Det är svårt att föreställa sig ett stort företag, stat eller utbildningsinstitution där det inte finns någon sådan position. Schemaläggning av möten, förberedelse av dokumentation, arbete med korrespondens, mottagande av samtal är bara en del av ansvaret för den person som innehar den position som vi kommer att studera. Sedan 2016 har utbudet av kärnfunktioner beskrivits i den nya bestämmelsen - sekreterarens professionella standard. Nu kan den användas som grund för bildandet av nödvändiga serviceinstruktioner.
Yrkesfunktioner
Trots den ständiga förändringen i listorna över de mest populära och eftertraktade yrkena i världen fortsätter sekreterarens ställning att vara ganska utbredd. Officiellt i Ryssland har detta yrke funnits i tre århundraden. 1720 godkände Peter I det, kraven för anställda var ganska hög: läskunnighet, kunskap om lagar, förmågan att utarbeta dokument.
Ursprungligen var det bara män som sekreterare, idag är det främst ett kvinnligt yrke. Detta beror delvis på att fullgörandet av sekretariatsuppgifter kräver uthållighet, flit, förmågan att utföra samma och monotona arbete.
Vilka är kraven från moderna chefer till anställda som har en sådan position? Sekreteraren ska vara en säker användare av grundläggande kontorsdatorprogram, kunna hantera kontorsutrustning, arbeta med dokumentation, ha god kommunikationsförmåga (bra tal, dialogfärdigheter, artighet, etikett). Dessutom vara uppmärksam, organiserad, disciplinerad, känslomässigt stabil.
När det gäller den nödvändiga utbildningen finns det inga strikta krav i detta avseende i den professionella standarden för sekreteraren. Om du har en allmän utbildning räcker det med yrkeserfarenhet eller specialkurser. Närvaron av ett examensbevis för högre utbildning ger emellertid som regel en fördel i att anställa.
Professionell standard
Krav på sekretariatsarbete förvärvades i form av en lagstiftning 2016. En generaliserad professionell standard antogs för en specialist inom dokumentär- och organisationsstöd för organisationsledning. Standardens huvudmål är att optimera personalpolicyn. Huvudet kan fokusera på honom när man bedömer de anställdas professionella egenskaper. Dokumentet används också vid utarbetandet av utbildningsprogram för utbildning av sekreterare.
Professionell standard innehåller:
- lista över grundläggande arbetsfunktioner;
- lista över färdigheter, kunskap, kunskap som är nödvändig för att genomföra dem
- krav på utbildningsnivå och arbetslivserfarenhet.
I dokumentet listas också möjliga jobbtitlar och krav för dem. Det inkluderar till exempel professionella standarder "chef för sekreterare", kontorist och andra.
Strukturen innehåller flera semantiska block:
- allmän information (beteckning för verksamhetens syfte, kodifierare);
- funktionskarta (lista över arbetskraftfunktioner och kvalifikationskategorier);
- beskrivning av arbetskraftsfunktioner (specifikation av förteckningen över uppgifter, färdigheter som föreskrivs för den anställda);
- information om standardutvecklare.
Det tredje avsnittet börjar med den professionella standarden för sekreterare-administratör, för den kvalifikation, utbildningsnivå och erfarenhet som de mest försiktiga kraven ställs på.
Huvudfunktionerna för den anställd som innehar den studerade befattningen formuleras enligt följande:
- organiserad insamling av professionell information;
- informationsstöd om aktuella frågor;
- systematisering, dokumentation och lagring av inkommande information;
- ackompanjemang av affärsevenemang;
- skapa nödvändiga förutsättningar för arbetet för organisationschefen och administrativt stöd.
Jobbbeskrivning
I sitt arbete styrs sekreteraren av den nuvarande lagstiftningen, organisationens stadga, chefens order och hans egen arbetsbeskrivning. Det är i det sista dokumentet som professionella uppgifter tilldelas som tilldelas tjänstemannen. Börjar utföra officiella uppgifter, bör den anställda känna till de viktigaste bestämmelserna i instruktionerna. Dess bestämmelser kan tjäna som bevis i händelse av en konflikt med arbetssituationer. Därför bör innehållet i instruktionerna vara specifikt. Och utesluter möjligheten till dubbel tolkning.
Jobbbeskrivningen för sekreteraren för professionella standarder sammanställs med hänsyn till specifika organisationer och innehåller följande avsnitt:
- allmänna bestämmelser;
- anställda funktioner
- jobbansvar;
- anställdas rättigheter;
- andra villkor och krav.
De allmänna bestämmelserna anger till vilken kategori den anställde tillhör och vem som är underordnad, förfarandet för utnämning och uppsägning, krav på kvalifikationer, kunskap och färdigheter. Följande beskriver i detalj vad exakt den anställdes funktion är och vilka rättigheter han har. Avsnittet om officiellt ansvar anger de kränkningar i det arbete som den anställde kan straffas för.
