Ett nytt engelskt ord ”back office” har dykt upp i den ryska vardagen. Vad är det här? Vilka funktioner utför den? I vilka företag finns det? Låt oss försöka förstå mer detaljerat.
Back office. Vad är det här?
Dessa enheter finns i många organisationer. Ett back office är en avdelning eller en avdelning i ett företag som har vissa funktioner. Det handlar om rutin, administrativ och service. Traditionellt inkluderar funktionerna också informationsteknologi (administration och supporttjänst), personalresurser och redovisning.
I vissa organisationer föreskrivs ytterligare arbetsbeskrivningar som back office ska utföra. Vad är det här? Ofta arbetar medarbetarna på denna avdelning med statistisk och analytisk redovisning av försäljning, inköp, lagerbalanser och underhåll av arkivet.
Om detta back office är en division av banken inkluderar funktionerna clearingverksamhet, aktuella kontantavvecklingstjänster och så vidare.
Back office historia
I de första stadierna av affärsutvecklingen var utformningen av ett företags lokaler speciell. Förgrunden ockuperades av det så kallade front office. Detta gjordes så att kunderna hade möjlighet att snabbt och enkelt hitta rätt anställd. Naturligtvis investerade ledningen mycket i detta rum, vilket gjorde dyra reparationer, städning och inredning. Front office borde ha gjort det bästa intrycket, eftersom det är ”företagets” ansikte.
Hans anställda måste också vara konsekventa i stil med kläder och beteende. Detta är den offentliga sidan av alla företag.
I bakgrunden har back office traditionellt lokaliserats. Detta är en sådan plats där själva produktionen genomfördes, det fanns ett system med administrativa lokaler, olika avdelningar, lager etc.
Därför har dessa territorier traditionellt varit smutsiga, dystra och inte särskilt välskötta. Dessa lokalers presentabilitet sågs inte särskilt mycket, eftersom kunder aldrig dykt upp i dem. Naturligtvis ställs inga speciella krav på anställdas utseende. Mer uppmärksamhet ägnades åt professionella färdigheter.
Denna uppdelning av kontoret i två stora avdelningar som utför olika funktioner har visat sig väl och existerar till idag.
Front office-anställda skapar en vacker ”bild” för företaget. Samtidigt är det tack vare backoffice-personalen att företaget utvecklar och blomstrar. Varför? Låt oss ta en titt.
Backoffers betydelse och betydelse för företagsutveckling
Övning visar hur stor roll enheten har för organisationen.
För det första hjälper back office att upprätthålla företagets rykte i en mycket konkurrenskraftig miljö. Naturligtvis, om anställda utför sina uppgifter väl och tydligt. Faktum är att för alla kunder är det viktigaste kriteriet för ett bra företag en kvalitetstjänst. Tack vare backoffice-anställda utförs en komplett cykel med en viss operation.
För det andra utförs också riskhantering av back office. Vad innebär detta för företaget? Det är anställda på denna avdelning som utarbetar rapporter, väljer data, faktorer och gör beräkningar baserade på vilka ledningsbeslut som fattas. Därför är deras korrekthet och noggrannhet mycket viktig för företagets framtid. Anställda gör ett extremt ansvarsfullt arbete och reducerar riskerna betydligt.
För det tredje utvecklar back office-tjänsten också nya metoder för att spara och rationaliseringsförslag. Naturligtvis tjänar anställda inte direkt ekonomiska resurser för företaget. Men de kan indirekt påverka denna process.
Back office i banken
Det är en operativ redovisningsenhet. Tack vare hans arbete säkerställs verksamheten på huvudavdelningarna.
Back office är involverat i redovisning och registrering av transaktioner med värdepapper, hantering av skulder och tillgångar samt avveckling med kunder. Men detta är bara toppen av isberget.
Back office utför lånebehandlingsoperationer. Dessutom deltar anställda ofta i kontoöppning, bokföring och riskhantering.
Back office. Dokumentär utförande och stöd för en transaktion på värdepappersmarknaden
I banker består back office ofta av flera divisioner. Särskilt om organisationen gör ett stort antal transaktioner på värdepappersmarknaden. Anställdas uppgifter inkluderar elektronisk och dokumentär behandling, deras stöd. Låt oss tänka mer på detta.
För det första har backoffice-anställda ett register över transaktioner, upprättar ett kontrakt för försäljning av värdepapper hos en viss emittent.
Nästa är processen för omregistrering av värdepapper. Detta är en ägaröverföring. För att starta denna process måste back-office-anställda utfärda en överföringsorder och legitimera den aktuella transaktionen.
Efter att omregistrering har genomförts och ett underlag har mottagits, kontrollerar den anställde den slutliga avvecklingsprocessen.
Back office-medarbetaren har ett mycket stort ansvar. Om det finns den minsta felaktigheten i pappersarbetet erkänns transaktionen som ogiltig. Som ett resultat kommer kunden att drabbas och företaget kommer att drabbas av allvarliga förluster.
Dessutom bedriver backkontoret analytiska (interna) transaktioner mellan avdelningar i organisationen i systemet för omfördelning av ekonomi.
För de senaste åren inom handeln använder de ofta en mängd olika automatiseringsprogram back-office.
Detaljhandelskontoret
När man organiserar ett företag står en chef inför många problem. Det är nödvändigt att förse handelsgolvet med varor, automatisera lagerbokföringen hos företaget, hantera prissättning, interagera med leverantörer och filialer.
För att lösa dessa och många andra problem finns det, som nämnts, specialprogram för back office.
I detaljhandelssystemet kommer anställda i en sådan enhet att hjälpa till att kontrollera ankomst och utsläpp av varor, skriva av och flytta, omvärdera, göra avkastning, kontanter bankverksamhet arbeta med handelsutrustning.
Programvarupaketet kan ha olika konfigurationer: icke-livsmedelsbutik, närbutik, närbutik eller stormarknad. Det finns för närvarande ett val.
Nätverk back office
Huvudområdena för nätverkshandel är:
- göra förändringar och tillägg till ett stort sortiment av varor;
- datautbyte mellan avdelningar;
- centraliserad redovisning;
- erhålla operativa rapporter om filialers funktion etc.
För att underlätta arbetet och se till att kontoret interagerar med ett nätverk av butiker använder de ofta en automatiserad version av back-office. Dessa program gör det möjligt för organisationen att arbeta mer effektivt och snabbt.
Back office i catering
Arbetet för restaurangpersonalen är huvudsakligen pågående. De inkluderar traditionellt följande:
- begå rutinmässiga obligatoriska operationer;
- bedriva redovisning av varor och lager;
- processen för kontroll över produktion av rätter;
- datainsamling och analys;
- utarbetandet av rapporter.
Beroende på organisationens storlek och omsättning, är backkontoret i handeln vanligtvis från tre till tretton till femton personer.
Som det noterats finns det för närvarande automatiserade system som underlättar implementeringen av de operationer som anställda måste utföra. Detta är naturligtvis ett positivt ögonblick för chefen för organisationen. Men inte alltid för arbetare. Övning visar att förvärvet av automatiserade system som utför det mesta av back-office-arbetet leder till minskad personal.
