Organizarea călătoriilor de afaceri este un element important al activității economice a multor întreprinderi interne. Necesitatea prezenței angajaților unei anumite organizații în filiale sau sucursale îndepărtate poate fi asociată cu evenimente cu o natură foarte diferită. Adesea, aranjamentele de călătorie sunt făcute pentru a elimina problemele de organizare și producție, pentru a deschide o unitate nouă într-un alt oraș sau țară, pentru a efectua stagii pentru angajații angajați și pentru a îndeplini alte sarcini de servicii similare.
Conștientizarea este cheia eficienței angajaților și a liniștii sufletești
Pe lângă aspectul muncii, munca personalului detașat este strâns legată de stabilirea de contacte cu angajații întreprinderii gazdă și de pregătirea diverselor tipuri de documentație. Ultima nuanță este extrem de semnificativă, întrucât depinde de corectitudinea compilării formularelor, cererilor, comenzilor și permiselor dacă angajatul detașat va primi acces la facilitățile necesare, fie că își va îndeplini deplin sarcina, fie dacă va primi o compensație monetară.
Știind ce cerințe sunt impuse călătorilor de afaceri facilitează foarte mult procesul de călătorie pentru contabili și pentru cei implicați în documentare.
De asemenea, aceste informații sunt necesare pentru angajatul care pleacă într-o călătorie de afaceri, deoarece îi permite să se pregătească în avans pentru îndeplinirea îndatoririlor sale și să nu intre în probleme. Și în final, personalul companiei gazdă este pur și simplu obligat să fie la curent cu cerințele pentru călătorii de afaceri. În caz contrar, pot exista neînțelegeri legate de căutarea părților responsabile.
Cine și în ce condiții poate fi detașat
Deci, o călătorie ar trebui considerată călătoria unui angajat într-o altă localitate pentru a îndeplini misiunea care i-a fost dată de angajator. În același timp, numărul călătoriilor de afaceri nu include călătoriile acelor angajați ale căror activități constau în mișcare constantă sau care pot fi desfășurate pe drum.
Legislația, care se ocupă de respectarea drepturilor cetățenilor muncitori, a stabilit restricții asupra categoriilor de angajați care pot fi trimiși în călătorii de afaceri:
- Femeile gravide.
- Femeile cu copii sub trei ani.
- Mamele cu dizabilități sau cele ale căror copii au 3-14 ani pot fi trimise numai cu acordul lor.
- Părinte care, în mod independent, crește un copil minor.
Fiind direcționat către o altă întreprindere, angajatul se supune rutinei sale interne. Dacă ziua plecării sau sosirii cade în vacanța legală a salariatului, acesta este eliberat în altă zi pentru odihnă. Este adevărat, în acele cazuri în care călătorul de afaceri merge intenționat într-o călătorie într-un weekend sau în vacanță, el este compensat în conformitate cu legislația muncii.
Călătoriile de afaceri în stat nu trebuie să depășească o lună și două luni în afara acestuia.
Călătorie de afaceri: documente
În contabilitate, cheltuielile de călătorie apărute în timpul călătoriei sunt incluse în lista costurilor de producție care sunt implicate în calculul impozitului pe venit.
Procedura de organizare a unei călătorii constă în următorii pași:
- Emiterea unei comenzi într-o călătorie de afaceri bazată pe o misiune.
- Înregistrarea unui certificat de călătorie.
- Emiterea certificatului-calcul al avansului pentru călătorie.
- Emiterea de fonduri de ieșire către salariatul aferent.
- Înregistrarea călătoriei într-o revistă special destinată acestui lucru.
ID de călătorie - Unul dintre cele mai importante documente pentru un angajat care a plecat într-un alt oraș sau țară. Este marcat la plecarea, sosirea lucrătorului detașat. Marcajele sunt însoțite de semnături și sigilii ale oficialilor plenipotențiali atât ai întreprinderii expediate, cât și a gazdei.
Subtulțiuni ale compensațiilor financiare
Când un angajat se întoarce, el trebuie să raporteze în scris modul în care au fost utilizate fondurile alocate, completând raport de cheltuieli. Efectuarea unei călătorii se încheie cu calculul contabilității cu angajatul. După achitarea fondurilor acumulate, această operațiune este reflectată în conturile relevante.
În cazul în care plata în avans nu a fost cheltuită de către angajat integral, soldul trebuie returnat la casieria sau în contul de decontare al întreprinderii. Aceasta este una dintre principalele responsabilități ale angajatului. Alături de acest lucru, știind ce cerințe sunt impuse personalului detașat, angajatul poate solicita compensații pentru fondurile personale cheltuite de acesta. Este adevărat, el trebuie să ofere argumente care dovedesc necesitatea unor astfel de cheltuieli, precum și documente care confirmă faptul apariției acestora (cec, declarație).
