Ryska företag kan i kraft av lagkrav ha skyldigheter att tillhandahålla olika typer av rapportering till statliga organ - särskilt redovisning. Att utarbeta relevanta dokument kan kräva konsolidering av betydande volymer interna resurser. Samtidigt uppmärksammar många företag upprättandet av specifikt ledningsrapportering. Dess överlämnande till statliga organ är valfritt, men många företag bildar det, och denna process kan kräva inte mindre ansträngning från företaget. Varför är det vettigt att tillämpa dem? Vad är nyttan av lämplig typ av rapportering?
Ledningsrapporteringens roll
Vad är ledningsrapportering och vad är dess roll i företaget? Denna term hänvisar till en uppsättning interna dokument som innehåller nummer som återspeglar olika aspekter av företagets affärsverksamhet.
Ledningsrapportering, till skillnad från till exempel redovisning, är frivillig. Det behöver inte skickas till Federal Tax Service och andra myndigheter. Dess roll är att förse företagsledningen eller dess ägare med tillförlitlig information om situationen i organisationen.
Ledningsrapportering kan komplettera redovisning eller finansiell rapportering när det gäller att generera data som är avgörande för att optimera en affärsmodell och öka ett företags lönsamhet. Den typ av verksamhet som beaktas kan också innehålla icke-finansiell information, vilket är viktigt för korrekt tolkning av effektiviteten i ledningsbeslut som fattas av företagets ledning. Den typ av rapportering som beaktas värderas inte för att den innehåller imponerande siffror, utan tvärtom - för möjligheten att upptäcka brister i företagets affärsmodell som hindrar framgångsrik tillväxt.
Ledningsrapportering är en viktig del av planeringen. De dokument som utgör den innehåller uppgifter som är av stor betydelse för att beräkna utsikterna för genomförandet av vissa beslut om ledningsnivå. I sin tur, efter det att ett eller annat steg i företagets utveckling har slutförts, kommer den typ av rapportering som beaktas att göra det möjligt för oss att analysera på vilka punkter företagets ledning borde ha agerat annorlunda och vad det är kopplat till.
Fördelarna med ledningsrapportering
Vad skiljer sig i grund och botten av finansiell, redovisning och ledningsrapportering? Först och främst metodiken. De två första typerna av finansiella rapporter inkluderar insamling av huvudsakligen statistisk information som återspeglar kapitalomsättningen inom vissa områden av affärsprocesser. I sin tur antar ledningsrapporteringen inte bara reflektionen av statistik utan också tolkningen av motsvarande siffror. Företagsledningen kan inte bara observera vissa indikatorer utan också förstå vad de menar.
Så organisationens ledningsrapportering kan visa anledningen till den högre lönsamheten i produktionen av specifika typer av produkter, eller tvärtom, vad är orsaken till otillräckliga intäkter och för höga kostnader för ett visst affärssegment. Tolkningen av siffrorna i ledningsrapporteringen gör det möjligt för företagsledningen att fatta behöriga beslut om nödvändiga inköp, uppdatering av anläggningstillgångar, modernisering av utrustning etc.
Intern förvaltningsrapportering, förutsatt att den utarbetas i rätt tid, kan i tid identifiera de delar av affärsprocessen där företagets anställdas effektivitet inte är tillräckligt hög.
Innehåll för ledningsrapportering
Vad kan ingå i de dokument som utgör den typ av rapportering som behandlas? Faktum är att informationskällor av motsvarande typ kan representeras inom ramen för ett stort antal sorter. Som regel anpassas vissa dokument för specifika chefer. Rapportering kallas ledande huvudsakligen på grund av att den är avsedd specifikt för chefer.
den ledningsstruktur moderna organisationer presenterar som regel generaldirektörens positioner och hans suppleanter. Dessa kan vara: ersättare för produktion, försäljning eller till exempel för ekonomiska frågor. I det första fallet kan intern förvaltningsrapportering innehålla uppgifter om:
- kostnaden för produkter eller tjänster (i förhållande till specifika produktsorter);
- egenskaper hos pågående arbete, produktion av varor och tjänster i förhållande till beställningar från specifika kunder;
- mängden produktion som går till lagret;
- lager av råvaror, material eller komponenter som är involverade i frisläppandet av varor.
