Predbežná správa - formulár AO-1 - primárny dokument na potvrdenie vyplatených finančných prostriedkov, ktoré predtým zaplatili zodpovedné osoby. Suma v správe sa vydáva na tieto účely:
- cestovné výdavky;
- výdavky na obchodné a prevádzkové potreby;
- náhrada cestovných výdavkov, ktoré vznikli zamestnancovi.
Preddavok
Záloha sa vydáva na základe smernice riaditeľa organizácie, v ktorej je uvedený zoznam zamestnancov, ktorým sú finančné prostriedky pridelené, načasovanie, ciele a výška. Peniaze sa poskytujú obchodným cestujúcim na základe objednávky, ktorá ich pošle na cestu.
Formulár sa vyplní zodpovedná osoba. Predkladajú sa doklady preukazujúce výdavky. Účtovník skontroluje vyplnenie výkazu výdavkov, opraví doklady o výdavkoch vo forme AO-1 a formulár pošle na podpis hlave.
Zvyšok sumy sa vráti pokladničnému podniku. V prípade nevrátenia sa prostriedky odpočítajú z platu zamestnanca, § 137 Zákonník práce Ruskej federácie (odpočet zo mzdy na splatenie dlhu zamestnávateľovi).
Pravidlá vyplnenia predbežného dokladu
Správa o výdavkoch je dvojstranným dokumentom. Na titulnej strane je uvedený názov organizácie, číslo formulára, dátum vyplnenia. Uvádzajú sa iniciály zamestnanca, oddelenia, oddelenia (ak existuje), kde zamestnanec pracuje, osobné číslo, funkcia.
Účel čiastky musí zodpovedať účelu uvedenému v príkaze na spracovanie finančných prostriedkov.
Ľavou časťou formulára sú informácie o zostatku zálohy a skutočne vynaloženej sume. Riadok 1A pre cudziu menu. Odraz finančných prostriedkov vo forme AO-1 a splácanie dlhu v cudzej mene sa uskutočňuje podľa výmenného kurzu centrálnej banky Ruskej federácie k dátumu podpísania správy o výdavkoch.
Na zadnej strane formulára je uvedený zoznam spotrebného materiálu: nákladné listy, cestovné doklady a obchodné príjmy zákony a iné dokumenty. Uveďte číslo, dátum, meno, sumu v rubľoch a cudziu menu (ak existujú).
Spodným riadkom je podpis zodpovednej osoby.
Písací vzor
Formulár AO-1 je vyplnený zamestnancom organizácie, ktorý prijal prostriedky, a účtovníkom.
Ako vyzerá správa o výdavkoch? Príklad vyplnenia zamestnanca podniku je uvedený na vyššie uvedenej fotografii. Zamestnanec na prednej strane dokladu uvádza meno spoločnosti, iniciály, funkciu, číslo personálu, účel zálohy (pohostenie alebo obchodné výdavky) a dátum správy.
Na druhej strane zamestnanec vyplní nasledujúce riadky:
- odsek 1 - poradové číslo dokladu osvedčujúceho náklady;
- stĺpec 2 - dátum vyhotovenia výdavkového dokladu: v prípade nákupu, cesta;
- stĺpec 3 - číslo kontroly, nákladného listu alebo dokladu potvrdzujúceho náklady;
- odsek 4 - druh plytvania finančnými prostriedkami: náklady na administratívu, cestovné;
- riadok 5 a 6 - suma v rubľoch a cudzej mene podľa správy.
Celková suma je uvedená v riadku „Spolu“ v odseku 5 alebo 6.
Vyplnený formulár so spotrebným materiálom sa predkladá účtovnému oddeleniu.
Čo iného je súčasťou správy o výdavkoch? Vzorka účtovníka, ktorý vyplní spoločnosť, je uvedená na fotografii vyššie. Účtovník podpíše prijatie formulára AO-1 od zamestnanca. Na papieri je uvedený dátum predloženia formulára. Potvrdenie sa podáva zodpovednej osobe.
Po skontrolovaní správnosti dokladu a vyčerpaní súm účtovník vyplní riadky:
- Stĺpce 7 a 8 - prostriedky v rubľoch a cudzej mene akceptované na zaúčtovanie.
- Klauzula 9 - čísla účtov účtov, ktoré sa odpočítavajú z vynaložených súm.
Názov formulára je vyplnený. Správa o výdavkoch obsahuje informácie o vydaní finančných prostriedkov: číslo, dátum dokladu, podľa ktorého boli sumy vydané.Uvádzajú sa informácie o zostatku alebo nadmernom čerpaní predchádzajúceho preddavku.
V stĺpci „Účtovníctvo“ v názve formulára sú uvedené informácie o ťarchopite a úvere. Informácie sa preberajú z riadku 9 na zadnej strane formulára.
Kontroluje správnosť aritmetických výpočtov, papierovania. Formulár sa predkladá na podpis riaditeľovi spoločnosti.
Po schválení formulára sa vydaná suma odpisuje a konečné vyrovnanie sa zamestnancom.
Zvyšok preddavku sa vráti do pokladne spoločnosti na príjmovom doklade. Za nadmerne vysoké prostriedky spoločnosť platí výdavkový peňažný rozkaz.
Ak zamestnanec nevrátil zvyšnú čiastku podľa predchádzajúceho dokumentu, nemôže mu byť poskytnutá nová záloha.
Termín nahlásenia
Po návrate z pracovnej cesty zamestnanec predloží správu o nákladoch. Lehota na predloženie dokumentu je do troch dní. 10 dní - v prípade zahraničnej cesty. V prípade nepredloženia formulára sa porušenie zaznamená peňažná disciplína.
Ak daňová služba zistí, že sa tento príkaz nedodržiava, inšpektori sa môžu pokúsiť pokutovať organizácii podľa článku 15 ods. 1 zákona o správnych deliktoch za porušenie predpisov. Aj keď zákon nestanovuje zodpovednosť.
Kontrola pridelených prostriedkov je úlohou podniku.
Dokumenty v cudzom jazyku
Ak po príchode zo zahraničnej služobnej cesty zamestnanec predloží doklady preukazujúce výdavky prostriedkov v cudzom jazyku, je potrebné vykonať interlinárny preklad.
Ustanovenie 9 nariadenia o dodržiavaní účtovných predpisov upravuje, že cenné papiere v cudzom jazyku musia byť preložené. Preklad primárnych dokumentov môže vykonať ktorýkoľvek zamestnanec, ktorý ovláda cudzí jazyk. Iba čísla sú presne uvedené. Zostávajúce informácie nie je možné doslovne napísať.
Predbežnú správu s prekladom potvrdzuje hlavný účtovník organizácie alebo iná oprávnená osoba.
Formulár správy je vyplnený v jednej kópii. Na príprave formulára sa podieľajú najmenej traja ľudia: zodpovedná osoba, účtovník, riaditeľ.
