Aby podjąć jakąkolwiek ważną decyzję dotyczącą budynku mieszkalnego, wymagany jest głos właścicieli. Proces ten można wykonać w kilku formach, z których każda ma swoje własne cechy i cel. Często wszyscy współwłaściciele nie mają możliwości wzięcia udziału w następnym spotkaniu, dlatego należy skorzystać z formularza korespondencyjnego. Właściciele mieszkań w budynku powinni wiedzieć, w jaki sposób właściciele domów trzymają karty do głosowania za nieobecności, jakie karty do głosowania są wykorzystywane oraz jak poprawnie sporządza się protokół i liczą głosy.
Pojęcie głosowania nieobecnego
W przypadku każdego budynku wieloczęściowego najwyższym organem zarządzającym jest spotkanie właścicieli. To na nim podejmowane są istotne decyzje dotyczące utrzymania obiektu w optymalnym stanie.
Na takich spotkaniach właściciele mieszkań starają się poprawić warunki życia, a także zoptymalizować zarządzanie. Procedura, na podstawie której odbywa się głosowanie, jest określona w karcie HOA lub Kodeksie karnym. Aby decyzja była uzasadniona, wymagane jest określone kworum. W tym celu konieczne jest, aby co najmniej 50% mieszkańców domu wzięło udział w procedurze.
Jeśli na spotkaniu zostaną rozwiązane problemy związane z działalnością finansową i gospodarczą, na przykład wymagana jest pożyczka lub poważny przegląd, ważną cechą jest obecność co najmniej 60% właścicieli mieszkań.
Mieszkańcy są powiadamiani o spotkaniu za pomocą specjalnego wezwania. Z góry ustalona forma głosowania. Jeśli nie jest możliwe zebranie wymaganej liczby współwłaścicieli, musisz skorzystać z nieobecności w głosowaniu. Procedura zakłada, że obywatele nie spotykają się w żadnym pokoju, więc otrzymują karty do głosowania, które są następnie wypełniane w domu. Decyzja jest podejmowana dopiero po ich zebraniu i policzeniu.
Funkcje formularza korespondencyjnego
Przewodniczący HOA musi wiedzieć, w jaki sposób głosowania za nieobecności są prowadzone przez właścicieli domów i jakie warunki muszą być spełnione. Funkcje tego procesu obejmują:
- Odbywa się to tylko pod warunkiem, że nie jest możliwe zorganizowanie osobistego spotkania;
- procedura jest przeprowadzana w kilku etapach, ponieważ początkowo przeprowadza się przygotowania, po których wszyscy lokatorzy są powiadamiani o planowanym głosowaniu, a dopiero potem przeprowadzana jest bezpośrednia procedura wypełniania kwestionariusza;
- po podsumowaniu protokół spotkania jest sporządzany kompetentnie;
- wszyscy obywatele zaangażowani w ten proces powinni zostać powiadomieni o wynikach;
- Główne etapy są przeprowadzane przez przewodniczącego rady domu, a on może również skorzystać z pomocy pracowników Kodeksu karnego odpowiedzialnych za tę strukturę.
Mieszkańcy mogą w proces angażować pracowników Kodeksu karnego. To oni przygotowują nieobecne karty do głosowania dla właścicieli domów, a także wyjaśniają mieszkańcom, jak przebiega proces. Firma zarządzająca może samodzielnie opracować formę i treść kwestionariusza.
Jakie problemy są rozwiązywane?
Wybierając nieobecną formę głosowania właścicieli domów, możesz rozwiązać wiele ważnych problemów. Na przykład:
- decyduje się, kiedy i za pomocą jakich środków zostaną przeprowadzone bieżące lub poważne naprawy budynku wielorodzinnego;
- określa zasady i niuanse kształtowania krajobrazu znajdujące się obok domu;
- zapada decyzja o możliwości wynajęcia lokalu należącego do domu;
- ocenił potrzebę zwiększenia taryf na remont;
- mianowany jest przewodniczący lub sekretarz HOA.
