Organizácia služobných ciest je dôležitým prvkom hospodárskej činnosti mnohých domácich podnikov. Potreba prítomnosti zamestnancov určitej organizácie vo vzdialených pobočkách alebo pobočkách môže súvisieť s udalosťami veľmi odlišného charakteru. Často sa robia cestovné opatrenia s cieľom odstrániť organizačné a výrobné problémy, otvoriť novú jednotku v inom meste alebo krajine, viesť stáže pre najatých zamestnancov a vykonávať aj ďalšie podobné pracovné úlohy.
Povedomie je kľúčom k efektívnosti a pokoju zamestnancov
Práca vyslaného personálu úzko súvisí s pracovným aspektom aj s nadviazaním kontaktov so zamestnancami hostiteľského podniku a prípravou rôznych druhov dokumentácie. Posledná nuansa je mimoriadne dôležitá, pretože závisí od správnosti zostavovania formulárov, žiadostí, objednávok a povolení, či vyslaný zamestnanec získa prístup k potrebným zariadeniam, či úplne splní svoju úlohu a či dostane peňažnú náhradu.
Vedieť, aké požiadavky sú kladené na obchodných cestujúcich, značne uľahčuje cestujúcim účtovníkov a tých, ktorí sú zapojení do dokumentácie, cestovný proces.
Tieto informácie sú potrebné aj pre zamestnanca, ktorý ide na služobnú cestu, pretože mu to umožňuje vopred sa pripraviť na plnenie svojich povinností a nedostať sa do problémov. A konečne, personál hostiteľskej spoločnosti je jednoducho povinný poznať požiadavky na obchodných cestujúcich. V opačnom prípade môžu vzniknúť nedorozumenia týkajúce sa vyhľadávania zodpovedných strán.
Kto a za akých podmienok môže byť vyslaný
Cesta by sa preto mala považovať za cestu zamestnanca do inej lokality, aby sa splnila úloha, ktorú mu dal zamestnávateľ. Zároveň počet pracovných ciest nezahŕňa cesty tých zamestnancov, ktorých činnosť spočíva v neustálom pohybe alebo sa môže vykonávať na cestách.
Legislatíva, ktorá dbá na dodržiavanie práv pracujúcich občanov, stanovila obmedzenia pre kategórie zamestnancov, ktorí môžu byť zaslaní na služobné cesty:
- Tehotné ženy.
- Ženy s deťmi do troch rokov.
- Matky so zdravotným postihnutím alebo deti, ktoré majú deti od 3 do 14 rokov, môžu byť zasielané iba so súhlasom.
- Rodič, ktorý nezávisle vychováva maloleté dieťa.
Zamestnanec, ktorý je nasmerovaný do iného podniku, sa podrobuje svojej vnútornej rutine. Ak deň odchodu alebo príchodu pripadne na zákonný sviatok zamestnanca, prepustí sa na ďalší deň na odpočinok. Je pravda, že v prípadoch, keď sa obchodný cestujúci úmyselne vydá na víkend alebo na dovolenku, mu bude poskytnutá náhrada v súlade s pracovným právom.
Služobné cesty v rámci štátu by nemali presiahnuť jeden mesiac a dva mesiace mimo neho.
Služobná cesta: papierovanie
V účtovníctve sú cestovné náklady, ktoré sa vyskytli počas cesty, zahrnuté do zoznamu výrobných nákladov, ktoré sa podieľajú na výpočte dane z príjmu.
Postup pri organizovaní cesty pozostáva z nasledujúcich krokov:
- Vydanie objednávky na služobnej ceste na základe zadania úlohy.
- Registrácia cestovného osvedčenia.
- Vydanie osvedčenia - výpočet zálohovej platby za cestu.
- Vydávanie odchádzajúcich prostriedkov odchádzajúcemu zamestnancovi.
- Registrácia cesty v časopise, ktorý je na tento účel osobitne určený.
Cestovné ID - Jeden z najdôležitejších dokumentov pre zamestnanca, ktorý odišiel do iného mesta alebo krajiny. Označuje sa pri odchode a príchode vyslaného pracovníka. Značky sú sprevádzané podpismi a pečaťami splnomocnených zástupcov vysielajúceho podniku a hostiteľa.
Jemnosti finančnej kompenzácie
Keď sa zamestnanec vráti, musí písomne podať správu o tom, ako sa mu pridelené prostriedky použili, a vyplniť ho správa o výdavkoch. Výlet sa končí výpočtom účtovníctva so zamestnancom. Po zaplatení nahromadených prostriedkov sa táto operácia prejaví na príslušných účtoch.
V prípade, že zamestnanec v plnom rozsahu nevyužil zálohovú platbu, musí sa zostatok vrátiť na pokladňu alebo na zúčtovací účet podniku. To je jedna z hlavných zodpovedností zamestnanca. Okrem toho môže zamestnanec, ktorý vie, aké požiadavky sú kladené na vyslaný personál, požadovať náhradu za ním vynaložené osobné prostriedky. Je pravda, že musí poskytnúť argumenty preukazujúce potrebu takýchto výdavkov, ako aj dokumenty potvrdzujúce skutočnosť, že sa vyskytli (kontrola, vyhlásenie).
