În cadrul activităților oricărei întreprinderi, apare un număr mare de documente de afaceri. Printre această masă, documentele de personal ies într-un complex separat. În articolul nostru dorim să vorbim despre ce tipuri există, cum sunt stocate.
Relațiile cu angajații
Fluxul de lucru organizat corespunzător la întreprindere este cheia succesului activităților sale. Prin urmare, documentele de afaceri trebuie să li se acorde întotdeauna atenția și, prin urmare, să fie formatate și stocate corespunzător.
De reamintit că relațiile de muncă între angajator și angajați sunt întotdeauna reglementate de Codul Muncii al Federației Ruse. Pe baza articolelor sale, organizația ar trebui să organizeze în mod corespunzător concedierea, primirea și transferul angajaților. Toate acele acte în care sunt indicate etapele activității muncii a lucrătorilor, acestea sunt documentele referitoare la personal (personal, personal).
Sarcina acestor lucrări este de a executa și asigura în mod corespunzător relațiile de muncă între angajați și angajator. Trebuie menționat că documentația de personal este unul dintre cele mai importante aspecte ale serviciului de personal la orice întreprindere. Corectitudinea și actualitatea lucrărilor trebuie să fie sub controlul capului.
Cea mai mare parte a documentației este obligatorie și este prevăzută de Codul Muncii al Federației Ruse, instrucțiuni privind menținerea cărților de muncă, legislația privind pensiile și alte reglementări.
Tipuri de documente privind personalul
Documentele referitoare la personal pot fi împărțite în următoarele tipuri:
- Lucrări care au legătură cu personalul întreprinderii.
- Documente care confirmă promovarea angajaților.
- Documente care confirmă implementarea disciplinei muncii.
- Documente referitoare la încetarea angajării.
După cum putem vedea, documentele referitoare la personal includ multe lucrări care reglementează relația dintre angajatori și angajați. Toate reglementează anumite probleme legate de personalul întreprinderii.
Documentele de personal primar sunt împărțite în două tipuri:
- În personalul contabil.
- La contabilitatea orelor de lucru și a calculelor aferente remunerației.
Documentele privind personalul includ: comenzi, contracte de muncă, diplome, certificate, cărți de muncă, fișiere personale, carduri, certificate de certificare a angajaților, procură personală.
Depozitare documente
În ultimii ani, din păcate, a existat o tendință de atenție insuficientă pentru siguranța documentelor de afaceri. Conform rezultatelor inspecțiilor serviciului de arhivă de stat, s-au tras concluzii care sugerează că stocarea documentelor pe personal în condiții normale este respectată doar la 20% din întreprinderile verificate.
Deși fiecare companie trebuie să respecte regulile consacrate de lege. Atitudinea corectă față de documentele de afaceri este direct legată de necesitatea de a ajuta organizațiile cu organe de asigurare de pensii și alte agenții guvernamentale. Încălcările gestionării documentelor pot duce la consecințe nedorite și, de asemenea, se confruntă cu o amendă.
Documentele referitoare la personal (tipurile de valori mobiliare sunt furnizate de noi în articol) atestă experiența de lucru a oamenilor și sunt, de asemenea, baza pentru numirea pensiilor și a altor plăți către cetățeni. În cazul în care angajatorul face greșeli care subestimează veniturile salariatului, o persoană poate contesta acest fapt în instanță.
În plus, merită să înțelegem că stocarea documentelor pe personal este necesară, deoarece numai pe baza acestora este posibilă restaurarea informațiilor istorice care au avut loc. Nu este degeaba că pentru hârtiile de personal cele mai lungi perioade de depozitare sunt stabilite prin lege.
Nu este necesar să spunem că documentele nu pot fi pierdute, ci trebuie păstrate în condiții adecvate. Șeful și șeful departamentului de personal al oricărei organizații trebuie să ofere toate condițiile necesare pentru stocarea curentă și arhiva.
Principalele cerințe pentru conținutul titlurilor de valoare includ:
- Disponibilitatea unei camere separate pentru stocarea curentă.
- Cutiile sau dulapurile cu hârtie trebuie blocate cu o cheie.
- Documentele ar trebui să fie restricționate.
- Pentru arhivă, trebuie să selectați o cameră separată și să controlați accesul la ea.
Timp de depozitare
Termenii de stocare a documentelor la personal sunt cele mai îndelungate în comparație cu alte documente de afaceri. Documentele cu termen de valabilitate lung includ:
- Toate actele administrative - ordine, ordine, decrete.
- Listele angajaților.
- Carduri de contabilitate a angajaților.
- Afaceri personale.
- Conturile personale ale angajaților.
- Costumele și foile orare.
- Contracte de muncă și acorduri.
- Proces-verbal al ședinței.
- Lista persoanelor care se pensionează la o pensie preferențială.
- Cărți de contabilitate recepție și concediere de angajați.
Am dat departe de întreaga listă a acelor lucrări care au fost păstrate timp de 75 de ani. Următoarele documente fac excepție:
- Actele privind accidentele industriale - 45 de ani.
