Dokumenty vytvára každá organizácia bez ohľadu na formu vlastníctva a oblasť činnosti. Objednávky, protokoly, listy, elektronické a papierové. Všetky z nich sú súčasťou všeobecného a personálneho riadenia podniku. Úspech podnikania a prosperita spoločnosti priamo závisia od toho, ako dobre je tento proces zavedený.
Všeobecné základy organizačnej administratívnej práce
Papierovanie je proces vytvárania a šírenia všetkých dokumentov organizácie. Vrátane ich prijatia, spracovania, vyhlásenia o kontrole a vykonaní. V podniku túto činnosť vykonáva sekretár, vedúci kancelárie alebo celá jednotka na čele s popredným odborníkom - špecialistom na dokumenty.
Hlavné fázy kancelárskej práce sú:
- Vytváranie alebo prijímanie dokumentov vrátane ich registrácie.
- Kontrola vykonávania dokumentu, jeho postúpenia adresátom úradníkov, podpisovania, reakcie a iných opatrení.
- Papierovanie na operatívne alebo archívne uloženie. V niektorých prípadoch je možné zničenie spisov a dokumentov.
Vedenie záznamov v podniku možno organizovať rôznymi spôsobmi, najbežnejšie sú tieto typy:
- decentralizované - dokumenty sa vytvárajú, prijímajú a spracúvajú jednotlivo v každej jednotke. Platí to pre veľké podniky s rôznymi činnosťami;
- centralizované - organizácia má špeciálnu jednotku zaoberajúcu sa výlučne prácou s dokumentáciou. Môže to byť sekretariát, oddelenie úradu alebo jeden zamestnanec, ktorý vykonáva tieto funkcie. Charakteristické pre malé a stredné podniky;
- zmiešané - zahŕňa kombináciu prvých dvoch typov.
Bez ohľadu na to, ako je organizovaná administratíva - to by sa malo odraziť v regulačných dokumentoch podniku.
Vedenie záznamov a správa dokumentov v podniku - organizačná nevyhnutnosť
Finančný úspech aktivít spoločnosti priamo závisí od toho, ako dobre je organizovaný proces pracovných postupov. Manažéri by mali vyberať kompetentný personál, pravidelne otráviť sekretárov pre ďalšie vzdelávanie a monitorovať zmeny v legislatíve.
V každej organizácii je papierovanie v skutočnosti „obehovým systémom“ podniku. S kompetentným prístupom funguje hladko, doručuje potrebné dokumenty zodpovedným úradníkom, zasielajú listy, odstraňuje nepotrebné dokumenty na uloženie.
Každý manažér spoločnosti chápe, že papierovanie je systém, ktorý musí konať jasne a kompetentne. V prípade potreby zvážte rôzne možnosti pre elektronických asistentov a podľa toho zaškolte zamestnancov, aby pracovali v týchto systémoch.
Správa evidencie ľudských zdrojov ako základ stabilnej prevádzky podniku
Vo väčšine veľkých podnikov sa aktívne zapájajú nielen všeobecne, ale aj do správy osobných záznamov. To znamená, že systém obsahuje dokumenty týkajúce sa osobných a pracovných údajov zamestnancov.
Správa personálnych záznamov sa vyznačuje oveľa prísnejšou reguláciou. Väčšina dokumentov sa vydáva na štandardných tlačivách. Všetky znenia a poznámky musia byť v súlade so zákonom - najmä s Zákonníkom práce. Okrem toho má spoločnosť vlastné právne predpisy upravujúce pracovné vzťahy so zamestnancami.
Organizácia správy osobných záznamov je vždy samostatnou jednotkou podniku.Ak je spoločnosť malá, môže to byť jeden zamestnanec, ale v tomto prípade musia byť jeho povinnosti uvedené v pracovnej zmluve.
Názvy jednotiek sa môžu veľmi líšiť:
- „Oddelenie ľudských zdrojov“;
- „Personálna služba“;
- „HR manažéri“;
- Personálne oddelenie.
Regulácia kancelárskej práce a pracovného toku
Štruktúra administratívnej práce podniku musí byť vysvetlená v miestnych predpisoch.
Môže to byť:
- kolektívna pracovná zmluva;
- poučenie o administratívnej činnosti organizácie;
- opisy pracovných miest zamestnancov priamo súvisiacich s prácou s dokumentmi;
- charta spoločnosti.
Akékoľvek regulačné dokumenty podniku, ktoré sa týkajú personálnych a všeobecných kancelárskych prác, by nemali byť v rozpore so súčasnými právnymi predpismi.
Správne organizovaný personál a celková administratíva sú základom stabilnej činnosti podniku.
