Písanie od nepamäti bolo a zostáva jedným z najbežnejších spôsobov výmeny informácií. Druhy listov sa v priebehu rokov výrazne menia. Ak by si ľudia z našej krajiny asi pred 30 rokmi nemohli predstaviť elektronický prenos informácií, dnes takmer všetky spoločnosti zakladajú svoju prácu na takejto dokumentácii. Aj keď sa proces prenosu výrazne zmenil, typy a podstata písmen zostávajú rovnaké.
Druhy obchodných listov
V procese práce každého podniku sa obchodné listy používajú na riešenie širokého spektra problémov. Preto existuje pomerne veľa druhov písomnej dokumentácie.
Typy obchodných listov na teritoriálnom základe:
- domáca korešpondencia;
- korešpondencia medzinárodného významu.
Na základe spôsobu doručenia listu príjemcovi rozlíšite:
- korešpondencia zasielaná poštou;
- listy zaslané faxom;
- Správy vo forme e-mailu.
Na základe stavu účastníkov korešpondencie:
- korešpondencia právnických osôb (v mene spoločnosti, organizácie);
- prenos korešpondencie medzi jednotlivcami.
Obchodné listy sa rozlišujú podľa počtu príjemcov:
- list adresovaný 1 príjemcovi;
- listy adresované viacerým príjemcom naraz.
Typy obchodných listov sa distribuujú v závislosti od oblasti ich aplikácie:
- korešpondencia top manažmentu;
- obchodná korešpondencia;
- listy týkajúce sa súdnych sporov;
- osobná korešpondencia.
Podľa ich zamerania sa rozlišujú typy anglických písmen:
- korešpondencia s iniciatívou.
- korešpondencia.
Podľa typu písania:
- regulované (listy napísané na základe zavedeného formulára);
- neregulované (listy neupravené pravidlami).
Druhy listov podľa stupňa hierarchie:
- listy od organizácií, ktoré zastávajú vyššie administratívne postavenie;
- korešpondencia podriadených organizácií;
- listy tretích organizácií, ktoré nie sú uvedené v zmluve.
Na základe problémov správy môžeme rozlíšiť:
- finančná korešpondencia;
- právna korešpondencia;
- listy na materiálnej a technickej základni organizácie.
Listy možno rozdeliť podľa cieľa, ktorý sleduje odosielateľ:
- korešpondencia zaslaná adresátovi na vyriešenie obchodných problémov;
- listy etikety, ktoré sa posielajú na ovplyvnenie emócií príjemcu.
Typy informačných listov
Podľa funkčného účelu sa rozlišujú tieto typy písmen:
1. Informačné listy sú správy, ktorých hlavným účelom je poskytovať informácie príjemcovi. Tento druh korešpondencie môžu byť reprezentované nasledujúcimi typmi:
- Informačná správa je správa, ktorá má spravidla oficiálne informácie. Vysvetľuje často podstatu normatívnych a legislatívnych aktov. Informačné listy sa môžu zasielať širokému okruhu príjemcov.
- Listová správa je správa, pomocou ktorej odosielateľ informuje o informáciách, ktoré sú pre obe strany zaujímavé a relevantné. Tento typ listu môže byť proaktívny alebo môže odpovedať na predtým odoslanú správu so žiadosťou alebo požiadavkou.
- Sprievodný list - správa, ktorá objasňuje a dopĺňa balík odoslaných dokumentov. Napríklad, v prípade zamestnania, spolu s životopisom, popisom práce, životopisom a inými potrebnými dokumentmi, musíte poslať krátky zoznam a obsah.
- Pripomienka - list, v ktorom sa od príjemcu žiada, aby plnil svoje povinnosti alebo akcie podľa dohody.
- Notifikačná správa je list, ktorý informuje o nadchádzajúcich hromadných spoločných podujatiach (semináre, konferencie atď.). Táto správa sa zvyčajne posiela veľkému okruhu príjemcov, predstaviteľov iných organizácií, aby ich pozvali a povzbudili k účasti.
