Postup obstarávania by sa mal uskutočňovať pomocou osobitných súťaží na elektronických platformách. Z tohto dôvodu sa berú do úvahy ustanovenia federálneho zákona č. 44. Poslednou fázou obstarávania je príprava osobitnej správy o plnení zmluvy. V tomto dokumente je organizácia, ktorá vyhrala ponuku, povinná podať správu o prijatých opatreniach. Ak nie je dokument pripravený a zverejnený včas na webovej stránke o verejnom obstarávaní, spoločnosť bude zodpovedná.
Koncept dokumentu
Správa o plnení zmluvy je predložená osobitným dokumentom vyhotoveným zákazníkom po ukončení postupu obstarávania. Stačí zadať potrebné informácie do osobitného formulára, ktorý sa nachádza na osobnom účte EIS.
Proces prípravy dokumentu obvykle vykonáva priamy zmluvný manažér, ale túto povinnosť môže previesť aj na zmluvného špecialistu. Ak sa tento proces nevykoná včas, spoločnosť bude musieť zaplatiť veľké množstvo peňazí vo forme pokuty.
Kedy sa skladá?
Správa o plnení štátnej zmluvy sa nevyhnutne generuje v týchto situáciách:
- dodávateľ si na základe tejto dohody splnil svoje povinnosti, preto včas dodal tovar kupujúcemu so súčasnou prípravou aktu o prijatí a prevode a tiež dostal platbu od kupujúceho;
- bolo dokončených iba niekoľko etáp dodávky tovaru, ale zákazník celú sumu previedol formou platby;
- zmluva bola ukončená jednostranne alebo v dôsledku uzavretia dohody strán;
- dodávateľ bol zlikvidovaný, ku ktorému musí byť priložený výpis z registra.
Ak dodávateľ nedokončí dokumentáciu včas, môže v budúcnosti stratiť právo zúčastniť sa výberového konania.
Kedy sa to nevyžaduje?
Správa o plnení zmluvy podľa spolkového zákona č. 44 sa nemusí zostavovať v nasledujúcich situáciách:
- obstarávanie sa uskutočňuje iba od jedného dodávateľa a suma podľa dohody nepresahuje 100 tisíc rubľov.
- uskutočňujú sa nákupy, ktoré neboli predtým zahrnuté do registra;
- na základe zmluvy sa nebytové priestory opravujú;
- v aukcii bola vypracovaná dohoda, podľa ktorej jednotlivci zbierajú štatistické informácie;
- podľa dohody získajú knižnice prístup k rôznym informačným databázam;
- obstarávanie tovaru pre podniky, ktoré vykonávajú operatívnu prehliadku.
Za vyššie uvedených podmienok sa táto správa nevyžaduje.
Formulár dokumentu
Vypracovanie správy o plnení zmluvy sa nepovažuje za zložitý proces, ale musí sa vykonať v presne stanovených lehotách a tiež pomocou správneho formulára. Tento formulár sa nachádza priamo v systéme EIS, takže ho nemožno jednoducho zameniť.
Všetci uchádzači, s ktorými bola uzavretá zmluva, musia vyplniť formulár. Patria medzi ne súkromné spoločnosti, vládne agentúry, spoločnosti alebo dokonca obecné a štátne inštitúcie. Oficiálny formulár obsahuje 5 oddielov, ktoré majú pôvodný účel:
- prvá časť obsahuje informácie o priamej zákazke;
- druhá časť obsahuje informácie o dodávateľovi a dodávateľovi;
- tretia veľkosť je určená na zahrnutie údajov o plnení vypracovanej dohody;
- ak zmluva nebola riadne splnená, je to uvedené v oddiele 4;
- ak bola dohoda ukončená alebo zmenená a doplnená, je to predpísané v poslednej časti.
Formulár je potrebné vyplniť pri plnení zmluvy, ako aj pri jej akýchkoľvek zmenách. Po ukončení dohody sa okrem toho vypracuje správa o plnení zmluvy.
Ako sa postup vykonáva?
