Organisering av affärsresor är en viktig del av den ekonomiska aktiviteten för många inhemska företag. Behovet av närvaro av anställda i en viss organisation i avlägsna filialer eller filialer kan förknippas med händelser av mycket annan karaktär. Ofta görs researrangemang för att eliminera organisationsproblem och produktionsproblem, öppna en ny enhet i en annan stad eller land, genomföra praktikplatser för anställda och även utföra andra liknande jobbuppgifter.
Medvetenhet är nyckeln till anställdas effektivitet och sinnesfrid
Förutom arbetsaspekten är den utstationerade personalens arbete nära besläktad med att upprätta kontakter med anställda i värdföretaget och förbereda olika typer av dokumentation. Den sista nyansen är oerhört betydande, eftersom det beror på riktigheten i sammanställningen av formulär, ansökningar, beställningar och tillstånd om den utstationerade arbetstagaren kommer att få tillgång till nödvändiga anläggningar, om han fullständigt kommer att fullgöra sin uppgift och om han kommer att få ekonomisk ersättning.
Att veta vilka krav som ställs på affärsresenärer underlättar i hög grad reseprocessen för revisorer och de som är involverade i dokumentation.
Dessutom är denna information nödvändig för den anställde som åker på affärsresa, eftersom den gör att han i förväg kan förbereda sig för att fullgöra sina uppgifter och inte komma i problem. Och slutligen är värdföretagets personal helt enkelt skyldiga att vara medvetna om kraven för affärsresenärer. Annars kan det finnas missförstånd relaterade till sökningen efter ansvariga parter.
Vem och under vilka förhållanden kan utstationeras
Så en resa bör betraktas som en anställds resa till en annan ort för att utföra uppdraget som arbetsgivaren tilldelats honom. Samtidigt inkluderar antalet affärsresor inte resor för de anställda vars verksamhet består av konstant rörelse eller som kan utföras på vägen.
Lagstiftningen, som tar hand om respekten för arbetstagarnas rättigheter, har fastställt begränsningar för de kategorier av anställda som kan skickas på affärsresor:
- Gravida kvinnor.
- Kvinnor med barn under tre år.
- Funktionshindrade mödrar eller de vars barn är 3-14 år kan endast skickas med deras samtycke.
- Förälder som självständigt tar upp ett mindreårigt barn.
Med anställd till ett annat företag underkastas den anställda sin interna rutin. Om dagen för avresa eller ankomst faller på den anställdes lagliga helgdag, släpps han en annan dag för vila. Det är riktigt, i de fall då affärsresenären avsiktligt åker på en resa på en helg eller semester, kompenseras han i enlighet med arbetsrätten.
Affärsresor inom staten bör inte vara längre än en månad och två månader utanför den.
Affärsresa: pappersarbete
I bokföringen ingår resekostnader som inträffade under resan i listan över produktionskostnader som är involverade i beräkningen av inkomstskatt.
Förfarandet för att organisera en resa består av följande steg:
- Utföra en beställning på en affärsresa baserad på en arbetsuppgift.
- Registrering av ett resecertifikat.
- Utfärdande av certifikatberäkning av förskottsbetalning för resan.
- Utgivning av utgående medel till den avgående anställden.
- Resoregistrering i ett tidskrift som är särskilt designat för detta.
Res-ID - Ett av de viktigaste dokumenten för en anställd som åkte till en annan stad eller land. Det markeras vid avgång, ankomst till den utstationerade arbetaren. Märken åtföljs av signaturer och förseglingar av befullmäktigade tjänstemän från både det sändande företaget och värden.
Finesser för ekonomisk kompensation
När en anställd återvänder måste han skriftligen rapportera hur de medel som tilldelats honom användes och fylla i utgiftsrapport. Att göra en resa slutar med beräkningen av bokföring med den anställda. När de upplupna medlen har betalats, återspeglas denna operation i de relevanta kontona.
I de fall då förskottsbetalningen inte har använts av arbetstagaren i sin helhet måste återstoden återföras till kassan eller till företagets avräkningskonto. Detta är ett av de anställdas huvudansvar. Tillsammans med detta, med vetskap om vilka krav som ställs på den utstationerade personalen, kan den anställda begära ersättning för de personliga medel som han spenderar. Det är riktigt att han måste lämna argument som bevisar behovet av sådana utgifter, såväl som dokument som bekräftar faktum att de inträffade (kontroll, uttalande).