Om rapportering ska tillhandahållas den biträdande försäljningsdirektören, kan dess struktur innefatta:
- information om försäljningsstrukturen i förhållande till specifika typer av varor och tjänster, med specifika kunder;
- data om leveransdynamiken;
- information om lager i lager;
- uppgifter om mängden kostnader för försäljning av varor eller för leverans till konsumenten;
- planerade indikatorer för mottagande av varor på lagret;
- information om fordringar på sålda positioner.
Om rapporteringen ska lämnas till biträdande finansdirektör kan den innehålla:
- information om genomförandet av företagsbudgeten;
- information om kostnader i samband med ekonomisk verksamhet;
- siffror som återspeglar kostnaden för varor eller tjänster;
- resultat och förlustdata;
Rapporteringen kan också innehålla information om företagets fordringar och egna skulder på lån och andra förpliktelser.
Ledningsrapporteringsfrekvens
Hur ofta ska ledningsrapportering göras? Det är önskvärt att information som återspeglar företagets angivna verksamhetsområden inte blir föråldrad i mer än en vecka. I vissa fall kan nyckelindikatorer definieras vid ett visst företag som måste uppdateras oftare. På liknande sätt kan ledningen fastställa sekundära indikatorer, för vilka förberedelserna inte kan spenderas mycket tid, och därför kan sådan information ges mycket mindre ofta.
Rapportering till aktieägarna
Experter inom affärsledningen rekommenderar att särskilt uppmärksamma utarbetandet av rapporter avsedda för företagets aktieägare. Vad är specificiteten för relevant kommunikation?
Huvudfunktionen här är att företagets aktieägare inte får ta någon del direkt i företagsledningen. Det händer ofta att det enda intressanta området för dem är nettovinsttalen. Detaljerade förvaltningsbeslut i rapporterna till bolagets aktieägare är i vissa fall olämpliga. Eftersom företagets ägare är de som fattar viktiga beslut angående utnämningen av toppchefer kommer det att vara möjligt att i rapporterna återspegla information som kännetecknar effektiviteten i verkställande direktörens och hans suppleanter.
Hur kan rapporteringen se ut?
Vilka är formerna för ledningsrapportering? Vi noterade ovan att till skillnad från finansiella dokument och bokföringsdokument är motsvarande papperstyp faktiskt informell. Former för ledningsrapportering regleras inte av lagen. Därför kan de utvecklas av organisationen utifrån den mest lämpliga strukturen - till exempel beroende på adressat för rapporterna.
Kanske kommer det att vara bekvämare för biträdande finansdirektören att hantera tabellhandlingar och ägaren till företaget med scheman som tydligt visar hur vinsten förändras beroende på olika faktorer. I vissa fall kan rapporteringsformerna i fråga vara mycket lik de som sammanställts i insamlingen av finansiella eller redovisningsindikatorer
Rapporteringsförfarande
Hur kan dokument av denna typ bildas? Rapportering i fråga innebär lösning av två arbetsgrupper.
För det första är det samlingen av nödvändiga nummer. Deras källa kommer sannolikt att vara filer som genereras av företagets redovisnings- och produktionsavdelningar under den nuvarande verksamheten. Om till exempel en viss volym av varor skickades till ett lager lagras motsvarande data vanligtvis i företagets CRM-system. Uppgifterna om annan affärsverksamhet som utförs på företaget återspeglas på liknande sätt.
För det andra är detta en tolkning av indikatorer som samlats in på olika produktionsanläggningar eller presenteras i redovisningssiffror. En analys av ledningsrapportering krävs. Genomförandet, återigen, beror på var exakt de relevanta dokumenten ska överföras. I vissa fall är dessutom mindre detaljer önskvärda, och i andra mer detaljerade indikatorer. På samma sätt kan en lång tolkning av resultaten välkomnas, eller omvänt krävs extrem korthet.
I vissa fall kan tolkningen av siffrorna inte vara nödvändig alls - till exempel när det gäller rapportering till en erfaren finansdirektör. Antagligen tolkar han resultaten bättre än någon annan chef, och han kommer att ha tillräckligt med rena siffror.
Rapportera algoritm
Tänk på hur bildningen av ledningsrapportering i praktiken kan genomföras. Bland ryska experter är en algoritm populär som antar lösningen av det problem som beaktas i nästa steg.
