Titlul postului de specialist în achiziții: eșantion

Acest articol va examina în detaliu o asemenea poziție de specialist în achiziții, în special fișa postului său. Acesta este un document care este furnizat salariatului chiar de către companie și care prezintă clar toate drepturile și obligațiile sale, regulile activității muncii, definirea limitelor responsabilității în cazurile de încălcare a ordinii de muncă și alte lucruri de reglementare locale care sunt necesare pentru a studia înainte de a prelua locul de muncă. Trebuie să știți cum să scrieți corect această instrucțiune și în ce constă ea, precum și să luați în considerare toate funcțiile persoanei care efectuează această lucrare. De asemenea, acest articol va prezenta descrierea postului unui specialist în achiziții într-un eșantion, astfel încât cititorul va putea nu numai să afle despre specificul muncii acestui angajat, ci și să privească cât de importantă este poziția internă (precum și orice altă) pentru această poziție. document legal.

Drept federal

Toate informațiile despre pozițiile și instrucțiunile corespunzătoare acestora discutate în acest articol se bazează pe Legea Federală a Federației Ruse privind sistemul de contracte în domeniul comerțului, achizițiilor, implementării lucrărilor și serviciilor care răspund nevoilor structurilor de stat și municipale. Numărul acestei legi este 44 și a fost adoptat la 5 aprilie 2013. În consecință, descrierea postului specialistului în achiziții cu 44 de legi federale este direct legată, precum și aceeași instrucțiune pentru managerul de achiziții.

Specialist în achiziții și manager de achiziții

În unele locuri, vom compara specialistul în achiziții din acest articol cu ​​o poziție similară, care se numește „manager de achiziții”, datorită faptului că au puncte de intersecție semnificative și acoperă pe deplin subiectul. Fișele de post ale specialistului în achiziții și ale managerului de aprovizionare sunt, de asemenea, foarte similare.

O specialistă în achiziții, precum managerul responsabil cu achizițiile în cadrul companiei sale, este o profesie practic nouă: cel puțin, este mult mai tânără decât multe alte specialități din acest domeniu comercial al muncii. Totuși, acest lucru nu înseamnă deloc faptul că înainte de apariția lor nu era absolut nevoie de specialiști de acest fel: ea exista și oamenii îndeplinesc aceleași sarcini înainte în diferite organizații și întreprinderi (de obicei asociate cu producția industrială), numai titlul postării era diferit. Angajații, care acum sunt numiți specialiști în achiziții, au fost apoi numiți ingineri care sunt responsabili pentru sprijinul material și tehnic al întreprinderii lor cu tot ceea ce este necesar pentru implementarea cu succes a activităților sale.

Ocuparea acestor specialiști

Înainte de a parcurge fișele postului specialistului în achiziții și a colegilor săi din persoana managerului care furnizează organizația, precum și toate aspectele activității lor, ar trebui să descriem pe scurt ce fac ambii.

Dacă reducem la un numitor comun toate funcțiile activităților de muncă ale acestor specialiști, fără a efectua o analiză aprofundată (așa cum va fi prezentată mai jos) a tuturor subtilităților muncii lor în cadrul unei anumite întreprinderi cu o anumită condiție materială, putem desemna sarcina principală, principală, cu care se confruntă.După cum s-a putut intui deja, această sarcină constă în furnizarea în timp util și sistematic a întreprinderii-șef a valorilor materiale necesare pentru menținerea sistemului de muncă. Mai simplu spus, acești specialiști sunt angajați în furnizarea continuă de materii prime cerute de specificul producției organizației sale.

Aceasta nu este o sarcină atât de simplă cum ar putea părea la prima vedere. Furnizarea întreprinderii cu diverse bunuri și alte produse corporale merită o muncă serioasă, care include un număr imens de responsabilități conexe, cum ar fi: analizarea avantajelor de preț și de calitate ale unui anumit furnizor, căutarea directă a acestora și înființarea și întreținerea contractului, urmărirea tuturor tranzacțiilor curente în curs. și sprijinul lor pentru a asigura un nivel ridicat de securitate și productivitate în ceea ce privește obținerea profitului declarat de către companie, precum și multe altele.

