Pravdepodobne sa každý musel vyrovnať s potrebou napísať obchodný list. Pri jej zostavovaní nedobrovoľne dospievate k záveru, že to vôbec nie je ľahké. Existuje veľa pravidiel a pravidiel pre písanie obchodných listov, ktoré potrebujete vedieť. Článok podrobne popisuje proces zostavovania dokumentu, poskytuje ukážky obchodného listu, rozoberá ich typy a dizajn.
formulár
Hotové formuláre poskytnú solídnosť a naznačia spoľahlivosť spoločnosti. Obsahujú potrebné informácie o organizácii, ako napríklad:
- Meno.
- Address.
- Kontaktné telefóny.
- Stránka.
- E-mail.
- Logo.
- Ďalšie kontaktné údaje.
Na formuláre neexistujú žiadne prísne pravidlá. Každá organizácia preto nezávisle rozhoduje, aké informácie do nich vloží.
Ako písať obchodné listy? výcvik
Obchodné listy sa píšu a vykonávajú určitým spôsobom v súlade s ich vlastnými pravidlami a požiadavkami. V závislosti od cieľa autor premýšľa cez obsah, aby získal výsledok, ktorý vypočíta. Musí jasne pochopiť, aké informácie už adresát vie o predmete listu, z čoho má vychádzať a čo v ňom bude nové. Argumenty závisia od účelu autora. Proces prípravy obchodného listu možno rozdeliť do nasledujúcich etáp:
- Štúdia problému.
- Písanie návrhu listu.
- Jeho súhlas.
- Podpisom.
- Registrovať.
- Odosiela sa príjemcovi.
Štruktúra obchodných listov
Pri písaní listu je potrebné ho saturovať informáciami, tj umiestniť tam všetky potrebné informácie. Môže to byť jednoduché alebo zložité. V jednoduchom liste obsah jasne a stručne zobrazuje informácie, ktoré vo všeobecnosti nevyžadujú odpoveď od adresáta. Komplex môže pozostávať z niekoľkých oddielov, odsekov a odsekov. Každý odsek obsahuje jeden aspekt informácií. Vzorky tohto druhu obchodného listu obvykle pozostávajú z úvodnej, hlavnej a záverečnej časti.
Tento záznam obsahuje základ s odkazom na príslušné dokumenty, so skutočnosťami a účelmi listu. Označuje meno, autora, dátum, číslo a názov.
Nižšie je uvedený príklad písania obchodného listu - úvodná časť.
Hlavná časť popisuje situácie, udalosti, poskytuje ich analýzu a dôkazy. V tejto časti sú presvedčení, že je potrebné konať tak či onak, dokazujú, ako sa veci vyvíjajú, a informujú o potrebe zúčastniť sa na každom prípade a predkladajú rôzne argumenty.
Záver obsahuje závery, ktoré sa robia vo forme návrhov, žiadostí, pripomienok, zamietnutí atď.
Príklad písania obchodného listu - jeho záverečná časť - je uvedený nižšie. Zhrňuje požiadavku uvedenú v hlavnom.
Všetky poskytnuté informácie by mali byť optimálne konzistentné a zrozumiteľné.
Každé písmeno začína správou zarovnanou na stred. Táto malá časť je nesmierne dôležitá. Pri výbere autor musí zvážiť:
- Cieľová pozícia
- Povaha vzťahu.
- Oficiálne.
- Etiketa.
List by mal obsahovať zdvorilý formulár. Napríklad: „... Vyjadrujem nádej na ďalšie spolupráca (vďaka za pozvánka) ... ". Za týmito vetami by mal byť podpis autora.
štýl
Všetky listy musia byť vo formálnom obchodnom štýle, čo znamená použitie rečových nástrojov pre formálne obchodné vzťahy. Funkcie takého jazyka sa tvoria za nasledujúcich okolností:
- Hlavnými účastníkmi obchodných vzťahov sú právnické osoby, v mene vedúcich a funkcionárov, ktorým sú napísané listy.
- Vzťahy v organizáciách sú prísne regulované.
- Predmetom komunikácie sú činnosti spoločnosti.
- Dokumenty manažérskej povahy majú spravidla konkrétneho adresáta.
- V priebehu aktivít organizácie sa často vyskytujú rovnaké situácie.
V tejto súvislosti by informácie uvedené v obchodnom liste mali byť:
- Oficiálne, neosobné zdôrazňovanie vzdialenosti medzi účastníkmi komunikácie.
- Adresa určená pre konkrétneho adresáta.
- Skutočne v čase písania listu.
- Autentické a nestranné.
- Argumenty na podnecovanie príjemcu k prijatiu akýchkoľvek opatrení.