- Fișă tarifară - 25 de ani.
- Procesele verbale ale ședințelor comisiei privind plata indemnizațiilor pentru un serviciu îndelungat - 15 ani.
În timpul specificat, compania trebuie să asigure siguranța valorilor mobiliare în modul prevăzut de lege.
Pregătirea documentelor
Arhiva documentelor privind personalul întreprinderii ar trebui să fie într-o cameră separată, în care nu există acces la persoane neautorizate. Cazurile complet pregătite și pregătite în mod corespunzător sunt transferate către acesta. De remarcat este faptul că pregătirea lucrărilor începe în stadiul creării lor.
Departamentul de personal este responsabil pentru executarea corectă a documentelor privind personalul. Pentru o utilizare ușoară, întreaga masă de hârtii sunt aranjate de către ofițerii de personal, după cum urmează:
- Cazurile sunt întocmite pentru fiecare tip de document: pentru comenzi, fișiere personale, protocoale, etc. Titlurile care reflectă nomenclatura sunt indicate pe dosare.
- Toate cazurile sunt atribuite numere de cont și un inventar este inclus.
- Se asigură stocarea curentului sigur confidențial: într-un seif sau într-un dulap încuiat.
- Toate fișele de caz sunt înregistrate și numerotate. Și locul firmware-ului este sigilat cu sigiliul întreprinderii și certificat de semnăturile persoanelor responsabile.
- În fiecare caz, inventarele interne trebuie să fie cu siguranță prezente.
- Pe copertele documentelor finite sunt indicate toate detaliile: perioade de stocare, nume, date.
Formarea unui fișier personal
Fișierul personal conține toate acele documente care conțin informații despre angajatul întreprinderii și activitatea sa de muncă. În principiu, fișierele personale ar trebui instituite pentru toți angajații organizației. Dar, de regulă, în prezent, ofițerii de personal îi eliberează numai pentru specialiști de vârf și șef. Organizația are dreptul să decidă în mod independent ce fel de hârtie să obțină lucrătorii. Prin urmare, compoziția documentelor unui fișier personal poate diferi la diferite întreprinderi. În general, ar trebui să includă următoarele lucrări:
- Inventarul documentelor de caz.
- Rezumat și autobiografie.
- Profil.
- Copii de lucrări privind disponibilitatea educației.
- Copii ale specificațiilor.
- Copii ale comenzii la aprobarea postului.
- Contract de muncă.
- Tot felul de ajutor.
- Copii ale ordinelor de numire, concediere și relocare.
Inventarul intern trebuie să conțină informații despre numerele de serie ale fiecărui document din fișier. Un astfel de document este semnat de persoana care l-a compus.
În cadrul cazului, trebuie să existe un chestionar care să conțină o mulțime de informații privind biografia, educația, starea civilă a angajatului. Pentru completarea corectă, de obicei, angajații folosesc o carte de lucru, un document de identitate și un pașaport militar, o diplomă.
Documente de contabilitate a personalului
Înregistrările de personal sunt păstrate de un ofițer de personal. Pe baza valorilor mobiliare primare, se realizează contabilitatea operațională a modificărilor și mișcărilor numărului de angajați ai întreprinderii. Documentele contabile includ: comenzi, carduri, personal, salarizare și multe alte documente.
La angajare, fiecărui angajat i se atribuie un număr de personal, care este listat ulterior în toate lucrările pentru contabilitatea personalului și salarizarea. Chiar dacă o persoană este mutată într-o nouă poziție sau la eliberare din funcțiune, numărul personalului său rămâne la ea și nu este atribuit altei persoane.
Comenzi de personal
Comenzile de documente referitoare la personal sunt una dintre cele mai importante lucrări în materie de personal. Acestea sunt grupate în cazuri separate și, în același timp, au propria lor numerotare. În interiorul folderului este sistematizată în ordine cronologică.
Unele comenzi sunt create într-o formă unificată, completând doar viitoarele coloane necesare. Toate celelalte sunt întocmite după cum este necesar, dar, în același timp, toate documentele trebuie să îndeplinească anumite cerințe.
Organizarea documentelor privind personalul, inclusiv comenzile, se realizează pe baza condițiilor de depozitare a acestora. Este logic să le depuneți în cazurile care au aceleași termene. Deci, de exemplu, ordinele de admitere și concediere ar trebui păstrate timp de 75 de ani, ceea ce înseamnă că acestea trebuie păstrate separat de documentele anuale care reglementează concediul și să fie păstrate doar cinci ani.
Dacă întreprinderea este mare și fluxul de documente este destul de decent, atunci diferite tipuri de hârtii pot fi întocmite ca o chestiune separată (de exemplu, comenzi de vacanță - un folder, comenzi pentru călătorii de afaceri - altul). Acest lucru va facilita foarte mult lucrarea cu documente. În plus, fiecare caz individual este înregistrat în nomenclatorul organizației. Dacă comanda are un apendice, atunci se depune și ea. În ceea ce privește motivele pentru comenzi - rapoarte, declarații, acte, acestea sunt stocate separat.