Jobbbeskrivningen är godkänd av organisationschefen och uppmärksammas av den anställda (under signatur).
Professionell standard "Huvudsekreterare"
I enlighet med dess bestämmelser är det önskvärt att acceptera anställda med högre utbildning (på grundnivå) eller gymnasieutbildning för denna tjänst. Dessutom uppskattas arbetslivserfarenhet (minst två år).
Den professionella standarden listar de anställdas huvudsakliga arbetsåtgärder:
- samordning av tillfälliga planer med chefen;
- valet av planeringsform och hantering av chefen för chefen;
- samordning av möten, förhandlingar med partners, kunder, anställda;
- informera ledaren om tid och schema för kommande evenemang.
Ledarens sekreterare måste ha ett antal färdigheter för att utföra ovanstående åtgärder. Sätt mål, fastställa ordning och prioritering av deras implementering, hjälpa chefen att fördela arbetstiden, säkerställa informationssäkerhet och välja de mest praktiska sätten att meddela om kommande evenemang. Med hjälp av dessa teser utarbetas vanligtvis arbetsbeskrivningen för chefen för chefen för den professionella standarden.
Han bör också känna till detaljerna i organisationens kärnverksamhet, bestämmelserna i arbetsrätten och reglerna för att bedriva affärsförhandlingar.
Den listade arbetsverksamheten för chefsekreteraren inkluderar ett antal olika ansvarsområden:
- arbetsdagplanering;
- organisering av telefonsamtal och affärsresor;
- arbeta med besökare i receptionen;
- organisering av arbetsevenemang och möten;
- bibehålla den nödvändiga arbetsordningen på huvudkontoret;
- kontroll över utförandet av order och instruktioner;
- beredning av arbetsdokumentation;
- utveckling av lokala rättsakter vid behov;
- lagring av dokumentation;
- organisation av informationsinteraktion mellan organisationens anställda och ledning.
Huvudansvaret för chefens sekreterare
Stillingen som sekreterare för organisationschefen innebär ständig interaktion med människor och villighet att ge kunder och besökare i grundläggande frågor. Naturligtvis beror mycket på informationen om institutionens huvudsakliga verksamhet och ledningens ställning.De har en betydande inverkan på utarbetandet av sekreterarens arbetsbeskrivning enligt den professionella standarden.
De allmänna bestämmelserna indikerar att tjänsten tillhör kategorin tekniska chefer, kraven för utbildning och anställdas längd fastställs. Utnämningen görs direkt av chefen. För att formulera nödvändig kunskap och färdigheter kan en professionell standard för sekreteraren användas. Dessa inkluderar: kunskap om grunderna för kontorsarbete; kunskap om metoderna för registrering och behandling av informationsdata; PC-ägande kännedom om reglerna för affärskorrespondens och kommunikation; kunskap om interna regler och säkerhetsförfaranden och mycket mer.
Det andra avsnittet i instruktionerna beskriver anställdas skyldigheter. I det tredje avsnittet - hans rättigheter. Exempelvis har chefssekreteraren rätt att bekanta sig med utkast till beslut relaterade till hans aktiviteter, lämna förslag om att optimera sitt arbete, begära information och dokument som krävs för att utföra uppdrag etc.
Det sista avsnittet av instruktionen beskriver åtgärder för anställdas ansvar vid felaktig utförande av officiella uppgifter och orsakar väsentlig skada.
Sekreterare kontorist
Kontoristens huvuduppgift är att kontrollera arbetsflödet för enheten eller hela organisationen (ofta finns det flera anställda i personalen som utför denna funktion). Listan över nyckelansvar anges i den professionella standarden för sekreterare-kontorist:
- arkivering och korrekt lagring av dokument;
- organisering av arbetet med dokument;
- bildandet av ärenden i enlighet med organisationens nomenklaturkrav.
För att ansöka om denna tjänst behöver den sökande yrkesutbildningen.
Under organisationen av dokumentarbete kan sekreterare-mottagaren ta emot och behandla inkommande material, sortera och registrera dem vid behov, förbereda dem för övervägande av chefen, omdirigera dem till de direkta verkställande direktörerna och underhålla en databas.
För att säkerställa korrekt lagring av dokument måste kontoristen kunna utveckla en nomenklatur av ärenden, verifiera pappersarbets korrekthet, formulera ärenden och bestämma tidpunkten för lagring, distribuering och arkivering av dokument.
Innan dokumenten skickas till arkiven för lagring, kontrollerar kontoristen villkoren för deras lagring (permanent eller långsiktig), upprättar en intern inventering, upprättar filomslagen.
