O ofertă de cooperare este considerată un document în care o organizație face o ofertă unei companii terțe despre posibile lucrări comune în condiții favorabile. Scopul principal al unei astfel de propuneri este de a interesa viitorul partener și de a-l face să aleagă această organizație. Să luăm în considerare mai detaliat modul în care sunt compilate astfel de propuneri, care sunt principalele lor caracteristici.
Cine scrie cui?
O scrisoare de invitație pentru cooperare este întocmită de un angajat autorizat care se ocupă de dezvoltarea afacerilor sau o direcție similară. Textul unei astfel de scrisori trebuie să fie convenit cu șeful organizației. Propuneri similare pot fi făcute de șeful companiei.
Scrisoarea este întocmită pe numele directorului companiei cu care este planificată o cooperare suplimentară. De asemenea, destinatarul poate fi directorul adjunct sau orice persoană care se ocupă de astfel de probleme și are autoritatea de a lua decizii cu privire la o posibilă cooperare. Dar toate propunerile de afaceri pentru cooperare sunt luate în considerare în cele din urmă de conducerea organizației.
Reguli generale
Cel mai important lucru de reținut este faptul că oferta este un fel de cârlig care ar trebui să cupleze potențialul partener. Textul scrisorii ar trebui să fie informativ, interesant și competent. Rezultatul ideal pentru citirea unei asemenea scrisori ar fi să solicitați o ofertă sau un preț pentru bunuri și servicii.
În ciuda faptului că propunerea de cooperare (un eșantion va fi prezentat ulterior) este considerată un document oficial, nu există un formular standard. O scrisoare este întocmită în formă gratuită sau în conformitate cu un șablon care este dezvoltat într-o anumită organizație, pe baza sarcinilor și capacităților întreprinderii.
Atunci când faceți propuneri, trebuie să urmați regulile elementare ale limbii ruse, ale muncii de birou și ale eticii de afaceri.
Înainte de a scrie o scrisoare, ar trebui să aflați detaliile angajatului cu care se presupune comunicarea.
Deci, propunerea va consta în:
- Titlu (această etapă nu este obligatorie, deoarece un titlu slab compus vă poate descuraja să citiți restul scrisorii).
- Contestații (este mai bine să începeți această etapă cu cuvintele „dragi”).
- Oferta foarte.
- Semnăturile destinatarului.
Corpul principal
Cum să scrieți o propunere de cooperare, astfel încât adversarul să nu ia în considerare alte invitații? Partea principală a scrisorii ar trebui să conțină esența întregii propuneri. Declarațiile floride și expresiile încețoșate, propozițiile lungi și confuze, precum și terminologia specială sunt inadecvate aici. Esența scrisorii este clară, concisă și concisă. Se pune accent pe caracteristicile speciale și pe o ofertă avantajoasă.
În partea principală, compania expeditor trebuie menționată, dar ar trebui să fie numai anul din care lucrează și principalele activități. În această etapă, alte informații vor fi redundante.
De asemenea, puteți specifica partenerii actuali sau clienții organizației care, cu siguranță, vor răspunde doar pozitiv despre activitățile companiei.
La sfârșitul scrisorii, puteți da un link către site-ul oficial, care conține informații mai detaliate despre organizație, precum și alte informații suplimentare care nu sunt specificate în propunere.
Intonația scrisorii ar trebui să fie mai stimulativă decât narativă. Dar principalul lucru este să nu mergeți prea departe, să compuneți textul corect, fără a impune servicii și cooperare.
În cazul în care textul este lung, dar toate informațiile sunt importante pentru lectură, acesta trebuie împărțit în paragrafe și subliniat puncte importante.Deci percepția va fi completă, iar textul mare va fi perceput mai ușor.
Ideea principală a scrisorii sau a unui mesaj important ar trebui să fie localizată fie la început, fie la sfârșit. Întregul secret este că aceste părți sunt depuse mai mult în subconștientul cititorului.
După cum arată practica, cei care primesc o scrisoare de invitație pentru cooperare (eșantionul de mai jos) sunt gata să petreacă nu mai mult de 60 de secunde citind-o, acest fapt trebuie citit și atunci când compun o scrisoare.
Informații obligatorii
Atunci când compilați o propunere, trebuie să vă amintiți întotdeauna informațiile obligatorii conținute de ea. Acesta este:
- numele organizației care trimite scrisoarea;
- adresa și numărul de telefon pentru contactarea persoanei de contact;
- prenumele, numele, patronimicul persoanei autorizate și poziția sa;
- esența principală a recursului.
