V našom článku chceme hovoriť o listoch. Koniec koncov, sú najbežnejším spôsobom výmeny informácií. V každodennom živote a v práci sa bez nich nemôžete obísť.
Čo je služobný list
List je bežné meno pre dokumenty, ktoré sa veľmi líšia v obsahu, ktoré slúžia ako prostriedok komunikácie medzi úplne odlišnými štruktúrami a organizáciami v procese ich činnosti.
Listy sú listy spojené do jednej veľkej skupiny spôsobom prenosu - poštou. Veľké množstvo z nich sa hromadí v akejkoľvek organizácii. Sú rozdelené na odchádzajúce a prichádzajúce.
Písomne je možné uviesť veľmi veľké množstvo informácií: želanie, pozdrav, čokoľvek. Vydáva sa na špecializovaných formulároch A4. V prípade, že písmeno je malé a neobsahuje viac ako sedem riadkov, je možné použiť formát A5.
Každý dokument musí byť opatrený dátumom, a teda aj listom. Jeho dátum je dňom podpísania.
Vytvorenie servisného listu
List je zostavený podľa určitej schémy:
- Úvod. Uvádza motívy a dôvody pre písanie dokumentu, fakty, odkazy na minulé udalosti, rozhodnutia vyšších organizácií.
- Dôkazov. Stanovuje dôvody pre všetko, čo je uvedené v dokumente.
- Záver. Vyvodzuje závery, predkladá návrhy, požiadavky a požiadavky.
Táto voľba je možná aj vtedy, keď servisný list obsahuje iba poslednú časť bez vysvetlenia.
Písmená spravidla nemajú veľké zväzky, zvyčajne sa jedná o jednu stránku.
Účel zostavenia
Účelom každého listu je motivácia. Obsah by mal byť jasný, zrozumiteľný, výstižný, bez zbytočných a zbytočných informácií. Pri spracovaní dokumentu je potrebné dodržiavať niekoľko pravidiel.
Oficiálny obchodný list je venovaný jednému vydaniu. Zjednodušuje sa tým ich ďalšie spracovanie, čo vám umožní urýchliť vykonávanie v rámci organizácie.
Text je uvedený v tretej osobe a je jednotný. Napríklad: „V blízkej budúcnosti škola plánuje ...“.
Vedúci organizácie má právo podpísať akýkoľvek úradný dokument, a preto sa listy a počas jeho neprítomnosti prenášajú právomoci na dočasne pôsobiaceho riaditeľa.
V súčasnej dobe je možné zaslať servisný list nielen poštou, je tu aj telegraf, fax a samozrejme internetová pošta, čo je najpohodlnejšia a najobľúbenejšia možnosť.
Požiadavky na prípravu a vykonanie dokumentu
Nech je dokument poslaný akýmkoľvek spôsobom, príprava servisného listu podlieha jednotným požiadavkám na dizajn. Sú nekomplikované a znalosť určitých odtieňov sa niekedy môže hodiť.
Pozrime sa, ako napísať servisný list. Príklad je uvedený nižšie.
Takto sa vypracuje podobný list.
Bankové údaje
Úradný list je všeobecný názov veľkej skupiny obchodných dokumentov, ktoré sú potrebné na komunikáciu medzi inštitúciami medzi sebou as bežnými občanmi. Obsahujú požadované prvky v dizajne.
Podrobnosti o bankovom liste:
- Dátum.
- Číslo listu.
- Odkazy na registračné čísla a dátumy tých dokumentov, na ktoré je odpoveď napísaná.
- Názov textu v jednej vete.
Okrem toho musia byť správne uvedené jednotlivé komponenty detailov:
- Názov spoločnosti.
- Štrukturálna jednotka.
- Postavenie dodávateľa.
- Priezvisko a iniciály.
- Adresa príjemcu
V prípade adresovania listu viacerým osobám alebo organizáciám najskôr uveďte hlavného príjemcu (jeho adresu) a potom zvyšok.
Klasifikácia servisných listov
Doručovacie listy môžu byť klasifikované podľa úplne odlišných dôvodov, ktoré môžu súvisieť s účelom, obsahom, významom, naliehavosťou, stavom adresáta.
Vo všeobecnosti možno všetky obchodné listy rozdeliť do nasledujúcich typov:
- Podporovať.
- Žiadosť o list.
- Informácie.
- Reklama.
- Záruka.
- Pre ambiciózny.
- Arbitráž.
- Pripomienky.
- Potvrdzovacie listy.
- Žiadosti.
- Notifikačné listy.
Takáto klasifikácia je najuniverzálnejšia. Poďme sa bližšie pozrieť na niektoré z druhov podnikania písania.
Sprievodný list
Sprievodný list - dokument, pomocou ktorého informujú príjemcu o tom, že mu boli zaslané všetky písomnosti, možno sa niečo vysvetľuje alebo objasňuje. Taký list neobsahuje časť adresy.