Diferența dintre un specialist și un manager

Foarte des, adică, în majoritatea cazurilor, angajatorii oricărei organizații nu percep pozițiile unui specialist în achiziții și al unui manager de achiziții ca având vreo diferență între ele. De fapt, majoritatea angajatorilor percep această pereche ca pe un tandem sinonim, deși există cei care nu cred acest lucru. Dacă acționăm cu o abordare mai asemănătoare cu cea a afacerilor privind percepția oficială a diferențierii forței de muncă a acestor lucrători, atunci obținem următoarele:

• Un specialist în achiziții este un angajat al unei companii care este implicat direct în furnizarea companiei cu acele materiale și bunuri care corespund naturii activității sale productive (de exemplu, dacă un astfel de angajat lucrează într-o fabrică de mobilă, el trebuie să monitorizeze furnizarea de lemn către depozitele companiei sale, lac și alte materiale necesare în special în acest caz).
• Directorul de achiziții este un angajat al companiei care este implicat direct în toate problemele care decurg din livrarea altor bunuri materiale care nu au legătură cu activitatea organizației în sine (de exemplu, acestea pot fi papetărie pentru activitatea de birou a managerilor de administrare, aprovizionarea cu alimente pentru alimentația zilnică în sala de mese și m. p.).

Titlul locului de muncă al unui specialist în achiziții

Fiind același document de bază intern și dominant al organizației cu privire la angajații din funcția în cauză, precum și contractul de muncă întocmit între angajat și angajatorul său, fișa postului oricărui angajat este lista principală a tuturor regulilor, drepturilor, obligațiilor și a altor lucruri necesare pentru familiarizare și studiu și detalii privind postarea specifică pe care o descrie acest document. Acest lucru este important de luat în considerare, deoarece, dacă vă referiți la legislația în vigoare în prezent în țara noastră cu privire la activitățile de muncă, se dovedește că niciun angajat fără dorință personală (asigurat legal prin acordul oficial) nu are obligația de a desfășura activități de muncă care nu au fost declarate direct în contractul de muncă în sine. Prin urmare, datorită interacțiunii strânse a acestui document cu fișa postului unui specialist în achiziții (sau a oricărei alte persoane care lucrează), fișa postului este cea care determină eficiența și productivitatea finală a angajatului. De aceea, este foarte important ca angajatorul să știe să elaboreze corect o astfel de instrucțiune, la fel cum angajatul ar trebui să știe dacă acest proces a fost realizat corect și dacă conținutul instrucțiunii respectă toate reglementările legale și alți factori de reglementare.

Secții de locuri de muncă specializate în achiziții

În ceea ce privește atât forma, cât și conținutul, acest document trebuie să fie pus în aplicare în conformitate cu toate standardele adoptate în circulația comercială a documentelor legale care determină calitatea și acuratețea transmiterii informațiilor de bază despre o poziție viitoare unui solicitant pentru acesta.

Acesta este aspectul eșantionului. În fișa postului specialistului în achiziții conform standardului profesional, acest specialist (sau doar un solicitant pentru acest titlu) va vedea următoarele secțiuni:

