V podmienkach moderného kancelárskeho riadenia sa na správne vykonanie mnohých dokumentov používajú také druhy pečiatok, ako sú tlač a známky. Každá z nich má svoj vlastný účel a rozsah. Na správne vykonávanie obchodných dokumentov musíte jasne porozumieť tomu, ako sa tlač odlišuje od pečiatky a prečo by sa tieto zariadenia nemali vzájomne zamieňať. Tým by sa malo zaoberať podrobnejšie.
Účel pečiatky a pečate
V súčasnosti je ťažké predstaviť si prácu akejkoľvek organizácie bez použitia známkových výrobkov. Nástroje, ako sú pečiatky, číslovanie, pečate a datery, sa už dlho stali neoddeliteľnou súčasťou činností ktorejkoľvek právnickej osoby. Každá z týchto položiek obsahuje individuálne informácie a má špecifický rozsah.
U ľudí však často vyvstáva otázka: ako sa odlišuje tlač od známky a v ktorých prípadoch by sa mal použiť jeden alebo iný nástroj? Odpovede na tieto otázky sú už v samotnej definícii každého zariadenia. Rozumie sa, ako sa tlač odlišuje od známky, až potom, ako zistíte, o čo ide. Na začiatok je potrebné pripomenúť, že tlač je nástroj, ktorý pozostáva z dvoch častí:
- špeciálne klišé, čo je reliéfna doska, určená na tlač na papier;
- kryt (zacvaknutie), vo vnútri ktorého je pripevnený.
Toto zariadenie sa používa na certifikáciu rôznych dokumentov na potvrdenie ich pravosti. Pečiatka je v skutočnosti špeciálnym typom tlače. Obsahuje informácie, ktoré sa často používajú v práci. Ukazuje sa, že pečiatka vám umožňuje jednoducho nahradiť časť rukou napísaného textu.
Odtiaľ je zrejmé, ako sa pečať líši od pečiatky. Rozdiel je v účele nástrojov. Jeden z nich je potrebný na potvrdenie platnosti a certifikácie dôležitých dokumentov a druhý iba na mechanické zobrazenie duplicitných informácií.
Oblasť použitia
Špecialisti, ktorí sa zaoberajú správou kancelárií, môžu predložiť niekoľko ďalších argumentov, z ktorých bude zrejmé, ako sa pečať líši od pečiatky. Toto je koniec koncov časť ich práce, ktorá je spojená s vykonávaním obchodných listín.
Tu môžeme rozlíšiť niekoľko rozdielov:
- Povinnosť. Podľa ruských zákonov musí byť pečať uvedená na každom úradnom dokumente. Pečiatka sa súčasne používa výlučne na žiadosť právnickej osoby.
- Pravidlá uplatňovania. Pečať je vždy umiestnená v spodnej časti hárku nad individuálnym podpisom zodpovednej osoby. Pečiatka sa zvyčajne nachádza v hornej časti formulára.
- Sebestačnosti. Informácie umiestnené v tlači obsahujú všetky potrebné údaje. Na rozdiel od toho pečiatka niekedy znamená určité doplnky, ktoré sa zvyčajne používajú ručne.
Keď zistíme, ako sa tlač odlišuje od pečiatky, môžeme dospieť k záveru, že okrem typu dokumentu je potrebné venovať pozornosť aj vlastnostiam každého z týchto zariadení.
Tvar nástroja
Mnohí veria, že rozdiel medzi tlačou a razením spočíva v špeciálnom tvare týchto položiek. V takomto tvrdení skutočne existuje určitá pravda. Väčšina pečatí je zvyčajne guľatá alebo oválna. Patria sem:
- plášť;
- lekárska pečať;
- zákon;
- prvotné a sekundárne pečate právnickej osoby alebo jednotlivca podnikateľa.
Pri tlači poskytujú obrázok, niektoré z informácií, ktoré sa nachádzajú po obvode.
Známky v tomto zmysle sú veľmi rozmanité. Sú obdĺžnikové, štvorcové, kosoštvorcové, oválne a trojuholníkové. Každá z týchto vzoriek má svoju vlastnú oblasť použitia.
Existuje niekoľko druhov pečiatok:
- Roh alebo adresa. Obsahuje základné údaje o spoločnosti a uplatňuje sa v prípade absencie hlavičkového papiera.
- Naliehavosť. Najobľúbenejšie z nich sú „platené“, „prijaté“, „uplatnené“.
- Pečiatka obmedzenia voľného prístupu.
- registrácia (pre prichádzajúce dokumenty).
- Značenie.
- Dater.
- Čitateľ.
- Exlibris.
- ostatné („Kópia je správna“, „Zrušená registrácia“ a ďalšie).
- Faksimile.
Väčšina z nich (s výnimkou tých druhých) je obdĺžniková.
Právna sila
Aký je hlavný rozdiel medzi nástrojmi, ako je lisovanie a tlač? Rozdiel spočíva v právnom postavení dokumentu, na ktorom je umiestnená táto alebo tá tlač.
Obe tieto zariadenia v tomto prípade vykonávajú rôzne funkcie:
- Tlač sa zvyčajne používa na legálne potvrdenie dokumentov. Nadobúdajú plnú právnu silu. Okrem toho sa zároveň potvrdzuje podpis poskytnutý konkrétnou oprávnenou osobou.
- Pečiatka sa používa iba na štandardizáciu obchodných dokumentov, ak je to potrebné. V zásade to pomáha optimalizovať pracovný tok v podniku. Pečiatky, ktoré nie sú povinným atribútom, sa používajú výlučne na žiadosť vedenia, aby sa uľahčila práca podriadených.
Okrem toho treba vziať do úvahy, že pečať, ktorá je povinným atribútom, je pod prísnou kontrolou štátnych orgánov. Ak dôjde k strate, musíte okamžite kontaktovať príslušné úrady, aby ste zariadenie mohli znova spustiť. Zároveň chýbajúca pečiatka znepokojuje iba zamestnancov podniku, ktorí budú musieť hľadať iný spôsob, ako uplatniť potrebné informácie.
