Vad är det här - administrativ aktivitet? Varför behövs det? Hur ser den här typen av aktivitet ut? Är det möjligt att möta "fallgropar" här? Dessa och ett antal andra frågor kommer att besvaras inom ramen för dagens artikel.
Allmän information
Om alla företag kan vi säga att det finns flera funktioner som är omöjliga att klara sig utan. Detta är oberoende av vad strukturen gör. Dessa inkluderar administrativt arbete. Detta är en axiom utan vilken framgångsrik aktivitet nu är omöjlig. Därför, med tanke på det, är det nödvändigt att prata om de viktigaste funktioner som utförs, om positioner, om platsen och rollen i företagets struktur. I allmänhet är administrativ verksamhet en mycket typisk verksamhet. Även om det specifika innehållet skiljer sig beroende på de mål som för närvarande står inför företaget, på dess storlek och tillgängliga resurser. Men du bör börja med definitionen. Administrativ verksamhet är det arbete som är förknippat med organisationen av arbetet för anställda, avdelningar och tjänster i ett företag för att uppnå hög organisatorisk prestanda. Täcker alla nivåer.
klassificering
Administrativt och ekonomiskt stöd kan delas in i:
- Pågående tillhandahållande av aktiviteter. Detta är inköp av pappersvaror, leveranser, kontorsutrustning, apparater och möbler i arbetsskick, reparation och förebyggande underhåll vid behov, tillhandahållande av kommunikation och göra stora engångsköp.
- Dokumentflöde. Med detta menas utveckling av ett pappersutbytessystem, underhåll av arkiv, bibliotek och databaser.
- Drift av byggnaden, lokalerna och territoriet. Med detta menar vi städning, strömförsörjning, VVS, mindre hushållsreparationer, design av utseende, arrangemang av omgivningen, landskapsarkitektur.
- Organisationsarbete. Det inkluderar evenemang, arrangemang av arbetsplatser, mötesrum, catering för anställda, transporttjänster, anställd- och företagsförsäkring, omlokalisering.
- Tillhandahålla relationer med tredje parter. Ett exempel är interaktion med myndigheter, hyresvärdar och leverantörer.
- Intern informationspersonal. Detta inkluderar organisering av meddelanden om nya dokument, övervakning av genomförandet av beställningar, organisering och underhåll av aktuella anslagstavlor, utgivning av interna företagspublikationer (broschyrer, nyhetsbrev, tidningar), skicka ut meddelanden, organisera interna utställningar och museer.
Som ni ser är den administrativa och ekonomiska aktiviteten inte stilla och slå i bakdörren.
Nyanser av att utföra uppgifter
Läsaren bör uppmärksamma att vissa av funktionerna är permanenta, medan andra presenteras som engångsuppgifter. Men trots detta bör allt detta komma ihåg och vid behov diskuteras med anställda. När allt kommer omkring kan det vara sådant att det kommer att bli ett behov att utföra, om än en engångs men global uppgift, som att organisera ett drag. Och i det här fallet bör det inte finnas några frågor med frågan "vem som kommer att genomföra allt detta". Specialisten för administrativ och ekonomisk verksamhet bör förstå att hans huvudsakliga syfte är att säkerställa bekväm och oavbruten drift av alla företagstjänster.Huvuduppgiften är att hjälpa resten av enheterna att uppfylla produktionsplanen, oavsett vad. Därför kan listan ovan över funktioner både reduceras och utvidgas. Allt beror på den specifika situationen.
Påverkan av olika faktorer
Följande faktorer påverkar den specifika listan över utförda funktioner:
- Företagets storlek.
- Aktivitetens detaljer.
- Företagets mål.
- Användning av egna / lånade medel och resurser.
Det som är bra för ett litet företag kan vara extremt ineffektivt för en medelstor struktur. Det är bra om ledningen kan inse att det finns problem och en viss omorganisation av företaget är nödvändig.
Hur definierar jag funktioner och uppgifter?
Så kom vi gradvis till slutsatsen att det administrativa stödet från organisationen bör genomföras i enlighet med behoven. Men hur bestämmer jag de specifika funktioner och uppgifter som måste utföras? Här är en kort guide till åtgärder:
- Analysen av företagets nuvarande position utförs och de saknade funktionerna fastställs.
- Rörelseriktningen bildas baserat på företagets accepterade mål.
- Företagets detaljer och hur det påverkar genomförandet av uppgifterna anges.
- Möjligheten att utföra vissa arbeten på egen hand eller genom att locka tredjepartsentreprenörer beräknas.
- Underordnade frågor behandlas.
- Det bästa formatet för att implementera den nödvändiga funktionen bestäms (tilldelning av en anställd, avdelning eller hela tjänsten).
Artikelens format, tyvärr, kommer inte att tillåta att överväga allt och allt. Därför kommer organisationen av arbetstillfällen för anställda att tas som ett studieobjekt. Faktum är att de ofta måste utföra tvärfunktionella uppgifter, och på grund av inkonsekvensen i olika enhets handlingar uppstår olika problem.