1. Coloana din stânga sus a acestui document conține informații despre organizația care o emite persoanei care solicită poziția. Cea corectă reflectă cititorului informații despre cum și de către cine a fost aprobată fișa postului de specialitate în achiziții, iar textul acesteia a fost convenit în conformitate cu toate standardele cerute. Cuvântul „Aprobat” este urmat de următoarele date: data la care documentul a fost aprobat direct și informații despre managerul organizației care a efectuat această aprobare. Aceasta este urmată de semnătura lui personală. Cuvântul „De acord” include, de asemenea, data la care s-a făcut aprobarea și date despre angajații departamentelor care au fost implicați direct în pregătirea fișei postului. La rândul lor, aceștia trebuie să-și lase picturile în linia potrivită, urmând datele de mai sus. Departamente și instituții cu care organizația cooperează la pregătirea fișei postului pentru un angajat din funcția sa: un serviciu care oferă consultanță juridică adecvată și asistență directă, un departament de resurse umane și un departament de companie, care va include ulterior un angajat care solicită o funcție.
2. Secțiunea din fișa postului unui specialist în achiziții ale unei instituții bugetare, care conține informații generale, include: o listă a tuturor cerințelor pe care trebuie să le îndeplinească un candidat pentru o funcție (cum ar fi vârsta potrivită, gradul pe care l-ați primit, experiența anterioară de muncă, toate realizările necesare pentru a desfășura munca) și abilități etc.), precum și o listă de documente care includ diverse acte juridice atât ale legislației Federației Ruse, cât și a organizației în sine, în care arrester - cu această listă, el este obligat să fie conștient în momentul introducerii oficiale în poziția de lucru. Printre altele, această secțiune evidențiază diverse probleme tehnice pe care un salariat le poate întâmpina în timpul îndeplinirii sarcinilor sale: locul acestui angajat în întregul sistem de întreprindere (în ceea ce privește responsabilitatea, relațiile, programul de lucru și programul etc.), procedura de înregistrare la muncă sau concediere, procedura de înlocuire de către un angajat al altui angajat al întreprinderii sau înlocuirea salariatului de către acea persoană, toate informațiile despre persoana numită de către șef
3. Secțiunea principală a unui astfel de document, precum fișa postului unui specialist în achiziții (în școală, în special, acest post vacant este relevant nu numai în întreprinderile producătoare), este o listă clară a tuturor drepturilor și obligațiilor angajatului. Desigur, mai întâi, salariatului i se oferă o oportunitate de a se familiariza cu îndatoririle sale, care ar trebui să fie cât mai precis și cu exactitate pentru a evita orice neînțelegere din partea candidatului și potențiale probleme în viitor în timpul activității sale de muncă. În mod direct, drepturile sunt rezultatul îndatoririlor și urmăresc sarcina de a facilita în mod semnificativ procesul angajatului de a îndeplini toate funcțiile care îi sunt atribuite prin poștă. Aceste drepturi pot fi: a) dreptul de a primi informații complete cu privire la activitatea lor; b) dreptul de a exprima propuneri autorităților care, într-un fel sau altul, afectează activitatea muncii a salariatului sau a întregii întreprinderi în ansamblu; c) dreptul la creșterea carierei în cadrul organizației etc.
4. Ultima secțiune din fișa postului de specialitate în achiziții publice conține informații despre responsabilitatea pe care angajatul va fi obligat să și-o asume dacă nu își îndeplinește îndatoririle directe cu privire la implementarea activităților de muncă.

Descrierea postului managerului de achiziții

În conținutul și execuția sa, documentul de instrucțiune al managerului de achiziții este în toate privințele asemănător cu descrierea postului specialistului în achiziții, dar nu trebuie să uităm de diferențele lor semnificative. În primul rând, este important pentru întreprinderile mari al căror personal oferă locuri pentru ambele posturi. Prin urmare, atunci când întocmesc fișele postului, compilatorii lor ar trebui să acorde o atenție specială compilării și determinării mai specifice a criteriilor prin care candidații sunt selectați pentru aceste posturi vacante, precum și abordarea serioasă a diferențierii atribuțiilor și a specificului activităților unui specialist în achiziții și al unui manager de achiziții.

În domeniul muncii, de regulă, există o părere că un specialist în achiziții se află într-o poziție mai înaltă decât colegul său, care este responsabil de furnizarea organizației cu valori materiale ale tuturor profilurilor. Prezența acestei opinii în rândul maselor se datorează, în special, diferenței dintre salariile reprezentanților acestor două posturi: primul are un stimulent monetar mult mai mare pentru activitatea forței de muncă decât cel de-al doilea. Cu toate acestea, cerințele pentru aceasta sunt prezentate, respectiv, mai stricte.