Oznámenie informuje nielen o dátume a čase nadchádzajúcej udalosti, ale aj o téme, cieľoch a podmienkach jej konania:
- Notifikačná správa je list, ktorý sa používa na prenos oficiálnych informácií o hromadnej udalosti alebo schôdzi. Oznámenie spravidla oznamuje široké spektrum zainteresovaných strán, a preto ho možno uverejniť v tlačených médiách.
- Listová reklama je správa, ktorá pozitívne ovplyvňuje potenciálnych kupcov tovaru a služieb, zvyšuje túžbu po kúpe konkrétneho tovaru alebo využívanie služieb.
Vyžiadajte si list a ponuku
Žiadosť alebo list na predloženie návrhu je typ oznámenia, ktoré nabáda príjemcu, aby vykonal určité činnosti, ktoré sú v záujme odosielateľa listu.
Priraďte hlavné typy žiadostí a návrhov:
- Žiadosť je správa, ktorá je zameraná na podnietenie konania alebo získanie dôležitých informácií pre autora listu. Takáto správa so žiadosťou si v každom prípade vyžaduje odpoveď.
- List obsahujúci žiadosť je správa, ktorej hlavným účelom je získať úradné potvrdenie, dôležité informácie alebo určité dokumenty. Podobne ako list so žiadosťou, žiadosť vyžaduje odpoveď.
- Ponuka - správa, ktorá je zameraná na predloženie návrhu potenciálnemu klientovi, partnerskej organizácii alebo budúcemu zamestnancovi. Takáto správa s návrhom môže byť proaktívna alebo môže odpovedať na predtým prijatú žiadosť alebo žiadosť.
- Žiadosť je správa, prostredníctvom ktorej organizácia vyjadruje svoje želanie zúčastniť sa na konkrétnej udalosti, konferencii, výstave alebo vyjadruje svoj súhlas s poskytovaním služieb alebo dodaním tovaru. Tento typ listu nevyžaduje od príjemcu povinnú odpoveď. Hlavná vec je, že bude reagovať na žiadosť a napríklad zahrnie organizáciu do akčného plánu alebo dodá potrebný tovar, poskytne službu.
- Objednávkový list je správa s iniciatívnym návrhom kupujúceho týkajúca sa podpísania zmluvy so špecifickými podmienkami. Objednávka je najčastejšie odpoveďou na obchodný návrh.
- Pozvánka je správa, ktorá obsahuje návrh na účasť organizácie na určitých udalostiach. Ak majú organizácie špeciálne hlavičkové papiere a akcia je slávnostná a oficiálna, vydá sa im takýto list.
Reklamačný list a reklamácia
- List obsahujúci požiadavku alebo požiadavku je správa, ktorá sa zasiela organizácii alebo jednotlivcovi v prípade, že niektorá zo strán svoje úlohy vôbec neplní, neplní svoje povinnosti alebo ho nevykonala nesprávne.
- List obsahujúci požiadavku je takáto správa, ktorej účelom je podnietiť príjemcu, aby si plnil svoje povinnosti, pridelil funkcie v prípade, že k porušeniu existujúcich dohôd mohlo dôjsť alebo už došlo.
- Reklamačný list je správa, ktorá obsahuje žiadosť o nedodržanie hlavných bodov zmluvy a nárok na náhradu škody.
List o zamietnutí s odmietnutím alebo súhlasom s ponukou
List s odpoveďou je správa, ktorá sa zasiela autorovi žiadosti, pozvánky, žiadosti alebo návrhu.
Typy listov s odpoveďou na službu rozlišujú:
- Súhlas je správa, ktorá obsahuje pozitívnu odpoveď na list so žiadosťou, návrhom alebo žiadosťou.
- List o odmietnutí - správa, ktorá obsahuje negatívnu odpoveď na list so žiadosťou, požiadavkou alebo návrhom.