La propunere pot fi anexate documente suplimentare sau referiri la acte legislative și norme care sunt direct legate de propunerea de cooperare.
înregistrare
Puteți emite o scrisoare în mai multe moduri:
- Scrieți o ofertă de mână.
- Tastați oferta pe computer.
Prima opțiune, desigur, este oarecum depășită, dar în unele cazuri se dovedește a fi cea mai eficientă, deoarece există lideri care nu acceptă noile tehnologii și preferă să comunice și să lucreze „în mod vechi”.
A doua opțiune este mai familiară și mai convenabilă. În primul rând, în formă electronică există probabil o pregătire a antetului oficial al organizației cu detaliile necesare și, în al doilea rând, dacă propunerile sunt întocmite constant, atunci poate exista un șablon de scrisori gata pregătit în care trebuie doar să înlocuiți destinatarul și, eventual, să schimbați unele informații corecte în specific caz.
O propunere poate fi făcută în orice număr de copii, dar la început conține în mod necesar o contestație, iar la sfârșit - semnătura expeditorului.
Data trebuie stabilită numai în situațiile în care oferta conține promoții sau condiții speciale care sunt active pentru o anumită perioadă de timp.
Nu este necesară înregistrarea ofertei de cooperare în jurnalul corespondenței efectuate.
Modul de a „face” cooperarea
Desigur, a „forța” nu înseamnă a exercita un efect fizic asupra persoanei care ia decizia de cooperare. Exemplul unei propuneri de cooperare prezentate anterior arată că scrisoarea ar trebui să încurajeze adversarul să ia o decizie pozitivă.
Pentru a induce acest lucru, o organizație are nevoie doar de un discurs de stimulare care solicită cooperare, iar cealaltă companie va trebui să ofere o reducere sau o mică taxă pentru acceptarea propunerii.
Înainte de a scrie scrisori, trebuie să-ți studiezi bine adversarul: ce poate fi de acord și ce este inacceptabil pentru el. Într-adevăr, într-un singur cuvânt sau expresie, puteți strica instantaneu ideea întregii companii.
Ai nevoie de recunoștință
Un alt punct important al propunerii de cooperare este recunoștința. La sfârșitul acestor scrisori trebuie să fie neapărat recunoștință pentru timpul petrecut și scrisoarea citită.
Aceasta indică atât seriozitatea organizației, cât și politețea elementară pentru timpul luat de la adversar.
Astfel de scrisori nu vor conține implicit mulțumiri, deoarece aceasta este o abordare individuală a fiecărei organizații către potențialul său partener sau client.
plecări
Deci, care este cea mai bună modalitate de a trimite o scrisoare de invitație pentru cooperare (eșantion oferit mai devreme)?
Acest lucru poate fi realizat în moduri diferite, fiecare organizație alege pentru sine o opțiune mai acceptabilă și mai convenabilă. Luați în considerare cel mai comun:
- E-mail. Această metodă este considerată a fi cea mai simplă, rapidă și mai accesibilă. Dar scrisoarea către oponent se poate pierde cu ușurință, după ce a ajuns în corespondența nedorită a destinatarului. O metodă similară poate fi utilizată numai dacă expeditorul și destinatarul au stabilit un contact.Ei bine, sau trimiteți o scrisoare „la întâmplare”, deodată aveți noroc și nu va fi în folderul „Spam”.
- Mail. Această metodă este considerată cea mai de încredere, deoarece scrisoarea ajunge în orice caz la destinatar. Dar este și cel mai consumator de timp, deoarece toată lumea știe cât de încet funcționează postul rusesc. Desigur, dacă buletinul informativ este masiv, atunci această metodă nu este în mod clar adecvată, este mai bine să folosiți prima opțiune.
- Fax. O metodă ușor depășită, dar încă folosită pentru trimiterea ofertelor. De asemenea potrivit pentru o ofertă specifică a unei anumite companii.
- Orice metodă a unui tip modern de comunicare (mesageri instantanee, rețele sociale etc.). O astfel de metodă este relevantă numai dacă părțile se cunosc bine între ele, iar o propunere scrisă este doar o formalitate pentru o cooperare suplimentară.
Deci, acum știți care este o scrisoare de propunere de cooperare, cum să o compuneți și să o trimiteți.