Aké náklady sú kompenzované
Počas pobytu v inej lokalite alebo krajine dostáva pridelený zamestnanec svoju obvyklú mzdu, vyplácané odmeny a dotácie, ako aj finančné prostriedky potrebné na pohodlný pobyt mimo obvyklého bydliska.
Cestovné náklady zahŕňajú tieto položky:
- Úhrada cestovného (medzimestská a na území obce).
- Náklady na nájomné bývanie.
- Tzv. Diéty: výdavky na stravu a iné potreby zamestnanca.
- Náklady uznané zamestnancom podľa potreby a schválené jeho manažérom.
Maximálna povolená výška cestovných výdavkov a výška diéty sú stanovené v kolektívnej zmluve podniku alebo miestnych predpisoch. Keďže diéty sú v skutočnosti peniaze na denné potreby zamestnanca, platia sa aj za dni pracovného pokoja (víkendy, sviatky, výpadky výroby, oneskorenia).
Podrobnejšie o pridelení zamestnania vyslaného zamestnanca
Tento dokument má jednotnú podobu, to znamená, že jeho vzhľad a obsah sú rovnaké pre všetky podniky na území konkrétneho štátu.
Zadanie práce vypracuje vedúci zamestnanca na služobnej ceste a schváli ho zamestnávateľ. Dokument obsahuje nasledujúce údaje:
- Priezvisko, meno, priezvisko zamestnanca, ktorý odchádza na služobnú cestu na príkaz šéfa.
- Názov organizácie, ktorá ju riadi.
- Zamestnanecký cieľ (názov spoločnosti, mesto).
- Dátum začiatku a konca cesty.
- Súhrnné údaje o postupe zadania.
Oficiálne zadanie a objednávka obchodnej cesty vypracované na jeho základe sa nachádzajú vo vysielajúcom podniku. Spolu s ostatnými dokumentmi sa uchovávajú na obdobie stanovené zákonom.
Aké sú požiadavky na obchodných cestujúcich
Vzhľadom na to, že služobná cesta je prenos oprávnenia na zamestnanca na vykonávanie akýchkoľvek dôležitých akcií pre spoločnosť, vedenie musí mať istotu, že práca bude vykonaná efektívne a včas. Preto sú na takéto cesty obvykle posielaní najkvalifikovanejší, najskúsenejší a najzodpovednejší zamestnanec.
Existuje niekoľko kritérií, ktoré skúmajú, ktoré vedúce osoby rozhodujú o vymenovaní konkrétneho zamestnanca:
- Vek nad 18 rokov.
- Dobrý tréning.
- Dostupnosť vhodného školenia potvrdeného osvedčením.
- Vlastnenie potrebných kategórií tolerancie (pri práci s elektrickými rozvodnými sieťami).
- V závislosti od špecifík hospodárskej činnosti podnikov a účelu služobnej cesty môže byť zamestnanec požiadaný o školenie a osvedčenie o ochrane práce.
Ak je zamestnanec vhodný vo všetkých ohľadoch a pre jeho služobnú cestu neexistujú legislatívne prekážky, vedúci ho informuje o budúcej ceste.
Povinnosti vyslaného zamestnanca
Každá spoločnosť má svoje vlastné požiadavky, ktoré musia zamestnanci spĺňať, ale pre väčšinu organizácií existuje niekoľko bodov:
- Správna, kompetentná a včasná údržba potrebnej dokumentácie.
- Súlad s rutinou prijatou hostiteľskou organizáciou.
- Plnenie cieľov formulovaných v zadaní.
- Dôsledné plnenie svojich povinností.
- Oprávnené výdavky zálohových prostriedkov vydaných zamestnancovi.
- Ukladanie dokumentov potvrdzujúcich realizáciu nákladov.
- Včasné nahlasovanie zájazdu po jeho dokončení (zvyčajne do troch dní).
Pokyny pre zamestnancov na služobnej ceste
Pri príchode do prijímajúceho podniku sú vyslaní zamestnanci povinní počúvať úvodné briefingy, ktoré zahŕňajú pravidlá správania sa v obchodoch, v blízkosti zariadenia alebo na iných miestach. Toto opatrenie je povinné aj pre tých zamestnancov, ktorí už boli v tejto spoločnosti niekoľkokrát a všetci poznajú všetky pokyny zo srdca.
Inštruktáž vyslaného personálu obsahuje aj informácie o normách požiarnej bezpečnosti a ochrany práce.
Na rozdiel od všeobecných ustanovení úvodného brífingu sa cieľ priamo týka tých prác, ktoré v tomto čase vykoná vyslaný zamestnanec.
záver
Organizácia služobných ciest je zodpovedný proces, s ktorým sa väčšina podnikov, organizácií a spoločností nezaobíde. Zamestnanci sú povinní splniť celý rad požiadaviek, efektívne vykonávať svoje profesionálne povinnosti a poznať všetky pravidlá dokumentácie, aby mohli úspešne dosiahnuť účel cesty, ako aj pre najefektívnejšie a najefektívnejšie využitie zdrojov.