Listy, ktoré obsahujú záväzok, záruku alebo potvrdenie
typy servisné listy obsahujúci záruku, povinnosť alebo potvrdenie je:
- Záručný list - správa, ktorá obsahuje záväzok alebo potvrdzuje kvalitu vykonanej práce načas, dodanie tovaru, platbu úverových prostriedkov. Záručné listy je možné adresovať právnickým a fyzickým osobám.
- Potvrdzujúci list je správa, v ktorej príjemca informuje odosielateľa o iniciatívnom liste, že dostal dokumenty alebo materiálne hodnoty odoslané skôr. Tento druh listu slúži aj na oznamovanie súhlasu s účasťou na podujatí alebo na implementáciu niektorých predtým podpísaných ustanovení dohody.
- Odporúčací list je správa, v ktorej organizácia spravidla predstavuje charakteristiku jednotlivca, aby mohol získať prácu alebo absolvovať školenie atď.
Označovacie listy
Etiketové listy sú správy, ktoré vyjadrujú sústrasť, pozornosť, blahoželanie alebo účasť.
Rozlišujú sa tieto typy písmen etikety:
- Gratulačný list je služobná správa, ktorá sa posiela na blahoželanie osobe pri zvláštnej príležitosti.
- Vďačný list je správa, ktorá sa zasiela fyzickej alebo právnickej osobe s cieľom vyjadriť vďaku za poskytnuté služby, prijaté opatrenia alebo prijaté opatrenia.
- Kondolenčný list je typ textu, ktorý sa v prípade potreby vypracuje na vyjadrenie úprimnej sústrasti. Taký list sa zasiela v prípade smrti, živelnej pohromy alebo nehody.
- Ospravedlňovací list je správa, v ktorej sa odosielateľ ospravedlňuje za nesprávne vykonanie služieb alebo za vykonanie akcií.
Aké druhy poštových zásielok existujú?
Existujú rôzne druhy listov. Pošta rozlišuje tieto typy položiek:
- Jednoduché písmeno je správa, ktorej proces odoslania je najjednoduchší. Musíte vziať dokument alebo správu napísanú na hárok, dať ich do obálky, napísať adresu príjemcu a odosielateľa indexom, nalepiť pečiatku a hodiť obálku do poštovej schránky. Jednou z nevýhod tohto typu listu je, že odosielateľ nemôže pri odosielaní jeho správy nasledovať. Štatistiky ukazujú, že väčšina listov sa úspešne dostane k príjemcovi. Je však lepšie neposielať dôležité dokumenty jednoduchým listom. Nevýhodou tohto typu odosielania je, že po odoslaní bude list zvážený. Ak sa ukáže, že je bežnou značkou viac ako je normálna hodnota (približná veľkosť je 2 listy papiera), vráti sa na jednu z pošt. Ak ju chcete odoslať znova, budete musieť stáť v rade a zaplatiť niekoľko hotovostných účtov za výhodu.
- Doporučený list. Takáto správa bude musieť byť zaregistrovaná na jednej z pošt. Keď list doručí príjemcovi, môžete to zistiť potvrdením.
- Doporučený list s doručením. Charakteristickým rysom pravidelného doporučeného listu je, že je k nemu priložený špeciálny odtrhávací kupón, ktorý uvádza: adresu odosielateľa, priezvisko a adresu príjemcu, stručný opis toho, čo je v obálke. O niekoľko dní neskôr by mal byť tento kupón doručený odosielateľovi s podpisom príjemcu ako záruka, že list bol doručený osobne.
- Doporučený list s opisom prílohy. Takáto správa sa môže poslať ako zaregistrovaná, ako aj s oznámením. Hlavné je vyplniť poštový formulár pomocou zoznam príloh ktorá je na ktorejkoľvek pošte. Vyplňuje sa v dvoch kópiách, z ktorých jedna musí byť opatrená neuzatvoreným listom, musí byť vrátená poštovému pracovníkovi a druhá zostáva s vami.