Descrierea postului specialistului principal în achiziții și fișa postului managerului de achiziții sunt două documente aproape identice, dar este foarte important să înțelegem că doar o delimitare clară a îndatoririlor acestor angajați va optimiza procesul de lucru și va duce la rezultate mai eficace ale muncii ale întregii întreprinderi.

Cerințele candidaților

Solicitanții pentru ambele profesii datorită asemănării unora dintre puterile lor și a specificului responsabilităților lor de muncă, precum și pentru că atât managerul de achiziții, cât și specialistul în achiziții au aproape aceleași fișe de post în DOW (documentația de management), prezintă aceleași cerințe. Atât specialistul în achiziții, cât și managerul de achiziții ar trebui:

1. Au capacitatea de a negocia cu clienții și de a obține o conversie ridicată de la aceștia.
2. Să fie capabil să-și asume responsabilitatea pentru luarea deciziilor dificile.
3. Pentru a putea analiza situația de pe piață sau orice alt obiect necesar pentru analiză.
4. Pentru a efectua lucrări cu o cantitate impresionantă de informații și a păstra documentația nu mai puțin extinsă.
5. Să aibă competențe în domeniul transportului de mărfuri și legislația vamală pe o bază teoretică.
6. Dețineți cu siguranță un computer personal și folosiți toate programele necesare pentru muncă.

Totuși, aceasta nu este lista completă a cerințelor care sunt prezentate candidaților la unul dintre cele două posturi luate în considerare în acest articol. Specialistului în domeniul achizițiilor senior, ale cărui fișe de muncă le-am ocupat deja, la fel ca și managerul de achiziții publice, angajatorul are dreptul să prezinte alte cerințe, care pot include, de exemplu, fluența într-o limbă străină în cazul în care dacă organizația își desfășoară activitățile, inclusiv în străinătate, din țara în care se află.

Există, de asemenea, diferențe. Astfel, fișa postului pentru un specialist în domeniul achizițiilor prevede angajarea în prezența doar a învățământului superior (financiar, economic, legal sau altfel în domenii similare), în timp ce un manager de achiziții poate deveni o persoană cu un învățământ secundar specializat sau chiar obișnuit.Remunerația, așa cum am menționat anterior, este diferită pentru acești angajați.

Diferența responsabilităților de serviciu ale specialistului și managerului

Aici, directivitatea activității muncii a companiei și specificul procesului de muncă din cadrul acesteia devin un factor foarte important.

Fișele postului de specialitate în achiziții (eșantion pe care l-ați văzut deja) și managerul de achiziții își asumă următoarele responsabilități:

1. Un set complet de bunuri sau un grup de bunuri în depozitul întreprinderii, control organizațional asupra oricăror procese legate de aceste mărfuri.
2. Securitatea mărfurilor la cerere, fără întârziere în timp.
3. Căutare și negociere cu cel mai potrivit furnizor pentru organizație.
4. Menținerea tuturor documentațiilor legale referitoare la furnizori.
5. Urmărirea finanțelor care însoțesc mărfurile.
6. Monitorizarea implementării la timp a tuturor livrărilor.
7. Urmărirea circulației mărfurilor în lanțul de aprovizionare.
8. Implementarea unei verificări de calitate a mărfurilor sosite la organizație.
9. Corespunzând soluțiilor de competențe personale la problemele apărute în timpul lucrului cu furnizorii.

Diferențele dintre specialistul în achiziții și managerul de achiziții ar trebui să fie determinate direct de organizațiile care le angajează direct, făcând acest lucru cât se poate de clar pentru a evita munca neproductivă care nu corespunde standardelor de producție ridicate.

Angajatorul are, de asemenea, dreptul de a oferi angajatului său funcții suplimentare de muncă în conformitate cu specificul conducerii sale.

rezultat

44 Legea federală reglementează descrierea postului unui specialist în achiziții în detalii suficiente. Studiind amănunțit acest document, puteți găsi răspunsuri la aproape toate întrebările referitoare la această poziție. Pentru un specialist în achiziții, fișa postului este cel mai important document legal legat de responsabilitățile sale.