- Kompletné pre rozhodovanie.
požiadavky
Obchodné písmeno musí spĺňať tieto požiadavky:
- Reč je štandardizovaná na všetkých úrovniach - lexikálna, morfologická a syntaktická. Obsahuje veľa revolúcií, výrazov a vzorcov.
- Tón písania je neutrálny, zdržanlivý a prísny, bez použitia emocionálnych a výrazových jazykových výrazov.
- Presnosť a zrozumiteľnosť textu bez logických chýb, zrozumiteľnosť a premyslené znenie.
- Zrozumiteľnosť a stručnosť - bez použitia výrazov, ktoré majú ďalší význam.
- Používanie jazykových vzorcov vytvorených v dôsledku opakovaných situácií.
- Používanie výrazov, tj slov alebo fráz, ktoré majú špeciálne pojmy.
- Použitie skratiek, ktoré môžu byť lexikálne (tj zložité skrátené slová vytvorené odstránením písmen z častí slov: LLC, GOST atď.) A grafické (tj označenie slov v skrátenej forme: gr-n, vlak a iné).
- Používanie dizajnov v genitálnych a inštrumentálnych prípadoch.
- Frázy so slovnými podstatnými menami („poskytujú podporu“ namiesto „podporu“).
- Používajte jednoduché bežné vety.
Vyššie uvedené vzorky obchodných listov sú uvedené nižšie v úplnej verzii (s hlavnou časťou). Informácie spĺňajú všetky požiadavky oficiálneho obchodného štýlu.
Druhy obchodných listov
Najlepšie je napísať obchodný list k jednému konkrétnemu problému. Ak je potrebné vyriešiť niekoľko problémov naraz, odporúča sa vypracovať niekoľko rôznych možností.
Obchodné listy môžu mať obsah:
- Sprievodný. Takéto listy sú zvyčajne potrebné na to, aby bolo možné oznámiť, kam sa majú dokumenty odosielať.
(Ako napísať obchodný list? Vzorový sprievodný list pomôže tým, ktorí potrebujú zostaviť tento typ dokumentu.)
- Záruka. Sú napísané, aby potvrdili všetky sľuby alebo podmienky. Môže byť zaručená napríklad platba za prácu, nájom, dodacia lehota a ďalšie.
- Ďakujem. Obzvlášť často sa začali používať. Takéto listy preukazujú dobrý tón pre partnerstvá. Môžu sa vydávať na pravidelnom tlačive alebo na farebnom papieri s krásnou potlačou.
(Ako napísať obchodný list? Vzor poďakovania sa vyhotoví vo voľnej forme v závislosti od úloh, ktoré rieši. V tomto prípade list vyjadruje svoju podstatu v najkratšej forme. Takáto vzorka vyrobená na farebnom papieri s ozdobou môže visieť na stene v miestnosti) spoločnosti na čestnom mieste.)
- Informácie.
- Poučné.
- Pozdrav.
- Reklama.
Existujú aj písmená:
- Návrhy na spoluprácu. Nedávno rozšírené, zaslané organizáciám, majú často reklamný charakter, napríklad ako tento model. Je dosť ťažké písať obchodné listy, na to, aby ste si ich všimli, a ešte viac ich zaujímate, musíte vziať do úvahy veľa nuancií. Ak je však zostavená podľa nižšie uvedenej vzorky, má šancu na úspech.
- Pozvánky. Sú rozosielané, ponúkajúc účasť na rôznych podujatiach. Zvyčajne sú adresované vedúcemu alebo dôstojníkovi, ale môžu byť adresované celému tímu.
- Žiadosti.
- Oznámenie.
- Žiadosti a mnoho ďalších.
Ako napísať odpoveď na list. príklad
Odpoveď musí začať opakovaním žiadosti v prvom liste. Potom sa poskytnú výsledky jeho posúdenia a vyjadrí sa súhlas alebo motív odmietnutia. List obchodnej odpovede môže obsahovať alternatívne riešenie očakávaných informácií. Zvyčajne spĺňa nasledujúce zásady:
- Existencia odkazu na prvé písmeno a jeho obsah.
- Rovnaký jazyk znamená.
- Porovnateľné objemy a aspekty obsahu.
- Dodržiavanie určitej postupnosti.
registrácia
Okrem použitia hlavičkových obchodných listov musíte pri ich návrhu zohľadniť aj iné jemnosti. Sú to podrobnosti, pravidlá pre skratky, pravopis adresy, nadpis, dĺžka textu, šírka polí a ďalšie.
Vzorky obchodného listu pomáhajú pri jeho zostavovaní, pričom sa zohľadňujú všetky jemnosti a nuansy. Používajú ich noví úradníci aj skúsení pracovníci. Vďaka vzorom sa učia písať listy správne a šetria veľa času.
