Arkivarkiv: lag, instruktion

I alla organisationer lagras dokumentationen under en viss tid, varefter den måste överföras till det kommunala eller statliga arkivet. Processen att överföra officiella papper för lagring har vissa egenskaper som kan variera i olika delar av landet.

Pappersarbete är det arbetsområde som ansvarar för dokumentationsprocessen samt genomförandet av officiella handlingar.

Kontorsarbete är en speciell verksamhet för statliga strukturer, organisationer och medborgare när det gäller bokföring, lagring och användning av arkivhandlingar.

Dokumenttyper

Arkivering och pappersarbete innehåller många termer för att beteckna papper av olika slag. Dokument är:

Fin (innehåller data i form av en bild av alla slag).
Fotodokument (skapat med fotografi eller ikonografi. Ett sådant dokument innehåller vanligtvis bilder av olika konstföremål).
Grafik (de använder linjer, chiaroscuros och stroke).
Ett fonografiskt dokument (en bärare med ljuddata som installeras av alla ljudinspelningssystem).
Audiovisuell (innehåller bilder och ljud).
Filmdokument (oftare är det ett audiovisuellt eller bildligt dokument; kinematografimetoden används för att sammanställa det).
Ett skriftligt dokument (detta är data som kan identifieras med alla typer av brev).
Text (den innehåller all röstdata med ljudinspelning).
Maskintext (inspelning är involverad i utvecklingen på ett av de möjliga sätten, på grund av vilken information behandlas med en elektronisk dator).
Belova (den slutliga formen av dokumentet kopieras för hand eller med hjälp av tekniska medel utan korrigeringar och fel).
Handskrivna (tecken i ett sådant dokument används endast för hand).
Videogram (bild som visar information på skärmen).
Skrivmaskin: innebär tecken på brevet som tillämpas på alla tekniska sätt.
Utkast till dokument - återspeglar författarens aktiviteter med alla fläckar och korrigeringar.

standarder

I enlighet med rysk lag regleras förfarandet för överföring av officiella handlingar till arkivet av GOST R 7.0.8-2013. 12 månader efter pappersslutet är dokumenten obligatoriska överförda till arkivet i enlighet med alla regler och krav. Förberedelserna för överföringen kan göras av produktionspersonalen själva eller av ett tredjepartsföretag.

GOST 2013 arkivering och pappersarbete innehåller definitioner av de grundläggande, vanligaste termerna som används i detta område. I dokumentet kan du se både de mest allmänna termerna - ett formulär eller en inventering, liksom högspecialiserade, till exempel fältet för åtkomstbegränsningar.

Dessutom innehåller GOST-registerhantering och arkivering en definition (tolkning) av termer som hänför sig till fältet för organisation av arbetet med dokument, dokumentation och annat pappersarbete.

Förberedelsestadier

Steg för steg förberedelse av material för överföring till arkivet:

se till att pappersarbetet uppfyller alla krav som ställs i detta arkiv;
utföra broschyrdokumentation;
nummer alla ark;
att utveckla en fallcertifierare;
specificera omslagsdetaljer;
utveckla en intern ärendefil;
skapa en inventering.

Om överföring av papper som ska lagras under mindre än tio år förväntas, är frånvaron av broschyr, systematisering, numrering, certifieringselement tillåten.Här är det för det första nödvändigt att fokusera på kraven i ett visst arkiv, eftersom standarderna för olika institutioner kan innehålla en eller alla ovanstående frågor.

I lagen om arkivärenden och journalföring listas de viktigaste termerna och deras definitioner på detta område. Nedan behandlar vi några av dem.

Registrering och arkivering: Villkor och definitioner

Dokumentation - fixa information i vilken form som helst, i enlighet med givna regler.
Unified Documentation System (DCL) - ett system som innehåller information som är nödvändig för hantering inom ett specifikt arbetsområde.
Dokumentationsregler - en lista med regler och förordningar om processen att arbeta med dokument.
Unified Document Form (UFD) - många detaljer som är inställda i en specifik ordning på olika databärare för att lösa eventuella problem inom aktivitetsområdet.
Dokumentationssystem - många papper som är enhetliga i typ, typ och syfte, liksom kraven för att förbereda dem.
Dokumentets namn - dokumentets specifika namn i brevet.
Organisations- och administrationsdokument - har lösningen på olika organisatoriska och administrativa uppgifter, hanteringsfrågor, regleringen av produktionsavdelningar, organisationer samt statliga strukturer och myndigheter.
Rekvisita - alla nödvändiga delar i det officiella dokumentet. Props består oftast av variabla och konstanta delar.
Form - ett prov på papper. Den anger användningsomfånget, frågor för konstruktion och de viktigaste detaljerna.
Formuläret är en uppsättning detaljer som hjälper till att identifiera författaren till ett officiellt dokument.
Det standardiserade rapportbladet är en lista över godkända UVD: er.
Registrering - ingå i ett dokument alla nödvändiga element som fastställs av kraven för kontorsarbete.
Servicefältet i en enhetlig form - UVD-zonen, är fixerat i de tekniska komponenterna för lagring och används för att tillämpa specialiserade bilder.

