Documentele personale sunt documente emise de autoritățile statului care conțin informații biografice pentru identificarea proprietarului. Acestea sunt necesare atunci când efectuați tranzacții cu imobiliare, obținerea de împrumuturi, achiziționarea de bilete. La fel ca și înregistrarea relațiilor de muncă.
Clasificarea documentelor
Pentru clasificarea documentelor folosind principiul originii și similarității.
După origine, există tipuri de documente:
- privat;
- oficiale.
Un document de origine privată este un suport de hârtie creat de o persoană în viața personală, care nu are legătură cu sfera sa de muncă sau cu atribuțiile publice. Astfel de documente includ scrisori, memorii de natură privată, jurnale, albume foto.
Un document oficial este o sursă de informații create de o entitate juridică, un antreprenor individual pentru a-și îndeplini sarcinile statutare și pentru a afecta domeniul social și al muncii.
Tipuri de documente
Printre oficiali disting aceste tipuri de documente personale:
- cărți de identitate;
- confirmarea specialității, educației, calificării;
- confirmarea vechimii;
- de natură personală.
Este imposibil să găsiți un loc de muncă dacă documentele de mai sus nu sunt furnizate serviciului de personal. Această obligație a unui angajat este reglementată de articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse. Principalul document care dovedește identitatea unei persoane este un pașaport.
Dar, pe lângă pașaport, există o mulțime de documente care pot înlocui, dacă este necesar, identificarea. Acesta este un certificat de marinar, de militant militar, de identitate militară, permis de ședere, certificat de naștere, pașaport străin etc.
Documente pentru angajare
Locul de muncă va fi refuzat dacă poziția prevede abilități profesionale și candidatul nu are document de educație. Pentru lucrătorii medicali, aceasta este, pe lângă o diplomă de la un institut medical și un internship, un certificat de pregătire avansată și un certificat pentru dreptul de a furniza servicii medicale într-o anumită specialitate.
Documentele cu caracter personal includ reclamații, reclamații, cereri scrise, explicative.
Fișier personal
Lista afacerilor nomenclaturii este aprobată de șeful organizației. Un fișier personal nu este obligatoriu pentru companii. O excepție pentru organizațiile guvernamentale, unde sunt emise tuturor. Angajatorul decide în mod independent dacă va crea sau nu. Beneficii tangibile: fișierele personale oferă informații rapide, rapide și complete despre fiecare angajat. În cazul inspecțiilor efectuate de autoritățile de inspecție, atunci când numeroase documente ale angajaților pot fi necesare urgent, desfășurarea acestor cazuri simplifică foarte mult procedura. Toate documentele necesare pentru crearea de dosare sunt furnizate chiar de angajat, dar uneori angajatorul colectează în mod independent informații pentru a verifica angajatul nou angajat, de exemplu, caracteristicile și recomandările.
În perioada de muncă, angajatul este implicat în procesul muncii: este posibil să-l mute în alte departamente sau în alte funcții, impunând sancțiuni disciplinare sau premii. Toate acestea sunt însoțite de publicarea documentelor de personal care completează fișierul personal al angajatului. Se închide după încetarea relațiilor de muncă cu angajatul. Perioada de păstrare a dosarelor personale ale angajaților disponibilizați înainte de 01.01.2003 este de 75 de ani și 50 de ani pentru cei disponibilizați după 01.01.2003. Cazurile liderilor organizației, deputații de orice nivel, angajații cu premii și titluri sunt păstrate la nesfârșit.
Structura de reglementare a documentelor
Nu există niciun act care să reglementeze componența fișierelor personale. Angajatorii determină lista de documente în mod independent, pe baza specificului organizației. Documentele primite sunt împărțite în mai multe categorii.
Există documente personale care au fost necesare la încheierea unui contract de muncă. În baza lor, un contract de muncă este completat, informațiile sunt înscrise în programul 1C. Nu există nicio modalitate de a face fără un contract de muncă, pașaport, fișă de muncă, TIN, SNILS.
Dacă candidatul solicită o funcție care necesită educație profesională, atunci o diplomă. Dacă un candidat răspunde pentru serviciul militar, atunci un card militar. Pentru unele categorii de angajați, un raport medical bazat pe rezultatele unui examen medical este obligatoriu.
Următoarea categorie este documentele care au fost create în perioada de lucru în organizație. Aceasta include copii ale comenzilor pentru transferuri, o excludere.
Iar ultima categorie o reprezintă documentele care au fost formate la rezilierea contractului de muncă. În funcție de motivele pentru concediere, este vorba despre o scrisoare de demisie, o notificare de concediere, o copie a certificatului de deces și o copie a ordinului de concediere.
Conduita documentului de afaceri
Angajații numiți prin ordinul directorului general responsabil cu menținerea fluxului de muncă al personalului sunt responsabili personal de siguranța documentelor. Dacă informațiile despre angajat se schimbă, atunci fișierul personal este completat, dar documentul vechi nu poate fi eliminat. Dosarele cu carcase trebuie să fie într-un dulap metalic special sau în siguranță. Este interzisă stocarea documentelor personale ale angajaților după atingerea obiectivelor de procesare. Odată ce obiectivul pentru care au fost solicitate documentele a fost atins, acestea ar trebui excluse din caz și returnate proprietarului sub semnătură. Dacă nu există posibilitatea să se întoarcă, atunci acestea sunt supuse distrugerii de către o comisie special numită.