Controlul este condiția principală pentru o afacere de succes. Când lucrați cu diverse contrapartide, trebuie să cunoașteți bine informațiile și să nu uitați să confirmați din când în când cuvintele cu numere reale. În acest scop, în fluxul de documente moderne există un act de reconciliere a așezărilor reciproce.
Descrierea documentului
Relațiile dintre parteneri nu pot fi construite doar pe baza încrederii. Pe lângă sentimente, trebuie să existe fapte reale care pot oricând să confirme sau să respingă diverse suspiciuni. Orice activitate este de fapt asociată cu achiziția sau vânzarea a ceva. Unii produc bunuri sau furnizează servicii, în timp ce alții le cumpără prin încheierea unui acord adecvat. Atât aceia, cât și alții sunt obligați periodic să își auditeze cheltuielile.
Pentru asta se folosesc raport de reconciliere așezări reciproce. În ce cazuri devine necesară întocmirea unui astfel de document? Motivele pot fi foarte diferite:
- Dacă una dintre părți furnizează bunurile sale fără plata în avans sau prin rate.
- În cazul în care se vând produse deosebit de valoroase.
- Compania are un număr mare de parteneri, fiecare furnizând mărfuri într-o gamă destul de largă.
- În cazul unei cooperări lungi și continue a contrapartidelor.
- Într-o situație în care ambele părți decid să extindă sfera relațiilor lor, încheind noi acorduri.
Oricare dintre aceste motive poate servi drept motiv pentru a solicita partenerului tău un act de reconciliere a așezărilor. În această privință nu trebuie privită nicio neîncredere sau prejudecată.
Detalii importante
Fiecare contabil știe ce este un act de reconciliere a așezărilor. Acest lucru nu este surprinzător, pentru că ei sunt cei care trebuie să-l compună. În această situație, este necesar un angajat care deține anumite informații. Pentru a compila un astfel de document, trebuie să ridicați date din diferite conturi:
- la avansurile emise anterior;
- după venituri;
- privind obligațiile asumate;
- conform deficiențelor existente.
Accesul la aceste informații este disponibil numai pentru un contabil. În direcția capului, colectează informațiile necesare și le întocmește sub forma unui document cu un anumit tipar. Cu toate acestea, responsabilitatea pentru datele furnizate revine contabilului șef. Dacă nu există nici un dezacord aparent între parteneri, atunci o astfel de formă ca confirmarea rezultatelor activităților pentru o anumită perioadă. Unii contabili acționează în acest fel atunci când se dovedește că documentele de tranzacție primară sunt pierdute sau sunt prea lene să le caute. Cu toate acestea, acest lucru nu îi scutește de responsabilitatea informațiilor furnizate.
Procedura de acțiune
Cum trebuie elaborat un act de reconciliere a așezărilor? Completarea eșantionului va fi o prezentare secvențială a informațiilor specifice.
Orice astfel de act ar trebui să conțină următoarele informații:
- Numele documentului.
- Perioada pentru care este compusă.
- Denumirea contrapartidelor.
- Baza tranzacției (contract, acord).
- Datele, numerele și numerele specifice preluate din documentele primare (comenzi de plată, facturi și altele). Acestea conțin informații care vor confirma livrarea sau plata mărfii. Astfel de informații, pentru comoditate, sunt de obicei colectate într-un tabel împărțit în două părți. În acest caz, fiecare dintre părți are posibilitatea de a indica separat datele pe care le are.
- Semnături ale reprezentanților fiecăreia dintre părți.
Documentul este compilat în mod obligatoriu în două copii, astfel încât fiecare organizație să-l poată ține acasă.Semnătura contabilului principal aici trebuie să fie obligatorie. Și uneori poate fi singurul. Acest lucru se poate face în cazurile în care nu există discrepanțe în date. Cel mai adesea, ca confirmare, semnătura șefului întreprinderii este, de asemenea, necesară.
Automatizarea contabilității
Unii angajați sunt interesați să elaboreze un act de reconciliere a decontărilor reciproce, cum să-l completeze în programul „1C: contabilitate”? Nu există dificultăți speciale. Datorită calculatorului, munca este mult mai ușoară.
Trebuie doar să efectuați mai multe operații secvențiale:
- Accesați secțiunea „Vânzări” sau „Cumpărături” (dacă este necesar). Apoi, în fila „Acorduri cu contrapartide”, selectați „Raport de reconciliere”.
- În timp ce se află în jurnalul selectat, faceți clic pe butonul „Creare”, apoi mergeți la fila „Act de reconciliere cu contrapartidele”. Apare o casetă de dialog, care poate fi completată în două moduri: automat sau manual. Specialistul alege pentru sine exact cel de care are nevoie.
- Selectați fila „În conformitate cu organizația”, apoi faceți clic pe „Completați” și specificați solicitarea cu tasta „Completați în funcție de contabilitate”. Pe ecran va apărea o listă cu toate operațiunile efectuate. Dacă aveți nevoie de informații despre toate contractele pentru perioada specificată, trebuie doar să bifați caseta de selectare „Break by contract”.
- Faceți o notă „Reconciliere convenită”.
- Găsiți fila „Advanced” și selectați din lista de persoane necesare pentru semnarea actului.
Rămâne doar să înregistrați acest document și îl puteți trimite la tipărire.
Reguli pentru întocmirea unui document
Contabilii trebuie adesea să facă un act de reconciliere a așezărilor. Un exemplu de compilare și completare a unui astfel de formular este strict individual pentru fiecare organizație. Având în vedere că legea nu prevede această formă strictă și unificată, angajații oricărei întreprinderi sunt nevoiți să o formeze singuri, fiind ghidați de reguli și cerințe generale:
- Orice act începe cu un „antet” cu informații inițiale despre parteneri.
- Urmează fraza standard care este folosită în toate contractele. Acesta afirmă că reprezentanții subsemnați ai celor două părți au întocmit prezentul act, confirmând că următoarea stare de contabilitate.
- Urmând aceste cuvinte este deja cunoscut tabelul. Prima linie din ea este „soldul de la începutul perioadei”. Urmează operațiunile, împărțite în „debit” (executarea lucrărilor sau livrarea de bunuri) și „credit” (plată). Urmează apoi soldul la sfârșitul acestei perioade. Iar tabelul se încheie cu calculul datoriei.
- Semnăturile persoanelor autorizate trebuie confirmate prin sigiliul rotund al companiei.
În locul unui lider, o altă persoană poate semna actul. Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de o procură care să-i ofere o astfel de autoritate. Apropo, în instanță, absența ei poate pune la îndoială întregul document.
