Hur ordnar du saker i mappar? Varför behövs nomenklatur och vad som allmänt accepteras med detta begrepp? Hur lagrar du filer, mappar och hur kan du annars organisera dokumentation på företaget? För närvarande är kontorsarbete ett sådant komplex av uppgifter som kräver ett systematiskt tillvägagångssätt och största noggrannhet. Om vad nomenklaturen för affärer är och vad den är avsedd för, borde inte bara veta de anställda som ansvarar för dokumentflödet inom företaget, utan också all ledningspersonal som är intresserad av att behålla kontrollen över organisationens arbetsprocesser.
Allmän terminologi
Med tanke på vad som är nomenklaturen för ärenden är det först och främst nödvändigt att notera att detta benämning används för att beteckna en sådan systematiseringsmetod, som inbegriper bildandet av en lista över ärenden som inrättats inom företaget och institutionen. För var och en av dem är lagringsperioder tydligt föreskrivna, samtidigt som de fokuserar på de regler som träder i kraft av gällande lagar i vårt land.
Teori och vardagsliv
Vad är nomenklaturen för fall i praktisk tillämpning? Detta är ett sådant distributionsschema som hjälper till att gruppera exekverad dokumentation och därmed skapa mål. För att göra detta godkände företaget systemet, klassificering, och tillämpades sedan i praktiken. Ett indexindex införs också för ärenden, dokument. Du måste ange lagringstiden och bestämma kortindexets utformning, som används som referensmaterial och användas för att söka efter dokumentation från antalet ouppfyllda. När man besvarar frågan om nomenklaturen för ärenden bör det noteras att termen används för att utse ett sådant redovisningsdokument, som reglerar arbetet för avdelningar som ansvarar för kontor, arkiv. Nomenklaturen stämmer tydligt över alla dessa fall, lagringstiden är inom ett decennium, det vill säga de som tillhör antalet tillfälliga lagringsdokumentationer.
Varför behövs detta?
Vem behöver veta vad nomenklaturen för ärenden är, hur man implementerar den? Först och främst är det de personer som ansvarar för att organisera arbetsflödet i företaget, såväl som institutionens chef, juridiska person. Nomenklaturen hjälper till att snabbt hitta det nödvändiga dokumentet om arten eller innehållet är känt. Kvaliteten på bildandet, genomförandet av nomenklaturen för ärenden avgör hur snabbt det är möjligt att arbeta med dokumentation inom institutionens väggar. För närvarande fastställs det faktum att tillgången till nomenklaturen är obligatorisk för alla juridiska personer, oavsett om det är en institution eller organisation, företag.
På statsnivå har Unified State Security Service antagits - detta är ett sådant system som beskriver reglerna för underhåll av dokumentation. I bilagorna till den kan du hitta det för närvarande relevanta urvalet av fall i nomenklaturen. Dessutom har en sådan statlig systematisk informationskälla samlat alla bestämmelser som måste styras av utvecklingen och genomförandet av nomenklaturen för ärenden under ett år i en institution eller företag.
Frågefunktioner
För närvarande, i kontorsarbete, är nomenklatur ett komplext koncept som innehåller flera typer och grupper av dokumentation. Det är vanligt att prata om en typisk, ungefärlig, specifik nomenklatur.Individer introduceras vanligtvis på institutionens nivå som en helhet och av en separat strukturell enhet.
Typiska, exemplifierande nomenklatur uppmanas att kombinera dokumentation med liknande karaktär och sammansättning. Modellen reglerar också det specifika indexeringssystemet, som används inom en viss byrå. Det är nödvändigt att tillämpa en sådan lista över ärendenamn. Men det ungefärliga är rådgivande, även om det i allmänhet är rimligt och bekvämt att hålla sig till det, eftersom det hjälper till att effektivisera hela volymen officiella papper som samlas i företaget.
Systemet som grund för beställningen
Alla moderna företag måste systematisera den nuvarande dokumentationen, och det är nomenklaturen som representerar en sådan klassificeringsguide som kan lösa organisationens problem. Detta är ett dokument där namnen på alla företag som kan startas anges rad för rad. Samtidigt anges det tydligt hur länge papperet behöver lagras. Nomenklaturen för bokföring, personaltjänster och företaget som helhet måste godkännas av dess chef.
