Organizacja dokumentacji personalnej w przedsiębiorstwie nie jest trudnym, ale żmudnym zadaniem. Rozwiązuje się to poprzez sekwencyjne uruchamianie procesów personalnych, które są regulowane przez obowiązujące prawo.
Zasadniczo prawidłowe prowadzenie dokumentacji kadrowej nie tylko chroni firmę przed inspekcjami przeprowadzanymi przez organy regulacyjne, ale także pozwala pracownikom uniknąć problemów, na przykład z uzyskaniem emerytur lub możliwości ubiegania się o inne gwarancje społeczne. Często zdarza się, że z powodu niewłaściwego prowadzenia dokumentacji w miejscu pracy ludzie muszą poświęcić ogromną ilość czasu, finansów i nerwów, aby udowodnić jakimkolwiek władzom swoje prawo do otrzymywania świadczeń, dodatków i innych płatności. Dlatego każdy menedżer powinien pamiętać, że prowadzenie dokumentacji kadrowej i właściwa organizacja pracy biurowej jest jednym z głównych zadań, za które odpowiada przed swoim personelem i państwem.
W tym artykule omówiono poprawność ustanowienia tego procesu, a także o wszystkich jego niuansach. Wtedy będzie można uzyskać odpowiedź na pytanie, jak krok po kroku organizować dokumentację personelu i nie popełniać błędów.
Pojęcia i definicje
Zanim zrozumiesz konfigurację tego procesu, powinieneś zdefiniować podstawowe pojęcia. Tak więc, zapisy personalne - jest to proces organizowania rachunkowości pracowników, który jest związany z oficjalną rejestracją zatrudniania, przenoszenia się z jednego stanowiska na drugie i zwalnianiem personelu, a także rozliczaniem stosunków pracy przedsiębiorstwa i jego personelu.
Zarządzanie rekordami HR to czynność, która zapewnia dokumentację i organizację pracy z dokumentami HR.
W ten sposób staje się jasne, że zarządzanie zasobami ludzkimi i zapisy personalne są dwoma powiązanymi ze sobą zjawiskami, które mają na celu wdrożenie polityki personalnej przedsiębiorstwa.
Cele i zadania
Celem ewidencji personelu jest ustanowienie skutecznego, sprawnego systemu zarządzania ewidencją personelu i właściwej rejestracji relacji pracowniczych między pracodawcą (przedsiębiorstwem) a pracownikiem (personelem) bezpośrednio.
Ale zadania, które ma rozwiązać dokumentacja personelu, są następujące - regulowanie relacji między pracodawcą a pracownikami przedsiębiorstwa i tworzenie ram prawnych dla stosunków pracy.
Po zrozumieniu, czym jest rachunkowość zasobów ludzkich, możesz zacząć zastanawiać się, jak krok po kroku porządkować dokumentację personelu.
Etapy organizacji dokumentacji personelu
Tak więc, zanim zaczniesz organizować dokumentację personelu krok po kroku od zera, potrzebujesz przejrzystego planu działania, podzielonego na etapy. Pomoże to nie przegapić ważnych punktów w tym procesie.
Tak więc organizacja dokumentacji kadrowej ogólnie wymaga przejścia następujących kroków:
- Utworzenie usługi personalnej (działu) na wypadek, gdyby firma planowała zatrudnić dużą liczbę pracowników, lub powierzyć obowiązki księgowe konkretnemu specjalistowi, jeśli firma planuje zatrudnić niewielką liczbę pracowników.
- Opracowanie podstawowej dokumentacji regulacyjnej (w zakresie zarządzania personelem w przedsiębiorstwie).
- Organizacja pracy biurowej (ustalenie, kto i jak sporządzi dokumentację, opracowanie formularzy zamówień dotyczących kwestii personalnych, prowadzenie dzienników sprawozdawczych itp.).
- Automatyzacja dokumentacji kadrowej (w razie potrzeby).
- Określenie sposobów kontrolowania dokładności rozliczeń (regulacja i powierzenie uprawnień urzędnikom odpowiedzialnym za właściwe rozliczanie).
Każdy z tych etapów ma określone zadania i podzadania. Należy wziąć pod uwagę wszystkie z nich.
Kto powinien prowadzić ewidencję?
Jak wspomniano wcześniej, istnieją dwa sposoby ustalenia, kto będzie zaangażowany w prowadzenie dokumentacji kadrowej w przedsiębiorstwie. Zasadniczo zależy to od tego, ile osób planuje się zatrudnić, aby osiągnąć swoje cele (z reguły celem przedsiębiorstwa jest organizacja działalności komercyjnej dla zysku).