Vilka utgifter kompenseras
I en annan ort eller land får den utstationerade arbetstagaren sin vanliga lön, bonusar på grund av honom och subventioner, liksom de medel som krävs för en bekväm vistelse utanför hans vanliga hemvist.
Resekostnaderna inkluderar följande artiklar:
- Betalning av resor (intercity och på bosättningens territorium).
- Kostnaden för hyresbostäder.
- Den så kallade dagpengan: utgifter för mat och anställdas andra behov.
- Kostnader som redovisas av den anställda vid behov och godkänts av hans chef.
Det högsta tillåtna beloppet för resekostnader och dagpenget bestäms av företagets kollektivavtal eller lokala bestämmelser. Eftersom dagpengar faktiskt är pengar för de anställdas dagliga behov, debiteras de även för icke-arbetsdagar (helger, helgdagar, tvingad produktionsstopp, förseningar).
Mer detaljerat om den utstationerade anställdes jobbuppdrag
Detta dokument har en enhetlig form, det vill säga dess utseende och innehåll är desamma för alla företag inom en viss stats territorium.
Jobbuppdraget utarbetas av den anställdes chef som på en affärsresa och godkänns av arbetsgivaren. Dokumentet innehåller följande data:
- Efternamn, namn, patronym för den anställd som lämnar en affärsresa efter chefens beställning.
- Namnet på organisationen som leder den.
- Anställdas destination (företagsnamn, stad).
- Start- och slutdatum för resan.
- Sammanfattade data om uppdragets framsteg.
Det officiella uppdraget och den affärsresebeställning som upprättats på dess bas finns hos det sändande företaget. Tillsammans med andra dokument lagras de under lagstiftningsperioden.
Vilka är kraven för affärsresenärer
Med tanke på att en affärsresa är överföring av myndighet till en anställd för att utföra alla viktiga åtgärder för företaget, måste ledningen vara säker på att arbetet kommer att utföras effektivt och i tid. Därför skickas de mest kvalificerade, erfarna och ansvarsfulla medarbetarna vanligtvis till sådana resor.
Det finns ett antal kriterier, som studerar vilka, chefen beslutar om utnämning av en viss anställd:
- Ålder över 18 år.
- Bra träning.
- Tillgängligheten till lämplig utbildning bekräftas genom certifiering.
- Innehåller de nödvändiga toleranskategorierna (när du arbetar med elnät).
- Beroende på specifika förhållanden i företagens ekonomiska aktivitet och syftet med affärsresan, kan den anställda krävas utbildning och certifiering om arbetarskydd.
Om en anställd är lämplig i alla avseenden och det inte finns lagstiftningsbaserade hinder för hans affärsresa, informerar chefen honom om en framtida resa.
Anställdas ansvar
Varje företag har sina egna krav som anställda måste uppfylla, men det finns flera punkter som är relevanta för de flesta organisationer:
- Korrekt, kompetent och snabbt underhåll av nödvändig dokumentation.
- Överensstämmelse med den rutin som värdorganisationen antar.
- Uppnåendet av de mål som formuleras i uppdraget.
- Samvetsgrann utförande av sina uppgifter.
- Legitima utgifter för förskott utgivna till en anställd.
- Spara dokument som bekräftar genomförandet av kostnaderna.
- Rätt tid rapportering av resan efter avslutad (vanligtvis inom tre dagar).
Instruktioner för anställda på affärsresa
När de anländer till det mottagande företaget måste de utstationerade anställda lyssna på inledande orientering, som inkluderar uppföranderegler i butikerna, nära utrustning eller på andra platser. Denna åtgärd är obligatorisk även för de anställda som har varit i detta företag flera gånger och som känner till alla instruktioner med hjärta.
Informationen om den utstationerade personalen innehåller också information om brandsäkerhet och arbetsskyddsstandarder.
Till skillnad från de allmänna bestämmelserna i den inledande orienteringen hänför sig målet direkt till de arbeten som kommer att utföras av den utstationerade medarbetaren vid denna tidpunkt.
slutsats
Organisering av affärsresor är en ansvarsfull process som de flesta företag, organisationer och företag inte kan klara sig utan. För att framgångsrikt uppnå resans syfte, såväl som för en mest effektiv och effektiv användning av resurser, är de anställda skyldiga att uppfylla ett antal krav, utföra sina professionella uppgifter effektivt och känna till alla regler för underhåll av dokumentation.
