bidro til å bli kvitt behovet for å fylle et enormt antall kort. Det ble mulig takket være introduksjonen av datateknologi.
Automatiserte elektroniske systemer
Denne formen for dokumentasjon utføres gjennom programvare (eller programvare). Den er installert på en PC, server eller flere integrerte PC-er. Når du bruker et automatisert system, legges informasjon inn på et elektronisk kort, som lagres i den tilhørende databasen. For å sikre sikkerhet, lagres informasjon parallelt i en ekstra (sikkerhetskopi) database.
Det er denne formen som har mottatt den største søknaden for tiden, siden den har betydelige fordeler sammenlignet med de to foregående alternativene. Spesielt er disse:
- Rask søk på ethvert grunnlag, for eksempel dato.
- Generering av rapporter og analytisk informasjon i automatisk modus.
- Evnen til å registrere seg fra forskjellige arbeidsplasser samtidig.
- Muligheten for dokumenthåndtering på en desentralisert måte i separate enheter med integrering av informasjon i en enkelt database.
- Andre funksjoner.
Et program for registrering av dokumenter kan utvikles av organisasjonen selv. I de aller fleste tilfeller brukes imidlertid ferdige løsninger som gjør det enkelt å jobbe med et stort volum av dokumenter, fra opprettelsesstadiet og avsluttes med utførelsen eller sendingen til et annet selskap.
I et automatisert system kan den mest komplette informasjonen om alle dokumenter samles og lagres. Takket være dette blir effektiv kontroll implementert og referansearbeid utført, og om nødvendig en intern inventar.
konklusjon
For øyeblikket genereres et stort volum av dokumenter ved enhver bedrift og institusjon. Kontorarbeid, riktig etablert i samsvar med loven og oppfyller alle oppgavene som er satt, øker ledelseseffektiviteten mange ganger over. Personlige datamaskiner, programmer og ny teknologi har gjort denne prosessen mer organisert. Et automatisert system fremskynder og letter arbeidet som helhet, samt registrering og regnskap av dokumenter i organisasjonen, spesielt.
Denne prosessen er viktig gjennom hele den geistlige syklusen. Takket være organisert arbeid kan du enkelt finne nødvendig informasjon og et spesifikt dokument på kort tid. Og dette gir på sin side en operativ løsning på problemer.
Kort, som inntil nylig ble distribuert overalt, erstattes gradvis med et automatisert system, selv for registrering i en ideell organisasjon av dokumenter. Hele prosessen utføres i en akselerert modus, inkludert effektiv kontroll over dokumentflyt.