W przypadku dużych firm zaleca się utworzenie działu obsługi personelu lub pełnoprawnego działu personalnego. W przypadku małych przedsiębiorstw dopuszczalne jest powierzenie obowiązków związanych z personelem księgowemu lub sekretarzowi. Istnieje jednak trzecia opcja - przeniesienie dokumentacji księgowej do outsourcingu do wyspecjalizowanych organizacji.
Tworząc usługę lub dział, musisz utworzyć określone dokumenty regulacyjne, a mianowicie świadczenie usługi (działu) i opisy stanowisk pracowników. W przypadku przypisania obowiązków księgowemu lub sekretarzowi konieczne będzie zarejestrowanie funkcji personalnych w opisie stanowiska wybranego pracownika. W razie takiej potrzeby zaleca się wysłanie księgowego lub sekretarki na kursy HR. Pomoże to podnieść umiejętności pracowników, którym zostaną powierzone obowiązki w sprawach personalnych. Ale jeśli zdecydowano się na współpracę z organizacjami zewnętrznymi w kwestii przeniesienia na nich obowiązków księgowych, wymagana jest umowa.
Opracowanie obowiązkowej dokumentacji personelu
Istnieje szereg dokumentów, które obowiązkowo prowadzą osoby prowadzące dokumentację personelu i zarządzanie dokumentacją. Przede wszystkim takim dokumentem jest lista pracowników. Jest to dokument, który wyświetla skład, liczbę personelu i wynagrodzenia pracowników, a także tytuły stanowisk. W tabeli personelu stanowiska pracowników są podzielone na jednostki, co umożliwia przeprowadzenie analizy ilościowej i jakościowej całego przedsiębiorstwa.
Kolejnym krokiem jest opracowanie standardowej formy zamówień personalnych, która będzie wyświetlać informacje o przyjęciu, przeniesieniu na inne stanowisko, wysyłaniu na urlopie i zwalnianiu pracowników przedsiębiorstwa.
Kolejnym obowiązkowym dokumentem są wewnętrzne przepisy prawa pracy. Pokazują główne punkty, które regulują aktywność pracowników wszystkich pracowników przedsiębiorstwa. Zgodnie z tym dokumentem, jeśli pracownik naruszy zasady opisane w dokumencie, może zostać ukarany poprzez zdyscyplinowanie go.
Kolejnym dokumentem dokumentacji personalnej jest modelowa umowa o zawarciu stosunków pracy między przedsiębiorstwem a pracownikiem. Umowy o pracę mogą być tego samego rodzaju lub być opracowywane osobno dla każdego stanowiska. Ponadto firma musiała opracować arkusz czasu, w którym będą wyświetlane rzeczywiste godziny, za które pracownik otrzyma wynagrodzenie.
Należy również pamiętać o harmonogramie urlopów w przedsiębiorstwie. Dokument ten został opracowany nie później niż dwa tygodnie przed końcem roku. Harmonogram wakacji wyświetla plan kalendarza wysyłania osób na obowiązkowe wakacje. Opracowując taki plan, należy pamiętać, że personel powinien być wysyłany na wakacje w taki sposób, aby równoczesna nieobecność niektórych pracowników nie powodowała przerwy w procesie pracy przedsiębiorstwa.
Nie powinniśmy zapominać o rozwoju przepisów dotyczących wynagrodzeń.Dokument ten odzwierciedla proces wynagradzania pracowników organizacji, a także reguluje obliczanie dodatkowych płatności, na przykład dodatków, zachęt lub premii. Ostatnim etapem jest opracowanie przepisów dotyczących jednostek przedsiębiorstwa oraz opisów stanowisk specjalistów i pracowników. Ponadto zaleca się opracowanie przepisów dotyczących danych osobowych. Po przygotowaniu dokumentów regulacyjnych możesz zacząć porządkować dokumenty.
Praca biurowa
Formalności obejmują prawidłowe prowadzenie dokumentacji związanej z przyjmowaniem, przemieszczaniem i zwalnianiem personelu.
Obowiązkowe jest prowadzenie akt osobowych, które są tworzone dla każdego pracownika przedsiębiorstwa. Obejmuje osobistą kartę ewidencyjną personelu, wniosek o przyjęcie, kopię paszportu, kopie dokumentów edukacyjnych, zaświadczenie o badaniu lekarskim, kopię dowodu wojskowego (jeśli istnieje) i inne dokumenty, które są generowane w trakcie pracy pracownika . Kolejnym i bardzo ważnym zadaniem jest wypełnianie zeszytów ćwiczeń.
Oprócz wszystkich powyższych, można również opracować inne dokumenty, które są bezpośrednio związane ze specyfiką przedsiębiorstwa, zapewniając prawidłowe działanie w zakresie dokumentacji kadrowej.
Jakie czasopisma powinny być w zarządzaniu zasobami ludzkimi?