Dessa är de grundläggande termerna och definitionerna av den befintliga tillståndsstandarden för arkivering och pappersarbete.

Typer av detaljer

Separat är det värt att tänka på detaljerna som används vid utarbetandet av officiella dokument:

Signatur - ett skriftligt tecken från en behörig person.
Godkännandestämpel - uttrycker en positiv bedömning av organisationen eller en person som inte är författare till officiella handlingar.
Datum - anger dagen för uppsatsen, samt när det accepterades, avtalades eller publicerades.
Begränsningsstämpel - ett tecken som anger att information är tillgänglig för ett visst, begränsat antal personer.
Titel - sammanfattar dokumentets essens.
Stämpeln för godkännande - talar om normaliteten och lagligheten av informationen i dokumentet.
Visa - uttrycker samtycke eller oenighet från den behöriga personen med den information som avses i dokumentet.
Text - data inspelade av alla typer av brev- eller ljudinspelningssystem. Inkluderar huvuddelen av dokumentets talinformation.

Bruksanvisning

Regler, listor, instruktioner för arkivvetenskapligt arbete och andra lagstiftningsdokument hjälper till att genomföra grundlagen. Det finns grundläggande krav för drift av arkivstrukturer som skapades 2002.

Det är värt att notera att sådana regler inte registrerades hos Rysslands justitieministerium. I detta avseende är de "grundläggande reglerna för avdelningsarkiv" från 1986 fortfarande giltiga.

Förekomsten av dessa krav inom pappersarbete och arkivering beror på behovet av konsekvens i redovisning, användning, färdigställande och lagring av dokument i arkiv, i organisationen av alla dessa processer. Huvudfokus för kraven ligger på nomenklaturen.

Så handlingsalgoritmen är som följer:

organisera en undersökning av värdet på värdepapper;
förbereda dokument för att skicka till arkivet;
att bilda ett företag;
utarbeta ett förfarande för tilldelning av handlingar för förstörelse;
skicka ärendet till arkivet.

Det är värt att notera att dessa krav inte gäller dokumentation, vars arbete inte regleras av Rysslands lag av den 21 juli 1993 ”On State Secret”.

organisation

Arkivering av dokument och pappersarbete hjälper till att tydligt kontrollera arbetet med dokument, samtidigt som deras säkerhet och tillgänglighet garanteras. Det finns vissa typer av dokument som har en specifik term och till och med en lagringsmetod.

Vid organisering av arkivvetenskapligt arbete överför statliga avdelningar och organ utan misslyckande officiella dokument till Ryska federationens arkivfonder (AF RF). Kommersiella strukturer har i sin tur ett bredare val av metoder för lagring av dokumentation.

Varje grupp officiella dokument har sin egen specifika lagringsperiod, som regleras i enlighet med Rysslands föreskrifter. En inventering skapas också där datumet för beslag av dokument i arkivet noteras med lagringsdatumets utgång och med hänvisning till lagens bestämmelse.

Krav på platsen för lagring av dokument

Inuti företaget är arkivlagring av dokument organiserade i specialbyggnader eller i separata, isolerade rum. Samtidigt är överdriven uppvärmning och hög luftfuktighet strängt förbjudet. Dessa är de viktigaste kriterierna för lagring av arkivdokument. Samtidigt behöver olika databärare sitt eget läge. nämligen:

Papper: 18-20 ° С, luftfuktighet - 52-57%.
Filmer: svartvitt - 16 ° С, färg - 3-6 ° С. Fuktigheten är 41–44%.
Magnetband och -skivor: 16-19 ° С, luftfuktighet - 52-64%.

Det är omöjligt att ordna dokument nära lager med mat och kemikalier, såväl som snabbmat, matsalar. Dessutom bör det finnas ett separat rum för mottagande av handlingar, där acklimatiseringen av dokumentationen kommer att äga rum. Ibland används dessa rum för kortvarig lagring av olika lagringsmedier.

