Spomedzi obrovského množstva možností obchodnej korešpondencie si osobitnú pozornosť zasluhuje potvrdenie. Čo je to a v ktorých prípadoch by sa mal podobný dokument vyhotoviť?
Hlavný cieľ
Podnikateľská etika vždy zabezpečuje vzájomný rešpekt medzi stranami. Toto je predpoklad bežného podnikania. Bez nej nie je možné predstaviť si žiadnu dlhú a plodnú spoluprácu. Potvrdzujúci list je niekedy potrebný.
Samotné to nie je také dôležité. Toto je len gesto zdvorilosti. Objasňuje, že to, čo sa partneri dohodli predchádzajúci deň, sa stalo. To znamená, že v potvrdzujúcom liste sa uvádza splnenie určitej skutočnosti alebo konania. V tomto prípade existujú dve možnosti:
- Potvrdenie o prijatí tovaru, listov alebo iných dokumentov, ktoré sa zasielajú na základe predchádzajúcej žiadosti. V tomto prípade jedna zo strán oznámi druhej strane, že akcia bola ukončená.
- Potvrdenie súhlasu s niečím špecifickým (cena alebo množstvo tovaru, dátum nadchádzajúcich rokovaní, podmienky odoslania tovaru a ďalšie). Tu spoločníci vyjadrujú svoj súhlas s určitými bodmi dohody.
Z toho je zrejmé, že potvrdzujúci list je voliteľný dokument. Ale jeho zaslanie znova ukazuje partnerovi, s ktorým sa zaobchádza s pozornosťou a rešpektom.
Pravopisné pravidlá
Aby ste pochopili, ako napísať potvrdzujúci list, musíte poznať základné pravidlá pre spracovanie obchodných dokumentov. Nemali by ste sa pustiť do práce, kým nebude úplne pochopený význam takéhoto odvolania. V skutočnosti nie je nič komplikované.
Taký list by sa mal rovnako ako všetka ostatná obchodná korešpondencia skladať z troch častí: nadpis, text a záver. Každá z nich má svoje vlastné sémantické zaťaženie:
- Názov obsahuje predovšetkým podrobnosti vo forme dátumu odchodu a odchádzajúceho registračného čísla.
- Obsah je zvyčajne rozdelený na dve časti: úvod a text tela. Taký list sa spravidla začína odvolaním na adresáta. Toto sú zvyčajné pravidlá dobrej formy. Vo väčšine prípadov je napísaná na meno vedúceho partnerskej spoločnosti, ale niekedy je vhodné adresovať takýto úradný doklad špecialistovi, ktorý sa priamo podieľa na riešení tohto problému. Napríklad potvrdenie o objednávke práce sa môže zaslať obchodnému riaditeľovi alebo zástupcovi výroby.
- Na záver je obvyklé vyjadrovať vďaku. Môžete tiež pridať pár slov o túžbe pokračovať v spolupráci.
Takéto správy umožňujú partnerom vzájomnú dôveru.
Písanie listu
Niektorí ľudia zamieňajú takýto dokument s upozornením. Medzi týmito dvoma písmenami je však obrovský rozdiel. Jeden z nich jednoducho nahlási skutočnosť alebo udalosť a druhý potvrdí ukončenie konkrétneho konania na základe predbežnej dohody. Ak sa chcete vyhnúť chybám, musíte vedieť, ako by mal vyzerať potvrdzovací list. Vzorku je možné pripraviť samostatne, pretože pre takýto obchodný list neexistuje špeciálne schválený formulár.
Malo by byť vydané na hlavičkovom papieri vysielajúcej organizácie. Ak spoločnosť takúto osobu nemá, je možné použiť rohovú pečiatku. Informácie by sa mali uvádzať postupne:
- Najprv v ľavom rohu v špeciálnych stĺpcoch uveďte číslo a dátum podľa zápisu v registračnom denníku.
- Potom vpravo uveďte úplné údaje o adresátovi (názov a adresa spoločnosti, funkcia a úplné meno príjemcu).
- Kľúčová veta je uvedená nižšie, ktorá obsahuje podstatu tejto správy.
- Hlavná časť sa začína odvolaním na adresáta. Je lepšie to urobiť podľa mena a mecenáša a na začiatku pridať slovo „rešpektovaný“.
- Ďalej je potrebné jasne uviesť, že podmienky dohody sú splnené.
- Potom by mali byť slová ocenenia.
- Text môžete ukončiť slovami „Pozdravy“.
Dokument je podpísaný vedúcim, ktorý musí byť potvrdený pečaťou organizácie.