Proces vypĺňania správy by mal vykonať úradný zástupca dodávateľa. Na tento účel organizácia vyberie zodpovednú osobu, ktorá má potrebné oprávnenie na základe úradného príkazu vedenia. Predtým študovali oficiálne a aktuálne pokyny. Správa o plnení zmluvy sa vypĺňa s prihliadnutím na tieto pravidlá:
- Na začatie procesu musíte prejsť na oficiálnu stránku systému EIS. Táto stránka obsahuje údaje o všetkých nákupoch a tiež poskytuje harmonogram vykonávania rôznych zmlúv.
- Výkaz musíte vyplniť priamo v tomto systéme a niektoré informácie sa do formulára zahrnú automaticky, preto sa informácie zadávajú iba do prázdnych stĺpcov.
- Na vyplnenie prvej časti je potrebné použiť informácie z registra zmlúv.
- Pri zadávaní údajov do druhej časti je dôležité uviesť iba oficiálne informácie o dodávateľovi a dodávateľovi, pre ktoré sú uvedené ich DIČ, PPC a ďalšie dôležité údaje. Bankové údaje dodávateľa sa nemusia zapisovať.
- Na vyplnenie 3 oddielov musíte použiť informácie, ktoré sú k dispozícii priamo v zmluve. Štvrtý riadok tejto časti obsahuje údaje zo špecifikácie, ktoré musia byť priložené k akejkoľvek zmluve. Piaty stĺpec obsahuje údaje obsiahnuté v sprievodných dokumentoch. Ak existujú nejaké vysvetlenia alebo dodatky, sú uvedené v stĺpci 6.
- Štvrtá časť by sa mala vyplniť výlučne pod podmienkou, že zmluva nebola splnená alebo že existujú nezrovnalosti a odchýlky.
- Piata časť sa vyplní, ak dôjde k ukončeniu zmluvy alebo k jej podstatným úpravám.
Ak zmluva nebola splnená alebo jej plnenie nie je správne, potom sú povinné informácie o tom, aká pokuta sa poškodenej osobe vyplatí. Iniciátorom ukončenia zmluvy je niekedy zákazník, ktorý musí dodávateľovi zaplatiť prepadnutie. Príklad správy o plnení zmluvy je uvedený nižšie.
Aké aplikácie sú potrebné?
K správne pripravenej správe by mali byť priložené ďalšie dokumenty, ktoré potvrdzujú informácie uvedené vo formulári na webovej stránke EIS. Dokumenty pre správu o plnení zmluvy sa môžu líšiť, pretože závisia od špecifík vykonanej práce. Štandardne sa vyžaduje nasledujúca dokumentácia:
- akceptačné osvedčenie, ktoré je podpísané dodávateľom a zákazníkom a tiež potvrdzuje, že všetky požadované činnosti boli vykonané efektívne a včas;
- záver expertov po preskúmaní, ak ide o významnú udalosť pre konkrétnu zákazku.
Pri zostavovaní správy sa navyše zohľadňuje plnenie zmluvy. Vráti sa dodávateľovi, ak si dobre plní svoje povinnosti. Ak nevykoná predpísané úkony, stratí predtým prevedenú sumu finančných prostriedkov. Zabezpečenie plnenia zmluvy je preto zárukou, že sa dodávateľ bude usilovať o dokonalé vykonávanie úloh.
Pravidlá prijímania výsledkov a preskúmania
Akceptačné osvedčenie zvyčajne vyhotoví akceptačná komisia, ktorú vytvára zákazník. Výsledky práce s konkrétnym dodávateľom hodnotia odborníci uvedení v tejto komisii. Komisia by mala zahŕňať najmenej 5 ľudí, ktorí musia byť odborníkmi v špecifickej oblasti činnosti.Musia podpísať osvedčenie o prijatí, a to až potom, čo dokument schváli vedúci spoločnosti.
Na základe čl. 94 spolkového zákona č. 44 sú výsledky preskúmania pripojené k správe o plnení zmluvy. Overovanie sa vykonáva vo vzťahu k výsledkom dodávateľa. Za týmto účelom sa posudzuje kvalita a súlad rôznych tovarov alebo služieb s požiadavkami obstarávania. Na audit možno využiť služby odborných podnikov alebo nezávislých odborníkov. Vybraný odborník vypracuje správu pripojenú k správe.