Przede wszystkim musisz uruchomić następujące czasopisma:
- zapoznanie się z zasadami wewnętrznego harmonogramu pracy;
- rejestracja zamówień personelu;
- rejestracja zamówień na zatrudnienie;
- rejestracja zamówień na regularne wakacje;
- rejestracja zwolnienia chorobowego;
- rejestracja umów o pracę;
- rozliczanie oddelegowanych pracowników;
- śledzenie czasu;
- rozliczanie przepływu książek roboczych;
- rozliczanie kart osobistych;
- kontrole księgowe.
Oprócz samych czasopism, jako ich uzupełnienie, można opracować instrukcje ich wypełniania. A także cała dokumentacja zarejestrowana w tych czasopismach jest przechowywana w osobnych folderach zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą.
Automatyzacja księgowości
Jak wynika z powyższych informacji, dokumentacja personelu jest bardzo żmudnym procesem, który wymaga szczególnej uwagi ze strony pracowników odpowiedzialnych za utrzymanie tego problemu. Dlatego dziś można to uprościć przez automatyzację.
Istnieje wiele programów, które upraszczają pracę oficerów personalnych i zmniejszają prawdopodobieństwo popełnienia błędów. Z reguły przedsiębiorstwo musi instalować licencjonowane wersje takiego oprogramowania. Warto jednak zauważyć, że zakup takiego programu zwróci się w krótkim czasie i nie pozwoli na poważne błędy w pracy. Ogólnie rzecz biorąc, takie programy rozwiązują następujące problemy:
- prowadzenie dokumentacji kadrowej zgodnie z prawem pracy;
- kompilacja i sprawozdawczość w kwestii personelu;
- dokonywanie terminowych zatwierdzeń wszystkich procesów personalnych w dziale rozliczeń lub księgowości.
Jednym z najbardziej popularnych i poszukiwanych obecnie programów jest 1C z konfiguracją „Zarządzanie zasobami ludzkimi”.
Co zrobić, jeśli niemożliwe jest samodzielne organizowanie dokumentacji personelu krok po kroku od zera?
Jeśli przedsiębiorstwo musiało stawić czoła takiemu problemowi, gdy nie jest możliwe samodzielne ustanowienie procesów personalnych, wówczas nie jest trudno rozwiązać taką sytuację. Do tych celów istnieją firmy, które są w stanie świadczyć taką usługę.
Specjaliści firm konsultingowych przeprowadzą audyt i opracują niezbędny pakiet dokumentów. Ogólnie rzecz biorąc, takie organizacje są proszone o rozwiązanie takich problemów:
- Wybierz optymalny system zarządzania personelem w przedsiębiorstwie.
- Opracuj wewnętrzne dokumenty regulacyjne.
- Opracuj niezbędne instrukcje i przepisy.
Ponadto tacy specjaliści mogą w razie potrzeby poprowadzić utworzenie usługi zarządzania personelem i działu zarządzania dokumentami. Ogólnie rzecz biorąc, zaangażowanie zewnętrznych specjalistów pomaga kierownictwu podjąć pracę w tym kierunku. Jest to bardzo przydatne dla całego przedsiębiorstwa, zwłaszcza podczas jego tworzenia.
Wniosek
Podsumowując ten artykuł, warto zauważyć, że rachunkowość personelu i zarządzanie personelem są wzajemnie powiązanymi procesami, w których polityka personalna przedsiębiorstwa będzie całkowicie zależeć od jakości organizacji pierwszego.
W żadnym wypadku nie należy zapominać o kwestiach kadrowych, ponieważ od nich zależą nie tylko działania organizacji, ale częściej los pracowników. Wystarczy sobie wyobrazić, jak oburzeni są ludzie, którzy nie mogą otrzymać zasłużonej emerytury ani żadnej innej płatności z powodu złej jakości wykonywania obowiązków przez oficera personalnego.
Po rozważeniu pytania, jak krok po kroku organizować dokumentację kadrową, możemy rozpocząć wdrażanie programu ustanawiającego ten proces w przedsiębiorstwie. Najważniejsze jest, aby nie lekceważyć zaleceń Kodeksu pracy, decyzji Ministerstwa Pracy, Goskomstatu, Rosarkowa i innych ministerstw.
Po dostosowaniu wszystkich procesów personalnych w środku, nie trać ich z oczu. Ważne jest, aby pamiętać, że pracownicy zaangażowani w ewidencję personelu powinni być wysyłani, przynajmniej od czasu do czasu, na kursy administracji HR, aby podnieść swoje umiejętności. A także powinien przeprowadzać rutynowy audyt procesów księgowych w dziedzinie personelu. Pomoże to utrzymać pracę w tym kierunku.