Jeśli zrozumiesz, w jaki sposób głosowanie za nieobecnością jest prowadzone przez właścicieli domów, możesz legalnie i szybko rozwiązać wiele ważnych problemów, które dotyczą każdego właściciela mieszkania w takim budynku. Powyższa lista pytań jest przybliżona, dlatego można podejmować decyzje dotyczące innych ważnych punktów.
Zasady powiadamiania najemców
Wszyscy właściciele mieszkań w budynku muszą zostać powiadomieni z wyprzedzeniem o procedurze. W tym celu wysyłane są do nich pisemne powiadomienia. Są one opracowywane przez osoby zarządzające domem, które decydują, czy przeprowadzić ankietę.
Inicjatorzy wysyłają powiadomienia do wszystkich mieszkańców domu, dla których mogą osobiście odwiedzić mieszkania lub zostawić dokumenty w skrzynkach pocztowych. Dokumentacja jest przekazywana 10 dni przed bezpośrednim odbiorem. Nie ma zatwierdzonego formularza dla takich powiadomień, ale z pewnością muszą zawierać następujące informacje:
- informacje o osobach, które są bezpośrednimi inicjatorami ankiety;
- forma procesu;
- data przeprowadzenia procedury;
- czas, do którego wszyscy mieszkańcy muszą zwrócić wypełnione karty do głosowania;
- wskazane jest miejsce, w którym będą zbierane głosy właścicieli mieszkań;
- porządek obrad posiedzenia, a po przekazaniu powiadomień zmiana tego porządku obrad będzie niemożliwa;
- sposób i czas zapoznania się z informacjami związanymi z omawianymi zagadnieniami.
Dozwolone jest wysyłanie danych powiadomień do właścicieli mieszkań pocztą. W tym celu wykorzystywane są listy polecone z potwierdzeniem dostawy. Jeśli dokumentacja zostanie przekazana wszystkim mieszkańcom, ważne jest, aby przeprowadzić ten proces pod podpisem.
Jak określa się kwalifikowalność?
Aby podejmować decyzje po głosowaniu autorytatywnym, należy wziąć pod uwagę niektóre warunki. Należą do nich:
- wszyscy właściciele mieszkań znajdujących się w budynku mieszkalnym muszą zostać powiadomieni z wyprzedzeniem o procedurze;
- głosy wszystkich lokatorów nie są wymagane, ale wymagane jest kworum, dlatego co najmniej 50% przeciwników musi głosować minimalnie;
- jeśli jakiekolwiek problemy finansowe zostaną rozwiązane, będziesz musiał zebrać głosy od 60% właścicieli mieszkań.
Jeśli osiągnięcie kworum nie jest możliwe, musisz ponownie głosować.
Wymagania procesowe
Aby głosowanie było legalne, brane są pod uwagę następujące wymagania:
- stosowane są optymalne biuletyny;
- osiągnięto optymalne kworum;
- właściciele mieszkań są powiadamiani w odpowiednim czasie o głosowaniu;
- ważne kwestie są rozwiązywane;
- kompetentnie zarejestrowane wyniki;
- wszyscy mieszkańcy są powiadamiani o decyzji.
Tylko w takich warunkach można uzyskać optymalne wyniki, których nie można zakwestionować.
Jak odbywają się nieobecne karty wyborcze właścicieli domów?
Procedura jest uważana za dość prostą, ale aby wszystkie podejmowane decyzje były legalne, należy wziąć pod uwagę prawidłową sekwencję działań. Dlatego wdrażane są następujące kroki:
- określa przyczyny, dla których niemożliwe jest zwołanie walnego zgromadzenia w celu przeprowadzenia jawnego głosowania;
- sporządza się zawiadomienie, w którym umieszcza się informacje o porządku obrad oraz dane o wszystkich inicjatorach tego głosowania;
- w określonym terminie powiadomienie musi otrzymać każdy właściciel domu w domu;
- w określonym czasie wszyscy właściciele mieszkań otrzymują wstępnie przygotowane karty do głosowania;
- odpowiadają na pytania w formie głosowania, za które mogą wybrać następujące opcje - za, przeciw, wstrzymują się od głosu;
- wypełnione formularze określone w metodzie powiadomienia przekazywane są inicjatorom głosowania;
- liczone są głosy, po których sporządzany jest protokół;
- Na podstawie wyników podejmowana jest decyzja.