Huvudmålen för införandet av nomenklaturen
Ett sådant officiellt dokument förenklar systematiseringen av det interna arbetsflödet. I själva verket är det en sådan plan, som tydligt anger vilka algoritmer som ska användas för att distribuera exekverade dokument, och i vilka frågor de bör placeras. Detta bildar företagets arkivsystem och underlättar orienteringen mellan de ackumulerade pappersresurserna.
Samtidigt innehåller nomenklaturen för personalfrågor, redovisning och den allmänna för företaget en tydlig definition av tidsintervall i förhållande till olika kategorier av dokumentation. Det strukturerade systemet anger exakt hur mycket tid att lagra dokument ordnade i ett specifikt fall. När du skapar ett mål med exekverade dokument måste du omedelbart anta hur lång hållbarhetstid kommer att vara. Detta steg kallas den primära undersökningen, som gör det möjligt att identifiera värdet på dokumentationen.
Index, system och grundläggande information
Nomenklaturen för ärenden förklarar officiellt med vilket system det är nödvändigt att indexera ärenden. Denna information är relevant för registrering, eftersom indexet som upprättats av nomenklaturen är en del av registreringsnumret tilldelat varje enskilt dokument i företaget. Nomenklaturen är en informativ referens som gör att du snabbt kan analysera strukturella egenskaper hos en viss juridisk enhet.
Dokumentation används när det är nödvändigt att skapa en ärendelista. Detta är relevant för lagring av värdepapper, som enligt lag har en tidsfrist på mer än ett decennium, inklusive permanent lagring. Detta gör nomenklaturen till ärenden till det huvudsakliga redovisningsdokumentet som används i de avdelningar som ansvarar för kontorsarbete i företaget.
Redovisning och vidareutveckling
Ofta är nomenklaturen för ärenden det mest bekväma dokument genom vilket bokföringssystemet implementeras på företaget, vilket gör att du kan kontrollera tillfälliga ärenden, det vill säga avsedda för lagring under ett decennium.
Ett annat viktigt syfte med nomenklaturen för ärenden är dess tillämpbarhet vid bildandet av en referenskortfil, nödvändig för att behålla relevant information om den utförda dokumentationen. Klassificeringssystemet som används vid bildandet av nomenklaturen blir grunden för att skapa ett filskåp som ger referensinformation om dokumentflödet i organisationen.
Hur ser det ut?
En provnomenklatur av fall kan se ut enligt följande.
När du förbereder dokumentation är det nödvändigt att ange dina namn på företaget, avdelningar för vilka nomenklaturen anges samt aktuella datum.
Detta är viktigt!
Ibland verkar det för företagaren att med ett relativt litet arbetsflöde är införandet av nomenklatur bara ett röran, överdrivet ”pappersarbete” som inte ger verkliga fördelar. Denna inställning till frågan är kategoriskt felaktig. Det är nödvändigt att införa rätt, lämpligt, med hänsyn till den specifika organisationens nomenklatur i alla moderna företag. När du utvecklar ett dokument är det nödvändigt att se till att det täcker hela volymen för företagets arbetsflöde, inklusive skapelsestadierna. Det är nödvändigt att alla sektorer i företagets verksamhet, processer och aktivitet återspeglas i nomenklaturen.
Du kan läsa de allmänt accepterade kraven för utarbetande av ett sådant normativt dokument i rättsakter som antas på statsnivå. Reglerna för arbetet som införs för företagens arkiv, standardinstruktioner för dokumentcirkulationen av företag ägnas åt detta. 1988 utvecklades ett statligt system för dokumentationsstöd, som fortfarande är relevant idag. Dokument som regelbundet antas på statsnivå håller på att slutföras med beaktande av verkligheten i vår tid, inklusive användning av elektroniska datorer, medan de grundläggande teorierna om systematisering och klassificering förblir desamma.