Kedy sa nachádza?
Dodávateľ musí presne vedieť, kedy je potrebné uverejniť správu o plnení zmluvy v UIS. Termíny sa určujú na legislatívnej úrovni, a preto ich porušenie vedie k stíhaniu výkonného umelca. Formulár musí byť vyplnený do 7 dní od začiatku nasledujúcich udalostí:
- platba zákazníkom za tovar, služby alebo prácu;
- platba sa vykonáva v osobitnej fáze vykonávania úloh alebo po podpísaní dočasného osvedčenia o prijatí;
- nadobudne platnosť mierová dohoda medzi oboma stranami, na základe ktorej sa ukončí platnosť predtým podpísanej zmluvy;
- zákazník alebo dodávateľ sa jednostranne rozhodne ukončiť spoluprácu a ukončiť dohodu;
- nadobúda účinnosť súdne rozhodnutie týkajúce sa potreby ukončiť zmluvu z platných dôvodov.
7-dňové odpočítavanie začína od okamihu výskytu ktorejkoľvek z vyššie uvedených udalostí. Po vykonaní poslednej akcie dodávateľom sa zmluva považuje za dokončenú.
Osvedčenie o prevzatí sa často najprv podpíše a až potom zákazník zaplatí za tovar alebo prácu. V takom prípade je lehota na splnenie zmluvy dátumom prijatia platobného príkazu. Aby sa akceptovali výsledky plnenia zmluvy, je dôležité vykonať preskúmanie. Môže sa vykonať nezávisle alebo prostredníctvom nezávislého odborníka. Potom sa do UIS vloží správa o plnení zmluvy podľa spolkového zákona č. 44.
Pravidlá zverejňovania
Je dôležité nielen správne vyplniť špecializovaný formulár, ale tiež ho umiestniť do UIS. Postup vykonáva zmluvný manažér alebo špecialista príslušnej služby. Ak správa nie je zaúčtovaná v systéme EIS, je za to zodpovedný porušovateľ.
Proces zverejňovania správy sa vykonáva na webovej stránke EIS. Vykonajú sa nasledujúce akcie:
- Najprv musíte ísť na svoj osobný účet;
- vyberie sa karta s názvom „Prehľady“;
- Ďalej musíte nájsť vhodný typ správy;
- predložený formulár je vyplnený;
- k správe je pripojená dokumentácia potvrdzujúca zadané informácie;
- vykonáva sa validácia zadaných informácií;
- správa sa podpíše pomocou EDS a potom sa uverejní v službe.
Po realizovaných akciách bude zostavená správa k dispozícii na štúdium ktorejkoľvek osobe, zástupcom spoločností alebo štátnym regulačným orgánom. Ak dokument obsahuje informácie, ktoré sú štátnym tajomstvom, potom sa musí správa podpísať, ale nezverejňuje sa v systéme. Môže ich študovať iba zástupca regulačných orgánov.
Zodpovednosť za porušenia
Ak zmluvná služba nezaúčtuje správu UIS včas, potom sú zamestnanci spoločnosti podľa čl. 7,3 CAO. Úradníci platia pokutu až do výšky 15 000 rubľov. Právnické osoby za porušenie lehôt zaplatia pokutu až do výšky 50 000 rubľov.
Ak sa správa vôbec nevykoná, potom je trest prísnejší. Úradníci platia 50 tisíc rubľov. vo forme pokuty a právnická osoba sa prevedie do štátneho rozpočtu až do výšky 500 tisíc rubľov. Nie je možné znížiť takúto sankciu ani na súde.
záver
Po uzavretí zmluvy sa zostaví osobitná správa. Na tento účel použite špecializovaný formulár, ktorý je k dispozícii na webovej stránke EIS.Tento postup by sa mal vykonávať v správnom poradí krokov.
Ak spoločnosť poruší podmienky správy alebo odmietne splniť zmluvu, bude musieť zaplatiť vysoké pokuty.