Jobborganisation
Denna händelse inträffar inte varje dag. Därför finns det vanligtvis inga förordningar i detta fall. Uppgifter löses i enlighet med situationen, ofta i nödläge. I detta fall krävs specialorder för administrativa aktiviteter. Till exempel kommer införandet av reglerna för organisering av en ny arbetsplats att göra det möjligt för oss att planera hela processen på papper, förstå hur den kan optimeras, vad och i vilken sekvens som ska genomföras. Detta gäller särskilt de företag som har satt sig som mål att uppnå aktiv utveckling. Detta är ofta förknippat med personalutbyggnaden och det är nödvändigt att ha en väl utvecklad upphandling för detta fall.
Första steg
Inledningsvis bör en beskrivning av arbetsplatsen göras. Den bör innehålla en lista över nödvändig utrustning och möbler. Men inte bara något slumpmässigt och först uppåt av armen, utan något som används på en typisk arbetsplats. Det är möjligt att genomföra gradering beroende på nivån på positionen och fördela den högsta ledningslänken, mellannivåschefer och artister. Eller så kan du bygga vidare på aktiviteterna. Detta är närvaron av besökare, användningen av ytterligare utrustning, inventering, speciella krav för rumstemperatur, aktuell belysning och liknande. Helst bör en beskrivning skrivas för varje inlägg. Men detta är också ett mycket mödosamt jobb. Därför kan vi i det första steget begränsa oss till att utarbeta en standardbeskrivning. Till exempel för laboratoriearbetare är det nödvändigt att tillhandahålla tillräcklig belysning och en viss temperaturordning. Kundtjänstemän måste ha väntarområden. För revisorer måste ett kassaskåp tillhandahållas.
Vilka överväganden behöver du ha i åtanke?
Den administrativa planen bör arbeta med ett antal frågor.Till exempel vad som är bättre att ständigt ha lager eller borde förvärvas efter att ha fått information om en ny person som ska jobba. När det gäller inventering är det till exempel önskvärt att ha en liten reserv. När allt kommer omkring kan även arbetande anställda behöva det. Du kan också delta i bord med stolar. Medan en reservdator redan är överdödig. Det är dyrt och snabbt föråldrat, och det är inte effektivt att lagra det utan arbete. I allmänhet skulle en mycket bra lösning vara att sammanställa en matris över hela affärsprocessen och i den ange alla avdelningar som är involverade i processen. I det här fallet kan du enkelt och tydligt notera var och i vilken tidsram du behöver göra något. Detta är viktigt, inte minst på grund av det faktum att utelämnanden ofta uppstår på grund av dataöverföringsfel. Trots allt, om det inte finns tillräcklig initial information, kommer till och med de bästa beställningarna för administrativ och ekonomisk verksamhet inte att kunna uppfylla befintliga förfrågningar helt.
Andra tillvägagångssätt
Men du bör inte begränsas bara till detta. När du till exempel arbetar med anställda kan du skapa en förfrågningsdagbok. Sedan registreras inkommande förklaringar i det och överförs sedan till en specifik artist för körning. I detta fall är det nödvändigt att regelbundet granska och övervaka genomförandestatusen. Det kan också vara relevant att stimulera anställda till kvaliteten och hastigheten i behandlingen av applikationer. Om det finns ett motiverat klagomål om att en av de anställda utför sina arbetsuppgifter dåligt, bör detta sluta med utövarens straff. För att säkerställa rättvisa är det mycket lämpligt att fastställa normer. I det här fallet är det nödvändigt att sammanställa en fullständig lista över möjliga applikationer med påfyllning i händelse av prejudikat. Och för varje objekt utvecklas dess egen norm. Även om det ofta inte tillhandahålls modellstandarder. Därför fastställer företag sina egna värden baserat på det specifika i deras aktiviteter och nuvarande uppgifter. Om du till exempel får ett meddelande om att en glödlampa har bränt ut tilldelas en arbetsdag för att lösa problemet.
Sammanfattning av ovanstående
Som ni ser har organisationen av administrativa och ekonomiska aktiviteter sina "fallgropar", som vid första anblicken inte är synliga. Vid utveckling av förordningar och inlägg måste en ganska stor mängd information beaktas. Detta hänför sig till företagets mål, dess detaljer och storlek. Detaljerad planering och tydlig förskrivning av affärsprocesser gör det möjligt för oss att lyckas lösa problem tack vare upprättandet av ett adekvat förfarande för att utföra arbete. I förvaltningen av administrativa aktiviteter föreskrivs att alla som är involverade i genomförandet och kontrollen av processen ska bekanta sig med den teoretiska motiveringen för dess genomförande. Man bör alltid komma ihåg att kompetent ledarskap dramatiskt kan förbättra processens effektivitet. Det spelar ingen roll vad det är - om den administrativa och ekonomiska verksamheten vid inrättandet av statliga organ, en ideell struktur eller ett privat företag - god styrning har en enorm utvecklingsreserv. Och det måste användas.
slutsats
Så det ansågs vad som utgör administrativa aktiviteter. Naturligtvis räcker inte den information som tillhandahålls endast i den här artikeln för att omedelbart bli en bra chef. Till och med en enkel introduktion till smarta böcker räcker inte. I denna fråga måste man också förstå den praktiska aspekten av genomförandet av aktiviteter. Böcker berättar inte om existerande av absolut alla "fallgropar", det är nödvändigt att fylla i bulor och få erfarenhet på egen hand.