Žiadny moderný podnik nemôže pracovať bez dokumentov. Príslušná organizácia pracovného toku je preto jedným z faktorov ovplyvňujúcich celkovú výkonnosť podniku. Čo tento pojem obsahuje? Aké sú typy a systém pracovných postupov? To všetko zvážime v článku.
Pracovný tok a papierovanie
Na prvý pohľad sú to rovnaké pojmy. Ale ak sa pozriete pozorne, môžete vidieť rozdiel. Papierovanie zahŕňa tri fázy:
- Vytvorenie dokumentu na základe ekonomickej činnosti - dokumentácia.
- Organizácia účtovníctva cenných papierov a ich pohyb v rámci organizácie a mimo nej je tok dokumentov.
- Ukladanie dokumentov - archivácia.
Tok dokumentov je jednou z etáp kancelárskej práce. V rámci tohto procesu sa rozlišujú aj fázy alebo toky:
- Prichádzajúca dokumentácia je to, čo prichádza do podniku zvonka.
- Odchádzajúce - spoločnosť posiela protistranám.
- Interná dokumentácia je to, čo sa vytvára v organizácii a používa sa na riadiace činnosti.
Správna organizácia procesu vám umožňuje kontrolovať pohyb dokumentu vo všetkých jeho etapách, od okamihu vytvorenia po prijatie úložiska. To umožňuje kedykoľvek zistiť, kde je papier, aká práca s ním prebieha.
Kroky spracovania dokumentov
Každý prichádzajúci dokument v podniku prechádza určitými fázami. Dĺžka cesty závisí od poradia, ktoré je stanovené v organizácii. Všetka prichádzajúca korešpondencia môže spočiatku ísť k stolu k hlave a až potom k účinkujúcim. Je to dlhší spôsob, ktorý sa často nevyužíva.
Kratšia cesta je, keď sa sekretárka zaoberá distribúciou oddelení. Táto možnosť sa používa častejšie. Jeho výhoda je zrejmá: dokumenty sa dodávajú dodávateľovi rýchlejšie.
Každý prichádzajúci dokument prechádza registračným postupom. To sa deje v špeciálnom časopise. Je uvedený dátum prijatia a vopred pridelené sériové číslo.
Obzvlášť dôležité dokumenty je možné monitorovať. Poslednou fázou spracovania je odoslanie dokumentu do archívneho úložiska.
Zásady organizácie pracovného toku
Cieľom organizácie pracovného postupu je skrátiť čas strávený na dokumentoch. Na dosiahnutie tohto cieľa boli vyvinuté určité zásady:
- Centralizovaný príjem, predspracovanie a preprava. V malých organizáciách sa to zaoberá tajomník, vo veľkej spoločnosti môžu úlohy vykonávať celé oddelenie.
- Zmenšenie priechodov dokumentu, vylúčenie možnosti jeho vrátenia.
- Vývoj schém a predpisov pracovného toku.
- Registrácia príspevkov.
- Zavedenie predbežnej fázy posudzovania dokumentov.
Dodržiavanie týchto pravidiel eliminuje stratu času pri duplicitných činnostiach, vytvára rovnaké zaťaženie pre ľudí pracujúcich s dokumentmi.
Čo je to tok dokumentov?
Preto je bežné nazývať dokumenty podobného účelu alebo typu, ktoré majú jeden účel, ktorý treba sledovať.
Tok je charakterizovaný štruktúrou, periodicitou a hustotou. V obchodnej organizácii, ktorá každý deň dodáva tovar do veľkého počtu maloobchodných predajní, bude mať tok dokumentov jednotnú štruktúru, dennosť a vysokú hustotu. Ak sa spoločnosť zaoberá výrobou drahých priemyselných zariadení, bude mať jej tok rôzne charakteristiky.
Elektronická správa dokumentov
Skutočnosť, že v klasickom obehu dokumentu existuje materiálne médium dokumentu, spôsobuje množstvo vážnych problémov. Príspevky musia byť nejakým spôsobom prevedené z jednej organizácie do druhej. Na tento účel sa používajú kuriéri alebo pošty. Vyžaduje si to finančné a časové náklady, okrem toho sú možné zlyhania dodávky a chyby spôsobené ľudskými faktormi. Tok dokumentov predstavuje vážne finančné a časové náklady.
Papiere je potrebné niekde uložiť. Ak je organizácia veľká, na skladovanie sa vyžadujú veľké priestory. Za okolností vyššej moci je smrť dokumentov možná bez možnosti následného obnovenia. A to ani zďaleka nie je problémom.
Elektronická správa dokumentov je systém, ktorý sa stáva čoraz obľúbenejším, pretože nemá vyššie uvedené nevýhody. Na prenos údajov sa používajú moderné bezpečné systémy, ktoré zabezpečujú rýchle a presné doručenie, skracujú čas výmeny dokumentov a zaisťujú spoľahlivé ukladanie. 
Vládne organizácie, ako napríklad daňový úrad alebo dôchodkový fond, rýchlo ocenili výhody elektronického zdieľania informácií, takže sa snažia prinútiť čo najviac organizácií, aby podávali správy.
Jasným pracovným postupom je schopnosť rýchlo nájsť potrebné informácie a odoslať ich na adresu s najmenším časovým odstupom.