Referent eller sekreterare-administratör?
Det kan ibland vara svårt att reda ut hierarkin för sekretariatsposter och deras ansvar. Vad är till exempel den grundläggande skillnaden mellan assistentsekreteraren och administratören? När allt kommer omkring är funktionerna som de utför ganska lika.
Jobbbeskrivningen för sekreterare-administratören enligt den professionella standarden innehåller:
- mottagning och distribution av inkommande telefonsamtal;
- organisering av arbetet med besökare;
- implementering av koordinerande funktioner.
Han borde känna till reglerna för affärsetikett, telefonsamtal (med kunder, partners, medieombud och andra), kunna hålla en konversation och utjämna en konfliktsituation. Administratörens samordningsfunktioner är vanligtvis att hålla en logg över anställdas rörelser, kurirturer och förarrutter.
Det finns ingen separat professionell standard för sekreterare-referenten, men hans uppgifter liknar i många avseenden som biträdande chef. Liksom administratören arbetar han med korrespondens, besvarar samtal, träffar och följer med besökare, tar upp resplaner. Allt detta är emellertid direkt relaterat till figuren som organisationschefen. I vissa fall kan hans ansvar utvidgas, vilket återspeglas i arbetsschemat (kan vara oregelbundet).
Professionella standarder för den akademiska institutionens sekreterare
Sådana anställda finns i personal på en skola, högskola eller universitet. Inlägget tillhör kategorin lärarsupportpersonal. För att bestämma den grundläggande funktionaliteten kan arbetsgivaren använda den allmänna standarden för en specialist i dokumentationsstöd. Arbetsministeriet har ännu inte godkänt en separat yrkesstandard för sekreteraren för utbildningsinstitutionens utbildningsenhet. För arbete krävs yrkesutbildning (sekundär) inom kontorsarbete eller yrkesutbildning på grundval av allmän utbildning. Det finns inga strikta krav för tillgängligheten av arbetslivserfarenhet.
I den här positionen anställde:
- accepterar korrespondens, överför den till chefen för utbildningsorganisationen och utövarna;
- bedriver pappersarbete (inklusive elektroniskt);
- förbereder utkast till beställningar för elevernas kontingent;
- tar fram personliga filer för studenter;
- håller reda på undervisningstiden för lärare;
- gör förfrågningar, brev;
- utövar kontroll över utförandet av order och instruktioner från huvudet.
Vetenskaplig sekreterare och hans uppgifter
Detta inlägg tillhör vetenskapsområdet. Vetenskapliga sekreterare är efterfrågade vid universitet, forskningsinstitut, akademier, vetenskapliga organisationer. Som regel tillhandahåller de arbetet för forskare och avhandlingaråd. Den vetenskapliga sekreterarens professionella standard involverar planering av vetenskapliga evenemang (möten, konferenser, runda bord), deras organisation och uppförande, förberedelse av relevant dokumentation och övervakning av genomförandet av beslut som fattats.
Anställda med vetenskaplig examen, erfarenhet av organisatoriskt och vetenskapligt arbete (minst 5 år) och publikationer i granskade publikationer kan utnämnas till denna position.
Vetenskaplig sekreterare:
- samlar förslag i den årliga planen för vetenskaplig utveckling och forskning;
- kontrollerar snabbt genomförandet av fastställda temaplaner för vetenskapligt arbete och beredningen av relevanta rapporter.
- förbereder utkast till arbetsplaner för det vetenskapliga (vetenskapliga och tekniska) rådet, övervakar genomförandet av sina beslut;
- anser det material som krävs för att tilldela den akademiska rangordningen och försvara en avhandling;
- förbereder förslag till en plan för publicering av vetenskapliga artiklar;
- utvecklar kriterier för utvärdering av anställdas prestanda för certifiering;
- formulerar förslag för avancerad utbildning och praktikplatser för forskare.
Talesman Funktionalitet
Ganska "ungt" yrke. I Ryssland började den vinna popularitet runt mitten av 90-talet av förra seklet. I sekreterarens professionella standard tilldelas inte detta inlägg separat. Men för många organisationer är det ett akut behov att ha en sådan anställd. Det är han som bildar opinionen om företaget. Huvudansvaret inkluderar: att organisera presskonferenser; innehållet på organisationens webbplats; beredning av pressmeddelanden; planera informationskampanjer (i pressen, nätverk, på TV) som syftar till att skapa en positiv bild av företaget.
Presssekreterarens professionella standard föreskriver att den sökande måste ha en universitetsexamen i journalistik, reklam, filologi eller PR. Erfarenhet av arbete (från 3 år) inom det aktuella området, kompetent muntligt och skriftligt tal, kunskap om ett främmande språk är också önskvärt.