Ce cheltuieli sunt compensate
În timp ce se află într-o altă localitate sau țară, angajatul detașat primește salariul obișnuit, bonusurile datorate acestuia și subvenții, precum și fondurile necesare pentru o ședere confortabilă în afara locului obișnuit de reședință.
Cheltuielile de călătorie includ următoarele elemente:
- Plata călătoriei (interurban și pe teritoriul așezării).
- Costul locuințelor de închiriere.
- Așa-numitul per diem: cheltuieli pentru alimente și alte nevoi ale angajatului.
- Costuri recunoscute de angajat ca fiind necesare și aprobate de managerul său.
Valoarea maximă admisibilă a cheltuielilor de călătorie și suma zilnică sunt determinate de contractul colectiv al întreprinderii sau de reglementările locale. Întrucât per-diem este de fapt bani pentru nevoile zilnice ale salariatului, aceștia sunt încasați chiar și pentru zile nelucrătoare (weekend-uri, vacanțe, timp de întrerupere a producției forțate, întârzieri).
Mai detaliat despre atribuirea unui loc de muncă al angajatului detașat
Acest document are o formă unificată, adică aspectul și conținutul său sunt aceleași pentru toate întreprinderile de pe teritoriul unui anumit stat.
Atribuirea locului de muncă este întocmită de șeful salariatului care pleacă într-o călătorie de afaceri și aprobată de angajator. Documentul include următoarele date:
- Numele, numele, patronimicul salariatului care pleacă într-o călătorie de afaceri prin ordin al șefului.
- Numele organizației care o conduce.
- Destinația angajaților (numele companiei, orașul).
- Datele de început și de sfârșit ale călătoriei.
- Date rezumate despre progresul misiunii.
Atribuirea oficială și comanda de călătorie de afaceri întocmită pe baza acesteia se află la întreprinderea expeditoare. Împreună cu alte documente, acestea sunt păstrate pentru perioada stabilită de lege.
Care sunt cerințele pentru călătorii de afaceri
Având în vedere că o călătorie de afaceri este transferul autorității către un angajat pentru a efectua orice acțiuni importante pentru companie, conducerea trebuie să fie sigură că munca va fi realizată eficient și la timp. Prin urmare, angajații cei mai calificați, cu experiență și responsabili sunt de obicei trimiși în astfel de călătorii.
Există o serie de criterii care studiază care, șeful decide cu privire la numirea unui angajat specific:
- Vârsta de peste 18 ani.
- O bună pregătire.
- Disponibilitatea unei instruiri adecvate, confirmată prin certificare.
- Posesia categoriilor de toleranță necesare (atunci când lucrați cu rețele de alimentare).
- În funcție de specificul activității economice a întreprinderilor și de scopul călătoriei de afaceri, angajatul poate fi solicitat să aibă pregătire și certificare privind protecția muncii.
În cazul în care un angajat este potrivit în toate privințele și nu există obstacole legate de legislația călătoriei sale de afaceri, șeful îl informează despre o viitoare călătorie.
Responsabilitățile unui angajat detașat
Fiecare companie are propriile cerințe pe care trebuie să le respecte angajații, dar există mai multe puncte care sunt relevante pentru majoritatea organizațiilor:
- Întreținerea corectă, competentă și la timp a documentației necesare.
- Respectarea rutinei adoptate de organizația gazdă.
- Realizarea obiectivelor formulate în cadrul misiunii.
- Îndeplinirea conștientă a îndatoririlor lor.
- Cheltuieli legitime ale fondurilor de avans emise unui angajat.
- Economisirea documentelor care confirmă implementarea costurilor.
- Raportarea în timp util a călătoriei după finalizarea acesteia (de obicei în trei zile).
Instrucțiuni pentru angajați într-o călătorie de afaceri
Ajungând la întreprinderea primitoare, angajații detașați sunt obligați să asculte informații introductive, care includ reguli de conduită în magazine, în apropierea echipamentelor sau în alte locuri. Această măsură este obligatorie chiar și pentru acei angajați care au fost la această companie de mai multe ori și care cunosc toate instrucțiunile pe de rost.
Prezentarea informațiilor despre personalul postat include, de asemenea, informații privind standardele de securitate la incendiu și protecția muncii.
Spre deosebire de dispozițiile generale ale briefingului introductiv, ținta se referă direct la acele lucrări care vor fi efectuate de către angajatul detașat în acest moment.
concluzie
Organizarea călătoriilor de afaceri este un proces responsabil pe care majoritatea întreprinderilor, organizațiilor și companiilor nu îl pot face. Pentru a atinge cu succes scopul călătoriei, precum și pentru utilizarea cea mai eficientă și eficientă a resurselor, angajații sunt obligați să respecte o serie de cerințe, să își îndeplinească funcțiile profesionale în mod eficient și să cunoască toate regulile pentru păstrarea documentației.