Först och främst är det nödvändigt att ta reda på vilken typ av information som utgör de uttalanden som generaldirektören, hans suppleanter och ägare vill se och med vilken frekvens. Någon kanske föredrar att bekanta sig med siffrorna varje vecka, för en annan räcker det med att se nyckelindikatorerna en gång i månaden. Det är också tillrådligt för en framtida rapporteringskompilerare att ta reda på i början av interaktionen med ledningen vilken typ av data som troligen kommer att vara prioriterad och vilken typ som kommer att vara sekundär.
Nästa steg är kommunikation med revisor för att bestämma algoritmen där en person som arbetar med att lösa problemet i fråga kommer att begära nödvändiga nummer. Rapporteringskompilatorn kan också interagera med andra företagets anställda inom de områden där indikatorer som är relevanta för de nödvändiga dokumenten genereras. Företaget ska bilda ett ledningsrapporteringssystem där alla behöriga anställda kommer att delta.
Nästa steg är att skapa dokumentformer där man å ena sidan registrerar siffror och å andra sidan tolkas. Samtidigt kan den som ansvarar för rapporteringen möta behovet av att skapa olika former av dokument anpassade för en viss adressat - generaldirektören, hans suppleanter och ägare.
Nästa steg kommer att relateras till praktisk rapportering.Om företaget är litet kan i princip den som är involverad i att lösa det aktuella problemet försöka samla in nödvändiga nummer själv. Men det är troligt att han kommer att behöva hjälp av kollegor. I detta fall kan de praktiska stadierna i samband med insamlingen av information föregås av vissa möten där personen kommer att berätta för andra anställda om vad som är grunderna i ledningsrapporteringen, för vilket ändamål de relevanta dokumenten genereras och varför det är viktigt för företaget. Att lösa detta problem kan underlätta företagsledningen genom offentliggörande av lokala rättsakter som kräver att enskilda anställda ska främja arbetet för den ansvariga för rapporteringen.
Rapportera sorter
Efter att ha beaktat de viktigaste principerna för ledningsrapportering kan vi studera enskilda sorter av motsvarande modeller för att visa siffror som återspeglar företagets aktiviteter.
Den första typen av rapportering i fråga är förvaltningsbalansen. Vilka är dess funktioner?
Den principiella förvaltningsbalansen är i princip lik den redovisade. Dess grundläggande skillnad ligger i dess funktionella syfte. Förvaltningsbalansen avser inte bara att återspegla siffrorna, utan också att tolka dem i termer av effektiviteten i organisationens affärsmodell, läget i fråga om organisationens tillgångar, företagets skyldigheter gentemot partners och vice versa.
Siffrorna, som inkluderar bokföring, ledning, finansiella rapporter, kan i princip anges i samma former. Hur de relevanta indikatorerna kommer att tolkas kan dock förutbestämma skapandet av dokument i en helt original struktur. Det är viktigt vem användarna av ledningsrapportering är - vi pratade om detta ovan.
Den balans vi överväger innebär inkludering av information som kan vara av intresse för både styrelseledamot och varje suppleant samt företagets ägare. I denna mening kan det vara ett ganska universellt dokument.
Vilka andra typer av ledningsrapportering finns det? Bland dem - resultaträkningen. Dessutom är det traditionellt accepterat att hänvisa till redovisningskällor. Resultaträkning - ett dokument som företagen är skyldiga att lämna in i form av officiell rapportering till tillsynsmyndigheter. Det kan emellertid mycket väl användas som en källa vid utformningen av ledningsrapportering också. Detta beror främst på den mycket praktiska strukturen i detta dokument.
Organisationens resultat- och förlustrapport registrerar de ekonomiska resultaten för företagets verksamhet under en viss tidsperiod. Det återspeglar siffror som hänför sig till intäkter, kostnader samt finansiella resultat med en total summa. Strukturen för dokumentet av den aktuella typen avspeglar: intäktskällor, utgiftsposter, företagets lönsamhet. Men som vi definierade ovan, förvaltningsredovisning och rapportering innebär inte så mycket att lösa problem relaterade till insamling av nummer som att tolka olika indikatorer. Därför kommer det aktuella dokumentet förmodligen att behöva åtföljas av ytterligare källor, som kommer att spela in de nödvändiga förklaringarna om siffrorna som återspeglar företagets inkomster, utgifter och vinster.