Objektformulär
I den klassiska versionen är detta dokument sammanställt som en tabell. Index, klassificeringar blir grunden för registreringsprocesserna för dokumentation som genereras inom företaget, som går från den till externa mottagare och accepteras för behandling från externa källor. En välkompilerad nomenklatur är ett bekvämt verktyg för bildande av andra klassificeringsmaskiner som nödvändigtvis följer processen för kontorsarbete i alla moderna företag. Så en preliminär granskning av dokumentationen kräver ofta en klassificering av frågor, områden för diskussion. Dessutom krävs specialklassificeringar för den utförda dokumentationen. När man introducerar ett elektroniskt system är det nödvändigt att utveckla navigatörer, representationer som återspeglar olika strukturella enheter och artister. Baserat på nomenklaturen för ärenden kan du dessutom utveckla ett system som gör att du kan organisera dokumentationen med särskild kontroll samt andra typer.
Nomenklaturen tillhör kategorin planeringsdokumentation. I den kan du hitta rubrikerna för de fall som föreslås för planering, redovisning i olika aktivitetsriktningar, företagets ekonomiska aktivitet. De funktioner som tilldelas företaget syns från nomenklaturen. Dokumentet är förberett för nästa år, så det är nödvändigt att lägga in det inte bara tillgängliga funktioner och behov för arbetsflödet, utan också de som planeras i en snar framtid. Det är önskvärt att när man sammanställer nomenklaturen skulle det vara möjligt att ganska exakt förutsäga behoven för dokumenthanteringssystemet vid företaget under de kommande fem åren, även om detta inte alltid är genomförbart under de nuvarande svåra ekonomiska förhållanden som tvingar företagen att anpassa sig.
Verklighet och plan
I praktisk tillämpning betraktas oftast nomenklaturen för ärenden som redovisningsdokumentation, vilket beror på förekomsten av ett nummer, ett index för varje listad rubrik. Den slutliga nomenklaturuppsatsen som sammanfattar årets resultat gör det möjligt för oss att sluta oss om antalet och kategorier av ärenden som har inletts under den senaste perioden. Du kan också beräkna, utan att göra några speciella ansträngningar och utan att förgäves tid förgäves, antalet ärenden, volymer som har införts under den senaste tiden. Detta ger en kvantitativ beskrivning av dokumentfonden, arbetsflödessystemet. Behovet av en sådan analys uppstår både inom ramen för en separat strukturell enhet och organisationen som helhet.
Nomenklatur som fungerar som bokföringsposter kan användas när filer överförs till arkivet.Detta gäller främst de som är avsedda för tillfällig lagring - inte mer än ett decennium. Nomenklaturen tillhandahåller också en bekväm grund för bildandet av en inventering, som inkluderar fall avsedda för lagring kontinuerligt eller tillfälligt, om perioden överstiger ett decennium. Nomenklaturen är bekväm när en inventering av ärenden som innehåller dokumentation för företagets personal bildas, samt handlingar som fastställer förstörelse av dokument, fördelningen av papper som inte behöver eller inte kan lagras.
Specifikationerna för vissa typer av organisationer
En obligatorisk åtgärd är sammanställningen av en nomenklatur för alla statliga institutioner. Detta dokument måste finnas i kommunala, underordnade territoriella juridiska personer. Ett sådant obligatoriskt förfarande beror på överföring av dokumentation som genererats i organisationer, institutioner för lagring i kommunens arkiv eller på federal nivå.
Om vi talar om en privat organisation, är bildningen av nomenklaturen också nödvändig, men kraven som gäller den är mycket mindre stränga. Å ena sidan är dokumentet också multifunktionellt - det beror inte på statens deltagande i företaget. Det rekommenderas att utveckla en nomenklatur vid en tidpunkt då en juridisk person just skapas. Under övertagandet, fusionen, är det nödvändigt att omforma ett sådant system för dokumentflödesklassificering, om det samtidigt bildas en ny juridisk enhet. Enligt reglerna är utvecklingen av nomenklaturen en oerhört prioriterad uppgift, och det är nödvändigt att arbeta med den redan innan bildningen av instruktionen som beskriver arbetsflödesreglerna.