Förhandsrapporten - form AO-1 - det primära dokumentet för att bekräfta de utbetalda medel som tidigare betalats av ansvariga personer. Beloppet enligt rapporten utfärdas för följande ändamål:
- resekostnader;
- utgifter för affärs- och operativa behov;
- återbetalning av resekostnaderna som medarbetaren ådragit sig.
Förskottsbetalning
Förskottsbetalningen utfärdas på grundval av direktivet från organisationsdirektören, som anger listan över de anställda som medlen tilldelas, tidpunkten, målen och beloppet. Pengar ges till affärsresenärer på grundval av en order att skicka dem på en resa.
Formen fylls ut ansvarig person. Dokument som bevisar utgifter lämnas in. Revisorn kontrollerar slutförandet av utgiftsrapporten, fixar utgiftsdokumenten i form av AO-1 och skickar formuläret för signatur till chefen.
Resten av beloppet returneras till företagets kassör. Vid icke-återkomst dras medel från den anställdas lön, Avsnitt 137 Rysslands arbetskod (avdrag från lön för att betala skulder till arbetsgivaren).
Regler för att fylla ett förhandsdokument
Kostnadsrapporten är ett bilateralt dokument. På omslagssidan anges namnet på organisationen, formulärets nummer, datum för slutförande. Initialerna till den anställda, avdelningen, avdelningen (om någon), där den anställda arbetar, personalnummer, position anges.
Syftet med beloppet måste överensstämma med syftet i beställningen för att bearbeta medel.
Den vänstra delen av formuläret är information om saldot på förskottsbetalningen och det faktiska beloppet. Rad 1A för utländsk valuta. Reflektion av medel i form av AO-1 och återbetalning av skuld i utländsk valuta sker till den ryska centralbankens växelkurs på dagen för undertecknande av utgiftsrapporten.
På baksidan av formuläret listas förbrukningsartiklar: fraktsedlar, resedokument och handelskvitton handlingar och andra handlingar. Ange nummer, datum, namn, belopp i rubel och utländsk valuta (i förekommande fall).
Den sista raden är den ansvariga personens signatur.
Skrivmönster
AO-1-formuläret fylls i av både den anställde i organisationen som fick pengarna och av revisoren.
Hur ser en utgiftsrapport ut? Ett exempel på att fylla i en anställd i företaget presenteras på bilden ovan. Den anställde på framsidan av dokumentet anger företagets namn, initialer, position, personalnummer, syftet med förskottsbetalning (gästfrihet eller affärsutgifter) och rapportens datum.
På baksidan fyller medarbetaren in följande rader:
- punkt 1 - serienummer på det dokument som intygar kostnaderna.
- kolumn 2 - dagen för utarbetande av utgiftsdokumentet: när köpet skedde, resan;
- kolumn 3 - numret på kontrollen, frakttabellen eller handlingen som bekräftar kostnaderna.
- punkt 4 - typen av slöseri med medel: kontorsutgifter, biljettpris;
- rad 5 och 6 - belopp i rubel och utländsk valuta enligt rapporten.
Det totala beloppet anges i raden "Totalt", punkt 5 eller 6.
Det ifyllda formuläret med förbrukningsartiklar skickas till redovisningsavdelningen.
Vad ingår i kostnadsrapporten? Ett exempel på bokföraren som fyller i företaget visas på bilden ovan. Revisorn undertecknar mottagandet av AO-1-blanketten från den anställda. Uppsatsen ska ha datumet då formuläret lämnades in. Kvittot ges till den ansvariga personen.
Efter att ha kontrollerat dokumentets korrekthet och spenderat beloppen fyller revisoren i raderna:
- Kolumner 7 och 8 - fonder i rubel och utländsk valuta accepterade för redovisning.
- Klausul 9 - kontonummer på konton som debiteras till de belopp som använts.
Formulärets titel fylls i. Kostnadsrapporten innehåller information om utfärdandet av medel: nummer, datum för det dokument med vilket beloppen utfärdades.Information om balans eller överskottsavgift för föregående förskott läggs ned.
I kolumnen "Redovisning" på rubriken på formuläret anger information om debet och kredit. Information tas från rad 9 på baksidan av formuläret.
Kontrollerar korrektheten för aritmetiska beräkningar, pappersarbete. Blanketten lämnas in för att undertecknas till företagets direktör.
Efter godkännandet av blanketten skrivs det utfärdade beloppet ut och den slutliga avvecklingen med den anställde.
Resten av förskottet återlämnas till företagets kassadisk på mottagningsorder. Överanvända medel betalas av företaget för kostnadskassa.
Om den anställda inte har returnerat resten av beloppet enligt föregående dokument kan han inte få ett nytt förskott.
Rapportera tidsfrist
Vid återkomst från en affärsresa skickar medarbetaren in en utgiftsrapport. Tidsfristen för att lämna in ett dokument är inom tre dagar. 10 dagar - om det fanns en utlandsresa. Om inte formuläret presenteras registreras en överträdelse för kontant disciplin.
Om skattetjänsten konstaterar att ordern inte följs, kan inspektörer försöka böta organisationen enligt artikel 15.1 i koden för administrativa brott för administrativa överträdelser. Även om lagen inte innehåller något ansvar.
Kontroll över de tilldelade medlen är företagets uppgift.
Dokument på ett främmande språk
Om en anställd vid ankomsten från en utomlands affärsresa skickar in dokument som bevisar utgifterna för medel på ett främmande språk, är det nödvändigt att göra interlinjär översättning.
Bestämmelse 9 i förordningen om redovisningsöverensstämmelse reglerar att värdepapper på ett främmande språk måste översättas. Översättning av primära dokument kan utföras av alla anställda som känner ett främmande språk. Endast siffror anges exakt. Den återstående informationen kan inte skrivas ordentligt.
En förhandsrapport med en översättning är certifierad av organisationens huvudkontor eller annan behörig person.
Rapportformuläret fylls i en kopia. Minst tre personer deltar i utarbetandet av formuläret: en ansvarig person, en revisor, en direktör.