Ett annat viktigt dokument är ett kassaflödesanalys. Denna källa återspeglar företagets finansiella intäkter i samband med källorna, liksom företagets betalningar i förhållande till de viktigaste utgifterna - även i relation till en viss period. Kassaflödesanalysen kan visa hur det går i företaget när det gäller nuvarande resultat i produktionen, inom likviditetsområdet. Detta dokument låter dig utvärdera företagets kreditvärdighet. Källan i fråga kan vara användbar för både företagsledningen och dess ägare.
Vi övervägde de viktigaste typerna av förvaltningsrapportering - resultaträkning, balansräkning samt ett dokument som registrerar data om kassaflöden, kan naturligtvis kompletteras med andra källor. De kan både likna de som vi studerade och baseras på grundläggande olika metoder för sammanställning.
Rapportera utmaningar
Så vi studerade vad ledningsrapportering är, hur det skiljer sig från redovisning eller ekonomi. Vi lärde oss proceduren för dess bildning. Det kommer också att vara användbart att överväga de eventuella svårigheter som följer med dess sammanställning.
Enligt experter inom affärsledningen är det viktigaste problem som kännetecknar rapporteringsprocessen i fråga bristen på lojalitet till det relevanta dokumentet från företagets anställda, och i vissa fall också toppchefer och ägare. Företagets anställda - revisorer, anställda på produktionsanläggningar - uppfattar inte alltid ledningsrapporteringen som ett dokument som bör ges tid för vilket det är vettigt att spendera energi. Företag som du vet är redan skyldiga att lämna in officiella handlingar till statliga organ, vars utarbetande inte är en enkel uppgift.
En liknande position, när ledningsrapportering inte uppfattas som något som är värt att uppmärksamma, kan också innehas av toppchefer och ägare, som vi noterade ovan. Många av ledarna, enligt experter, hänvisar till de aktuella dokumenten som en mångfald av metoden för vilseledande hantering, särskilt om du behöver distrahera uppmärksamheten från inte de mest framstående produktionsindikatorerna.
Hur löser man ett liknande problem? Analytiker rekommenderar att man börjar med ledarskapsnivån. Det kommer att vara mer motiverat att intresseförvaltare i första hand i utarbetandet av förvaltningsrapporter, så att de i sin tur bildar nödvändiga lokala rättsakter, enligt vilka andra anställda kommer att behöva hjälpa till att skapa relevanta dokument.
En annan svårighet som kännetecknar lösningen av problemet i fråga är behovet av att ständigt utveckla nya tillvägagångssätt för tolkningen av siffrorna i rapporteringen. Detta kan främst bero på förändringar i produktionsstrukturen i verksamheten. När det gäller redovisning och finansiell rapportering krävs, som vi vet, ingen tolkning av siffrorna. Därför blir det möjligt att använda standardiserade formulär där motsvarande indikatorer registreras.
Ledningsrapporteringen av organisationen löser i sin tur flera andra problem. För det första behövs det av företaget självt och inte av statliga organ, vilket är fallet med redovisnings- och finansiella indikatorer. Om tolkningen av siffrorna i ledningsrapporteringen för en viss produktionsstruktur under en viss period spelade en positiv roll är det inte garanterat att det kommer att vara lika användbart under förutsättning att egenskaperna hos vissa affärsprocesser har förändrats. Troligtvis måste sammanställaren av rapporteringsdokumenten förbättra tolkningsmetoderna när företaget förändras inom produktionsområdet. Det kan kräva mycket tid - både hans personliga och kollegor, till vilka han kan vända sig för råd, åsikter eller några hjälpindikatorer som återspeglar företagets resultat, för att förstå hur man kan förbättra strategin för tolkning av siffror.
Detta problem kan lösas, återigen, genom periodisk kommunikation med kollegor i form av möten, vars ämne är övervägandet av nuvarande produktionsindikatorer, samt utveckling av åtgärder för att förbättra dem, bland annat genom införandet av nya rapporteringsmetoder, såsom ledning.I samband med positiva tillvägagångssätt för att optimera produktionsindikatorer är det mer troligt att det uppfattas positivt av företagets anställda.