Spravidla sa takýto dokument začína slovami: „Posielame vám ...“, „Informujeme vás ...“
Zároveň môžu obsahovať aj akékoľvek ďalšie informácie týkajúce sa situácie vo výrobe alebo riadení. Napríklad: „V súlade s dohodami ...“
Text takého dokumentu môže obsahovať vysvetlenia alebo žiadosti týkajúce sa tých materiálov, ktoré sú pripojené k sprievodnému listu. Vypracuje sa na tlačive. Okrem všetkých vyššie uvedených podrobností by mala obsahovať poznámku o prítomnosti aplikácií.
Pozvánka
V takomto dokumente je adresát vyzvaný na účasť na podujatí. Takýto list môže byť zaslaný konkrétnej osobe alebo organizácii. Začínajú sa slovami: „Žiadame vás, aby ste navštívili ...“, „Pozývame vás na ...“. Dokument odhaľuje podstatu nadchádzajúcej udalosti s povinným uvedením dátumu a času udalosti, ako aj podmienok účasti na nej.
Informačný list
Tento typ písania je veľmi častý. Informuje odosielateľa o oficiálnych informáciách. Takéto listy sú spravidla dosť typické a riadiace štruktúry ich posielajú podriadeným organizáciám. Môžu uviesť konkrétne legislatívne ustanovenia, návrhy a odporúčania.
Mimochodom, informačné bulletiny môžu mať prílohy. Objem dokumentu spravidla nepresahuje niekoľko strán. Podpisuje ich vedúci podniku.
Propagačný list
Je to tiež druh informačného listu, je však adresovaný konkrétnej osobe alebo organizácii, obsahuje podrobný opis tovaru a služieb. Text listu obsahuje podrobné informácie. Jeho konečným cieľom je povzbudiť nadobúdanie niečo od adresáta.
Záručný list
Toto je dokument, ktorý obsahuje povinnosti alebo ich potvrdenie. Sú určené konkrétnym jednotlivcom a organizáciám. O akých zárukách hovoríme? Napríklad záruky na zaplatenie tovaru, nájom, služby, pracovné podmienky. Takýto list podpisujú spravidla dve osoby - riaditeľ a hlavný účtovník a tiež úradne osvedčený pečať.
Reklamačný list (sťažnosť)
Toto je obchodný list, ktorý obsahuje informácie o zistení nezhody napríklad produktu s tými normami, ktoré sú uvedené v zmluve. Účelom tohto dokladu je kompenzovať straty, ktoré vznikli porušením zmluvných ustanovení. Nárok musí byť podaný písomne. V praxi neexistuje takáto forma takéhoto listu, existujú však povinné prvky, ktoré je potrebné dodržiavať.
Žiadosť musí obsahovať tieto informácie:
- Úplná adresa organizácie, ktorej sa dokument posiela.
- Dôvody sú uvedené (odkaz na záruku, zmluvu).
- Osobitné požiadavky (vrátenie tovaru, peniaze, zníženie hodnoty).
Reklamácia sa zasiela doporučenou poštou alebo listom o doručení.Zahŕňa fotokópie všetkých dokumentov, ktoré potvrdzujú správnosť odosielateľa. Najlepšie je uchovávať potvrdenie o prijatí.
List vždy začína vetou: „Posielame vám sťažnosť ...“
dotaz
Žiadosť - obchodný dokument zaslaný na oficiálne informácie. Jeho text má jasné opodstatnenie pre potrebu informácií. Môžu to byť odkazy na zákony, nariadenia. Listy podpisuje úradne splnomocnený úradník.
V žiadosti sa uvádza list s odpoveďou. Osobitnému stavu sa priznávajú žiadosti zaslané orgánmi.
Pripomienka
Je to dokument, ktorý sa používa v prípadoch, keď organizácia neplní svoje funkčné povinnosti, ale jednoducho slúži ako sprostredkovateľská rola. List sa spravidla skladá z niekoľkých častí. Prvý z nich sa týka dokumentu, v ktorom sú stanovené povinnosti. A v druhej - žiadosť o vykonanie akejkoľvek akcie.
Oznámenie
Takýto dokument informuje o udalostiach (verejné). Listy sa zasielajú veľkému počtu organizácií alebo ľudí za ich účasť, účasť. Môžu informovať nielen o udalostiach, mieste a čase, ale aj o účasť v nich. List môže obsahovať prílohy, napríklad dotazník účastníka, program podujatia. Spravidla sa posiela na celý zoznam príjemcov, čo znamená, že adresát nie je uvedený. Osoba, ktorá má na starosti podujatie, podpíše list.
Namiesto doslovu
V našom článku sme preskúmali najpoužívanejšie typy obchodných listov, ako aj nuansy ich písania. Ak ste si tému trochu preštudovali, môžete sa v nej voľne pohybovať a nemusíte sa zmiasť, ak vás niekto osloví s návrhom: „napíšte list s doručením“. Ako vidíte, nie je to ťažké, najmä ak si pamätáte všetky základné požiadavky a podrobnosti týkajúce sa písania dokumentu. Príklad toho, ako vypracovať služobný list (vzorka), sme uviedli v článku. Veľa šťastia.