Rummet ska innehålla nödvändiga kataloghyllor, rack och arkivmappar, speciallådor. Speciellt nödvändiga och ekonomiskt värdefulla dokument placeras i metallskåp med säkra lås. Förutom de grundläggande kraven finns det andra, inte mindre viktiga villkor:

Säkerhet. Arkiveringsrum måste vara resistenta mot eld, skyddade mot översvämningar, det finns en nödutgång. Dokumentets avstånd från värmekällan (inklusive fönster) är minst 0,6 m. Det är strängt förbjudet att placera papper nära dem.
Använd endast rörledningar som är isolerade med skyddsutrustning.
Dolda tätade uttag och elektriska ledningar.
Strikt förbud mot drift av alla värmeapparater. Mat och andra föremål som inte är relaterade till lagring av dokumentation är inte tillåtna.
I närvaro av måste vara rörliga eller stationära stativ av metall. Papper på dem placeras bäst i lådor eller buntar. Samtidigt kommer avståndet i huvudgången att vara minst 1,3 m, och mellan racken - 0,7 m. Avståndet från den nedre lådan - minst 0,1 m, och från racket till väggen - högst 0,5 m.

Även ett obligatoriskt lagringsbehov: skåpens placering är vinkelrätt mot väggar, fönster och batterier.

I arkivpapperslagringsbyggnaden är konstgjort och naturligt ljus acceptabelt. Samtidigt är det viktigt att förhindra att direkt solljus kommer in i dokumentationen. Om glödlampor används måste ett skyddskåpa installeras ovanpå var och en. Fluorescerande enheter bör väljas med ett litet UV-spektrum.

Lagringstid

För arkivlagring av officiella handlingar används en specifik metod för systematisering av dokumentation i produktionen. Det hjälper till att följa gällande lagar och förordningar. Syftet med detta är att eliminera förlusten av viktig information.

Efter utgången av den fastställda tiden för lagring av värdepapper i arkivet ska den ansvariga personen förstöra officiella papper och sedan skapa en likvidationshandling.

Dessutom finns det dokument med en obegränsad lagringstid. Ett finansieringsförfarande genomförs för dem. Detta är en uppdelning av artiklar i arkivvetenskapligt arbete för olika fonder och samlingar.

Lagstadgade handlingar

Lagstiftning inom arkivvetenskapligt arbete innehåller många metodologiska rekommendationer och lagstiftningsakter. Detta är en komplex, men logiskt korrekt regleringsmekanism.

Huvudpelaren i regleringen av förbindelserna är lagen av den 22 oktober 2004 nr 125--“Om arkivfrågor i Ryssland”. På grundval av detta antogs lagar på nivån för de bestående enheterna i Ryssland om reglerna för att arbeta med dokumentation, listor över papper med lagringsperioder. Det inkluderar också andra lagstiftningsdokument för arkivhantering, överenskomna med arkivenheter.

Dessa lagar och förordningar hjälper till att genomföra lagstiftning. Obligatoriskt för alla organisationer och institutioner i alla former av ägande.

GOST om arkivering och pappersarbete gäller dokumentation av statligt, kommunalt och privat ägande. Han identifierade huvudtyperna av dokumentation som överförs till statlig lagring och ingår i Ryska federationens arkivfond. Införandet av handlingar som är privatägda sker i enlighet med lagen.

Tiden för överföring av officiella handlingar till kommunala och statliga arkiv är också strikt definierad. Detta gäller kommunala och statliga såväl som icke-statliga företag som ingår ett avtal om permanent lagring.

Statliga och kommunala arkiv skapar listor över organisationer och överför dem papper (plocklistor) för lagring och vidareöverföring till Ryska federationens arkivfond. Införandet av icke-statliga företag i sådana listor sker på deras begäran och i enlighet med det befintliga avtalet. Dessutom kan arkivet upprätthålla bemanningslistor för organisationer som samarbete endast är planerat.

Vad händer med arkivdokument när en organisation stängs av?

Vid likvidation, omorganisation eller konkurs av ett företag ska all arkivdokumentation överföras till de efterföljare som har den lagliga rätten att göra det, till grundaren, staten eller kommunens arkiv.

Privatisering av kommunala eller statliga organisationer gör att du kan lämna alla handlingar som utfärdades i sitt arkiv i sitt arkiv (till exempel personalorder).

Åtkomstorder och begränsningar

De regleras också av lagen. Begränsningar påverkar vändningen av tillgång till dokumentation som innehåller statliga (eller statliga skyddade) hemligheter eller information om personliga eller familjiga hemligheter (i detta fall kommer lagringsperioden att vara 75 år från det att dokumentet sammanställdes).

Det bör noteras att arkiv måste utge juridiska handlingar (kopior eller intyg av arkivdokument) till juridiska personer och individer kostnadsfritt inom de tidsfrister som fastställts för detta genom lag. Sådana dokument krävs för socialt skydd, pensioner, förmåner och ersättning.

Arkiverade dokument som beslagts som bevis (i enlighet med Rysslands lagar) måste returneras.

Underlåtenhet att följa reglerna, brott mot Rysslands lagstiftning i arkivfrågor innebär administrativt, straffrättsligt och juridiskt ansvar.