Podczas sporządzania zawiadomienia można użyć dowolnej odpowiedniej formy. Głosowanie nieobecne przez właścicieli domów powinno odbyć się w czasie wskazanym w tym dokumencie.
Zasady biuletynu
Wyborcy mogą tworzyć własne karty do głosowania. Zawierają informacje o tym, jakie dokładnie problemy muszą rozwiązać właściciele mieszkań w domu. Wskazane jest zbadanie próbek kart do głosowania nieobecnych przez właścicieli domów, aby zorientować się, jak wygląda ta dokumentacja.
Aby ułatwić podejmowanie decyzji, wszystkie pytania są pisane dokładnie i wyraźnie. Dokument proponuje trzy możliwe odpowiedzi, które pozwalają sprawdzić odpowiedź przeciwną. Próbka kart do głosowania nieobecnych przez właścicieli domów różni się tylko imieniem i nazwiskiem. Przykład tego dokumentu można przestudiować poniżej.
Niuanse liczenia głosów
Po głosowaniu grupa inicjatywna liczy głosy. W tym celu brane są pod uwagę odpowiedzi na wszystkie pytania dostępne w biuletynach. Jedynie na podstawie informacji dostępnych w tych dokumentach określa się wyniki głosowania nieobecnego właściciela domu. Przykładowy biuletyn można przestudiować powyżej.
Używane są tylko te dokumenty, które zostały dostarczone przez właścicieli apartamentów na czas. Liczba głosów jest ustalana na podstawie powierzchni mieszkania w domu. Dopuszczalne jest wypełnienie karty do głosowania przez przedstawiciela posiadającego notarialne pełnomocnictwo.
Liczone są tylko te głosy, w których wybrano jedną odpowiedź spośród trzech opcji. Jeśli ludzie naruszają wymagania dotyczące wypełnienia dokumentu, ich głosy nie są liczone.
Jak sporządzane są wyniki?
Niezwłocznie po zliczeniu głosów przewodniczący HOA sporządza protokół głosowania nieobecnego. Podczas wypełniania następujących zasad:
- liczba wszystkich właścicieli mieszkań w budynku mieszkalnym;
- jak poprawnie formularze wypełniali obywatele;
- czy osiągnięto kworum;
- czy głosowanie zostało przeprowadzone prawidłowo, ponieważ w przypadku wykrycia poważnych błędów wyniki można łatwo uznać za nieważne.
Wszystkie poprawnie wykonane decyzje są z pewnością zapisywane w protokole. Dodatkowo zawiera następujące informacje:
- nazwa dokumentu;
- data głosowania;
- miejsce gromadzenia biuletynów;
- informacje o inicjatorach procesu;
- liczba głosujących właścicieli mieszkań;
- informacje o przewodniczącym i sekretarzu spotkania;
- kwestie rozpatrywane w trakcie głosowania;
- wskazuje, czy osiągnięto pożądane kworum;
- podane są wyniki głosowania bezpośredniego;
- na końcu podpis składa przewodniczący i sekretarz.
Oryginał tego dokumentu powinien być przechowywany przez przewodniczącego, a kopie należy przesłać w ciągu 5 dni do Kodeksu karnego, Stowarzyszenia właścicieli domów i spółdzielni mieszkaniowej. Przykładowy protokół głosowania nieobecnego można znaleźć poniżej.
Wniosek
Jeżeli nie jest możliwe zwołanie walnego zgromadzenia, odbywa się głosowanie na nieobecnego. Polega na przekazywaniu na różne sposoby mieszkańcom budynku specjalnych kart do głosowania. W odpowiednim czasie formularze te muszą być przekazywane proaktywnym osobom.
Na podstawie uzyskanych wyników tworzony jest protokół głosowania, dzięki któremu można dowiedzieć się, jakie decyzje podjęli mieszkańcy budynku.