După cum arată practica, comenzile și motivele pentru acestea sunt păstrate împreună în documentele actuale, dar pentru pregătirea depozitării arhivei încep să fie reorganizate, prevăzute în diferite dosare. Declarațiile, de exemplu, sunt păstrate până la 75 de ani, dar fac parte din dosarul personal.
Toate celelalte baze au perioade de depozitare de până la cinci ani, deci sunt formate într-o afacere separată.
Comandați stocarea
Pentru a determina termenul de valabilitate al comenzilor, trebuie să utilizați lista standard de documente. Este revizuit și actualizat periodic. În acest moment, lista compilată în 2010 este relevantă. Potrivit acestuia, ca și până acum, motivele comenzilor trebuie să fie păstrate timp de aproximativ cinci ani, iar majoritatea comenzilor în sine sunt păstrate până la 75 de ani (cu privire la îndeplinirea îndatoririlor, călătorii de afaceri, schimbarea numelor, vacanțe și certificări).
În plus, puteți naviga pe perioadele de stocare în conformitate cu listele departamentale întocmite pentru organizații din anumite domenii de activitate. Normele prevăd examinarea valorii valorilor mobiliare.
Hârtiile de depozitare pe termen lung trebuie transferate în arhiva documentelor de personal. Un inventar este compilat pe ele, după care sunt transferate pentru stocare pe termen lung.
Cazurile ale căror perioade de depozitare au trecut pot fi distruse.
Cum să distrugem documentele?
Hârtiile arhivate ale întreprinderii pot fi distruse (dacă perioada de depozitare a expirat) în mod independent sau puteți solicita ajutor de la organizații speciale care se ocupă de această problemă.Indiferent de modul în care organizați procesul, trebuie să fie întocmit un act de distrugere.
Hârtiile pot fi arse pe cont propriu, dacă există un loc sigur pentru asta sau le puteți distruge folosind un aparat special. În astfel de cazuri, actul este scris sub orice formă. Dar volumele mari de cazuri sunt mai ușor de înmânat pentru eliminare. Dar în acest caz, toate acțiunile trebuie să fie însoțite de documente. În actul de acceptare, este necesar să se stabilească numărul de cazuri și greutatea acestora. Este mai bine dacă angajatul organizației va fi prezent personal la distrugerea documentelor pentru a păstra confidențialitatea.
Arhiva de Stat
În fiecare regiune a Federației Ruse există o arhivă de stat a documentelor privind personalul. Obiectivul principal al activității sale este de a asigura depozitarea fiabilă a hârtiilor pe personalul tuturor întreprinderilor. În plus, arhiva răspunde la întrebările întreprinderilor și cetățenilor cu privire la probleme legate de documentele personalului. Această direcție a activității sale este foarte necesară și relevantă, deoarece atunci când organizația este închisă, oamenii pur și simplu nu au unde să meargă pentru a obține informațiile necesare.
Din acest motiv, arhivele se confruntă cu sarcina de a păstra toate lucrările. În prezent, nu numai organizațiile private, ci și organizațiile bugetare sunt deseori lichidate și închise. În acest caz, ei trebuie să transfere documentele cu privire la personal pentru depozitare în arhiva de stat. Următoarele lucrări trebuie să fie păstrate în ea timp de 75 de ani: ordine, fișe de decontare, documente privind relocarea și demiterea, dosare personale etc.
De remarcat că cazurile trebuie pregătite înainte de transfer, în conformitate cu toate regulile. Arhivele municipale își furnizează serviciile sub rezerva aprobării prealabile a depunerii documentelor.
Pregătirea documentelor pentru transfer include executarea corectă a tuturor cazurilor, o evaluare de către experți a valorilor mobiliare, precum și compilarea stocurilor.
Trebuie să plătesc bani pentru depozitare? Întreprinderile de stat și bugetare nu plătesc pentru servicii de arhivă. Întreprinderile lichidate cu o formă nestatală de transfer de proprietate au executat corect cazurile numai dacă există un acord.
Cazurile sunt transferate sub rezerva aprobării și coordonării cu comisia de revizuire a arhivei. Acceptarea și transferul valorilor mobiliare se realizează de către angajații instituției în prezența organizației în curs de lichidare. Acest proces este destul de lung și dureros, deoarece starea documentelor este verificată prin vizualizarea lor vizuală. La final, se întocmește un act corespunzător.
În loc de cuvânt de cuvânt
Documentele referitoare la personal reprezintă o categorie specială de documente care este disponibilă la orice întreprindere. Importanța lor este că nu își pierd relevanța de foarte mult timp. Chiar și după o perioadă lungă de timp, poate apărea o situație în care trebuie să apelați la ei din nou. Nu degeaba aceste lucrări sunt întocmite cu grijă specială și păstrate timp de mai mulți ani, nu numai la întreprinderi, ci și în arhivele de stat.