Písmená ako druh rečovej činnosti
Existujú iba 4 typy rečovej činnosti: počúvanie, hovorenie, čítanie a písanie. Malo by sa tiež poznamenať, že hovorenie a počúvanie sa, samozrejme, objavili skôr ako písanie a čítanie. Až donedávna zostali prvé typy rečovej aktivity hlavnými. Písanie, čítanie nielen vyrovnáva, ale tiež sa stáva obľúbenejším a prevládajúcim. Všetko je to vďaka rýchlemu zavádzaniu IT technológií, popularizácii internetu na celom svete, ako aj kvôli rozvoju závislosti od technických prostriedkov prenosu informácií.
Písanie ako druh rečovej činnosti zaujíma vedúce postavenie, pretože moderní ľudia trávia čoraz viac času prácou a komunikácia v sociálnych sieťach pri prenose správ čoraz viac vytláča komunikáciu naživo. V moderných podmienkach je ťažké predstaviť si organizáciu, ktorej práca by nebola závislá od e-mailu.
Písanie ako aktivita je veľmi efektívny spôsob komunikácie, ale napriek všetkým výhodám existuje mnoho nevýhod:
- Príjemca je v čase písania neprítomný, takže neexistuje žiadna priebežná spätná väzba.
- Autor nemá možnosť intonovať list, takže ho príjemca môže dvojznačne vnímať. Odosielateľ musí vyberať frázy pre správnu interpretáciu myšlienok dlhšie a dôkladnejšie.
- Odosielateľ nemôže používať výrazy posunkového jazyka a tváre.
Listy adresované Santa Clausovi
Santa Clausovi existujú rôzne druhy listov. Takéto posolstvo je v živote každého dieťaťa veľmi dôležité, a preto sú za jeho písanie veľmi zodpovedné deti. Rodičia musia premýšľať nad všetkými malými vecami svojho písania, aby pomohli svojim deťom usporiadať všetko krásne.
Hodnota tohto typu listu sa nedá podceňovať, pretože rodičia z jeho obsahu môžu zistiť, čo ich dieťa naozaj chce. A deti ukazujú svoju fantáziu a hravo sa učia prvé zručnosti pri písaní správ. A čo je najdôležitejšie - robia to s veľkým potešením.
Pre Santa Clausa existuje 5 typov listov a príklady ich dizajnu:
- Šablóna správy pre Santa Clausa. Tento typ je najjednoduchší zo všetkých typov. Musíte len nájsť možnosť vyplniť list s pohľadnicou, ktorá sa vám páči, a vytlačiť ju, pridať svoje údaje a priania.
- Ručné prianie pre domácich majstrov. Dieťa môže pripraviť takúto pohľadnicu s pomocou dospelého alebo nezávisle. K tomu stačí vziať plachtu z viacfarebnej lepenky a na nej urobiť ozdoby (vianočné stromčeky, snehové vločky, snehuliaky, veveričky, symbol nadchádzajúceho roku, Santa Claus, snehuliak atď.) Z dažďa alebo vaty. Pre krásnu dekoráciu môžete tiež použiť viacfarebnú tkaninu, korálky, farebný alebo biely papier, hadec, korálky, piesok, vlašské orechy.
- Rodinný list. Môžete napísať originálny list so symbolmi svojej rodiny. Aby ste to dosiahli, musíte prísť s pseudonymami pre rodinných príslušníkov alebo jednoducho zavolať všetkých rozprávkami alebo kreslenými postavičkami. Pri takom liste je lepšie vziať pergamen a napísať správu krásnym rukopisom, na konci pridať symboly vašej rodiny: vlajku, erb a pečať.
- Koláž v novoročnom štýle. Môžete si vziať bielu lepenku alebo list papiera a nalepiť naň vyrezávané postavy detí, zvierat, Santa Clausa, snežnice a ďalších obľúbených postáv.
- Známky a obálky. Obálka na takúto vec je lepšie zvoliť svetlé a slávnostné. Môžete si ju kúpiť v obchode alebo to urobiť sami nalepením pečiatky. Obálka môže byť tiež neobvykle vyzdobená v novoročnom štýle a vytvoriť si vlastnú pečiatku.
